设计档案管理制度.doc

设计档案管理办法1. 设计变更及图纸的收发2. 周报，月报，资金计划的填写3. 部门会议相关准备工作及会议纪要的整理4. 设计费请款办理1. 设计变更及图纸的收发设计变更收发流程顺序：各专业设计师出具变更单设计档案收文（登记）发文至成本档案变更测算完成返设计复印发至项目施工及成本存档1） 各专业设计师出具变更单：变更单主要分设计部改单和设计院改单两大类。若变更发至成本部门一天内成本同事提出疑问，要求退回变更，成本同事应注明退单原由，若在一天内未提出疑问，则视为被认可变更。如在项目产生口头变更（非正式变更），专业设计师应在画出草图后在白图上签字确认，7天之内需发正式变更测算。每个项目的项目总负责人需做好所有非正式变更的记录，由相关专业报给项目总负责人或现场工程师提醒，各专业设计师需记录口头变更的事项（具体内容），一星期梳理一次给项目总负责人。A. 设计部改单-变更文件由设计部出具的改单由设计部各个专业负责人将变更原因及变更内容确定后，在变更审批单和修改通知单（公司固定模板）相关信息填写完整后，连带附图签字确认（附图如是白图，将在图纸每页签字确认），知会各专业会签完成（若是涉及外立面变更还需请营销签字确认），最后交与档案处登记发文。b.设计院改单-变更文件由设计院出具的改单变更内容由设计院出具并盖有设计院技术章的变更单（一式八份）视为有效变更单，此类变更单仅作为附件，各专业设计师根据实际内容将变更审批单和修改通知单（公司固定模板）相关信息填写完整，与对应的附图（附图已是盖有设计院技术章的原件）组合成为完整一套设计变更，知会各专业会签完成（若是涉及外立面变更还需请营销签字确认）最后交与档案处登记发文。 心得体会：在整个发变更过程中，未避免工作反复，发起变更的设计师应在出变更前，应主动与成本工程师沟通，做到事前诸葛。为提升工作效率，成本工程师对变更有疑问，不明之处时也应主动及时电话或当面沟通。在相互理解支持的基础上一定合理安排出具变更的速度，不能打包发变更。2） 设计档案收文（登记）：档案员登记收文时间，变更编号和变更内容等3） 发文至成本档案：将已登记的变更文件交与成本档案员接手登记（记录成本收文时间，收文人信息）并告知此份变更的轻，重，缓，急情况，以便成本同事安排测算进度（成本测算返文时限为：2万以下在2天内返文，2万至5万3天内返文，5万以上5天内返文，设计档案员做好登记） 心得体会：做好基本登记发文后，就不等于可以松懈，还应随时关注成本同事测算进度，了解其重要性，及时将进度告知设计师。4） 变更测算完成返设计：成本返文时设计档案登记返文时间，增减成本金额（若增加成本金额2万由设计部经理审批签字即可，若增加成本金额2-5万由设计分管高管审批签字，若增加成本金额5万以上须由下属公司总经理审批签字）及审核成本工程师是否已签字确认已测算，以上条件缺一不可。 心得体会：返文后及时按照责权守则走完相关流程，确认签字流程完毕后才可以下发，若未满足责权守则，将会被视为无效变更。5） 复印发至项目施工及成本存档如满足以上各条件便可复印下发成本存档，项目施工（如是设计部出具的变更相关部门发一份即可，如是设计院出具设计变更项目部就应一份面单附六份原件附图），设计留一份存档。图纸的收发流程顺序：设计院出图设计部收图（签字）-对应设计师审阅图纸出发图单并签字成本/项目部档案签收1） 设计院出图设计院出正式施工图前一星期，设计档案应邮件知会成本/项目出图日期，并请成本/项目回馈各自部门对图纸的要求（需求套数、加盖审图章及装订套数等信息），并将回馈后的信息及时告知设计院，按要求出图。2） 设计部收图收到图纸后，清点确认数量及图纸已达到收图要求后，方可签收。3） 对应设计师审阅图纸4） 出发图单并签字：审核图纸无误后方可出发图单5） 成本/项目部档案签收2、 周报，月报，资金计划的填写1） 周报：每周五提交周报，需汇总填写本周工作完成情况，下周工作计划。2） 月报：每月底提交月报，需根据集团挂网二级计划汇总填写本月工作完成情况，下月工作计划。3） 资金计划：每月底填写下月设计费支付计划，根据实际工作完成情况预估下月可能完成的工作量，查看参照合同得出与之对应的金额。3、 部门会议相关准备工作及会议纪要的整理每周一次的部门例会需提前预定会议室，并在会议开始前5分中将视频等设备连接完成。在会议过程中做好记录，完会整理出书面文字发至部门执行会议精神。4、 设计费请款办理1）纸质流程：设计院送达请款申请时，核对其申请金额、发票、公司名称、银行账户等信息是否正确，与本月资金计划核对有此笔款项后交与相关人员签字走流程。2）网上流程：将原件扫描后将明细录入明源系统，在网上按顺序签字走流程。OA业务系统-成本明源系统成本管理-合