谈谈管理行为中的行政沟通问题.doc

谈谈政府管理行为中的行政沟通问题【摘要】行政沟通是政府履行职责的前提条件，有效的行政沟通能够保证政策信息顺畅的传达。随着科学技术的发展、经济的全球化进程的不断加速、政府职员和群众需求的复杂多变，行政沟通在管理中的低位也变得越来越重要，完善行政沟通的各个环节可以为行政人员创造和谐的工作环境，使行政意见得到顺畅的表达和传递。本文从行政沟通的内涵与重要性出发,论述了行政沟通的必要性和重要作用以及行政沟通环节中存在的问题和解决方案。【关键词】行政沟通 政府管理 问题 措施行政管理的根本目的就是通过科学的决策、严密有序的执行、高效地完成任务。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个行政活动的过程。行政沟通就是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致，如果没有一个良好的沟通渠道和沟通环境，就有可能导致行政人员对行政环境的不了解，对社会缺乏认识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能充分调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率，如果没有行政沟通，就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能，所以完善行政沟通中缺陷对行政管理工作具有非常重要的意义。政府行政系统不仅是一个权力分配体系,机构体系和技术体系,而且是一个信息传递和交流的网络。信息的传递与交流,既是使行政系统得以存在的重要保证,又是提高行政效率的前提条件,还是衡量一个国家政治文明程度的良好标尺。因此,行政沟通问题成为国内外行政学界关注的一个重大理论问题。近年来,随着我国社会实践的发展和国家行政管理的加强,尤其是行政体制改革的不断推进,我国的行政沟通有了一定程度的改善,这主要表现在:行政沟通的重要作用已开始为人们所认识,行政沟通的内容狭窄、渠道单一、手段落后、效率低下的状况有了初步的改观,行政沟通的组织系统和制度保障也逐步建立起来,特别是行政活动的开放和社会协商对话制度的建立,赋予了我国行政沟通的新的涵义。由于某些原因,我国行政沟通还很不完善,存在着不少问题和弊端，只有通过完善沟通的各个环节,才能进行有效的信息传递。一、行政沟通的必要性行政沟通是管理中的一项重要内容，行政沟通可以看作是行政组织的血液，正式沟通赋予了行政机构生命力。它在管理中起着不可低估的作用，并且行政沟通也是行政人员参加行政的重要手段。所以，通过有效的行政沟通可以保证在行政实施过程中统一指挥、统一行动，并能增强行政组织对外部环境的应变能力，从而实现高效率的管理。设想如果一个行政机关的沟通渠道不畅，特别是如果行政领导者不注意把信息传递工作做好，往往会使人们缺乏了解、互相埋怨猜疑，思想混乱，一盘散沙，这样，管理就很难顺利进行。要提高行政效率，在行政中的行政沟通是重要的一环。行政管理者要了解当前行势、管理对象的境况、要求、困难和工作设想；管理对象要了解上级的工作计划、有关法律、法规、政策及行政管理部门的办事程序。如果互相沟通得好，双方都倾听对方的意见，彼此互相了解，这样就能增进合作和减少工作时间及精神的浪费，而节省时间就能节省金钱、增进效率和生产力。(l)政府有与公众沟通的义务。“公众必须被告知”是公共关系的名言，换句话说，公众的知情权实际上是指公众作为群众接受信息的权利，政府尊重公众的知情权，则是指政府作为信息传递者，有义务向公众发出相关的信息。信息公开是实现有效沟通的首要条件。(2)行政沟通是行政活动顺利进行的前提。随着信息时代的到来，行政信息沟通的地位日益为人们所重视，当代行政机构的膨胀、层级繁多以及行政活动的繁杂，如果没有良好的行政沟通的渠道和环境，可以想象，行政工作将无法顺利展开。(3)行政沟通有利于促进行政效率的提高。现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能调动人员的积极性和创造性，但人多便会产生意见的分歧，如果没有沟通，往往导致行政的拖拉、低效和无能。(4)行政沟通是政府未来治理理念的必要因素。未来政府治理理论提出参与式政府，实现民众参与政府治理。参与的基本观点认为，官僚体制内的专家无法获得制定政策所需要的全部信息，甚至得不到正确的信息。因此如果排除公众对重要决策的参与，将会造成政策上的失误。(5)行政沟通有利于保障民众知情权的实现。公民有权知道他们应该知道的事情，国家应最大限度地确认和保障公民获取信息的权利，尤其是政务信息的权利。知情权是一项为当今国际社会普遍认同的基本人权和民主权利，其核心是情报公开请求权。 二、行政沟通的作用彼得士曾经说过：“沟通代表了一切。工作表现和生活上的种种，只不过是沟通模式的副产品”。在行政管理中，行政管理者与对象沟通工作做得好，相互间埋怨、顶撞等现象就会减少，而互相关心、支持、关系融洽，那么行政管理则顺畅多了，行政效率也能有效提高。行政沟通对于行政工作具有不可忽视的作用，主要表现在以下方面。（）行政沟通是实现行政决策科学化、民主化的重要基础，是提高政府工作透明度，推动社会主义民主建设的有效途径。 （2）行政沟通是行政执行管理各环节顺进行的重要基础，是提高行政管理效率的保证。没有沟通就会产生障碍，沟通不善就容易导致上下部分的矛盾。（3）行政沟通是行政检查和监督的重要依据。检查和监督依靠信息向上和向下传递，有效的行政沟通能避免问题的发生。（4）行政沟通是所有行政人员参与管理，是改善人际关系，鼓舞士气，增强组织凝聚力的重要手段。行政领导者的有效沟通会激励行政人员的工作热情，提高工作效率。三、 行政管理中沟通环节所存在的问题(一) 信息对流量严重不足行政信息对流主要是指国家决策指令由上及下的流动和决策实施的效果信息由下及上的流动。我国行政信息对流量严重不足突出表现在以下三个方面: 第一, 上层的决策难于及时到达基层。由于我国目前行政管理的公开化程度不高, 一些领导机关经常封存和截流信息,不予传达。第二, 基层群众难以使自己的意见和要求进入决策机关。由于领导者和群众之间缺乏充分的沟通, 领导机关的活动及党和国家的政策往往不能为群众及时充分地了解, 而人民群众则常常有意见无处说,有建议无处提。第三, 在信息上下对流的过程中,还存在失衡的现象。即由上及下的行政决策指令信息流大于由下及上的决策效果信息流。 (二) 沟通方式单一信息沟通本来可以根据具体情况和实际需要采取不同的方式,但在我国现行的行政沟通中,一些单位和部门的领导人则沟通方式单一，下级人员产生厌烦或者抵触心理，造成沟通障碍。 (三) 信息损失比较严重在我国现行的沟通体制中, 信息的严重损失主要表现在两个方面：1. 大量关于政策效果的反馈信息无法进入传送渠道，要么进入传送渠道但却不能进入决策过程。2. 对信息的过滤不当。任何行政系统都不能把所传送的全部信息统统传入决策机关,而必须在逐级传送中把信息层层过滤,去粗取精,择其最重要的信息向决策机关传送。如果过滤不当把次要的信息保存下来而丢弃了。 (四) 信息失真度较高信息的失真是信息在传送过程中被歪曲,到达信息接受者手里的是被歪曲了的信息。信息的失真现象在我国行政沟通中尤其严重,诸如弄虚作假,欺上瞒下等, 都是信息失真的典型表现。导致信息失真的原因是信息传送者对信息的主观过滤作用在单通道信息体制下成倍增长。一切行政信息归根结蒂是由活生生的人传送的,而人们在认识上不免有所偏差以致误解信息的内容和意义,在感情上有所偏好以致信息的传送难免带有个人的感情色彩。所有这些传送者个人对所传送的信息的主观过滤作用,既存在于单通道的信息体制中,又存在于多通道的信息体制中,但在多通道信息体制中由于各独立传送系统之间的相互制约和信息量的大大增加,这种主观过滤作用就相对较小,而在单通道信息体制中,这种主观过滤作用由于层层加剧而往往导致信息的严重失真。(五) 信息沟通的灵敏度较低沟通的灵敏度较低主要表现为该控制的信息得不到控制而/外溢出去,该传递的信息不能迅速传递而滞搁下来。由于机构臃肿,文件泛滥,会议成灾,使不少行政领导者被连篇累牍的文件缠住,被没完没了的会议拖住,没有时间和精力来调查研究,解决重大的实际问题;由于人浮于事,导致人为地制造工作,本来上级的一个指示用文件直接发到基层就行了,却非层层召开会议传达不可,重要性、意义、精神、措施空谈一番。到发文件时,还要层层附加转发通知,名曰结合本部门的实际,其实改头换面,换汤不换药,没有增加多少实质性内容。这种做法,由于重复得太多,不仅使该传送的信息不能迅速、及时传送,而且使一些重要的信息阻塞在沟通渠道。 (六) 信息通道不规范在我国目前的行政沟通中,除了行政系统内部由上及下的信息沟通渠道因为行政层级的有序具有法制性外,行政系统与其环境的交流包括行政系统内部由下及上的沟通渠道都缺乏法律依据而呈现非规范性,亦即关于这些通道的设立没有硬性的规定,软约束成分较多,说到底还是一个人治的问题。由于行政信息通道的非规范性,行政系统控制中心难以获得充分的信息,往往是等到问题发生了再总结教训,而不能预先控制,结果不仅增大行政行为成本,而且造成社会资源的浪费。四、 行政沟通障碍的解决措施(一) 建立多通道信息传送体制所谓建立多通道信息传送体制,就是要提高各沟通系统的自主性和独立性, 形成一个既相互独立又相互统一的纵横交错、四通八达的沟通网络。多通道信息沟通体制的实质在于国家决策机关不是从某个单一的信息系统中获取信息,而是从各自独立的几个信息系统中获取信息,并且使政策指令信息与政策效果信息不走同一条传送渠道。根据我国行政沟通的实际情况, 实现从单通道信息传递体制到多渠道信息传送体制的转变,当务之急就是改善党政部门所属的沟通网络,建立行政性的专门信息机构;改革现行沟通体制,建立非行政性的信息系统;拓宽社会沟通渠道,吸引公众参政议政。1. 建立行政性的专门信息机构理论和实践都表明,任何一个行政机构既是行政活动的管理机构,又是行政信息的传送机构。因此行政机关在履行其行政功能的同时必须履行其行政沟通的功能。但由于人力和物力的限制,既会妨碍它们履行其它主要的行政功能,又势必使这些信息系统负荷过重，反过来妨碍其行政沟通的有效发挥。摆脱这一困境的出路就是建立官方的专门信息机构。这类机构可分为两类:一类是专门传送由下及上的信息机构;另一类是专门研究处理行政信息的机构。我国目前县级以上行政机关所属的信访机构和政策研究机构基本上与专门的信息机构类似,但要真正成为行政性的专门信息机构,还必须调整结构,转变职能。2. 建立非行政性的信息系统非行政性的信息系统主要是指不受国家决策部门的行政领导,不具备政府信息系统那样的科层结构,但它为国家决策部门服务,受国家决策部门领导。这种非行政性的信息系统既不同于国家决策部门所属的专门信息系统, 具有更大的独立性;它也不同于党政机关,它不直接参与国家决策;它还不同于学术系统, 它的主要目的不在于纯学术研究,而在于为国家决策机关提供决策咨询服务。它必须从各个方面获取国家决策的效果信息,然后进行研究、分析,及时地向决策部门提出决策咨询报告。3. 拓宽社会沟通渠道一个社会的开放程度越高,公众对政治生活的参与性就越强,政府机构与公众的双向沟通就越重要。因此,开拓公众参与性强的社会沟通渠道,让公众的意见能够有比较充分的机会和有效的方式公开地表达出来,能使政府及时、广泛地了解各种不同意见,为政府制定政策提供依据，从而有利于形成稳定和谐的政治局面与社会秩序。 (二) 增强行政运作的透明度行政组织的规模越大,结构越复杂,政府人员与公众之间的距离就越大,沟通就越困难,公众对政府的神秘感也就越强,了解也越少。因此,为了加强公众对政府的了解,避免因为缺乏了解而造成的误解,政府各部门要实行办事公开制度,努力提高行政运作的透明度。1. 建立政府新闻发布制度政府行政管理工作涉及大量公共事务,与广大公众日常生活密切相关,如交通、治安、环境、卫生、住房、医疗、社会福利和保险等需要经常答复公众的咨询;遇有重大的活动和事件,如新的财政预算报告、重大工程立项、重要的外事活动、有关社会政治经济的重要决策、政府领导人的人事变动等,需要及时对公众广而告之。政府的新闻发布制度就是适应上述需要的公开化、制度化的沟通机制,是行政沟通的一种重要渠道。2. 借鉴国外经验,建立“广报广听”制度，“广报”是行政部门广泛向公众传递信息,把行政决策方面的信息报之于众;“广报”是广泛地从社会搜集信息, 听取公众反映, 为正确决策提供依据。(1) 建立全国性多层次的沟通网络。(2) 发行出版和利用新闻媒介,向社会传递行政信息。(3) 广开接待室和专线电话,搜集反映解决问题。各地政府都设立专线电话, 在中心公共场所广开常设或定期的接待室,与公众进行个别交谈,包括行政谈话、生活交谈和调解纠纷等。(4) 通过集体恳谈,加强对话和交流。此外,建立行政谈话制度,由行政管理部门特邀有声望的民间人士担任行政交谈员,在基层广泛听取意见,并将其通知有关机关,以改进工作。3. 实现行政公开化行政公开化是指行政机关在履行管理职能的过程中,依照法定程序向公众公开自己的有关行政活动、行政决定、文件材料及其依据,公众有权了解、查阅、获取有关材料或证据的一项行政制度。行政公开化是我国现代化建设的客观要求, 也是社会主义民主的应有之义。 (三) 提高行政沟通的技能沟通效果与沟通的技能水平直接相关,这是不言而喻的。根据我国行政沟通的实际情况,沟通者在进行沟通时应注意以下几点:1. 增强下级对领导者的信任度作为上级,要相信下级,遇事不要胡乱猜疑,不要凭自己的臆想来推测下级如何，要正确地看待下级对自己的忠言和直言,容纳下级对自己的各种批评和不同意见。2. 掌握主动沟通的技巧实践表明,凡是善于主动沟通的行政领导者,都容易被对方理解和信任,容易消除彼此之间的心理防线,促进有效沟通。相反,如果行政领导者缺乏主动沟通的精神和技能,行政领导者之间及行政领导者与一般工作人员之间彼此各揣心事,最容易发生心理冲突,使沟通难以顺利进行。3. 选择生动活泼的沟通方式根据具体的工作需要,寻找多种沟通形式,做到生动活泼,引人入胜。4. 创造良好的沟通氛围行政领导者要作风民主、平易近人,善于倾听不同意见,鼓励下级人员大胆提出批评和建议。这样可以消除下级的紧张和拘束,形成轻松和谐的组织沟通气氛,使上下级在沟通交往中愉快而自然。( 四) 实行行政沟通手段的现代化我国人口众多,机关事务日益繁杂,机关办公自动化势在必行。目前,我国在这方面已做了不少工作,为办公自动化的发展打下了初步的基础。但我国目前生产力发展水平还比较低,社会化程度不高,在全国全面实现办公