面料跟单业务流程.doc

面 料 跟 单 业 务 流 程一、 面料业务跟单工作任务面料跟单业务主要是根据客户服装订单，核实订单明细，依据订单数量、花色、面料、款式等订单信息，核算面料单耗，依据面料单耗和服装订单，缮制面料采购合同，跟踪面料合同的执行，待面料完工后，通过船务按时出运面料到服装工厂，确保面料的质量、数量、交期满足服装订单要求的全部过程。二、 客供国外面料的采购流程第一步、接受到客人关于订单初步信息后，分色初步算出面料需求量，向指定工厂询问面料交期、价格、花色、花型等初步信息，反馈给业务确定服装的交期。第二步、待客人的正式订单下来后，根据订单的尺码配比通知工厂CAD核定出面料的单耗。第三步、收到核定单耗后，在净单耗的基础上加+5%不等算出订单单耗，依据客人订单和订单单耗、面料交期、面料规格、成分、价格、付款条件及其他商务条款缮制面料采购合同，完备后打印留底，登记合同相关信息到面料跟踪台帐上，以便以后及时掌控进度。第三步、面料采购合同完备后，发邮件给面料厂签字回收形式发票和合同。第四步、如是涉及面料是新面料，请让工厂寄来A4 每色的面料样卡至宁波办，收到后剪出三份，每份标注PO#/ITEM/STYLE# 等信息，一份给辅料采购员按面料颜色配辅料，一份自己留底在档案柜，一份寄给孟加拉工厂配辅料用。如果要是重复面料和颜色，就没有这个步骤，相关人员会根据以往的订单配辅料。每次寄给孟加拉的面料样卡都要有记录，以便备查。第五步、合同执行期间，要密切跟踪面料工厂的实际生产进度，跟踪头缸、缸差样、批条样的客人确认进度，如果是新的面料，要在头缸确认后，通知工厂剪出pp样和0.5码每色挂钩样。同时催促面料工厂的面料ITS报告，在出运前要收到客人已经确认的报告。第六步、根据面料工厂的出运计划，通知船务部门按计划定舱位，填写船务交接单申请定舱。第七步、工厂出运后，会给我们发来发票和箱单草件，我们收到后我审核发票的面料号、颜色、数量、单价、金额、溢短装等项目是否正确，并登记到面料出运台帐明细上。审核后在原来邮件的基础上给面料工厂确认，同时通知船运部门审核单据的船运条款等。第八步、请及时催收正版发票，收到付款发票后填制付款文件（合同、发票、箱单、检验报告等），填写付款申请单，交业务审核签字后，向财务申请付款。第九步、付款后，收到付款水单要扫描给面料厂，以此电放掉船运单据，而且通知船运跟踪收到进口报关单据，确保在货物到港前我孟加拉公司要持有单据，为及时报关提货做准备。第十步、出运后，要根据出运发票，缮制出运明细通知单，写明PO#、数量、颜色、船期、发票号、是否出齐等信息，发船后发给孟加拉工厂理单、仓储等部门同事，以供他们收到后核对检验入库。第十一步、付款后，要掌握船的状态，待面料到工厂后，跟踪工厂QC发来的面料入厂检验报告，看是否有例如残次、超分、少装、色差等异常情况，如果有以上问题，要及时落实到缸、卷、数量、严重程度，必要时还要取样比对，结合业务和工厂的反馈意见，抓紧反馈给面料工厂知悉，结合业务和生产拿出处理意见，或补货、或短装扣款、或避开裁剪等，通知孟加拉工厂执行。第十二步，如果面料有残次补货、空运补货、分批发货等特殊情况，要跟踪所有业务都做完结，同时不能耽误大货生产进度。目前我公司做的TUNTEX、blossom、surka、grassim、banswara、siyaram、chiaher 等面料厂都是这一类客户指定国外出货的供应商，基本都按以上步骤操作。三、 客供国内面料出运流程 客户指定供应商，面料工厂在我国内，经宁波或国内其他港口出运的采购流程，根据付款币种和报关单位不同分为两类操作步骤。1、 客供国内面料美元结算的操作。询价、询交期、合同缮制、询样卡、pp样、ITS报告等到完全同二（客供国外面料的采购流程）。 不同的是：A、在签订合同是合同结算单位是美元，而不是人民币。B、面料生产是国内工厂、出运港口是宁波或其他国内港口。C、报关单位是面料工厂或经营单位，收汇单位和外汇核销单位是报关单位而不是我们公司。 基于以上不同特点，在出运时操作步骤有所不同如下： 1）、签完合同后，跟踪回签保存。 2）、跟踪面料生产进度，根据大货生产进度，提前一周收到船运的入仓通知后，发邮件给船运报出运计划，包括数量、出运工厂、重量、体积、结算币种等信息，供船务定舱位。 3）、同时转发入仓通知给供应商，做出运准备，提醒发货人按时寄出报关委托书、外汇核销单、发票、箱单、合同等有关正本单据到指定报关代理处。 4）、确定外汇核销单后，把核销单号、承运司机电话号码给船运跟踪入仓，并且与报关代理确认收到正本报关单据，为顺利报关出运做准备。 5）、出运前，要收到已确认的所有的样品、ITS报告、核对要发货的发票数量、金额、单价等，登记到面料出运台帐明细上。 6）、出运后，要及时补供船务交接单、面料样卡给船运一并寄孟加拉工厂进口报关、缮制出运明细通知单发孟加拉工厂入库核对用。 7）、船途跟踪、检验入库、残次、补退货等完全同二第十一步。 目前我公司BLSSOM在杭州明晨生产的面料按此操作办法。2、 客供国内面料人民币结算的操作。这部分面料最大的特点就是是以人民币为结算币种，生产工厂也是国内，出运港口是宁波或国内其他港口。基于以上特点，操作步骤如下：1）、询价、询交期、合同缮制、询样卡、pp样、ITS报告等到完全同二（客供国外面料的采购流程）。2）、签合同时计价单位是人民币，中文版合同，出运港口是宁波或国内其他港口。3）、在订舱、跟踪、登记面料出运台帐明细、缮制出运明细通知单、检验入库、残次、补退货等环节完全同三（1、客供国内面料美元结算的操作），唯一不同的是：报关单位是我们公司，我们公司负责出运报关，正本报关单据由我公司提供，我们公司办理出口退税和外汇核销手等，这就要求递交船务交接单时标明报关品名、数量、币种等，报关出运后收存报关单，供开国内增值税发票用。这类供应商有guotai,march,mingchen,yaoguang 等四、 我们公司自己开发面料。 这类供应商是我们根据客人面料自己开发的工厂，无论是国外国内，美元和人民币结算，LABDIP、头缸、缸差、批条样都由我公司核对后，按照客人要求提供给客人确认。具体操作如下：1、询价、询交期、合同缮制、询样卡、pp样等到完全同二（客供国外面料的采购流程）。2、如果是美元结算，付款、出运就同二（客供国外面料的采购流程），如果是人民币结算，就同三 （2、客供国内面料人民币结算的操作）3、着重强调的是，要跟踪我们自己开发的这部分面料的进度，一旦LABDIP客人确认后，立即通知工厂按确认的LABDIP做头缸样，头缸出来后，我们要亲自核对颜色，寄给客人4份头缸样卡待确认，一旦确认头缸，通知工厂寄来3.5码每色，做2份A4卡，一份给辅料采购员配辅料，一份寄孟加拉工厂配辅料，同时取0.5码我们做挂钩样留底，取1码寄给客人。头缸样确认后，可以做缸差样6份，4份寄给客人，一份寄给孟加拉，一份留底。待确认客人确认完缸差样后，我们再向工厂要批条样，也是做6份，同样分配方法，待客人完全确认批条样后才可以安排出运。4、头缸确认后，从头缸里取2码安排ITS测试，待测试报告出来后，我们发给客人确认。5、pp样要从确认的头缸取出，深色15码+浅色15码，整理好后在面料样上表面FACE/PO#/ITEM#/STYLE#/COL#/QTY/USEFUL 等信息寄给孟加拉工厂做样，同时登记留底备查。6、出运后的工作完全同客供国内外面料步骤。目前我公司这类供应商有TYT、zhengya 等。五、 付款管理的办法1、 美元结算：1）、付款前一周报付款计划，提前一月报月付款计划。2）、付款时单据要求是正本发票、箱单、合同、形式发票等，缮制面料检验报告，填写付款申请单，核对全套单据无误后，在单据上标明对应的PO#，交业务签字后，提交给财务付款。3）、付款后，要收到付款水单，发给供应商查收货款，而且通知船务催收释放进口报关单据。2、人民币结算： 1）、付款前一周报付款计划，提前一月报月付款计划。 2）、出运后，核对报关单数量、单位、品名、备注等信息，根据实际出运的箱单数量和实际合同价格，算出付款金额，而后通知面料工厂按以下信息开票：开票单位，品名、数量、单位、单价、金额，备注栏填我们的发票号，确保增值税品名、数量、单位要完全和报关单一致，待收到工厂寄来的正版增值税发票后，复印留底，正本交会计办退税。 3）、如果出现残次扣款、承担费用等特殊情况，请预先给工厂确认金额，然后在发票里调整单价平衡账目。 4）、人民币付款管理是重点，要全面了解报关、财运退税、外汇业务流程，协调前后业务都得顺利操作，不能只顾自己业务无误，否则，易出现空报、挂账、退不了税、外汇核销不掉等非正常现象。六、大货质量管理 1、品质控制：收到客户面料样后，尽可能掌握面料成分、规格、克重、手感等重要指标，有必要还要亲自分析。 2、颜色控制：LABDIP、头缸、缸差样、批条样颜色都要在灯箱下亲自比对，LABDIP要比对颜色标准样；头缸要与确认LABDIP比对；缸差样要与确认的头缸比对，同时要缸与缸之间横向比对；批条样要与缸差样、头缸比对，同时要批条间自对、边中色比对。确保整个订单颜色准确，一致性。 3、内在品质控制：每次出运都要核对ITS报告是否确认，所测的项目是否都符合客人标准，如果对个别项目指标有疑问，可以取大货样让我们自己的实验室测试核对。 4、外观品质控制：在出运前，如果有时间尽可能抽出时间到工厂验货，发现面料大货的表面疵点、测量幅宽、感受手感等。出厂检验可以提升工厂对订单的重视程度。5、出具检验报告，大货检验完毕，如果符合客人要求，允许出运。低于标准要求，要反馈业务和工厂，或补或修协商解决。六、 缮制CPSC这个工作是我们附属工作，在船务准备结汇文件时要求我