EXCEL教学编辑Excel工作表和单元格.ppt

项目十编辑Excel工作表和单元格 在Excel中 我们可以方便地对工作表及单元格进行各种编辑 如添加 删除工作表 编辑单元格内容 调整工作表的结构 为单元格添加批注信息等 此外 通过对工作簿和工作表设置保护 可以防止误操作或他人查看 修改工作表内容 知识目标掌握管理工作表的方法 如插入 重命名 删除工作表 以及设置工作表组等 掌握选择单元格及编辑单元格内容的方法 掌握编辑单元格的方法 如插入或删除行 列和单元格 调整行高和列宽等 掌握为单元格添加批注的方法 掌握通过设置密码保护工作簿和工作表的方法 能力目标能够根据需要对工作表进行管理 如插入 删除 移动 复制和重命名工作表等 能够利用工作表组功能同时对多个工作表中相同位置的单元格进行编辑操作 能够通过对工作表进行拆分和冻结操作 以查看大型工作表中的数据 能够根据需要调整工作表结构 如插入或删除行 列 单元格等 能够为单元格添加批注信息 以方便读者理解单元格数据 能够对工作簿 工作表及单元格设置密码进行保护 以防止重要数据被他人修改 能够对单元格进行隐藏或取消隐藏操作 以防止重要数据被他人看见 本项目任务列表 任务一管理工作表任务二编辑单元格内容任务三调整工作表结构任务四为单元格添加批注任务五保护工作簿和工作表 任务一管理工作表 一 选择工作表和设置工作表组二 插入 重命名和删除工作表三 移动和复制工作表四 拆分和冻结工作表窗格 在Excel中 一个工作簿可以包含多张工作表 我们可以根据自己的需要对工作表进行添加 删除 移动 复制和重命名等操作 还可将多个工作表设为工作表组 以及对大型工作表进行拆分和冻结 方便查看数据 一 选择工作表和设置工作表组 选择单张工作表 打开包含该工作表的工作簿 然后单击要进行操作的工作表标签即可 选取相邻的多张工作表 单击要选择的第一张工作表标签 然后按住 Shift 键并单击最后一张要选择的工作表标签 选中的工作表标签都变为白色 选取不相邻的多张工作表 要选取不相邻的多张工作表 只需先单击要选择的第一张工作表标签 然后按住 Ctrl 键再单击所需的工作表标签即可 值得注意的是 当同时选中多个工作表时 在当前工作簿的标题栏中将出现 工作组 字样 表示所选工作表已成为一个 工作组 此时 用户可在所选多个工作表的相同位置一次性输入或编辑相同的内容 二 插入 重命名和删除工作表 1 插入工作表 利用按钮 要在现有工作表的末尾插入工作表 可直接单击工作表标签右侧的 插入工作表 按钮 利用 插入 列表 单击要在其左侧插入工作表的工作表标签 然后单击 开始 选项卡 单元格 组中 插入 按钮右侧的小三角按钮 在展开的列表中选择 插入工作表 选项 即可在所选工作表的左侧插入一个新的工作表 2 重命名工作表 默认情况下 工作表名称是以 Shee1 Sheet2 Sheet3 的方式显示的 为方便管理 记忆和查找 我们可以为工作表另起一个能反映其内容的名字 要重命名工作表 可用鼠标双击要命名的工作表标签 此时该工作表标签呈高亮显示 处于可编辑状态 输入工作表名称 然后单击除该标签以外工作表的任意处或按 Enter 键即可重命名工作表 3 删除工作表 单击要删除的工作表标签 然后单击 开始 选项卡上 单元格 组中 删除 按钮右侧的小三角按钮 在展开的列表中选择 删除工作表 选项 打开提示对话框 单击 删除 按钮即可删除所选工作表 三 移动和复制工作表 1 在同一工作簿中中移动和复制工作表 要在同一工作簿中移动工作表 只需将工作表标签拖至所需位置即可 如果在拖动的过程中按住 Ctrl 键 则执行的是复制操作 在移动或复制工作表时应注意 若移动了工作表 则基于工作表数据的计算可能出错 2 不同工作簿间的移动和复制 利用 开始 选项卡上 单元格 组 格式 下拉列表中的 移动或复制工作表 命令 可以在不同工作簿之间移动或复制工作表 打开目标工作簿 打开源工作簿 设置复制或移动选项 所选工作表即被移动到目标工作簿 课程表 指定工作表的前面 选中 建立副本 复选框表示执行复制操作 否则执行移动操作 选中源工作簿中要移动或复制的工作表 四 拆分和冻结工作表窗格 在对大型表格进行编辑时 由于屏幕所能查看的范围有限而无法做到数据的上下 左右对照 此时就可利用Excel提供的拆分功能 对表格进行 横向 或 纵向 分割 以便同时观察或编辑表格的不同部分 此外 在查看大型报表时 往往因为行 列数太多 而使得数据内容与行列标题无法对照 此时 虽可通过拆分窗格来查看 但还是会常常出错 而使用 冻结窗格 命令则可解决此问题 从而大大地提高工作效率 1 拆分工作表窗格 通过拆分窗格可以同时查看分隔较远的工作表数据 要拆分工作表窗格 可以利用 拆分框 和 数据 选项卡上 窗口 组中的 拆分 按钮 拖动拆分框到合适位置即可 要取消拆分 可双击拆分条或单击 视图 选项卡上 窗口 组中的 拆分 按钮 要注意的是 若先前没对工作表进行拆分 则单击该按钮可在当前所选的行 列或单元格位置对工作表进行拆分 2 冻结工作表窗格 利用冻结窗格功能 可以保持工作表的某一部分数据在其他部分滚动时始终可见 如在查看过长的表格时保持首行可见 在查看过宽的表格是保持首列可见 单击任意单元格 被冻结的窗口部分以黑线区分 当拖动垂直滚动条向下查看工作表内容时 首行始终显示 在选定单元格的上方和左侧出现冻结窗格线 此时上下或左右滚动工作表时 所选单元格左侧和上方的数据始终可见 要取消窗格冻结 可单击工作表中的任意单元格 然后在 冻结窗格 下拉列表中选择 取消冻结窗格 项即可 任务实施 制作成绩统计表 新建 成绩统计表 工作簿 首先插入一张工作表 然后重命名系统自带的及新插入的工作表 再利用工作表组功能制作某班 姓名 列数据 最后按实际情况输入各科成绩 重命名工作表 成组工作表后输入姓名列数据 依次在各工作表 姓名 单元格右侧输入科目名称 然后按实际情况在各工作表的科目名称下方单元格输入各科成绩 任务二编辑单元格内容 一 选择单元格和单元格区域二 移动或复制单元格内容三 清除单元格内容 在单元格中输入数据后 我们可以对单元格数据进行各种编辑操作 如清除 复制与移动数据等 此外 当需要对单元格或单元格中的内容进行操作时 都需要先选中相应的单元格 本任务中我们便来学习选择单元格和单元格区域 以及编辑单元格内容的方法 要选择单个单元格 可将鼠标指针移至要选择的单元格上后单击 要选择相邻的单元格区域 可按下鼠标左键拖过想要选择的单元格 然后释放鼠标 或单击要选择区域的第一个单元格 然后在按住 Shift 键的同时单击要选择区域的最后一个单元格 选择相邻的单元格区域 一 选择单元格和单元格区域 选择单个单元格 要选择不相邻的多个单元格或单元格区域 应首先选择第一个单元格或单元格区域 然后在按住 Ctrl 键的同时选择其他单元格或单元格区域 要选择工作表中的一整行或一整列 可将鼠标指针移到该行的左侧的行号或该列顶端的列标上方 当鼠标指针变成向右或向下的黑色箭头形状时单击即可 要选择当前工作表中的所有单元格 可按 Ctrl A 组合键或单击工作表左上角行号与列标交叉处的 全选 按钮 二 移动或复制单元格内容 1 使用拖动方式 选中要移动的单元格或单元格区域 然后将鼠标指针移至单元格或单元格区域边缘 此时鼠标指针变成十字箭头形状 按下鼠标左键 此时鼠标指针呈形状 拖动鼠标指针到目标位置后释放鼠标左键 如果在拖动鼠标的同时按下 Ctrl 键 鼠标指针会变为形状 将鼠标指针拖到目标位置并释放鼠标后 可复制单元格或单元格区域中的内容 用户也可以通过单击 剪贴板 组中的 剪切 复制 和 粘贴 按钮来移动和复制单元格中的内容 复制单元格或单元格区域内容时 若目标单元格或单元格区域中有数据 这些数据将被替换 此外 如果移动或复制的单元格中包含公式 那么这些公式会自动调整 以适应新位置 2 使用插入方式 如果目标单元格区域中已存在数据 需要在复制数据的同时调整目标区域已存在数据的位置 可以使用插入方式来复制数据 复制数据 选定待插入数据的单元格 选择原单元格中内容的移动方向 将原有单元格中的内容向下移动 并将 剪贴板 中的数据粘贴到目标单元格 3 使用选择性粘贴 在复制单元格或单元格区域时 有时需要以特定方式粘贴内容或只粘贴其中的部分内容 此时可以使用Excel提供的选择性粘贴功能 复制单元格内容 转置粘贴效果 在该对话框中除了可以指定粘贴的内容 还可以进行加 减 乘 除的数学运算 三 清除单元格内容 清除单元格是指删除所选单元格的内容 格式或批注 但单元格仍然存在 任务实施 制作生产和销售情况表 新建 生产和销售情况表 工作簿 然后利用复制 粘贴单元格内容的方法制作某公司3个分厂的生产和销售情况表 输入数据并复制 粘贴数据 修改粘贴的数据 任务三调整工作表结构 一 插入或删除行 列和单元格二 调整行高和列宽三 合并单元格 在实际工作中 有时需要对已经建好的工作表进行调整 如添加或删除行 列或单元格 调整行高和列宽 以及合并单元格等 一 插入或删除行 列和单元格 1 插入行 列或单元格 在工作表中插入行 确定插入位置后选择插入选项 插入单元格 如果在插入前选择的是单元格区域而非单个单元格 则插入的是与所选单元格区域大小相同的单元格区域 此外 用户也可利用右键快捷菜单来插入或删除单元格 行或列 2 删除行 列或单元格 对于表格中不再需要的单元格 行或列 我们可以将其删除 删除后空出的位置由周围的单元格补充 删除单元格 在此对话框选择由哪个方向的单元格补充空出来的位置 要删除行或列 只需选中要删除的行或列包含的任意单元格 然后单击 删除 列表中的 删除工作表行 或 删除工作表列 即可删除插入点所在的行或列 如果同时选中多个单元格 则可同时删除多行或多列 二 调整行高和列宽 1 利用鼠标拖动 在对行高度和列宽度要求不十分精确时 可以利用鼠标拖动来调整 将鼠标指针指向要调整行高的行号 或要调整列宽的列标交界处 当鼠标指针变为上下或左右双向箭头形状时 按住鼠标左键并上下或左右或拖动 到合适位置后释放鼠标 即可调整行高或列宽 2 利用 格式 列表精确调整 要精确调整行高和列宽 可选中要调整行高的行或列宽的列 或行列包含的单元格 然后单击 开始 选项卡上 单元格 组中的 格式 按钮 在展开的列表中选择 行高 或 列宽 项 打开 行高 或 列宽 对话框 输入行高或列宽值 然后单击 确定 按钮 三 合并单元格 合并单元格 选中要进行合并操作的单元格区域 单击 开始 选项卡上 对齐方式 组中的 合并后居中 按钮或单击其右侧的倒三角按钮 在展开的列表中选择一种合并选项 如 合并后居中 即可将所选单元格合并 取消合并的单元格 选中合并的单元格 然后单击 对齐方式 组中的 合并及居中 按钮即可 此时合并单元格的内容将出现在拆分单元格区域左上角的单元格中 注意 在Excel中不能拆分没合并的单元格 跨越合并就是将选择的单元格区域每行合并成一个合并单元格 合并单元格就是将两个或多个位于同一行或者同一列的单元格合并成一个单元格 任务实施 下面我们分别调整 职称统计表 和 配送信息表 的结构 一 调整职称统计表 打开素材文件 职称统计表 首先在其中插入行和列 并将已有单元格内容复制到新行和新列中 然后调整行高和列宽 操作步骤见视频10 1 二 调整配送信息表 打开素材文件 配送信息表 先合并单元格 然后调整行高与列宽 调整前后对比图 将第1行的行高调整为40像素 第2行至第12行的行高为30像素 将A列的列宽调整为90像素 任务四为单元格添加批注 一 添加与编辑批注二 删除批注 利用Excel提供的批注功能可以为特定的单元格添加批注 使别人更容易了解工作表中的内容 一 添加与编辑批注 添加批注 编辑批注 二 删除批注 如果某个批注不再需要了 我们可以将其删除 只需单击选中包含批注的单元格 然后单击 审阅 选项卡上 批注 组中的 删除 按钮即可 单击工作表左上角的 全选 按钮 然后单击 批注 组中的 删除 按钮 可一次性删除工作表中的所有批注 任务实施 在职称统计表中添加批注 打开素材文件 然后为相关单元格添加批注 任务五保护工作簿和工作表 一 保护工作薄二 保护工作表三 保护单元格四 隐藏或取消隐藏单元格 当工作表建立好以后 为了防止有些重要数据被他人修动 移动或删除 用户可以利用Excel提供的保护功能 对所建成的工作表或工作簿设置保护措施 一 保护工作薄 如果要防止他人添加或删除工作簿中的工作表 查看工作簿中的隐藏工作表 改变工作簿窗口的大小和位置等操作 可以为工作簿设置保护措施 结构 复选框 勾选该复选框后可使工作簿保持现有格式 删除 移动 复制 重命名 隐藏工作表或插入新的工作表等操作均无法进行 窗口 复选框 勾选该复选框后可使工作簿的窗口保持当前状况 无法被移动 调整大小 隐藏或关闭 密码 编辑框 在此编辑框中输入密码 可防止未授权的用户取消工作簿的保护 密码区分大小写 它可以由字母 数字 符号和空格组成 保护工作簿后右键菜单中不可操作的选项 取消设置密码保护的工作簿 重新输入密码确认 二 保护工作表 保护工作簿只能防止工作簿的结构和窗口不被编辑修改 要使工作表中的数据不被他人修改 必须对工作表进行保护 在 允许此工作表的所有用户进行 列表中设置保护范围 此时工作表中的所有单元格都被保护起来 不能进行任何操作 如果试图进行编辑 修改操作 系统会弹出提示对话框 提示用户该工作表是受保护且只读的 要撤销工作表的保护 只需单击 审阅 选项卡上 更改 组中的 撤销工作表保护 按钮 若设置了密码保护 会打开 撤销工作表保护 对话框 输入正确的密码 即可撤销工作表的保护 三 保护