1-物业行政人事作业指导书.docx

一、行政人事部组织架构行政人事部调度主管(客运)核算员综合管理员采购兼司机资产管理员经营专员行政专员人事专员二、行政人事部岗位职责（一）行政人事部经理1、全面统筹管理行政人事部工作。2、负责对接物业管理中心行政人事部相关工作，落实集团工作要求。3、负责完善并持续改进部门工作细则，促进工作成效的提升。4、负责制定行政人事工作计划并监督实施，达成目标计划管理。5、负责指导监督物业服务中心开展行政人事相关业务工作。6、负责统筹公司SAP人力资源系统的建设及运行维护。7、负责公司采购用车使用的审核及调度。8、负责企业文化、公共关系维护等工作。9、负责审核、上报各类人事报表。（二）调度主管（客运）1、负责统筹调度各项目楼巴车运行。2、负责监督楼巴按发车时刻表及规定线路运行。3、负责监督车辆维修保养计划的实施。4、负责监督车辆站场环境及车辆停放秩序的管理工作。133 / 1335、负责处理交通事故、车辆出险索赔及突发事件。6、负责制定并实施楼巴安全运行培训。（三）人事专员（本部）1、负责地区物业公司定岗定编、人员招聘等方面的管理工作。2、负责地区物业公司员工入职、转正、离职、调动、晋升等方面的管理工作。3、负责地区物业公司员工考勤、社保、公积金、薪资福利等方面的管理工作。4、负责地区物业公司人事档案、劳动合同、劳动年审等方面的管理工作。5、负责地区物业公司绩效考核、劳动纪律、劳动争议等方面的管理工作。6、负责地区物业公司SAP人力资源系统的数据录入及日常维护。（四）行政专员（本部）1、负责地区物业公司文件办理、印章、档案、办公秩序等方面的管理工作。2、负责公司会议、工作计划等方面的管理工作。3、负责指导、监督员工饭堂、宿舍等方面的后勤管理工作。4、负责公司各类证照的注册、变更及年检等工作。（五）资产管理员1、负责资产建档、盘点、维护等方面管理工作。2、负责资产申购、仓库管理等方面的管理工作。3、负责各项目资产的调拨，实现资源优化配置。4、负责权限内采购招投标、合同签署、物品验收等方面的管理工作。5、负责采购用车的维修、费用报销等方面的管理工作。（六）经营专员1、负责统计、分析各项目经营管理数据。2、负责制定项目多种经营的范围、定价标准等方面的管理工作。3、负责会所经营项目的策划、定价审核、合同评估等方面的管理工作。4、负责评估多种经营（含会所）经营效果和客户反应。5、负责地区物业公司统一招商项目的谈判工作。6、负责指导、监督各项目多种经营工作。（七）招投标专员1、负责组织招标单位征召及入围单位资格审查工作。2、负责组织招标项目的标书编写、发标、回标等工作。3、负责组织开标、评标、定标相关工作。4、负责招标资料归档工作。5、负责指导、监督物业服务中心招投标工作。（八）采购兼司机1、负责公司单项采购方面的工作。2、负责采购用车的驾驶运输工作。3、负责定期对合格供方进行评估，确保采购物品的适应性和最优性价比。4、负责采购用车的维护、费用报销等方面的工作。（九）综合管理员（客运）1、负责监控、统计车辆运行情况（包括车速、路线、油耗），建立管理台账。2、负责统计楼巴乘车人数、开行班次、票款等数据。3、负责收集、跟进乘车人投诉及建议。4、负责收集交通新规及相关新闻媒体资料。5、配合办理车辆交通事故的理赔、索偿工作。（十）核算员（客运）1、负责统计、汇总楼巴日常运作相关核算数据。2、负责核算车辆加油量、加油费用工作。3、负责估算、统计车辆油耗，监督及管理油料消耗。4、负责各类费用的核算、上报、资金申请工作。三、综合管理部组织架构综合管理部经理副经理调度主管（客运）会所主管教练司机收费员行厨师/厨工行人事专员行行政专员泳池救生员接待员收银员调度兼安全员四、综合管理部岗位职责（一）综合管理部经理1、负责人事、培训、行政、后勤、资产、经营、车辆（含楼巴）等方面的各项工作。2、负责对接地区物业公司行政人事部及培训管理部相关工作，落实上级工作要求。3、负责制订并改进部门工作细则，促进工作成效的提升。4、负责制订部门工作计划并监督实施，达成目标计划管理。5、负责物业服务中心多种经营的策划、组织与监督工作。6、负责物业服务中心SAP人力资源系统的运行维护。7、负责项目公共关系维护。（二）综合管理部副经理1、负责会所、无配套酒店项目的运动中心运营管理。2、负责制定会所经营管理实施细则。3、负责制定会所运营方案及经营目标计划并负责落实。4、负责会所市场营销、招商方面的工作。5、负责客户关系发展、设施硬件维护等管理工作。（三）会所主管1、负责会所各项管理制度的具体执行。2、负责指导、培训下属人员，确保下属熟练掌握岗位技能。3、负责重要客户的现场接待等工作。4、负责巡视现场，受理客户投诉。5、负责监督落实设施设备清理、保养和维修计划。6、负责会所员工考勤、仪容仪表、服务接待及现场秩序维护工作。（四）调度主管（客运）1、负责调度本项目楼巴车。2、负责监督楼巴按发车时刻表及规定线路运行。3、负责制定车辆维修保养计划，如实记录车辆维修保养台帐。4、负责油卡统一保管，安排车辆至指定加油站加油。5、负责车辆站场环境及车辆停放秩序的管理工作。（五）人事专员（项目）1、负责物业服务中心定岗定编、招聘等方面的工作。2、负责物业服务中心员工入职、转正、离职、调动、晋升等方面的工作。3、负责物业服务中心考勤、社保、公积金、薪资福利等方面的工作。4、负责物业服务中心人事档案、劳动合同、劳动年审等方面的工作。5、负责物业服务中心绩效考核、劳动纪律、劳动争议等方面的工作。6、负责物业服务中心SAP人力资源系统的数据录入及日常维护。7、负责物业服务中心员工培训计划的实施与评估等工作。（六）行政专员（项目）2、负责物业服务中心文件办理、业务章、档案、办公秩序等方面的工作。3、负责物业服务中心会议、工作计划等方面的工作。4、负责物业服务中心员工饭堂、宿舍、制服等方面的工作。5、负责物业服务中心各类证照的注册、变更及年检等工作。6、负责物业服务中心多种经营、合同、招投标等方面的工作。（七）厨师1、负责饭堂膳食质量、就餐环境、厨房卫生等日常工作。2、负责每天按时出品膳食，保证及时开餐。3、负责日常所需饭堂食材物品的收、验货工作。4、核算饭堂费用支出，提供相关核算材料。5、负责饭堂的防火工作。6、协助饭堂的防盗工作。7、负责饭堂物资库存盘点、建账。（八）厨工1、协助厨师做好饭堂日常各项工作。2、负责各类食材的清洗等粗加工工作。3、负责监督员工刷卡（打卡），记录员工用餐人次。4、负责分餐给员工的工作。5、负责饭堂及厨房卫生清洁工作。（九）收银员（会所）1、负责准确收点客户现金、支票或银行刷卡。2、负责为客户结算账单并打印发票。3、负责领取、使用、核对、管理备用金。4、负责汇总收据、发票、编制收入报表。5、负责根据收入凭证登记现金和银行日记账。6、负责妥善保管收银设备。（十）前台（功能区）接待员1、负责接待并解答来访、来电客户的业务咨询。2、负责受理客户投诉，并及时将投诉情况报告会所主管（领班）。3、负责向来访、来电客户推广会所服务。4、协助接待VIP客户的来访或其他重要接待活动。（十一）教练1、负责指导客户熟悉并正确使用各种健身器材。2、负责通过专业解释和个性化测试，为客户制订合理的健身计划。3、负责根据计划，指导客户的日常训练，达成健身目标。4、负责向客户推广其他兴趣课程和新锻炼方法。5、负责巡查器械处于良好状态，确保无损坏、无松脱及位置隔离适当。（十二）泳池救生员1、负责检查池中池边的设备设施、警示牌、须知牌等保证完好率。2、负责提示客户注意事项，监察并排除不安全因素。3、负责识别危险因素及泳客救助，随时做好应急准备。4、负责水质维护及水样监测，保持泳池水质符合规定。5、负责泳池及周围区域卫生，确保桌椅、沙滩椅、太阳伞等有序摆放。（十三）调度兼安全员1、负责制定安全工作计划和安全防范措施。2、负责统计司机的里程统计、事故登记、安全奖罚等安全业务。3、负责监控司机违规行为的查处、纠正、记录、上报等工作。4、负责制定并实施系统性的驾驶员培训计划。（十四）收费员（客运）1、负责收款或检查业主乘车票据。2、负责做好售票/监票记录及统计。3、负责维护乘客上、下车秩序。4、负责款项及票据的统计、上报。（十五）司机（客运）1、负责楼巴车驾驶运输工作。2、负责维护乘客乘车秩序。3、负责车辆内物品及设施、仪表数据等日常管理维护。4、负责楼巴车的日常清洁及日常保养。5、负责大型活动出车接待工作。6、负责各楼盘促销期间看楼客户的接送。一、培训管理部组织架构培训管理部经理培训管理专员二、培训管理部岗位职责（一）培训管理部经理1、全面统筹管理培训方面的工作。2、负责对接物业管理中心行政人事部相关工作，落实集团工作要求。3、负责完善并持续改进培训管理工作细则，促进工作成效的提升。4、负责制定培训工作计划并监督实施，达成目标计划管理。5、负责指导、监督物业服务中心开展培训相关工作。6、负责审核培训、社区文化活动报审文件。7、协助统招大学生培训及培养工作。（二）培训管理专员1、负责制定、上报培训工作计划并监督落实。2、负责组织新员工入职培训工作。3、负责监督业务部门新员工上岗培训、在岗培训等工作的执行。4、负责培训需求调查、统计和分析。5、负责指导、监督综合管理部完成各项培训计划。6、负责编制地区物业公司培训实施效果评估报告。1.目的规范体系文件编写格式及编码方法，确保文件编写规范、一致。2.范围适用于公司质量管理体系文件编写及控制。3.职责物业管理中心负责制订和统一体系文件的格式、编码及字体等。4.方法与过程控制4.1程序文件和作业指导文件表头格式（宋体、小四号、加粗）文件编号 文件名称 版本 页码4.2程序文件和作业指导文件内容格式（宋体、小四号）4.2.1目的阐述编制该文件的目的及其作用。4.2.2范围指明该文件适用的部门或领域。4.2.3职责明确在该项活动或过程中相关人员或部门的职责。4.2.4定义对文件中不便理解或容易产生歧义的名词术语给予解释（可删减）。4.2.5方法与过程控制对过程中各环节的先后顺序、相互作用及控制方法进行详细阐述。4.2.6支持性文件在该文件实施中涉及到的其它文件。4.2.7相关质量记录表格在该文件实施中需要用到的记录表格。4.3表格表头格式（宋体、小三、加黑）编号： 标题 版本表格内容格式（宋体、小四号） 注：1.体系文件中表格本身超过1页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头。2.电脑中填写时应避免表格延伸到下一页。增加附页应在原表格相应栏目中标明“见附页”，在附页的表格名称后标明“（附页）”二字，并标明页码。3.如仅仅是增加行数而导致表格页数增加，第二页起可不加表头。但有栏目的须在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。4.4编码规则4.4.1程序文件编码规则 JBPM-COP-（要素序号）（文件名称） 该类程序文件顺序号,按01、02顺序编号程序文件 金碧物业有限公司4.4.2作业指导文件编码规则 JBPM-WI-XX-YY 该作业指导书下文件顺序号, 按01、02顺序编号；另外，职责、制度不设顺序号，分别以编号ZZ、ZD代替 文件类别代码（行政管理XZ,人事管理RS,客户服务KF，培训管理PX，秩序维护WH，工程设备管理GC，环境管理HJ）作业指导书 金碧物业有限公司 4.4.3表格编码规则JBPM-QR-XX-YY该作业指导书下表格顺序号, 按1、2顺序编号文件类别代码（行政管理XZ,人事管理RS，客户服务KF，培训管理PX，秩序维护WH，工程设备管理GC，环境管理HJ）质量记录金碧物业有限公司5.支持性文件无6. 相关质量记录表格无1.目的规范地区物业公司行政公文的编写，提高公文编写水平。2.范围适用于地区物业公司各类公文的编写。3.职责3.1行政人事部负责公文规范性审核，指导、监督物业服务中心公文编写。3.2综合管理部负责物业服务中心公文规范性审核。3.3各部门负责本部门公文的起草。4.方法与过程控制4.1行政公文种类4.1.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。4.1.2 通告：适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。4.1.3 通知：适用于发布公司内部各项规定、任免人员、批转下属单位的公文、传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。4.1.4 通报：适用于公司各部门表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4.1.5 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。4.1.6 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。4.1.7 批复：适用于答复下属单位的请示事项。4.1.8 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。4.1.9 函：适用于各单位之间的工作商洽，询问和问题答复，请求批准和答复审批，提示、督办或催办等事宜。4.1.10 规定：适用于对特定范围内的工作和事务制定具体有约束力的行为规范。4.1.11会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。4.2文件的编码格式4.2.1行政公文编码方式：4.2.1.1物业管理中心正式发文字号为：“恒地司物管字”+年份+序号，即：恒地司物管字【*】第*号。4.2.1.2 物业管理中心内部公告文字号为：“恒地司物管函字”+年份+序号，即：恒地司物管函字【*】第*号。4.2.1.3地区物业公司正式发文字号为：“金物”+“城市代字” +年份+序号，如广东公司：金物穗字【*】第*号。4.2.1.4各地区物业公司内部公告字号为：“金物”+“城市代字”+“部门代字”+年份+序号，如广东公司监察管理部：金物穗监字【*】第*号。4.2.1.5各物业服务中心正式发文字号为：“金物”+“城市代字”+物业服务中心代字+年份+序号，如广州物业公司金碧华府物业服务中心：金物穗府字【*】第*号。4.2.2地区物业公司城市代码、部门代码、物业服务中心代码详见附表。4.3标准格式4.3.1公文用纸幅面及版面尺寸4.3.1.1公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用标准的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm297mm。4.3.1.2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：27mm1mm；公文用纸订口（左白边）为：26mm1mm；版心尺寸为：146mm235mm（不含页码）4.4.1.3公文中图文的颜色：未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。4.3.2排版规格与装订要求4.3.2.1排版规格：正文用四号仿宋体，文中如有小标题可用4号仿宋体加粗或黑体字，一般每面排26行，每行排30个字，行间距固定值25磅。4.3.2.2印制要求：双面印制，页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着黑实、均匀；字面不花、不白、无断划。4.3.2.3装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。订位为两钉钉锯外订眼书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为8mm10mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。4.3.3公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度157mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。4.3.3.1 眉首4.3.3.1.1秘密等级和保密期限：如需标识秘密等级，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），秘密等级和保密期限之间用“”隔开。4.3.3.1.2紧急程度：如需标识紧急程度，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），紧急程度顶格标识在右上角第2行。4.3.3.1.3发文机关标识：发文机关标识由发文机关全称加“文件”组成。发文机关标识使用小标宋体，用红色标识。4.3.3.1.4发文字号：发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文机关标识下空4行，用13号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；发文字号与版心等宽的红色反线距5mm。4.3.3.1.5签发人：公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用13号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用13号仿宋体字标识签发人姓名。4.3.3.2主体4.3.3.2.1公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。位置：红色反线下空1行，用20号宋体字加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.3.3.2.2主送机关：标题下空1行，左侧顶格用四号仿宋体字标识，主送单位名称后标全角冒号。请示的公文，应坚持主送一个单位的原则；不得越级请示；除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人；批复下级请示，只能主送原请示单位。4.3.3.2.3公文正文：主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不能回行）。人名、地名、数字、引文准确；时间应写具体的年月日；在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和必须使用汉字外，一般都使用阿拉伯数字；应使用国家法定计量单位；使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；请示应一文一事，报告中不得夹带请示事项。4.3.3.2.4附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数码（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件的序号左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。4.3.3.2.5成文日期：用汉字将年、月、日标全，“零”写成“”。4.3.3.2.6公文生效标识：公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文单位印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。4.3.3.2.6.1单一发文时，在落款处须署发文单位名称，单位名称右空2字，下一行标识成文日期。成文日期须与发文单位居中对齐；加盖印章应居正文之下，端正、居中上不压正文，下要骑年盖月时间，印章要清楚、端正用红色。4.3.3.2.6.2联合行文需加盖两个印章时，两个发文单位应平行排列，中间相距6个字；成文日期在下行，在两个发文单位内居中拉开；主办单位印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两个印章间互不相交或相切，相距不超过15mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两印章，均居中排布；两个印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。4.3.3.2.6.3当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。4.3.3.2.7附注：用以说明在正文不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，用四号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。4.3.3.3版记4.3.3.3.1主题词：“主题词”用四号仿宋体字加粗，页面倒数第五行（如主题词、抄报、抄送有回行也要相应增加行数）居左顶标识，后标全角冒号；词目用四号仿宋体字；词目之间空一字（不得加插标点符号）。4.3.3.3.2抄报：在主题词的下1行，列清抄报人或抄报范围，左右各空1字，用四号仿宋体字加粗标识“抄报”，后标全角冒号；抄报人之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄报人对齐；在最后一个抄报人后标句号。4.3.3.3.3抄送：公文如有抄送单位，在主题词下2行，左右各空1字，用四号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。4.3.3.3.4印发机关和印发日期：位于抄送单位之下（无抄送单位在抄报之下）占1行位置；用四号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4.3.3.3.5公文份数序号：公文份数序号是同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格在版心右下角最后1行，用小括号“（）”注明。4.3.3.3.6版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。4.3.3.3.7版记的位置：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。4.3.3.3.8页码：用小五号仿宋体阿伯数码标识，页码居中置于页脚第一行。4.3.3.3.9公文中的表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码在页脚居中。 4.3.4拟写公文时须按照标准格式，详见公文标准格式。4.3.5行文方式4.3.5.1对外行文是指对物业系统外的单位及个人发文的行为。4.3.5.1.1己进行工商注册的公司分支机构（如分公司），允许以本单位名义对外发文；未进行工商注册的各物业服务中心，原则上以公司名义对外行文。但允许物业服务中心以本中心名义用信函文种对外交流。4.3.5.1.2地区物业公司各职能部门对外行文时，应当以地区物业公司公司名义行文；但可以本部门名义用信函文种对外交流。4.3.5.2对内行文是指地区物业公司对物业系统内部单位及个人发文的行为。4.3.5.2.1地区物业公司各级机构均可对内行文。行文时，有公章的单位应加盖印章。4.3.5.2.2公司内部行文，除重要请示、批复文种外（或接收人无EMS账号），其它内部公文原则上使用公司EMS办公系统发布。4.3.6公文编写其他未尽事宜详见恒大地产集团公文管理办法。5.支持性文件恒大地产集团公文管理办法6.相关记录表格JBPM-QR-XZ-01 公文标准格式JBPM-QR-XZ-02 地区物业公司城市代码、部门代码、物业服务中心代码1.目的规范地区物业公司公文处理流程，提高办公效率和质量。 2.范围适用于地区物业公司行政公文管理工作。 3.职责3.1行政人事部负责地区物业公司本部行政公文的管理，指导、监督物业服务中心行政公文管理。3.2综合管理部负责物业服务中心的行政公文管理。 4.方法与过程控制4.1行政公文管理主要包括发文办理、收文办理、公文归档、公文整理与销毁等事项。4.2发文办理4.2.1起草人草拟公文，填写发文处理单，经部门负责人审核、审批人签字同意后交行政人事部/综合管理部。4.2.2行政专员在公文签批后、正式印发前应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。4.2.3行政专员复核无误后方可提交用印部门用印、分发（如经过EMS用印及发布的，根据恒大综合管理系统EMS用户详细操作手册操作），并填写发文登记表。4.3收文办理4.3.1收文办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办等管理过程。4.3.2上级来文及外来文件办理4.3.2.1行政专员收到有关公文后须签收并登记收文处理表。签收时应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位咨询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收具体时间。4.3.2.2行政专员将有关公文递交地区物业公司/物业服务中心负责人批示（或通过EMS批办），在收文处理表上记录批示意见并交由领导批示部门办理。两个以上部门办理的应明确主办部门，紧急公文应明确办理时限。4.3.2.3承办部门收到交办的公文应当及时承办，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理。4.3.2.4行政专员要严格按照规定的范围和领导批办范围组织传阅（不能任意扩大或缩小传阅范围）。一般性文件应两日内传阅完毕，急件、要件应随到随办，及时传阅，及时收回。4.3.2.5行政专员负责催办领导批办事项，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。4.3.3其他公文办理4.3.3.1行政专员收到有关公文后须签收并登记收文处理表。签收时应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位咨询，并采取相应的处理措施，急件应当注明签收具体时间。4.3.3.2行政专员收到下级部门上报的公文后应当进行审核。审核的重点为是否应由本单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合公司制度及其他有关的规定，涉及其他部门的事项是否已协商，文种使用、公文格式是否规范等。对于不符合本处理程序的公文，应及时退回呈报部门并一次性说明理由。4.3.3.3行政专员将审核无误的公文按流程逐级递交权限领导签署意见。主批人应及时批办公文，对有具体请示事项的，应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意。没有请示事项的，签字表示阅知。行政专员负责催办。4.3.3.4行政专员将领导批示文件递交相关接收部门，并在收文处理表上登记。4.4 公文归档4.4.1公文办理完毕后，行政专员应当根据档案管理作业指导书及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。4.4.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。4.4.3联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。4.4.4拟制、修改和签批公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，详见档案管理作业指导书。4.5 公文的保管与销毁4.5.1密级文件应当在办公室阅办，不准带离，不准擅自传阅或复印。复制上级单位的秘密公文，须经上级领导批准或授权。4.5.2公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位证明章；复制公文应当与正式公文同样管理。 4.5.3公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。4.5.4公文销毁具体操作详见档案管理作业指导书。 5.支持性文件JBPM-WI-XZ-13 档案管理作业指导书 6. 相关质量记录表格JBPM-QR-XZ-03 发文登记表JBPM-QR-XZ-04 收文处理表1.目的规范和加强采购用车管理工作，提高公务用车效率。 2.范围适用于地区物业公司采购用车管理工作。 3.职责3.1行政人事部负责车辆调度、车辆维修、核实配件更换、监督车辆违章记录的处理等工作。3.2司机负责车辆的安全驾驶、记录车辆使用、维修养护办理等工作。 4.方法与过程控制4.1采购用车管理主要包括使用申请、使用管理、费用报销、维修管理、日常维护保养及安全管理等具体事项。4.2采购用车只能用于以下与工作有关的业务。4.2.1公司采购、工作巡查、业务指导。4.2.2公司业务接待。4.2.3紧急事件处置。4.2.4经批准的其它业务用车。4.3使用申请4.3.1用车部门经办人至少提前一天填写车辆使用申请单，经部门负责人、行政人事部负责人审核后，报地区物业公司负责人审批。4.3.2遇有紧急情况需用车时可经地区物业公司负责人口头同意后先行用车，并在事后由用车部门补填车辆使用申请单，并完善手续。4.4使用管理4.4.1司机按车辆使用申请单上的用车要求按指定的时间出车；用车完毕后，司机、用车人须在申请表上签字。4.4.2司机在用车期间，如接到用车部门目的地和车辆用途改变，经电话请示行政人事部负责人同意后方可执行4.4.3车辆处于待用状态和使用过程中暂时停驶，司机不得远离车辆。车辆等人期间须及时熄火，不能长时间怠速运转。4.4.4司机在每次车辆使用完毕后如实填写车辆使用台帐，明确记载行驶里程、使用事由、使用部门及审批人等相关信息。4.5费用报销4.5.1车杂费实报实销。司机报销车辆费用时，须附相关票据。4.5.2地区物业公司资产管理员负责加油卡的申购和充值。4.5.3司机保管加油卡，并在每次加油后填写车辆加油台账。4.5.4司机须在定点加油站凭加油卡加油，原则上不允许在别的加油站加油。加油卡必须专车专用，严禁擅自将车辆油卡出借给其它车辆加油。4.5.5车辆发生交通违章，违章费用由司机承担。4.6维修管理4.6.1行政人事部牵头组织相关部门根据招投标办法进行定点维修厂的选择（或使用地区公司选定的维修厂）。定点维修厂资格必须是获得三类（或以上）汽车维修经营业务、三类（或以上）其他机动车维修经营业务许可的企业。4.6.2车辆如发生故障，司机填写车辆维修申请表，报地区物业公司负责人审批后方可送修。4.6.3车辆在外地发生事故或故障无法返回本地维修、车辆长期使用地点远离定点维修厂需要维修的，司机须征得地区物业公司负责人同意后可先在其他修理厂进行维修，事后补办相关审批手续，并在维修申请表中说明原因。4.6.4车辆送检和维修过程中，司机须现场旁站，观测修理厂所报维修项目的准确性、必要性、合理性，并在修理厂的检测估价清单上签署“本人已现场旁站观测，确认所报项目情况属实”字样及签名。4.6.5司机须将维修更换下的主要部件带回交行政人事部，行政专员按照资产管理作业指导书要求对部件集中保管及处理。4.6.6行政人事部须建立车辆维修台账，记录每次车辆维修的时间、地点、金额、更换配件等，每月5日前报行政人事部负责人审核。4.6.7司机负责车辆维修档案的管理，车辆维修结算清单复印件须存档。车辆维修前，司机须查对该车维修档案，若有维修项目属于修理厂保修范围内的，须在维修报价中扣除。4.7日常维护保养4.7.1司机按生产厂家或经销商承诺的保修年限或公里数，安排车辆到4S店进行新车日常维护保养。4.7.2行政人事部每半年组织一次维护保养，司机可根据车辆实际运行情况经地区物业公司负责人批准后不定期进行保养，保养在定点修理厂进行。4.7.3司机须对车辆进行相关维护保养后方到车管所年审。4.7.4司机每年夏季前除安排车辆日常维护保养外，须重点对空调系统检修维护（含压缩机、风扇清洁保养、加雪种等）；冬季前要适时检查添加防冻液等。4.8安全管理4.8.1行政人事部建立健全安全学习、考核制度。4.8.2采购用车须由专职司机驾驶管理。4.8.3司机须按时参加交通管理部门的培训和年审。4.8.4司机须自觉维护和遵守交通法规，避免交通事故和违章现象发生。4.8.5司机须讲究职业道德，不准开快车，不开斗气车，不准酒后驾车和疲劳驾驶车辆。4.8.6 司机开车时须精神集中，不做与驾驶无关的动作。 5. 支持性文件JBPM-WI-XZ-11 资产管理作业指导书 6.记录表单JBPM-QR-XZ-05 车辆使用申请单JBPM-QR-XZ-06 车辆使用台帐JBPM-QR-XZ-07 车辆维修申请表JBPM-QR-XZ-08 车辆加油台账JBPM-QR-XZ-09 车辆维修台账1.目的规范公司印章管理工作，保证印章的正确使用。2.范围适用于地区物业公司印章管理工作。3.职责3.1行政人事部印章管理员负责地区物业公司本部印章管理，指导、监督物业服务中心印章管理。3.2综合管理部印章管理员负责物业服务中心业务章管理。4.方法与过程控制4.1印章管理主要包括公章及业务章的启用、废止、审批、使用以及保管等事项。4.2印章的启用与废止4.2.1公章的启用4.2.1.1公章启用(包括旧印章换用新印章)由印章管理员填写印章刻制申请表，经物业公司负责人审核后报地区公司主要负责人审批。4.2.1.2印章管理员交由地区监察室（以下简称“监察室”）刻制公章并向政府公安部门备案。4.2.1.3完成备案后，行政人事部发布印章启用通知，并知会相关部门。4.2.2公章的废止4.2.2.1公章废止由印章管理员填写印章废止申请表，经地区物业公司负责人审核后，报地区公司主要负责人审批。4.2.2.2行政人事部发布印章停用通知，并知会相关部门。4.2.2.3公章销毁时, 印章管理员须在印章废止申请表注明并交由监察室销毁后，到公安部门报备。4.2.3业务章的启用4.2.3.1地区物业公司可根据工作需要刻制一枚地区物业公司业务章，物业服务中心可刻制一枚物业服务中心业务章，其他任何部门一律不得刻制及使用其他业务章。4.2.3.2业务章启用由印章管理员填写印章刻制申请表，报物业公司负责人审批后，交由监察室刻制。4.2.3.3拟启用印章部门副经理及以上人员（由单位负责人指定）或印章管理员亲自领取业务章。4.2.3.4行政人事部/综合管理部发布业务章启用通知，并知会相关部门后启用。4.2.4业务章的废止4.2.4.1业务章停用由印章管理员填写印章废止申请表，报地区物业公司负责人审批。4.2.4.2业务章销毁时, 印章管理员须在印章废止申请表注明并交由监察室销毁。4.3印章审批管理4.3.1公章的使用由用章部门填写公章使用申请表（监察室统一制表/EMS流程），报地区物业公司负责人审批，超过地区物业公司负责人审批权限的再报地区公司主要负责人审批。4.3.2业务章的使用由用章部门填写印章申请登记表，地区物业公司业务章由物业公司负责人审批，物业服务中心业务章由物业服务中心负责人审批。4.3.3如负责审批领导外出，紧急文件需用印时，用印人员应先详细填写印章使用申请表格，由印章管理员电话请示负责审批领导同意后可先用印，但必须在负责审批领导返回后的一个工作日内补办签字手续。4.4业务章的使用4.4.1用印前，印章管理员必须认真检查用印文书有否进行登记及登记内容是否完整，包括：用印日期、用印申请人、用印份数、用印事由（严禁用于与业户或外单位签订的合同、协议等涉及经营、收费业务）、审批人等，确认无误后方可用印。4.4.2印章一般盖于单位名称的中部，印泥要匀，落印要稳，确保印迹端正清晰，不漏盖、不多盖，印痕骑压年月。4.4.3不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有特殊情况，须报地区物业公司负责人批准，并由印章管理员登记后发出，未使用或未用完的上述空白单据应如数交回印章管理员，在第三人监督下核销并签字确认。4.4.4使用印章须在印章管理员办公室内实施，未经负责审批领导批准，任何人员不得将印章携带出办公室以外的地方使用。如确因工作需要须借印章外出使用的，应事先填写好印章使用登记表并备注需外出用印，经权限领导批准同意后由至少两人共同携带使用，并由印章管理员现场用印。如遇超出申请范围以外的事项，必须电话请示相关权限领导，事后及时补办手续。4.4.5需加盖印章的文书数量较多时，印章管理员无法及时完成的，在印章管理员监督下，用印申请人可协助加盖印章。加盖印章时，印章管理员必须在场，且包括印章管理员在内必须有二人或二人以上，印章管理员负责监印。4.4.6加盖印章后，印章使用人必须现场登记。登记内容包括用印日期、用印申请人、用印批准人、用印份数、用印文书的标题或内容摘要。4.4.7用印后，该印章使用申请表作为用印凭据，由印章管理员留存，定期整理后交本单位档案室长期保存，任何人严禁私自涂改、篡改、损坏或者撕毁原始记录。4.5印章的保管4.5.1地区物业公司业务章由行政人事部印章管理员专人管理，物业服务中心业务章由综合管理部印章管理员专人管理。4.5.2业务章应存放于安全牢固并加锁的箱/柜中，使用后应及时收存锁好。4.5.3印章管理员离职或调动时，必须认真履行印章交接手续。交接时必须由主管领导在内三人以上在场，共同清点、确认交接手续，在盖有印模的交接单上签名，交接单须存档处理。5.支持性文件无6.相关质量记录表格JBPM-QR-XZ-10 地区物业公司业务章样例JBPM-QR-XZ-11 印章刻制申请表JBPM-QR-XZ-12 印章使用登记表JBPM-QR-XZ-13 印章销毁申请表 1.目的规范办公设施及秩序管理，维护办公区域正常工作秩序，营造良好的办公环境。 2.范围适用于地区物业公司办公区域环境管理工作。 3.职责3.1行政人事部负责地区物业公司本部办公设施及秩序管理的具体实施，监督各物业服务中心办公环境管理。3.2综合管理部负责物业服务中心办公设施及秩序管理。 4.方法与过程控制4.1办公设施及秩序管理主要包括办公设备设施管理、环境卫生管理、秩序管理、电子化办公管理等事项。4.2办公设备设施的使用和管理4.2.1行政人事部/综合管理部统一分配办公桌椅及办公用品，指定位置，未经行政人事部/综合管理部允许，任何人不得调换办公桌椅及办公用品。4.2.2任何部门或个人未经行政人事部/综合管理部负责人批准，不得擅自将办公设备设施搬(移)出办公区域或用作其他用途。4.2.3行政专员根据办公时间、使用区域和室外自然光线强度指定专人控制办公区域灯光开关。最后离开人员离开时必须关闭所有灯光，严禁个别人加班开启全部灯光。4.2.4行政专员根据办公时间指定专人开关办公区域空调，其他人员不得随意调控控制器。非办公时间可根据工作需要开启部分空调，原则上空调温度控制在26度。4.2.5行政专员须每月安排对饮水机进行消毒，办公人员应自备水杯，严禁个人使用公司的一次性水杯。4.2.6行政专员按各部门电话费标准严格控制费用。严禁利用办公电话处理私人事务或聊天寒喧，严禁利用办公电话打声讯台。4.2.7行政专员指导公司员工按机器操作指引正确使用复印机、传真机、电脑等，如因使用不当造成物品损坏，根据损坏情况要求损坏人照价赔偿4.2.8行政人事部/综合管理部须每月对办公区域设备设施进行检查，发现有损坏现象及时报修。4.3办公区域的环境卫生管理4.3.1行政专员负责督导保洁员、员工配合搞好办公区域卫生。4.3.2行政专员负责抽查办公区域员工桌面整洁状况。4.3.3行政专员监管室内养植情况，花木不得影响卫生，不得污染窗台、地面。4.3.4行政专员监管办公区域洗手间卫生，如有异常及时联系保洁员清洁。4.4办公区域的秩序管理4.4.1行政专员根据公司规定统一制作工牌/工卡，任何人不得擅自更改工牌/工卡的式样。上班时间要求全体员工佩戴工牌/工卡，且不得借与他人使用。4.4.2 行政专员负责检查办公室工作人员的着装（按公司规定着制服或正装）、礼仪规范。 4.4.3行政专员提醒员工加强安全防患意识，对陌生来客须提高警惕，下班时将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电源及门窗。4.5 办公区域的电子化办公管理4.5.1地区物业公司须为本部全体员工、物业服务中心主管及骨干员工全部配置EMS账号。4.5.2行政专员负责本单位员工规范使用KK、EMS等办公平台，禁止员工通过KK、EMS等影响他人工作或传播不良言论，如有发现及时上报部门负责人。4.6物业服务中心须配备急救箱，备足常用应急药品（如藿香正气水、止血纱布等，不得购置常规口服药），专人专管并做好领用登记，使用过程中及时进行补充，不得储存及提供过期药品。4.7行政人事部/综合管理部负责人每月检查1次办公区域环境及秩序，填写办公设施及秩序检查表，发现问题及时记录并要求整改，情节严重的，给予责任人失职问责。 5.支持性文件无 6.相关质量记录表格JBPM-QR-XZ-14 办公设施及秩序检查表1.目的规范公司印章管理工作，保证印章的正确使用。2.范围适用于地区物业公司印章管理工作。3.职责3.1