项目设备租赁合同信息化教程.doc

项目设备租赁合同系统介绍一、系统目的与作用1、通过对设备租赁合同电子化，采集在建项目的设备租赁“合同基本信息”以及“合同明细”信息，达到合同信息在项目部与公司相关部门间共享；2、主管部门全面掌握在建项目的设备租赁合同签订情况，建立设备租赁合同台帐；3、通过对设备租赁合同电子化，强化项目合同签订流程管理，杜绝随意签订合同以及随意修改合同等情况发生；4、通过对设备租赁合同电子化，规范供应商管理，建立合格供应商渠道；5、通过对设备租赁合同电子化，为下一步费用台帐、支付台帐等建立数据源头；二、系统主要界面1、供应商管理界面（1）供应商登记；（2）供应商审核；（3）供应商台帐；2、合同录入界面（1）合同基本信息录入界面（2）合同明细信息录入界面（实物明细和费用明细）3、合同台帐界面 项目、工管部及公司三级合同台帐界面注：红色字体为核算员主要信息采集界面。三、进入系统方法及登记流程（1）项目信息采集人员向主管部门申请帐号；（2）使用IE浏览器，在地址栏中输入访问系统地址，外网：218.22.14.74，内网地址：192.168.0.202;（3）依照授权的帐号、密码登录系统；（4）进入系统后的项目台帐电子化与成本分析系统界面，如下图所示：注：默认密码为“111”，用户在登录后，重新设定密码3.1供应商登记3.1.1单击供应商登记，出现供应商列表对话框。3.1.2、操作方法 在搜索栏中健入所签订合同的供应商名称，查看供应商是否已进行登记。 如已登记，表明该供应商已经登记，则不需要再进行信息的录入。（1）若该供应商信息的状态是未上报状态，用户可以完整信息后提交上报。（2）若该供应商信息的状态是未审核状态，用户如急需该供应商信息，可与主管人员联系尽快审核。（3）若该供应商信息的状态是已审核状态，用户无需录入，可直接在合同登记界面使用供应商名称；如未登记，则单击列表右上方的“新增供应商”，进入供应商登记对话框。3.1.3、在供应商信息对话框中依次录入供应商名称、企业组织代码等相关明细后单击保存健，保存。 (供应商类别选择机械供应商）3.1.4、操作方法： 在出现的供应商明细对话框中单击保存提交，完成供应商录入； 主管人员，针对提交的供应商信息进行审核，审核通过后，用户可在合同录入界面使用供应商名称。2、项目设备租赁合同登记信息化流程实施步骤1）项目部核算员根据合同信息录入到系统；2）项目部核算员合同信息录入无误后，向系统提交合同信息（基本信息及合同明细），并按系统产生的“合同档案编号”，对已提交系统的合同文本及副本右上角处填写编号。 3）项目部核算员将已有档案编号的合同文本副本，报送至主管部门进行合同报审；4）主管部门领导根据项目部核算员提供的合同文本，对照系统进行审核。审核不通过，则退回，项目部核算员修改退回合同的基本信息和合同明细，再提交报审。审核通过，则在系统中“生效”此合同，并封装合同文本存档。注：报审主要是看采集的基本信息是否完整以及特别是合同明细是否符合信息化的要求，现实业务规定。3.2 合同登记流程合同登记系统流程分三步进行，分别是合同基本信息输入、实物明细输入、费用明细输入；3.2.1合同基本信息1、依次点击“机械费管理”标签下子标签“合同登记”，此时主页面将显示“合同登记初始界面”，如图3.1所示；图3.1说明：合同登记初始界面分两部分，左部分：合同登记导航树（已登记合同的节点）；右部分：已登记合同的列表；2、点击“合同登记初始界面”右上角 的“新增”按钮，显示“合同基本信息登记界面”，如图3.2所示；图3.2说明：合同基本信息登记界面分三部分采集： 系统信息：项目名称、合同编号、合同状态、登记人、登记日期、提交状态；（系统自动生成） 条款信息：合同档案编号、合同名称、合同总额、甲方单位、乙方单位、工作内容、付款方式等，其中合同档案编号在合同提交时系统自动生成、合同总额在费用明细提交后自动生成；乙方单位从“机械供应商”中选择，如果没有您要选择的供应商，则在供应商管理中新增供应商，上报至安全生成管理部进行审核； 所属信息：所属工程实体3、按照系统要求填写完合同基本信息后，点击右上角 的“保存”按钮，显示“合同基本信息不可编辑界面”，如图3.3所示；图3.3说明：合同保存后，出现合同基本信息不可编辑界面，此时合同处于“未提交”状态，对于未提交的合同存在“修改”、“删除”、“提交”功能，点击“修改”按钮可以重新编辑该合同基本信息，点击“删除”按钮，则删除该合同基本信息，点击“提交”按钮，则将此合同信息提交系统，注意提交后不可修改；3.2.2实物明细1、合同基本信息确认无误并提交后，展开该合同的导航树将出现“实物明细”和“费用明细”两个节点，点击“实物明细”节点，将出现“实物明细初始界面”，如图3.4所示；图3.4说明：合同实物明细初始界面，实现机械设备添加，主要采集该合同签订何种设备，以及该设备计划进场日期和计划退场日期等信息；2、点击“合同实物明细初始界面”右上角的“修改”按钮，则出现“添加机械设备界面”，如图3.5所示；图3.5说明： 机械设备添加界面分上下两部分，上部分为“全公司已有机械设备库”、下部分为“已选择的机械设备”； 合同机械设备的添加是从全公司已有机械设备库中进行选择添加，（如果用户要添加的机械设备在现有的设备库中不存在，请及时和管理部门联系，由管理部门在机械设备库添加用户所需要设备）； 机械设备选择后，需要确定该设备的租金结算方式，租金结算方式有三种：按月、按日、按其他方式；其中按月方式是指该设备结算时，是按每个月的租金计算；按月，就只有月租金计算方式，计算出时间的月数差2、按日分为算头不算尾、算尾不算头、既算头又算尾、不算头不算尾 3、按其他方式，就是有可能是按趟，手动填写数量。 点击“机械设备库”的选择列的蓝色箭头，则添加某个机械设备；如果选择有误，则可以点击”已选择的机械设备”的选择列的红色叉，则将移除某个机械设备；3.2.3费用明细1、完成实物明细的添加后，可以对已添加的实物明细进行费用明细的添加，点击“费用明细”节点，将出现“费用明细初始界面”，如图3.6所示；图3.6说明：费用明细初始界面，实现机械设备费用明细添加，主要采集机械设备采用何种方式进行租金计算； 2、点击“合同费用明细初始界面”右上角的“修改”按钮，则出现“添加机械设备费用明细界面”，如图3.7所示；图3.7说明： 选择费用明细时，对照合同中所产生的费用项目，点击右侧的定额导航，对所选设备费用逐项添加，并且点击数量对其进行工程实体数量划分，完成后保存。 工程实体对应的数量预算划分时，可对此选项设备在实体工程中所使用的项目数量进行选择如：拌和机0002同时供地下室和9#楼使用。可将213天的使用台班数量平均划分至2个实体中图3.83、保存后，对该合同实物明细和费用明细，确认无误后，可以点击“费用