行政事务管理.doc

四川国瑞置业有限责任公司 管管 理理 体体 系系 文文 件件 综合管理分册 二 一一年一月 国瑞置业体系文件 管理体系文件说明管理体系文件说明 一 为了适应市场竞争的需要 提高国瑞公司的管理水平 使公司的各项工作制度化 规范化 标准化 为公司持续健康发展提供可 靠的制度保障 促进公司战略目标的实现 编制本 管理体系文件手册 以下简称 手册 二 本手册文件适用于公司本部及下属项目公司经营管理活动 三 本手册文件不涉及法人治理 组织结构设计等文件 主要涉及与公司经营管理工作相关的管理规程和业务流程 包括 10 个分册 投资拓展分册 设计管理分册 工程管理分册 成本管理分册 招标采购分册 营销客服分册 行政管理分册 财务管理分册 计划统计分册 综合管理分册 综合管理体系中除单独成册的计划 财务 行政之外内容 四 根据各项规章 规程和流程的复杂程度 本手册文件采用四种文件形式 形式一 采用 流程图 形式 形式二 采用 流程图 流程说明 组合形式 国瑞置业体系文件 形式三 采用 制度化条款 流程图 规范化图表 形式 为便于使用 体系文件的文字 图 表等相关内容集中编制 体系文件中涉及的表格如国家 地方行业主管部门有统一格式规定的 从其规定 形式四 采用 制度化条款 的形式 使用规范 精准的文字条款 体现公司的管控思想 五 相关名词和术语 体系文件中相关名词和术语释义如下 集团 特指弘民集团 在职能管理层面 集团财务 人力资源 监察审计等职能部门对国瑞公司对应职能部门行使管理 指导 监督职能 在法人治理层面 行使股东和董事会职权 公司 特指国瑞置业公司 部门 特指国瑞公司下设的职能机构 其他相关术语参照 组织结构方案 六 关于项目公司内部 部门 的称谓 考虑到未来影响项目公司组织结构的权变因素的影响 组织结构及部门设置会适时调整 体系文件中没有对项目公司下属的部门名 称按照公司目前运行的组织结构名称进行统一称谓 而是按照核心职能进行称谓 如行政事务主管部门通称为 行政部门 使用文件时 各部门应根据本部门的核心职能 对照 执行 根据 组织结构方案 各专业总监的设置目的不在其决策职能 因此 如流程需要且获得分管领导授权 专业总监的决策职责可参 照分管副总执行 七 在管理体系文件策划 编制过程中 已经充分考虑了现在和未来一定时期内各种可能的项目管理模式 公司具有实际控制权的的 各类项目遵照本管理体系文件执行 公司参股 但不具有实际控制权的项目 遵照 公司法 公司章程 合作协议 和控股股东的企 业管理模式 八 流程图术语说明 流程图是描述业务活动和业务能力间交互关系的图表模型 国瑞置业体系文件 九 除特别说明 本手册文件内容解释权归公司总经理办公会 总经理办公会可指定行政人力资源中心负责解释 十 在体系文件施行过程中 受未来权变因素的影响 本手册内容定有不适之处 自本体系文件颁布施行自日起 公司各级人员和项 目公司如果有修改意见和建议 应填制 文件修改意见 涉及重大事项必须尽快调整的 由公司下发修改通知 涉及一般事项的 各部门 和项目公司每季度汇总一次修改意见并提报公司行政人力资源中心 由该部门组织会审 经总经理审批后下发修改通知 具体执行附件 管理评审规程 十一 本手册属于公司受控文件 自颁布之日起 公司各级人员必须切实贯彻执行 本手册只规定操作流程 违反流程的处罚条款另行在本手册只规定操作流程 违反流程的处罚条款另行在 绩效考核制度绩效考核制度 责任追究管理制度责任追究管理制度 项目目标责任书项目目标责任书 或公司颁布生效的或公司颁布生效的 其他奖惩文件中集中体现 情节严重者还将移交司法部门处理 其他奖惩文件中集中体现 情节严重者还将移交司法部门处理 十二 本手册属于公司商业秘密 未经公司书面许可 任何人严禁擅自以任何方式赠阅 转借他人 一经发现 公司将严格追究当事 人的法律责任 另一流程 结束 开始 动作 决策点 A 信息文档 流程开端流程开端 流程步骤流程步骤 信息文档信息文档 另一流程另一流程 决策点决策点 流程迁移流程迁移 流程终点流程终点 国瑞置业体系文件 目 录 管理体系文件说明管理体系文件说明 2 行政管理体系文件说明 6 工作环境和办公设施管理办法 7 资产管理制度 11 商务接待管理办法 14 计算机及网络系统管理制度 17 档案管理制度 19 公司法律事务管理办法 28 会议管理办法 31 督察督办管理办法 34 工作分配 沟通 汇报制度 38 国瑞置业体系文件 行政管理体系文件说明行政管理体系文件说明 1 行政管理是公司管理工作的重要组成部分 行政管理体系是公司管理体系的分体系之一 加强行政管理 提高行政管理水平是提高公 司行政效率 保障各项工作有序进行的基础保障 是实现管理工作标准化 规范化的重要方面 是展现公司形象 改善工作面貌的重要举措 2 根据房地产开发企业的特点及公司的实际情况 本手册的制度内容体现了公司的以下指导思想 1 行政事务管理是各项工作的基础保障 应进一步加强 保障 和 服务 意识 为公司各项工作的有序进行提供及时 高效的支持和保障 2 档案是信息的载体 也是行政管理的重要方面 加强档案管理 有利于档案的保管和使用 3 临时性工作和口头指令性工作是日常工作的重要内容 明确督办事宜 加强督办管理有利于保证各项工作的贯彻执行 有利于绩效 追溯 4 行政人力资源中心是行政管理工作的职能机构 5 公司各部门 项目公司应积极配合行政人力资源中心的工作 严格执行行政管理规章制度 并提出改进意见和建议 国瑞置业体系文件 工作环境和办公设施管理办法工作环境和办公设施管理办法 第一条第一条 目的 为了对工作环境和办公设施进行有效管理 给员工创造一个良好的工作氛围 特制定本办法 第二条第二条 行政人力资源中心负责公司办公场所工作环境和办公设施的归口管理 各部门负责本部门内工作环境和办公设施维护 第三条第三条 办公设施的安全和维护 3 1 行政人力资源中心负责办公区域内的办公桌 椅子 玻璃隔断 沙发 茶几 文件柜 饮水机 电脑 打印机 复印机 办公电话 投影仪 扫描仪 照明灯具和其他办公用具的有形管理 进行详细登记 定期进行检查和维护 3 2 各部门应将本部门范围内的办公用具分配管理 公司内公用的办公用具由行政人力资源中心负责管理 3 3 行政人力资源中心和财务中心定期对办公设施进行盘点 发现有损毁 丢失现象应追查责任人责任 并按照折旧后价值赔偿 第四条第四条 环境卫生 4 1 各部门负责安排值日人员 每天早晨清理本部门办公环境 每位员工自觉保持办公环境的整洁 行政人力资源中心行政主管负责检 查各部门环境卫生情况 4 2 公司办公场所要做到整齐 清洁 每位员工负责清扫个人办公桌周围区域卫生 不随地吐痰 垃圾 废弃物 污物要放置于指定区 域 并及时清理 4 3 公司会客厅及会议室要保持整洁 投影仪 复印机等办公用具要经常擦拭 保持干净 4 4 洗手间及其他卫生设施 由物业管理中心派专人进行清扫 员工必须维护清洁干净 国瑞置业体系文件 第五条第五条 着装及礼仪 5 1 员工在办公场所着装要规范 按公司要求周一至周五穿工装 扎领带 严禁穿背心 短裤 拖鞋等 5 2 员工在对外交往中应注意言行端庄 得体 接听电话时声音温和 使用礼貌用语 并且尽量不影响他人正常办公 5 3 员工对公司来客要热情 大方 每位员工有义务为来客让座 让茶 第六条第六条 物品摆放 6 1 办公桌椅要摆放整齐 办公桌上保持整洁 6 2 员工对自己手头的各类文件及资料要分类存好放好 不得随意乱堆乱放 6 3 员工进入工作岗位 对带来的个人用品 如手包 餐具 等 要放置于较隐蔽的位置 6 4 每天下班前 员工应整理好办公桌上的物品后再离开 第七条第七条 办公秩序 7 1 员工在工作时间要全神贯注开展工作 严禁干私活 脱岗 串岗 聊天 包括网络聊天 看电影 听音乐 瞌睡等做与工作无关 的事 7 2 工作时间不允许接待亲友 私客 不允许处理私事及将家属 宠物等带入公司 7 3 公司电话均不得开通国际长途 并控制国内直拨业务的数量 员工不得随意用办公电话拨打私人电话 紧急情况使用时 应严格控 制通话时间 杜绝长时间占线 7 4 公司所有员工应当相互信任 积极配合 主动沟通 不可以搬弄是非 传播谣言 不允许在办公场所出现大声喧哗 争吵 谩骂 斗殴现象 国瑞置业体系文件 第八条第八条 办公纪律 8 1 未经许可不得动用他人电脑资料和办公物品 不得查看他人桌面摆放的各种文件 8 2 属于公司 秘密 级别的文件资料和公司制度规定不许复制的文件 资料 严禁擅自复制和携带外出 8 3 办公场所不放置大量现金及个人贵重物品 如私自携带现金及贵重物品者 应慎重保管 若发生丢失 公司概不负责 第九条第九条 节约资源 9 1 公司提倡无纸化办公 接收外来资料尽可能使用电子邮件 非对外报送或非正式的文件资料 尽可能要一纸两面使用 9 2 节约用水 公司为员工提供办公用水和清洁的饮用水 员工要爱惜水资源 9 3 节约用电 合理使用空调和各种用电设备 开启空调时应及时关闭门窗 温度设置合理 设置在 24 27 为宜 房间长时间无人 时要关闭空调 9 4 员工在离开公司前应检查个人及办公所用的各种用电设备是否已关闭并切断电源 最后一个离开公司者还要检查门窗是否关好 第十条第十条 重要办公设施的使用 10 1公司电脑 打印机 复印机 传真机等各类办公资源仅限于公司正常办公及业务活动使用 任何员工不得以个人目的利用此类 资源 10 2除特殊岗位的人员外 其他人员均使用网络打印机 员工在确认打印文件内容 格式 打印机状态及纸张状态正确无误时 再 执行打印 禁止同样的内容重复打印 10 3行政人力资源中心负责每天检查打印机色带或墨盒的使用情况 负责清理废纸和卫生管理 负责监督员工打印工作 10 4员工进行复印时 应由行政人力资源中心文员指导进行 重要资料由行政人力资源中心文员亲自复印 确保质量 避免浪费 国瑞置业体系文件 10 5复印机由行政人力资源中心文员负责日常管理和维护 每天检查油墨使用情况和纸张用量 并监督员工复印工作 10 6行政人力资源中心文员负责传真机的使用 管理人员要熟悉传真机的操作规程和基本的维护 维修方法 每天检查其使用状态 和用纸量 保证有人时人工状态 无人时自动状态 需要时及时联系专业人员维修 10 7传真机一般不得作为电话机拨打电话使用 特殊情况需用时 须经行政人力资源中心文员同意后方可使用 公司各部门使用传 真机收发文件要及时登记 办公人员监督使用 10 8公司扫描仪 投影仪等其他设备由公司指定的专职人员进行管理 10 9任何员工不得调换公司电脑 打印机 复印机等设备 也不得对公司设备改装 调整或修理 对电脑及其辅助设备 未经主管 领导同意 任何人不得有意更换 安装或删除计算机软件及其内部设置 10 10 员工要爱护公司财物及公用设施 不损坏办公设施 不乱拿乱用公司财物 合理使用公司财物 发挥其最佳的效益 第十一条第十一条以上各项由行政人力资源中心负责不定期检查和考核 发现个人有违反的 每次处以 20 元罚款 发现部门管理问题的 在 中心总监当月考核表中 在 决策 领导能力 一项中按照 1 考评 给公司造成损失的 由财务中心计算折旧后按价赔偿 第十二条第十二条本制度由行政人力资源中心负责解释 自本手册颁布之日起实施 第十三条第十三条项目公司总经办参照此制度制定所属项目公司的 工作环境和办公设施管理办法 经报行政人力资源中心批准后 负责在 本项目公司实施 国瑞置业体系文件 资产管理制度资产管理制度 第一条第一条 目的 为了加强公司资产的采购 保管和使用管理 明确职责和义务 制定本制度 第二条第二条 适用范围 2 1 本制度所指资产为以下两类 2 1 1固定资产 使用期限超过一年 成本可靠计量 使用有预计收入 2 1 2重要物品 不属于固定资产 但价值较高或使用时间较长的物品 如移动硬盘 优盘 小型打印机 复印机 扫描仪 电话机 计算器 电脑附件 书籍 光盘等 2 2 办公用品中属于以上类别的 按照本制度执行 其余的执行 办公用品管理制度 第三条第三条 购买 入库 3 1 凡需新增固定资产或重要物品的 由需求部门提出申请 先由行政人力资源中心进行审核 能从公司内部调配使用的 由行政人力 资源中心负责填写 资产调配单 进行调配使用 无法调配使用或无法满足使用要求的 由需求部门提出采购申请 经各级中心总监及主 管领导签字同意后转由行政人力资源中心行政主管采购 3 2 采购的物资均需办理验收入库手续 由行政主管协同文员核对品名 规格 数量进行验收 文员填写入库单 一式三联 存根一联 行政主管报账一联 财务中心登记一联 第四条第四条 领用 保管 国瑞置业体系文件 4 1 原则 谁使用 谁领用 谁保管 谁负责 4 2 领用公司各种物资 都必须办理领用手续 各种物资的领用手续均须填写出库单 出库单由领用人和中心总监签字后方可领用 出 库单一式三联 存根一联 使用部门留存一联 财务中心登记一联 4 3 由员工个人领用的物品 使用人负责保管 中心总监负责监管 4 4 由部门共用的物品 由中心总监领用和保管 第五条第五条 物资调配使用 5 1 公司资产应保证发挥最大效能 尽量减少资产闲置或独用 允许资产调配使用和相互借用 5 2 若遇到资产从某部门调配到另一部门 需由行政人力资源中心填 资产调配单 调出中心总监签字同意后 行政人力资源中心负 责牵头办理资产调配手续 调入部门在收到物资时办理签收手续 该物资的管理权交由调入部门负责 资产调配单 由财务中心进行登记 后转行政人力资源中心留存备案 第六条第六条 移交 退库 6 1 员工离职或转岗 由员工本人与行政人力资源中心办理资产移交手续 部门需要使用的资产 由中心总监安排其他人员再行领用 6 2 中心总监离职或转岗时 由行政人力资源中心派专人协同新的负责人办理交接手续 并且签字认可 未能交接清楚不能办理离职或 转岗手续 如果在交接后出现资产遗失问题 由新的负责人承担赔偿责任 6 3 领用的资产长时间不用时 领用人应及时办理退库手续 利于其他人员使用 第七条第七条 损耗 修理 报废 7 1 正常损耗 每季度由档案管理员造册向行政人力资源中心总监和财务中心总监书面报告消耗情况 国瑞置业体系文件 7 2 非正常的损耗 使用人应及时报告中心总监 情况严重的应及时报告主管副总及财务中心 属人为损坏的且可维修的 应由使用者 自费将资产恢复至原状 不能恢复至原状的按照该资产损坏前的新旧程度折价赔偿 赔偿金上交财务中心入账 并由使用部门报行政人力 资源中心和财务中心办理物资注销登记手续 7 3 固定资产 重要物品需要维修时 由使用部门报告行政人力资源中心找专人维修 维修完毕后 行政人力资源中心持维修发票及维 修申请到财务中心报帐 7 4 自然报废的物资 由行政人力资源中心负责书面申请 经财务中心 分管副总及总经理审核批准后 在财务中心监督下由行政人力 资源中心处理 处置收入上交财务中心入帐 行政人力资源中心和财务中心办理资产注销手续 第八条第八条 外借 8 1 公司资产外借必须由总经理或董事长批准 8 2 公司资产外借必须由行政人力资源中心指定专人办理手续和到期追还 8 3 牵头出借资产的公司员工对外借的资产负有保全责任 一旦外借资产不能归还或损毁不能赔偿 由牵头人负责全额赔偿 第九条第九条 公司任何员工有责任和义务保证公司财产安全 有义务制止 举报损毁公司资产的行为 第十条第十条 本制度由行政人力资源中心负责解释 自本手册发布之日起施行 国瑞置业体系文件 商务接待管理办法商务接待管理办法 第一条第一条 目的 为更好地树立公司形象 规范公司商务接待工作 特制定本办法 第二条第二条 适用范围 本办法适用于公司各部门和全体员工 第三条第三条 接待范围 凡属来公司洽谈业务 办理公务的宾客 公司的对外公关等都属于商务接待范围 第四条第四条 接待人员 属部门业务范围的 由所属部门负责接待 属项目公司业务范围的 由所属项目公司负责接待 属公司业务范围的 或超出部门 项目公司接待规格的 由行政人力资源中心负责接待 属公司高管层领导业务范围内的 遵照领导安排执行 第五条第五条 接待安排 5 1公司行政人力资源中心为公司商务接待的主管部门 负责公司商务接待的统一管理 5 2如需招待来宾住宿 用餐 娱乐 游览 原则上由行政人力资源中心统一负责安排 陪同人员必须与业务有关 5 3公司各级高管 各部门 各项目公司如需使用车辆 会议室 布置接待果品等 接待人员应提前通知行政人力资源中心准备 5 4人员离去后 接待人员应及时将接待场所的空调 灯光关闭 并及时清理卫生 5 5来宾原则上由各部门 各项目公司接待人员负责接送 需要公司派车接送时 需报行政人力资源中心总监同意 办理用车手续 5 6公司商业活动的新闻发布会 展会 庆典等重大接待需由主管部门拿出预算方案报总经理审批后实施 第六条第六条 所有商务接待 含授权范围以内的 都应请示主管领导 凡是不能事前请示的 不予报销相关费用 第七条第七条 用餐标准 招待用餐分为 工作餐和商务宴请 国瑞置业体系文件 工作餐主要是一般 日常公务洽谈中的便餐 原则上在公司食堂用餐 商务宴请主要是公司重要事宜和公关活动 原则上应请示主管领导同意后方可实施 第八条第八条 娱乐及游览 娱乐及游览应事先报总经理批准 并列出具体项目和费用预算 公司原则上只负责正常的门票费用 饮品 果品费用自理 第九条第九条 礼品 礼品的赠送应事先报总经理批准 由行政人力资源中心负责采办 由具体联系人或对口部门 项目公司负责送达 第十条第十条 外地商务 指四川地区以外 11 1答谢回请以和对方宴请标准相当为原则 11 2除宴请之外的其他商务活动必须报总经理同意或事先获得授权 第十一条第十一条定点饭店及签单 12 1公司定点饭店 宾馆由行政人力资源中心统一负责确定 报总经理批准后 签定相关协议 定期结帐 未经总经理同意 任何 部门 个人不得以公司名义在外设立定点签约饭店 宾馆 如遇特殊情况在公司定点饭店以外宴请应先报行政人力资源中心备案 12 2定点饭店 宾馆应分为高 中 低档 以适应不同层次的接待要求 12 3经总经理授权的签单人员 有权在公司定点的饭店签单 由行政人力资源中心办理确认手续 12 4每次结帐 行政人力资源中心将根据签单存根及备案登记进行核对 交由签单人确认 并统一报总经理审批后 送财务中心结 帐 第十二条第十二条宴请或接待负责人应按照实际消费进行报销 并提供符合财务制度要求的票据 在报销单中应详细注明宴请或接待人员数 国瑞置业体系文件 量 事由和地点等 不方便提供时应主动口头说明 否则不予报销 第十三条第十三条公务接待中 接待人员要热情大方 注重礼仪 维护公司利益和形象 第十四条第十四条对个别来宾提出的有违国家法律和超出道德要求的不合理要求 接待人员应理智地予以拒绝 第十五条第十五条本办法由行政人力资源中心负责解释 自发布之日起施行 国瑞置业体系文件 计算机及网络系统管理制度计算机及网络系统管理制度 第一条第一条 为加强计算机及网络系统管理 特制定本制度 第二条第二条 行政人力资源中心负责公司计算机 网络的统一管理 第三条第三条 公司根据工作的需要 为相应的岗位配备计算机 每台计算机的指定使用人员负责对使用的计算机进行管理 多人共用一台时 各使用人共同负责对计算机管理 第四条第四条 计算机安全管理 4 1 计算机中所有软件和文件均属公司所有 任何人不得擅自窃取 复制 转让或出售 4 2 工作人员应自觉遵守公司保密规定 严禁擅自查看他人计算机的信息 严防泄密事故发生 4 3 公司为每台计算机安装专业杀毒软件 计算机使用者应每周升级软件和杀毒一次 4 4 每台计算机都应设置开机密码 更换密码后要将密码以书面的方式报行政人力资源中心总监备查 4 5 专用计算机 如公司服务器 非专用人员未经许可不得使用 4 6 使用软盘 优盘 光盘 移动硬盘等时 应先进行杀毒处理 以防止计算机病毒的侵入 4 7 未经许可不得擅自重装系统 更改系统设置 不得私自拆卸或装接各种硬件设施 第五条第五条 计算机使用管理 5 1 出现计算机故障时 如果专业经验不足 不得强行处理 应及时报告行政人力资源中心 由行政人力资源中心协调联系修护工程师 处理 如因使用不当而造成计算机故障 责任人应承担系统修复的部分或全部费用 国瑞置业体系文件 5 2 若两小时以上不使用计算机 应关机 中午 下午下班时应关闭计算机主机 5 3 公司计算机只供办公使用 严禁安装游戏软件 上网打游戏等 严禁查看色情 赌博 电影等网站 5 4 公司网络系统属于公共资源 每位员工不要长时间在线上网 不要长时间运行聊天软件和视频软件 禁止使用 BT 软件下载 5 5 计算机使用半年以上 发现运行速度明显慢或经常有死机现象 应申请重装系统 由行政人力资源中心负责协调维修工程师处理 5 6 计算机出现故障后 由维修工程师鉴定是使用者错误操作原因造成的 使用者应承担维修费用 第六条第六条 电子邮件的收发规定 6 1 各部门 各项目公司往来业务邮件须经中心总监 各项目公司总经理审核后发送 6 2 发送电子邮件前 要认真核对对方的电子邮箱 以防错发 6 3 以公司名义发出的电子邮件 须经行政人力资源中心总监同意后 方可发送 6 4 来源不明的电子邮件严禁打开 以防病毒侵入 第七条第七条 公司每年对所有员工的计算机进行光盘备份一次 员工应自觉配合并整理好自己的计算机 备份过程中 资料控制人应主动向 备份人员展示备份资料的清单和电子文本目录 第八条第八条 公司员工辞职 被辞退后 计算机内软件和文件不能清空 由公司指派专人接管和交接后再行处理 不经请示清空计算机者 按照情节处以 200 元以上 500 元以下的处罚 第九条第九条 行政人力资源中心不定期检查计算机及网络使用情况 发现有违反以上规定的 每次处以 20 元 人罚款 给公司财产及信息安 全造成损失的 处以 200 元以上 500 元以下的处罚 第十条第十条 本制度由行政人力资源中心进行解释 自手册发布之日起施行 国瑞置业体系文件 档案管理制度档案管理制度 第一条第一条 目的 为规范公司工程 文书 声像 实物等各门类档案的管理 确保档案资料的安全 规范使用 商业秘密等方面得到控制和提高 制定 本制度 第二条第二条 范围 本办法适用于公司所有档案资料的控制和管理 第三条第三条 职责 3 1 行政人力资源中心负责对公司的各类档案实行统一管理 对各部门 各项目公司的档案工作及资料员进行业务指导和监督 3 2 各部门 各项目公司资料管理员负责本部门 本项目公司档案的收集 整理 立卷 归档和移交工作 第四条第四条 档案的种类 4 1 公司档案分为五大类 文书档案 工程档案 财务档案 声像档案 实物档案 4 2 文书档案包括 4 2 1 法规类文件 包括政府部门颁发 需企业执行的 或由企业发行的各种标准 规章制度等 4 2 2 会议记录类文件 包括由董事会 总经理办公会及其相关会议等形成的文件和会议记录等 4 2 3 计划类文件 包括公司战略规划 发展计划 开发计划 培训计划 销售计划 财务计划 内审及管理评审计划等 4 2 4 总结类文件 包括公司年度和月度工作总结 下属部门的年度和月度工作总结 单项性工作总结 调查报告等 国瑞置业体系文件 4 2 5 凭证类文件 包括各部门 各项目公司上报的 在日常活动中形成的原始记录和凭证 如财产状况 合同书 协议书等的原始记 录和文本 4 2 6 汇报类文件 包括公司上报政府部门的文件资料和相关统计表 各部门 各项目公司报公司领导的批示性文件 以及公司领导在 外部公共场合发言 汇报或发布的各类文书资料 4 2 7 人事类资料 包括公司正式在编员工的人事档案 任命书 人事调整 人才引进和培训 员工工资审核记录 绩效考核等相关资 料 4 2 8 管理体系运行记录 包括所有管理体系各版本原件 换版申请和审批记录 各管理体系内审 管理评审记录 管理体系原始记录 表格式样等 4 2 9 书刊类资料 包括公司订购 零星采购的各类书籍 刊物和杂志等文本性资料 4 3 工程档案包括 4 3 1图纸类资料 包括各类规划图 施工图 竣工图 变更图 设计说明 设计委托书等 4 3 2造价类资料 包括概算 预算书 决算书 变更签证 施工合同书等 4 3 3采购类资料 包括物资采购清单 采购合同 设备说明书 考察报告 厂家资质证书 出入库凭证 交接清单等 4 3 4方案类资料 包括施工组织设计 监理规划 设计方案 事故处理方案 销售方案等 4 4 财务档案包括 4 4 1凭证类资料 包括所有的凭证文书等 4 4 2帐簿类资料 包括所有的财务帐本 发票薄等 国瑞置业体系文件 4 4 3合同类资料 包括采购合同 施工合同 劳务合同等 4 4 4其他类资料 包括财务报表 定案单 税务文书 审计报告 验资报告 付款申请单等 4 5 声像档案包括 公司及各部门 各项目公司在其经营活动或政治 文件娱乐活动中 以及在外学习 考察时或外部提供的 以声像形式记录下来的各 种资料 如照片 磁带 录像带 光盘 胶片资料等 4 6 实物档案包括 4 6 1书画类实物 包括题词 书法 楹联 绘画等 4 6 2工艺品类实物 包括瓷器 陶器 金石器 木器等名贵工艺品 4 6 3证章类实物 包括法人营业执照 土地证 开发资质证 施工许可证 规划许可证 预售许可证 荣誉牌匾 荣誉证书 公章 合同章 财务章 发票章 部门章等 4 6 4固定资产类实物 包括房产 车辆 机具等 第五条第五条 档案的收集 归档 包括档案的收集 整理 鉴定 保管 销毁 统计 检索 编码 利用等 九道工序是档案工作的整体 它们之间相对独立 但又相 互制约 5 1 档案的收集 就是把分散的 以及散失到外部的各类档案资料 有计划地集中到档案室 其收集的主要方式是归档 由行政人力资源中心及各部门 各项目公司定期进行整理 立卷 归档 国瑞置业体系文件 5 2 立卷归档的时间 5 2 1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料 均应在五日内立卷归档 5 2 2 对于某些专门文件 如工程技术档案 财务档案 立卷归档时间可根据实际情况适当延长 5 3 立卷归档的要求 5 3 1 各部门 各项目公司资料员在规定的归档时间内 把整理审定完毕的档案资料 递交行政人力资源中心立卷归档 档案管理员负 责移交资料的检查 办理归档手续 按照要求入档 5 3 2 移交档案要填写移交清单 移交清单一式二份 双方签字后各执一份 5 3 3 归档的文件资料应尽量完整并确保真实 准确 请示和批复 印本和底稿 正文和附件必须立在一起 5 3 4 立卷时应编制好案卷目录 把文件的作者 标题 日期等项目填写清楚 概括而简洁地拟写好案卷标题 把案卷内容表达出来 装订整齐 牢固 填写备考表 注明保管期限 5 3 5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔 禁止用圆珠笔或铅笔 字迹应清楚 准确 5 3 6 立卷应以本部门 本项目公司形成的文件为主 根据文件形成的特点 保持文件间的历史联系 适当照顾文件的保存价值 使案 卷能正确反映企业生产活动状况和面貌 5 3 7 立卷应按保管期限和文件年限分开立卷 5 3 8 立卷归档后 发现需立卷的文件资料 可按立卷原则进行插卷 5 3 9 文件组成案卷后 卷内文件应按照一定规律进行排列 系统地反映问题 做到查找方便 5 3 10各种实物档案 奖品 奖杯 锦旗 奖章 证书 牌匾 馈赠品等 归档必须有原件 并保持其完好无损 国瑞置业体系文件 5 3 11声像档案摄录必须详细记录事由 时间 地点 主要人物 背景 摄录者 归档声像资料必须是原版 原件 清晰 完整 第六条第六条 档案的借阅 6 1 档案主要供公司内部使用 一般不外借 外单位人员须经总经理批准 可查阅档案 6 2 各部门 各项目公司工作人员可直接查阅属本部门 本项目公司业务工作范围的档案资料 如需查阅非本部门 非本项目公司的重 要文件和有密级档案 须经行政人力资源中心总监和原形成档案的部门总监 项目公司总经理批准 方可借阅 6 3 档案的借阅者应负责档案的完整和完全 不得私自影印 复制 翻印 不得擅自拆散 调换 抽取 污损 加标注证 不得转借 如有违纪 酌情处罚 6 4 对珍贵或易损的档案 应制成复制品提供使用 复制可采用复印 照片 重印副本 摘录等方式 复制件应仔细校对 与原稿无误 后 注明档案编号 然后提供使用 如有必要 给复制件加盖公章 以示复制不会有误 6 5 必要时 行政人力资源中心应对所提供档案出具证明 证明材料写好后应仔细校对和审查 加盖行政人力资源中心印章后才有效 行政人力资源中心证明材料只能证明某事在档案上有无记载 而不能对某事下结论 档案管理员不可擅自为档案资料作解释或下结论 6 6 档案一般不得借出公司 如有特殊情况 可以作短期外借 最多为十天 但必须经总经理批准并办理借阅手续 逾期不还者 档案 管理员要及时催还 6 7 借阅档案须妥善保管 若有遗失 将根据档案的价值和数量报公司领导批准后 责令其赔偿一切损失 第七条第七条 档案保密要求 7 1 档案管理员和借阅档案的人员要树立高度的政治责任心 加强保密意识 双方共同做好保密工作 7 2 档案分一般档案和有密级档案两类 档案密级分为绝密 机密 秘密三级 国瑞置业体系文件 7 3 有密级档案只许在档案室查阅 不许带离本室 有密级档案复制时 需经总经理批准 7 4 有密级档案只限归档人使用 其他人员利用需经总经理批准 7 5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和行政人力资源中心总监鉴定解密 对解密档案作一般档案管理 及时提供利用 7 6 外来参观人员 统一由负责接待人答复问题和办理所需材料 7 7 档案管理员丢失或擅自泄露机密 应根据情节轻重 给予纪律处分 直到依法追究责任 7 8 在员工调离本企业时 需按档案室要求整理已形成的文件材料 并退还所借档案 档案室审查无误签字后 才能调离 档案管理员 调离 应由行政人力资源中心总监监督办理 档案交接之后 方能调离 第八条第八条 超期档案的销毁 8 1 对超过保存期限档案 由档案管理员登记造册 经行政人力资源中心总监和档案形成部门领导共同鉴定 报总经理批准后 按规定 销毁 8 2 经批准销毁的档案 可单独存放半年 经验证确无保留价值时 再行销毁 以免误毁 8 3 销毁文件必须在指定地点进行 并指派专人监销 严禁将销毁的文件作为它用 或作废纸出售 文件销毁后 监销人应在销毁注册 上签字 第九条第九条 档案的保管 档案保管工作应做到四不 不散 不使档案分散 不乱 不使档案互相混乱 不丢 档案不丢失不泄密 不坏 不使档案遭到损坏 同时 应做好防火 防潮 防晒 防虫 防损 防盗 防尘工作 以提高档案的安全性 对破损档案应及时修补 第十条第十条 特殊档案的管理 国瑞置业体系文件 10 1员工人事档案由行政人力资源中心直接负责管理 在档案室专柜管理 10 2财务档案管理执行 财务管理手册 中的 会计档案管理制度 第十一条第十一条本制度由行政人力资源中心负责解释 自手册发布之日起施行 国瑞置业体系文件 附件一 附件一 1 档案编号说明 GRXX XX XX XXX 2 档案类别标识代码 档案类别档案类别代码代码档案类别档案类别代码代码档案类别档案类别代码代码档案类别档案类别代码代码 文书档案 标识代码 文书档案 标识代码 WS 法规类FG会议类HY计划类JH总结类ZJ 人事类RS凭证类PZ汇报类HB体系类TX 书刊类SK 工程档案 标识代码 工程档案 标识代码 GC 图纸类TZ造价类ZJ采购类CG方案类FA 财务档案 标识代码 财务档案 标识代码 CW 声像档案 标识代码 声像档案 标识代码 SX 光盘GP硬盘YP录像带LX 实物档案 标识代码 实物档案 标识代码 SW 书画类SH工艺品类GY证章类ZZ资产类ZC 年代标识 如 09 10 11 档案类别标识 如 RS GC CW 文件类别标识 如 FG HY ZJ 卷册流水号 如 001 004 018 国瑞公司拼音标识 国瑞置业体系文件 附件二 附件二 档案归档范围和保管期限一览表 序号序号归档范围归档范围归档部门归档部门保管期限保管期限 1 与本公司业务有关的政府主管单位颁发的针对本公司业务的指示 命令 条例 规定等重要的文件材料 行政人力资源中心永久 2 公司重要会议的会议纪要 记录 决议 公告 年报 重要事件公告 重要的汇 报材料 审计报告等 行政人力资源中心 永久 长期 3 公司工作会 经理办公会 各种专业会议的通知 报告 总结 领导人讲话 纪 要 重要的简报及会议记录等 行政人力资源中心 永久 长期 4公司颁发的决定 决议 条例 规定 通报 通知等文件材料行政人力资源中心 永久 长期 5政府有关的主管部门来我公司检查工作形成的文件材料行政人力资源中心短期 6公司对外签订的各种合同 协议书等公司各部门长期 7公司及各部门 各项目部的年度工作总结 计划及报告 简报公司各部门短期 8公司编制的各种计划 统计报表等公司各部门短期 9公司大事记及反映公司重要活动的简报等文件材料公司各部门长期 10 公司外事 合作 考察 培训活动中形成的请示 批复 报告 计划 总结 重 要简报等 公司各部门长期 11有关干部任免 人事奖惩的文件材料行政人力资源中心长期 12公司科研活动中的科研成果及获奖论文等公司各部门短期 国瑞置业体系文件 公司法律事务管理办法公司法律事务管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为了提高公司各级人员的法律意识和守法观念 规范公司法律事务管理 减少合同纠纷 降低经营风险 制定本办法 第二条第二条 本办法适用于公司的法律事务管理 包括法律顾问的聘请 合同管理 法律纠纷处理等 第三条第三条 职责 3 1 公司行政人力资源中心是法律事务管理的责任部门 具体职责 3 1 1负责律师事务所及法律顾问的聘请和日常联系 3 1 2指导各部门 各项目公司的法律事务工作 协助处理涉及公司的仲裁 诉讼案件 3 2 行政人力资源中心总监负责公司具体法律事务的处理 3 3 各部门 各项目公司应积极配合行政人力资源中心和法律顾问的工作 及时提供原始工作记录等证据文件 3 4 涉及公司重大权益的 律师事务所的选聘和诉讼事宜由董事长决定 第二章第二章 律师事务所及法律顾问的聘用律师事务所及法律顾问的聘用 第四条第四条 公司所聘用的律师事务所应具备以下条件 4 1 具有独立法人资格 国瑞置业体系文件 4 2 专职律师 包括合伙人 不少于十人 4 3 具有不少于十起房地产诉讼案件的代理经验 4 4 具有广泛的司法资源 4 5 组织机构完善 内部管理制度健全 4 6 能为公司提供法律知识培训服务 4 7 公司规定的其它条件 第五条第五条 行政人力资源中心负责与满足条件的律师事务所进行合作洽谈 总经理负责在委托合同上签字确认 第六条第六条 在聘用期间 行政人力资源中心总监负责记录公司与律师事务所的往来联系 第七条第七条 在聘用期间 行政人力资源中心应对律师事务所的工作进行监督 指导 评价 律师事务所不能满足公司需要的 行政 人力资源中心可提请公司解聘律师事务所或要求律师事务所及时调换法律顾问 第八条第八条 未经公司允许 公司下属的项目公司不得聘请法律顾问 仲裁 诉讼事宜均由公司行政人力资源中心代为处理 第三章第三章 合同管理合同管理 第九条第九条 合同评审程序 具体执行 经济合同管理办法 的有关规定 第十条第十条 盖章 合同复核 国瑞置业体系文件 公司的 合同专用章 由行政人力资源中心负责保管 行政人力资源中心在对 合同评审会签表 审核无误后再在合同上盖章 第十一条第十一条合同保管及纠纷处理 具体执行 经济合同管理办法 的有关规定 第十二条第十二条劳动合同纠纷处理由行政人力资源中心负责处理 行政人力资源中心总监在公司法律顾问的指导下负责相关的具体工 作 第四章第四章 法律知识学习 培训法律知识学习 培训 第十三条第十三条公司各级人员在日常工作中应主动 认真地学习有关法律知识及相关的政策文件 本着对公司法人代表高度负责的态 度不断增强法律观念 提高履约意识和能力 第十四条第十四条公司行政人力资源中心每年组织两次法律知识培训 培训可邀请法律顾问或律师事务所或法律专家进行专题讲座 第十五条第十五条公司可以选派相关人员参加外部的法律知识学习和培训活动 第五章第五章 附附 则则 第十六条第十六条在公司举行的年度总结中 行政人力资源中心应书面汇报年度法律事务管理状况及本办法的执行情况 并提出改进措 施 第十七条第十七条本制度由行政人力资源中心负责解释 自本手册发布之日起施行 国瑞置业体系文件 会议管理办法会议管理办法 第一条第一条 目的 为提高会议质量和工作效率 减少会议数量 缩短会议时间 特制订本制度 第二条第二条 会议分类及组织 公司会议有三类 2 1 公司会议 主要包括公司总经理办公会 公司员工大会 周 月 工作计划会 周 月 工作总结会等 由总经理决定召开 的时间 地点 议程等 行政人力资源中心负责会务安排 2 2 专题会议 指公司性的项目评估 设计评审等业务综合会 如规划方案评审会 项目策划分析会 招标评审会议等 由总经 理负责组织 必要时 可有分管副总组织 2 3 部门工作会 各部门召开的工作会 如工程部 营销策划中心每周的工作例会 由各部门总监决定召开并负责组织 第三条第三条 会议安排 3 1 例会的安排 为避免会议过多或重复 全公司正常性的会议一律纳入例会制 原则上要按例行规定的时间 地点 内容 组织召开 例行会议 安排如下 3 1 1总经理办公会 讨论公司经营管理的重大问题 3 1 2周 月 工作计划会 沟通 协调本周 月 各部门工作计划 理顺各部门工作交叉 顺应关系 确定本周 月 工作 国瑞置业体系文件 目标 3 1 3周 月 工作总结会 总结公司各部门工作情况 分析处理工作延期 停顿 互相影响的原因 研究确定防范措施 3 2 其他会议的安排 凡涉及多个部门负责人参加的各种会议 由行政人力资源中心按照总经理安排的时间通知各部门按时参加 3 3 凡行政人力资源中心已列入会议计划的会议 如需改期 或遇特殊情况需安排新的其他会议时 召集部门应提前一天报请行 政人力资源中心调整会议计划 未经行政人力资源中心同意 任何人不得随便打乱正常会议计划 3 4 对于准备不充分 有重复性或无多大作用的会议 行政人力资源中心可报请总经理同意后有权拒绝安排 3 5 对于参加人员相同 内容接近 时间相适的几个会议 行政人力资源中心有权安排合并召开 3 6 各部门会期必须服从公司统一安排 各部门小会不应安排在公司例会同期召开 与会人员不发生时间冲突除外 应坚持小会 服从大会的原则 第四条第四条 会议的准备 4 1 所有会议主持人和召集部门与会人员都应分别做好有关准备工作 包括拟好会议议程 提案 汇报总结提纲 发言要点 工 作计划草案 决议决定草案 落实会场 备好坐位 茶具茶水 奖品 纪念品 通知与会人等 4 2 公司例会由行政人力资源中心负责会议记录 专题会议由主控部门负责会议记录 会议记录必须在 2 日内整理 打印完毕 公司例会的会议记录由行政人力资源中心负责保存 保存期为三年 专题会议的会议记录由主控部门负责保存一年 逾期由行政人力 资源中心保存 总保存期为三年 国瑞置业体系文件 4 3 会议召开前 行政人力资源中心必须提前 10 分钟做好会议准备 如开会议室门 投影仪 白板 彩笔等 会后要马上整理会 议室 做到物品 座椅摆放整齐 桌面 地面干净清洁 以备下次会议的召开 第五条第五条 会议要求 5 1 公司任何会议参加人员严禁迟到 早退 否则罚款 50 元 次 5 2 会议室原则上不准吸烟 有客人或经主持人同意后 方可吸烟 5 3 开会之前 会议主持人员应宣讲会议纪律 并督导与会人员遵守 有不执行者 并对会议产生影响 可视情节处以 50 元罚款 5 4 会议参加人员要主动 积极参加会议讨论 严禁会议不发言 会后乱议论 要恪守会议秘密和公司秘密 第六条第六条 会议决定的落实 6 1 公司例会形成的决议由行政人力资源中心负责跟踪验证 填写 督办通知单 并将验证结果报总经理和下次同类会议审议 6 2 公司专题会议及各部门的例会由主控部门进行验证 并将验证结果报分管副总经理和下次同类会议进行审议 第七条第七条 本制度由行政人力资源中心负责解释 自本手册发布之日起施行 国瑞置业体系文件 督察督办管理办法督察督办管理办法 第一条第一条 为改进公司的工作作风 提高工作质量和办事效率 保证政令畅通及各项决策的贯彻落实 特制订本办法 第二条第二条 本办法适用于公司重要决策 工作部署和行政指令的督察督办管理 第三条第三条 职责 3 1 行政人力资源中心是督察督办工作的主控部门 负责公司重要决策 工作部署和行政指令的贯彻 部署 督察督办 检查总 结和反馈工作 3 2 各部门负责人是本部门承办督办事项的直接责任者 应认真安排部署 合理调配有限的资源 完成委派的工作和任务 配合 行政人力资源中心的督察督办工作 3 3 各部门工作人员应认真负责的完成部门领导分派的工作 接受各级领导的监督和检查 及时汇报工作进展 第四条第四条 督察督办的原则 4 1 限期办理 各级领导安排工作时 应明确时限要求 以利于督办部门安排工作 没有时限要求的 均按照一般工作处理 一般工作实行 8 小时回复制 特办工作实行 4 小时回复制 超出时限要求后 督办部门和承办部门应当面向直接领导说明原因 并接受领导监督 分管领导有追查的权力和责任 4 2 落实责任 办理过程中 承办部门和督办部门要明确专人办理 中心总监及承办人员要承担相应责任 4 3 实事求是 深入实际 全面准确地了解和反馈真实情况 坚持分级负责 归口办理原则 充分发挥各级职能部门的作用 国瑞置业体系文件 第五条第五条 督察督办工作内容 5 1 行政人力资源中心负责对以下事项落实情况进行督促检查 内容主要包括 5 1 1总经理办公会议 专题会议及其他会议决定的重要工作或重要事项的落实情况 5 1 2以本公司名义下发的重要文件 工作部署的贯彻落实情况 5 1 3政府各相关部门关于行政 企业管理等方面的文件 传真及联系有关事项的办复情况 5 1 4公司高管领导通过行政人力资源中心临时布置的需要委派其他部门完成的重要工作 5 2 各部门负责人对以下重要事项落实情况进行督促检查 内容主要包括 5 2 1公司分派的属本部门工作范围内的重要工作部署 文件 传真 电话的贯彻执行情况 5 2 2公司各项办公会议决定的重要工作或重要事项的落实情况 5 2 3公司领导的指示 批示和交办事项的办理情况 5 2 4本部门工作关键性和重要性级别较高的事项的办理和落实情况 第六条第六条 督察督办的方式 6 1 转办 对需要职能部门办理的事项 将领导批示 要求等填入 工作联系单 直接送交责任部门负责人 进行书面交接 6 2 协办 涉及若干部门的督察事项 指定牵头部门负责 并做好协调工作 牵头部门对协办部门有统筹协调的权利 协办部门 有义务配合和积极完成任务 国瑞置业体系文件 6 3 自办 不宜转办的督察事项 由行政人力资源中心自行办理或组织有关部门协助办理 6 4 督察督办与调研相结合 督察督办事项下