韩国留学业务操作流程.doc

中 智 留 学中央直属企业韩国留学业务操作流程1 前期咨询与评估无论电话咨询还是登门咨询，与咨询客户接触时，首先以热情礼貌的口吻询问客户的基本情况，包括最高学历，年龄，毕业时间距今的年限，语言成绩及留学经费支付能力等，以确认其是否具有申请韩国留学的资格，若实在不符合，可明确告知客户并建议其转而考虑申请其他留学国家；对于电话咨询的客户，与客户约定好面谈时间或领取其中意院校资料的时间，并将客户信息登记在电话咨询统计表中，以便做好定期回访约见；对于登门咨询客户，首先了解对方基本情况及其初步拟定的出国时间及欲申请的院校层次，给予分析及推荐，并随赠夹在公司资料夹中的其所中意的几所院校的相关资料供客户进行选择及递送名片，并指导客户填写客户咨询资料登记表；对于情况比较复杂的客户或条件比较不符合直接招生标准的客户，指导其填好个人履历书，传真给大学驻中国事务所的工作人员转递校方作出评估，来确认客户是否具有报名资格，并随后与客户保持联络，告知其评估结果。2 签订留学委托合同书对于有签约意向的客户，应在其签约前，告知其签约时所需带的资料、证件、费用等；签约过程中，指导客户填写好委托合同书中空白栏中的内容，并诸条向客户朗读合同条款并对涉及双方权利和责任的条款，给予客户解释，尤其以客户中途撤约一项需着重进行解释；合同填写完毕，带领客户去财务处缴纳中介服务费（以缴纳全款为佳，若客户执意预交一部分，以不低于中介服务费用总额的一半为佳），开具收据，合同盖章，一式两份，由客户及财务部门各持一份。并留一份复印件，放入新建的客户文件夹中，由业务部门统一保管。3 申请院校录取通知书及前期准备工作韩国大多数院校在发出录取通知书之前，会在中国境内进行一场面试，以确定学生是否具有申请该校资格，面试以学生最终学历及家庭资金状况为主要审查对象，且面试记录（包括面试表格，照片或录像）将作为签证时校方附带材料一项纳入到学生签证申请材料中签约当天，向客户提交一份详尽的申请材料清单及要求，并诸条向客户解释材料中应注意的关键之处，并提供相应表格及样式供客户进行参考；(应注意的一项是：大多数韩国院校在面试学生前，要求学生准备好全套的签证申请材料，但有可能涉及到材料准备妥当后，最终未能录取的尴尬局面，这在给客户咨询及评估时需要十分慎重，由于面试结束后校方直接带走学生的全套申请材料或让留学服务公司在一周内将资料寄往院校中国招生事务处，所以其中风险应在客户签约前如实告知学生，以避免公司承担不必要的风险)客户准备材料过程中，与客户随时保持联络，并建议学生在将证明材料盖章前，发往公司，由业务部门人员确认内容、版式无误，修改调整后，传给客户最终定稿，盖章成形。接到校方面试通知信后，约见客户至公司，对其进行面试前辅导，并告知客户面试时需带资料、证件及需注意的问题。在面试当天，陪同客户进行面试，并指导其填写面试表格及相关誓约书，给予客户以鼓励，并在面试结束后与相关面试人员沟通，了解学生面试时的表现情况及录取的可能性。（需注意的是：个别院校的面试地点不设在青岛，这以首尔地区的大学为主，这点应在客户签约前及时告知客户，期间可能涉及的费用由客户承担，并将费用预算告知对方，在客户面试指导前应落实好面试时间、地点及外地联络人员的电话，面试指导时给予客户详尽的说明，如有必要，也可组队带领客户团体异地面试）面试后，整理申请材料并留一套资料复印件入档，在校方要求时间内，将申请资料原件寄往校方中国事务所，并跟踪校方以敦促校方及时发出录取通知信。对录取通过的学生，通知学生领取录取信并签字确认，告知学生耐心等待签证结果；对未获得录取通知的学生，协助其追回签证材料，并尽可能安排其他院校面试，若无其他院校可供选择，建议并推荐其他留学国家或院校，做好未录取后的相应工作。4 申请入境签证及前期准备工作韩国留学签证以反签为主，校方在收到学生全部申请资料后，附带校方证明一起提交其所在道的韩国法务部入境审查处，以审核并发放学生类单次入境审查批准信。我公司在收到学生入境审查批准通知后，按校方要求，协助学生将学费及食宿费汇往学校帐号，并将汇款单扫描件传真或电邮给校方，以供其查收汇款，校方收到汇款后，将入境批准信号码告知我方，由我方协助学生办理在韩国驻青岛总领事馆或韩国驻北京大使馆的签证贴证工作，签证审理费用400人民币，签证审理时间（以青岛领事馆为准）为三个工作日。获得签证后，通知学生领取签证，并在签证复印件后签字确认。5 后续服务在学生成行前，给予学生进行行前培训，包括接机人员的联络方式，行李准备清单，出境时携带外币的数额、登机及入境过程中应注意事项等；协助在境外读书的学生提供相应的文档，以保证其语言考级通过后顺利申请到大学的专业课程。6 档案留存将客户申请资料及期间校方给出的各项通知等整理完毕后纳入以学生名称建立的个人档案夹内，以备日后查询及协助学生为日后申请大学专业课程出示证明材料。需注意问题：1、 韩国留学不论面试审查还是签证审查，都以学生的最高学历水平是否能满足入学要求及家庭资金状况是否能负担留学期间全部开销为主要判断依据来决定申请人能否通过审查，在判断学生资格时，以申请时间离最终毕业不超过3年为准，任何一项不满足校方硬性申请标准，但另项格外有优势的，请先讲申请人信息传给校方由校方评估后再来进行相应的下步工作；2、 韩国的资金审查，尽管不审查存款历史，但建议学生在存款存入一月以上后，再做存款证明，会相应提高签证率；3、 韩国留学比较注重学生仪容仪表，在提交个人照片时，建议女学生勿烫发染发，男学生勿留长