QP-08报价和合同评审控制程序.doc

文件编号报价和合同评审控制程序版本修改状态JH-QP-08A01 过程目的规范公司对外报价/投标工作，做到形式规范、核价合理从而使公司产品具有竞争力；在合同或订单签订前评审合同要求是否明确，是否具有满足合同要求的能力，以及对合同要求实现的策划、实施和监控。2 过程范围适用于本公司对外销售的产品（包括产成品、半成品）的报价，公司生产和销售的所有产品的合同评审和实现过程。3 术语和定义常规合同：是指有长期合作协议或关系的定型产品的书面合同；特殊合同：是指新产品的投标或定型产品技术标准、质量要求更改的合同；临时合同：是指常规合同的一种形式，包括口头、来电、来函；产品建议书：是指综合市场分析，从市场（顾客）需求的角度提出的对开发产品的建议，是顾客对供方的供货和服务要求的总和。4 作业流程报价和投标部门输 入XXX顾客要求、法律法规要求XXX市场调研担当部门业务流程要点及记录顾客XXX顾客相关信息有无合作意向成本分析报价评审报价是否接受起草合同1 顾客要求应包括明示的和隐含的质量要求、技术要求以及数量、交货期等；2 XXX提供目标价格；还需提供竞争对手的报价（如果有）。顾客XXX1 XXX与顾客沟通达成合作意向。XXXXXXXXXXXX1 XXX组织公司相关部门进行成本分析；2 XXX根据顾客编出报价所需各项技术文件发各相关部门；3 XXX根据技术文件向供应商询价，确定产品所需材料的市场价格和最低采购价格；4 XXX根据技术文件计算生产产品所需的工时；5 XXX提供管理费用、财务费用、销售费用等；6 XXX根据各相关部门提供的资料确定报给顾客的产品价格，并填制报价表。XXXXXX1 总经理或授权人对报价表进行评审，评审报价表内容是否完整，是否可行；2 报价评审不能通过的由XXX组织相关部门修改。XXX1 XXX负责向顾客报价。XXX顾客1 XXX应及时与顾客保持联系，了解投标情况。XXX修改要求1 如果顾客不接受，是否需要修改报价；2 如果顾客同意修改，相关部门按顾客的要求进行修改。顾客XXX1 与顾客谈判起草合同。签字栏编制/日期审核/日期批准/日期顾客要求识别和合同/订单评审流程担当部门业务流程要点及记录顾客XXX修订顾客需求合同评审 临时合同 常规合同 特殊合同批准签订顾客要求应包括明示的和隐含的质量要求、技术要求以及数量、交货期等。顾客XXX1XXX根据市场需求及顾客要求，特别是顾客的特殊要求和期望，提交“产品建议书”。填写合同草案、技术协议及口头订单，识别顾客要求并填写在“合同评审记录”上。2合同评审a常规合同评审：由XXX授权的合同评审人员评审，盖“合同已评审” 章作为合同已评审证据。如果评审未通过的由XXX与客户协商解决。b临时合同评审：XXX应将临时合同的相关信息记录于“口头/电话订货单”，并按照常规合同的评审要求组织评审。c特殊合同评审：XXX会同有关部门（如技术、质量、生产、设备、采购、财务等）的人员共同评审。XXX1 根据技术条件和质量标准及顾客的特殊要求评审产品技术可行性。2 生产设备的适应性。3 工装/模具的适应性。4 根据交货数量、交货期评审实际生产能力。XXX5 综合成本分析、开发费用预算及监控、资金保证能力。XXX6 根据质量标准和要求评审公司的质量保证能力、检测能力。XXX7 根据交货期限、交货数量、包装等评审材料的采购保证能力，并将合同评审结果汇入“合同评审记录”。总经理XXX1. 特殊合同需经总经理或授权人批准；2. 常规合同由XXX长批准（包括临时合同）。XXX顾客合同批准后，XXX应将评审结果向顾客反馈，双方确认后生效，对于顾客未提供书面的常规合同应以顾客接受产品为确认方式。合同/订单更改流程担当部门业务流程要点及记录XXX顾客更改 内部更改 评审合同更改执行更改撤销1. 当顾客要求更改合同时，明确更改内容。当订单减少或交付日期延后，XXX应采用“内部联络单”的形式告知XXX；当订单增加或交付日期提前，XXX应按照4.1的相关要求组织评审，评审结果记录于“合同评审记录”。提出部门XXX2. 内部要求更改由提出部门告知XXX，同时应明确更改的内容及原因并得到部门主管的签字确认。XXX3. 在合同更改评审未完成前，根据实际需要有权下达停止执行原合同的通知。XXX顾客1. 顾客要求更改时，按原评审流程组织相关部门评审；2. 内部更改评审未通过，撤销更改执行原合同；3. 顾客要求更改评审未通过通知顾客。相关部门1. 更改评审通过后进行合同更改并实施及监控；XXX1.内部更改评审未通过，撤销更改执行原合同；2.顾客要求更改评审未通过通知顾客。流程说明：合同评审a) 对评审过程中的疑问，由XXX会同有关部门与顾客联系，获得解释；b) 当顾客提供的各种文件、资料相互不一致时，XXX负责会同有关部门与顾客协商；c）评审过程中对顾客的需求无法完全满足时，由XXX通知顾客，并会同有关部门提出修改建议。合同的执行：a) XXX根据销售订单并征询有关部门意见后编制生产计划；b) 此外，XXX根据评审后的合同/订单修改情况经XXX主管确认后传递到XXX，以便调整生产满足顾客的需求；c) XXX应针对不同的客户对合同/订单实施情况进行统计分析。与顾客沟通：a) 用顾客规定的语言，按顾客规定的格式传递必要的产品信息和有关资料；b) 在合同执行过程中，XXX应接受顾客对合同/订单执行情况的询问，包括顾客的抱怨，同时妥善处理顾客的投诉；如顾客对合同/订单提出修改，与顾客进行协商并进行评审；c) XXX应通过多种渠道收集顾客对产品的需求信息，并对顾客介绍公司的产品，回答顾客的咨询。输出部门内容XXX1、生产计划XXX2、交付计划XXX3、采购需求5 过程监控 项目频次责任部门5.1 报价成功率每月XXX5.2 合同评审的实施率每月XXX5.3