(初稿)办公室工作流程考核机制.ppt

圣光医用制品有限公司办公室工作流程考核机制 制稿人 核稿人 2012年10月24日 一 考核宗旨 办公室行政管理工作主要涉及内务管理 会务管理 后勤管理 食堂管理 宿舍管理 小型维修管理 安全消防管理 车辆管理 网络管理以及安全标准化建设等十项管理内容 做好各口的行政管理协调工作非常重要 只有各口的协调工作有序开展 办公室的整个服务监督工作才能有序开展 才能做好公司的服务保障工作 所以 通过实施全面考核机制 对办公室管辖的各口工作进行监督考核 进一步明确责任人的工作职责 量化日常工作执行力度 促进各个口的监督管理工作有序开展 二 办公室各口责任划分及考核情况说明 一 办公室各口责任划分1 全面监督管理工作责任人 办公室主管 服从主任 负责各个口的监督管理工作2 内务管理工作责任人 内务管理员 负责内务管理等相关工作3 会务管理工作责任人 会务管理员 负责会务管理等相关工作4 网络管理工作责任人 网络管理员 负责网络管理等相关工作5 后勤管理工作责任人 后勤主管 负责后勤管理 职工食堂 厂区卫 厂区绿化 宿舍管理等相关工作6 后勤小型维修工作 宿舍 后勤维修保障等相关工作 7 安全消防管理工作责任人 保卫主管 负责厂区保卫 安全 消防等相关工作8 车辆管理工作负责人 车辆主管 负责通勤车考勤 核算 办公室车辆维修 年审 车辆安全 大型会务车辆调配等事务 9 安全标准化建设工作责任人 安建管理员 负责公司安全标准化建设等相关工作 二 办公室各口责任划分及考核说明 二 考核情况说明1 考核对象 主要涉及办公室管辖各口的责任人2 考核要求 本考核机制实行一百二十分制形式 每个责任人一百二十分 然后 根据考核机制 按照责任人实际工作的执行力度进行量化考核打分 每月进行一次考核 如果当月责任人的考核得分为X分 那么核算工资时按照原有固定工资 责任人所得分X分的工资数据就是该月责任人应得的工资 通过对责任人的考核 明确办公室管理工作的推行力度 以及完成度 便于下一步的开展 三 行政各口具体工作流程考核机制 办公室主任 办公室主管 内务管理员 网络管理员 安全标准化 会务管理员 安全保卫主管 车辆管理主管 后勤管理主管 1 办公室主管工作流程考核机制 负责各个口的监督管理工作 日常工作的开展 主要负责各个口的工作顺利有序的开展 同时 监督各个口的责任人的执行力度 对责任人及时提醒 警示 严格把控工作开展的质量 进度 及时向办公室主任反馈 确保各项工作有序开展 保质保量完成 1 监督管理各个口的责任人在公司规定时间内完成工作指标 未在规定时间内完成工作指标的 出现一次 扣除办公室主管1分 2 每天巡查各个口 监督落实责任人的工作推进情况 未巡查的 扣除办公室主管1分 3 每周一明确各个口的工作计划安排 每周一上午12 00以书面形式上报至办公室主任 由办公室主任确定后发送至各口责任人 以上工作未在规定时间内进行的 出现一次 扣除办公室主管1分 4 每周四组织卫生督察组进行卫生大检查 并于第二天上午将检查结果公布 归类存单 并颁发奖品 发放流动小红旗 每月的四次检查于下月的三号之前报送至办公室主任 以上工作未在规定时间内进行的 出现一次 扣除办公室主管1分 5 每周六明确各个口责任人工作推行进度 进行量化考核打分 然后于下午5 00之前 将量化考核结果发送至主任腾讯通 未在规定时间完成的 扣除办公室主管1分 6 每周六上午12 00之前 将本周工作总结发送至主任腾讯通 未在规定时间内进行的 扣除办公室主管1分 7 临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下 根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时间内保质保量完成 未在规定时间内完成的 扣除办公室主管1分 2 内务管理员工作流程考核机制 负责内务管理工作 内务日常工作的开展 主要负责公章的保存和使用 档案管理 文案管理 邮件的邮递和发放以及领导安排的其他工作等 各项工作的开展严格按照工作流程进行 并认真做好完整记录工作 1 公章的使用和管理公章的使用 外借要严格按照公章的签批手续进行 并同时作好记录 其中 手续齐全的标准是 部门领导签批的公章使用 外借单 公章使用人 外借人在公章记录簿上签字 公章的管理要严格按照管理要求 仔细管理 要做到公章定期加油 定期维护 做到随时保障公章使用工作 当公章外借时 要在腾讯通上发布 告知各部门 公章已外借 预计何时回来 公章回来时 要在腾讯通上发布 告知各部门 公章已回来 请各部门及时做好盖章工作 公章管理责任人要以良好的服务意识 真挚的服务态度 为各部门提供服务工作 未按上述要求执行的 出现一次 扣除内务管理人员1分 2 档案管理公司档案梳理编码 独立成册 分类摆放 积极配合各部门档案使用外借工作 严格按照档案管理使用规定 做好记录 做到 一用一档 一借一档 档案外借时 要明确归还时间 及时催还归档 及时明确档案的有效时间 即将到期的档案 要提前整理好 反映到相关责任人 并及时跟踪新档案的办理事项 未按上述要求的 出现一次 扣除内务管理人员1分 3 文案管理根据日常工作需要 在领导指示下 及时发布通知或书写文稿等 在对外发布新闻 通知 文稿等稿件时 要认真审核 严禁有错别字出现 红头文件的发布 要严格按照下发流程进行签批 否则 不得下发 来文文件要及时附上来文处理签 及时找行政副总签批 同时 按照来文处理意见 呈递相关责任人 并及时跟踪处理事宜 作好记录 对所有文件要分类整理 按照 重要文件 非重要文件 垃圾文件 及时存档或处理 未按上述要求的 出现一次 扣除内务管理人员1分 4 邮件的邮递与收发信件或包裹等送到公司时 要做邮件好收取登记记录 同时 让邮递员签字确认 已登记的邮件及时送达 同时 做好送达记录 并由信件签收人签字确认 公司需要邮寄的信件或包裹 要及时与邮递公司联系 进行邮递 未按上述要求的 出现一次 扣除内务管理人员1分 5 传真的收发按照领导的指示 及时发送传真 要及时将接收到的传真分类处理 生产类的传真 要及时送到 行政类的传真 要及时请领导批阅 同时 作好记录和跟踪工作 未按上述要求的 出现一次 扣除内务管理人员1分 6 临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下 根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时间内保质保量完成 未按上述要求的 出现一次 扣除内务管理人员1分 3 会务管理员工作流程考核机制 负责会务管理等相关工作日常工作的开展 从几方面进行 会务通知 横幅 水果 桌牌 花草 卫生整理 会务准备及跟踪 会务协助 临时性工作 确保会务正常顺利进行 未按上述要求的 出现一次 扣除内务管理人员1分 1 卫生整理每天彻底打扫接待室 确保卫生干净整洁 物品摆放整齐 茶水供应齐全 且每天的完成时间7 40之前 7 45验收 未按上述要求的 出现一次 扣除会务管理人员1分 2 会务准备及跟踪 未按下述要求的 出现一次 扣除会务管理人员1分 a 三个会议室的卫生工作三个会议室的卫生工作要做到会前会后两打扫 时刻保持着会议室的干净整洁 b 会务准备工作一旦接到会务通知 会务人员按照会务制度及时作出准备工作 1 明确会务主题 2 明确会务时间 3 明确参会人员范围 人数以及是否需要摆放桌牌 如若需要摆放的 按照医用制品高管排序进行摆放 如有外来领导出席的 及时请示行政副总或办公室主任确认桌牌的摆放次序 4 明确会务地点 5 明确会务人员是否要求就餐 如若就餐 及时与食堂负责人进行沟通 准备就餐工作安排 6 明确会务人员是否需要车辆 如若需要 及时反馈于办公室主任 7 进行电话通知 腾讯通通知 发短信通知 如若与参会领导联系不上的 要及时跟踪 及时联系 同时 及时将信息反馈与崔总 王主任 8 明确是否需要使用接待室 如若需要 及时开放 不得影响公司的会务需求 9 于会务时间至少提前两个小时查看会务地点的卫生是否整洁 音效设备 多媒体是否正常 如有异常 及时与多媒体管理人员联系 桌椅板凳是否够用 如不够用 及时与采购部联系 做好准备工作 10 是否准备水果 若需要 及时与主任沟通 采购水果 清洗 摆放 11 准备茶水 纸杯 抽纸 12 于会务时间开始前十五分钟 打开会议室的门 随时等候参会的各位领导 13 带上笔记本电脑 以作备用 14 会务中 每隔十五分钟给各位领导倒水 15 会务中 根据领导需要 及时 准确地为领导提供方便 16 会务结束后 打扫会议室卫生 关闭电源 关闭门窗 落锁 c 会务跟踪根据公司会务安排 如若遇到公司重要客户参观的 严格按照行政副总 办公室主任的要求 依照参观流程表 及时做好服务工作 同时 要明确会务的主体部门 及时与会务负责人沟通 按照会务负责人的要求 恰当的与相关领导或相关部门对接 做好会务的基本工作 按照会务安排 及时跟踪 提前准备好会务工作 3 会务协调根据公司安排 如需要协助集团或其他分子公司的会议的 会务人员根据崔总 王主任的指示要求 积极配合好会务的召开 另外 根据会务需要 如若有其他需求的 会务人员要及时与会务负责人沟通 及时将信息反馈于行政副总 办公室主任 然后根据行政副总 办公室主任的指示 积极协调 认真落实工作安排 未按上述要求的 出现一次 扣除会务管理人员1分 4 临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下 根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时间内保质保量完成 未按上述要求的 出现一次 扣除会务管理人员1分 4 网络管理员工作流程考核机制 负责网络管理等相关工作日常工作的开展主要涉及 公司网络环境的管理 公司网站的维护和更新的管理 公司电脑的管理 移动电话及固话的管理 复印机 打印机和传真机的管理 固定资产的盘存 会务工作的协助 其他临时性工作安排 1 公司网络的管理日常工作的开展要求 要确保公司的办公软件腾讯通 金蝶软件等正常运行 每周都要定期检查公司网络设备 确保公司网络的正常运行 如若出现问题要积极应对 认真查找 在能力范围内的 要抓紧时间抢修 把为此带来的损失降到最低 如若在能力范围之外内 要及时上报于办公室的领导 及时与集团信息部或公司外部网络技术人员联系 在最短时间内恢复网络的正常运行 同时 网络出现问题时 要及时与各部门沟通 告诉各部门不要着急 网络正在抢修 网络修好后 要及时告知各部门 可以正常运转了 同时 也要将原因给大家说明 给大家一个交代 另外 网络责任人要限制网络端口 限制工作人员在上班时间看电影 玩游戏等 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 2 公司网站 名片制作的管理a 根据公司发展要求 要及时完善公司的网站运行 要做到 a 根据公司的要求 完善公司网站的结构和模块 使公司的网站充分成为企业宣传的窗口b 网站定期维护和检查 积极与集团信息部 郑州腾讯通服务总部沟通 确保公司网站的运行 加强网站的管理 c 网站内容的及时更新 根据公司最近的发展动态和公司产品的更新 以及公司发生的重大事件 经领导批示 要及时反馈到公司网站上 加大公司的宣传力度 d 公司网站上的内容要真实 准确 要充分展示公司的实力和形象 e 公司网站的文稿资料的准确要高 杜绝出现错别字 杜绝出现有损于公司形象的负面材料 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 b 根据公司需要 公司领导要制作名片时 要严格按照名片制作流程进行审核 以上工作未在规定时间内进行的 出现一次 扣除网络管理人员1分 3 公司电脑的管理确保公司电脑的正常运行 要做到 a 要及时与公司各部门沟通 收集各部门的电脑使用状况 定期检查各部门电脑的情况 提前预防 消除隐患 b 如有部门反映出现电脑故障的 要第一时间赶到 抓紧时间抢修 c 如若有部门因工作需配置电脑 要及时与相关领导反馈 作好记录 并根据领导指示 按照公司请购程序 抓紧时间解决 不能影响正常工作 d 如有部门部门因工作需要 需移动办公电脑的 要严格按照公司的制度要求进行处理 并做好记录 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 4 移动电话及固话的管理公司移动电话及固定电话的管理 确保正常运转 要做到 a 使用苹果机领导的移动电话 按照公司相关规定 及时充费 b 公司的固定电话 要及时缴费 c 定期对各部门的固定电话进行检查 维护 d 按照公司的规定 定期给人资部提供需报销话费的人员消费详单 e 如若遇到部门固定电话有故障 应第一时间赶到现场 进行维修 f 根据公司规定 严格控制固定电话安装 撤换 转移等事项 作好记录 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 5 复印机 打印机 传真机的管理确保办公硬件设施的正常运行 加强复印机 打印机 传真机的管理 要做到 a 定期对各部门的复印机 打印机 传真机的检查 维护 加墨 b 按照公司规定 严格控制复印机 打印机 传真机的购置 撤换 转移等事项 作好记录 c 如若遇到部门复印机 打印机或传真机有故障的 应第一时间赶到现场 进行维修 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 6 固定资产的盘存根据公司的规定 依据财务的盘存要求 积极与各部门沟通 认真落实公司固定资产的盘存 在规定时间内 完成公司固定资产的盘存 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 7 会务的协助根据公司的会务安排 积极同会务人员沟通 提前确保会场的话筒 电脑 多媒体 网络 音效设备等正常运行 如出现类似故障的 要第一时间赶到现场 进行维修 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 8 其他临时工作根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时间内保质保量完成 未按上述要求的 出现一次 扣除网络管理人员1分 5 后勤主管工作流程考核机制 负责厂区卫生 厂区绿化 职工宿舍等相关工作日常工作的开展 主要以确保厂区卫生干净整洁 卫生间 厂区绿化整齐一致 宿舍管理标准规范 为职工提供美化的生活环境 提升公司外在形象为目标 1 厂区卫生目前 厂区卫生工作主要以执勤和值班相结合 确保厂区卫生干净 整洁 a 每天早上6 20 三名保洁人员开始厂区的卫生打扫 完成时间8 50 b 每天保洁人员一名值班 值班时间 9 00 18 30 确保全天候整个厂区的卫生干净 整洁 c 责任人每天巡视检查厂区卫生状况 时刻保持厂区卫生 d 定期组织保洁人员打药灭虫 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 2 厂区绿化绿化工定期对绿化带进行修剪 施肥 浇水 除草 打药 b 责任人每天巡视厂区绿化带整体情况 确保厂区绿化带整齐 优美 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 6 食堂主管工作流程考核机制 负责食堂的全面管理工作食堂工作的开展主要从七方面入手 食堂管理制度的修订完善 碗柜办理 食堂的核算 餐卡办理 采购跟踪 就餐大厅管理 操作间的管理1 食堂管理制度的修订完善按照董事长星级标准化管理要求 结合目前食堂免餐经营状况 修订 完善食堂的各项管理制度 于11月10日完成 同时 递交领导审核 签批 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 2 碗柜办理严格按照食堂管理制度 给每位员工办理碗柜 确保每位职工提供优质的服务 未按上述要求 接到投诉者 出现一次 扣除后勤主管1分 3 食堂的核算a 成本的核算 每天核算专员要对两个食堂的采购进行核算 记录b 经营费用结算 每半个月对两个食堂进行经营费用结算 严格按照公司的财务制度进行审批 同时 连同罚款一并扣除 罚款收据公示 c 按照公司要求 对食堂进行利润控制核算 在公司规定利润范围内 要求食堂管理经营 d 每月两个食堂的结算费用于下月的5号报送至办公室主任 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 4 餐卡办理a 严格按照餐卡办理程序 为每位员工办理餐卡 b 餐卡办理建立台账 明确餐卡办理情况 c 建立餐卡押金台账 明确资金流动情况 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 5 采购跟踪每周不定期跟踪食堂进行采购一次 确保食堂采购原材料的质量 确保所购物品有三证 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 6 就餐大厅管理a 10 00 12 30 责任人对食堂进行督促管理 b 保卫人员对就餐人员进行监督 确保桌面 地面卫生工作 c 播放广播 加强宣传力度 d 保洁员按照公司的规定时间进行保洁 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 7 操作间的管理操作间内部生熟食分开 已变质饭菜及时倒掉 b 建立专门物品存放库房 将原材料统一整理摆放 c 工作人员的衣帽 口罩 手套售饭前带齐 d 操作间卫生 灭蝇工作每天进行 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 8 每月进行一次职工就餐调查 至少500份 同时将调查分析结果于下月的5号发送至办公室主任 以上工作未在规定时间内进行的 出现一次 扣除办公室主管1分 9 临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下 根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时间内保质保量完成 未按上述要求的 出现一次 扣除后勤主管1分 7 宿舍管理工作流程 负责宿舍的管理工作宿舍的管理工作主要涉及三个方面 住宿的办理 宿舍卫生的管理 宿舍夜间值班等工作 1 住宿的办理 按照入职手续 为每位住宿员工办理入住手续 态度和蔼 服务优质 2 宿舍卫生的管理 每天督促检查宿舍保洁员的卫生工作 确保所属范围内的卫生干净 整洁 3 宿舍夜间值班管理 按照公司要求 对宿舍夜班值班人员进行排班值勤 公布值班人员电话 张贴在宿舍楼211室门上 值班人员在值班时间内 严禁外出 值班室211电话24小时有人接听 否则 按脱岗处理 4 临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下 根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时间内保质保量完成 8 后勤小型维修工作流程 负责后勤小型维修工作 由动力设备部负责 日常工作的开展 确保后勤小型维修工作的进行 保障后勤工作的顺利进行a 定期对各部门 后勤口的小型硬件设施进行检查 维护 b 第一时间赶赴现场 进行维修 c 维修彻底 不能虎头蛇尾 d 维修态度和蔼 不能推诿扯皮 玩忽职守 e 时刻待命 听候领导安排 f 临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下 根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时间内保质保量完成 9 安全消防 保卫主管管理工作流程 负责厂区保卫 安全消防等相关工作 未按下述要求的 出现一次 扣除保卫主管1分 主要就厂区的日常保卫 安全消防等相关工作进行展开1 日常保卫工作 白天 a 大门口的形象岗 b 南门 西门出入登记 c 厂区的巡逻 d 停车场的监督 e 食堂就餐秩序维护 f 突发问题的处理 g 定期不定期对通勤车巡查乘车证 夜间 a 出入登记 b 前 后办公室的值班 c 夜间的巡查 d 突发事件的处理 2 安全消防工作 每月18日 28日对厂区进行安全消防检查工作 b 每周组织人员对各个口进行隐患排查 发现问题 即时处理 及时上报 c 定期组织安全员进行消防安全演练 d 定期召开安全员培训会议 对安全员进行培训 e 组织工人观看消防安全宣传片 增强消防安全意识 3 每月保卫主管要制定处罚数据 同时将保卫的巡检结果于下月5号报送至办公室主任 4 临时性工作在保证保质保量完成日常工作的前提下 根据领导的工作指示 积极接受临时性工作安排 同时 根据指示 认真落实 在规定时