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协同办公系统介绍 1 系统总体介绍 系统构建采用目前主流的J2EE架构 基于B S结构 采用JAVA JSP Servlet JavaBean WebService XML等编程技术 利用门户技术为用户展现个性化的信息和应用服务 运用群件技术扩展及联合各种应用模块 通过协作技术实现与其它应用系统 包括远程应用系统 的协同工作 集成全文检索技术 对系统内的关系数据和文件提供全文检索支持 2 系统总体介绍 采用跨平台的主流技术 可以降低系统整合的难度 同时也降低了信息化实施的风险 采用跨平台的开发语言Java 系统构建采用目前主流的J2EE架构 选择关系型数据库作为平台数据库 支持各种主流的数据库产品 如Oracle MSSQLServer DB2 Sybase MySQL等 兼容主流中间件产品 支持BEAWeblogic IBMWebsphere以及Tomcat等常见的中间件产品 系统适用于多种操作系统 如Linux Unix Windows等 3 系统总体架构 4 基础平台结构设计 5 权限管理 6 工作流引擎 7 图形化工作流设计器 8 表单设计器 9 数据交换 10 统一消息 11 全文检索 全文检索是内容管理系统的核心功能模块 用以帮助使用者快速定位所需内容 针对结构化和非结构化数据或者文件提供全面的全文检索功能 并统一规划和实施 目前支持各类数据库 Word文件 Excel文件 HTML文件 PDF文件 TXT文件等 12 关键技术特点 以知识管理为核心 图形化工作流程定制功能 基于数据交换的信息采集平台 良好的可扩展性 灵活的第三方接口 强大的二次开发能力 内嵌统一消息平台 手写批注 痕迹保留和电子印章 无缝集成office软件 支持移动办公 客户端零安装和零维护 13 协同办公平台功能组成 协同办公系统 基本办公 业务协同 系统管理 办公事务管理 辅助办公管理 自定义表单设计工具 基础数据采集 图表制作功能 数据统计分析和展现 项目管理 组织管理 个人事务管理 公共信息管理 用户管理 权限管理 流程管理 政府门户 14 办公事务管理 公文管理 文档管理 会议管理 固定资产管理 车辆管理 办公用品管理 费用报销管理 考勤管理 报刊管理 协同办公平台功能组成 个人事务管理 待办事宜 工作计划 日程安排 工作日志 邮件管理 个人名片夹 其他功能 15 公文处理特点 可定制的发文编号的生成规则提供公文授权功能 可以设置授权时间和委托人 并提供手动或自动撤销授权功能 提供公用意见选择功能通过统一消息平台 提供流程跟踪 催办 督办功能 可通过文件收回功能 追回文件 重新发送 解决实际使用中误发送或改变发送流程等问题 文档一体化 公文归档后减少公文运行库的负载 16 公文处理特点 办公助手 表单字段的一个属性 可以由表单设计工具定义 17 公文处理特点 痕迹保留 表单上的每一个字段的历史信息均被保留 当鼠标放在该字段上时显示该信息 拥有相关权限的人可以对其进行相关的操作需要留痕 如修改 填写意见 作废等 保留系统记录 18 公文处理特点 手写批注和电子印章 文件修改 审批 签批 签发几个环节的签名都使用密码签名或电子签名 19 公文处理特点 在线编辑 附件上传能与WPSOffice或MicrosoftOffice等办公类软件嵌入整合 20 公文处理特点 自定义查询 公文模块提供了一套完整的查询功能 支持工作流程的任意字段的自定义条件查询 并且提供查询条件的构造器和查询对象 方便地构造查询条件 21 文档管理功能 定义档案模块 档案库管理 文档权限控制 档案著录 字段代码维护 批量上传扫描文件 报表打印 查 借阅登记 全文检索 年报管理 22 会议管理功能 23 固定资产管理功能 自行创建资产库 用户按照层级创建不同的固定资产库 管理流程 划分角色 实现对资产的申请与采购以及入库登记 系统可以自动采集和详细记录领用 盘存 维修 借用 报废 调拨 统计 汇总 分析等的相关信息等 与财务固定资产账目自动衔接 能产生财政部门所需要的固定资产报表 实现对资产报表的打印功能 在资产的申请 采购 领用 入库登记 维修 借用 报废 等各个流程阶段实现审批功能 支持用户对资产管理情况进行分类查询 管理员可以对企业的固定资产进行管理 实现分类查询 统计功能 可以与在用的单机系统进行数据转换 24 车辆管理功能 用户按照层级可按层级创建不同的车辆库 支持车辆的统计 汇总和分析 用户按照层级对车辆和驾驶员的基本信息进行登记和查询 对车辆出车安排进行实时动态管理 方便车辆申请 调度 维护 车辆申请 包括五项内容设置 车辆类型 驾驶员 使用日期 时间 车辆用途 申请列表车辆审核 车辆维护驾驶员管理查看车辆使用记录 25 办公用品管理功能 实现企业内部办公用品的管理 轻松掌握和了解当前办公用品的库存 数量和金额等相关情况 可按层级创建不同的办公用品库 支持办公用品的品类管理 支持办公用品的入库 领用 盘存 统计 汇总 分析等 与财务办公用品及低值易耗品账目自动衔接 用户通过系统可在线填写采购申请 按照指定的审批流程审批后 相关采购管理人员进行采购登记操作 通过为各种相应的提醒查询 有利于保证办公用品的正常库存 办公用品设定库存报警值 方便办公用品管理人员进行对于需要对办公用品进行领用的用户 通过在线查询 提交申请 相关领导审批 出库登记 完成对办公用品领用的全流程管理 各级管理者可通过部门 时间段 品类 品名等不同口径进行相应的统计查询 打印 对于办公用品库存境况 领用境况 采购境况进行管理 实时监控相关费用 26 考勤管理功能 27 工作计划管理功能 28 日程安排管理功能 29 工作日志管理功能 30 个人名片夹管理功能 31 公共信息管理功能 可以灵活地分成不同的栏目显示在首页界面 如企业新闻 规章制度 公告通知 通讯记录等 根据发布信息类别自动进入对应的栏目目录 每个栏目中最新发布的信息显示在顶端 在线编辑 支持通知 新闻等发布采用office在线编辑器 可插入文件 图片 数据库 动画 视频 音乐等附件 支持图文编排系统 发布即刻显示在系统首页 可以对发布信息进行分类统计 发布者可以对发布信息进行自由管理 方便修改 删除 收藏 归档等 对各种规章制度和公文提供有效或失效标志 设置不同的权限 对重要的公告和公文 根据角色的不同 权限不一致 不同的部门对各自部门的公告栏拥有权限不一致 提供多种查询方式 ID 分机号 邮件等 提供网上调查功能 公共信息管理 以图片直观地反应集团组织机构 可对组织机构的变动信息及时进行提示和维护 组织结构应能与HR系统进行同步 32 辅助办公管理功能 支持即时消息功能 可以与在线用户进行类似QQ MSN的即时交流 借鉴MSN和QQ的优点 提供以邮件方式的用户登录 即时显示待办事宜 并为日程 会议 公文等提供接口 待审批的文件 新邮件 会议通知等都可动态即时地通知到用户 提供邮件 短消息 及时消息 传真 文件 声音 图像等统一接受发送端 在线人员显示 系统始终在主页面显示在线人员信息 简捷方便地了解全体人员的在线状况 进行督察 选定任一在线人员姓名 直接点击便可弹出对话框 输入信息并直接点击发送 进行交流 自动弹出对话框接收信息 进行提示 系统自动记录并显示双方交流内容 支持群发手机短信功能 可以与新闻 审批 会议通知等整合 实现实时短信通知与回复确认 提供内部论坛 BBS 视频点播 blog wiki等功能模块 为企业员工在各社区讨论板块提供一个自由交流和学习的平台 其具有发表文章 修改文章 删除文章 回复 查找等功能 所有审批功能应能接收手机短信回复 实现审批 取消 退回等功能 33 门户管理功能 实现单点登录 并支持CA LDAP SSL等多种认证模式 通过统一用户权限管理 数据交换以及单点登录等模块相结合 可以方便地集成各种专业业务系统 权限限制 通过完善的授权机制及存取控制 确保用户只能访问具有权限的应用系统及相关信息 不同权限的用户进入系统拥有不同的门户界面 显示不同的样式和内容 支持个性化外观和皮肤设计 系统管理员可以根据专业系统各种业务不同的需要 在系统平台上专门为某业务用户组 部门定制共享视图 组页面 也就是定制该组或部门人员专有的页面 门户管理 管理员能通过管理用户界面在权限范围内轻松管理用户 组 角色 能通过门户建模工具创建 修改 审批 发布 管理不同使用者 职位 岗位 角色等门户界面 34 门户管理功能 信息发布 门户界面留有向企业网站发布信息的通道 成为企业网站的 信息员 门户界面可以灵活地显示不同的栏目条 维护发布信息 实现信息门户内容的动态维护 挂接通讯设备 用户可以使用浏览器 支持WAP协议的手机或者其它设备访问门户系统获取相关信息 支持即时通讯工具随时沟通 门户信息检索 可对