行政管理制度范本.docx

行政管理制度目录第一章 总则1.1目的1.2组织机构1.3管理职责第二章 工作规范2.1仪容仪表2.2礼仪规范2.3办公室行为规范2.4清洁规范第三章 公文处理3.1办公室职责3.2公文种类3.3公文格式3.4行文规则3.5公文拟制3.6公文管理第四章 会务管理4.1会议主旨4.2会议类型与组织4.3总经理议事会议制度4.4专题会议制度4.5参会人员确定4.6会议管理第五章 档案与证照印章管理5.1档案归档管理5.2 档案管理范围5.3档案借阅管理5.4电子文件管理5.5证照管理5.6印章管理第六章 车辆管理制度6.1管理要点6.2车辆使用调度6.3车辆使用监督6.4燃油管理6.5车辆维修保养管理6.6车辆安全管理6.7驾驶员管理 6.8新车购置和车辆报废处理第七章 资产管理7.1 资产分类7.2 资产申领、申购7.3 资产出入库管理7.4 资产盘点管理7.5资产台账管理7.6资产规范管理第八章 事务管理 8.1出差管理 8.2 公务接待 8.3通讯管理 8.4 文化宣传第九章 奖罚管理9.1奖罚概述9.2奖罚流程9.3奖励实施细则9.4处罚实施细则第十章 管理人员守则11.1管理率人员廉政守则11.2中高层管理人员公约第十一章 公司突发事件应急预案第十二章 附则第一章 总则1.1 目的为进一步提供工作效能和服务质量，充分发挥办公会服务、参谋、协调、指导、管理、监督和保障等职能，同时为加强管理，完善各项工作制度，促进公司发发展壮大，提高经济效益，为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步完善和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标和各项业务的发展，特制定本制度。 1.2 组织机构1.2.1 集团公司层级（1）集团公司办公室为总经理办公室、行政板块办公室等业务主管部门。1.3 管理职责1.3.1集团公司办公室职责 （1）办公室管理人员直接受行政副总领导，在直属领导管理下主持开展办公室的各项工作。 （2）负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。（3）负责集团公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。（4）协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。 （5）负责集团公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。（6）收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。（7）负责制定、监督、落实公司各项规章制度，加强规范公司内部管理，执行奖惩条例。（8） 协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作。第二章 工作规范2.1 仪容仪表2.1.1在工作时间穿着与自己职业相称的服装，保持服装整齐干净、搭配得体。男士不得着短裤，穿着衬衫以单色、浅色为主，正式场合以白衬衫为主。女士衣着颜色搭配适当，淡雅协调，不得着超短裙、低胸、露背（肩）等服装。2.1.2男士不得留长发，定期修剪，保持清洁，梳理整齐；不留胡须，保持面部清洁； 2.1.3女士保持头发整齐，不得将头发烫染夸张造型和颜色；保持面部清洁，着淡妆，忌浓妆；不可佩戴夸张配饰。2.1.4周五工作时间及加班可着商务休闲装上班，但正式会议、会见客户及一切需要展示公司形象的正式场合，要求相同与2.1.1条。2.1.5工地现场可根据现场实际情况着装。2.2礼仪规范2.2.1遇见同事，面带微笑，问候“您好！”2.2.2下级见上级领导，微笑，问候“您好！”，行点头礼。2.2.3在公司遇见陌生人，微笑，使用“您好！请问找哪位？请问有什么可以帮您吗？”等礼貌语句，如若是客户或是合作单位人员应主动帮助并给予正确指引。2.2.4工作期间，行走时抬头挺胸，坐姿端正；接递客户、同事资料要用双手。2.2.5 到领导办公室请示、汇报工作，先敲门，进门要说“您好，打扰您！”，离开时轻轻关上门。2.2.6接听电话时，保持音量适中，工作交流完毕后，应轻轻挂断电话，如遇非本部门电话，要及时进行转告。2.2.7乘车时，职位低者礼让职位高者先行上车；下车时，职位低者先下车，开车门，职位高者后下车；安排座位以右为尊，小轿车后排座位靠右边位置为尊，左边位置其次，中间位置为最小；前排司机旁边位置为经办人位置。面包车，司机后面一排的座位为尊，职位低者应依次自前往后坐，司机同排右边座位为经办人员座位。 2.2.8接待基本礼仪规范：（1） 仪表：面容清洁，衣着得体。（2）举止：稳重端庄，从容大方（3）言语：语气温和、礼貌文雅。（4）态度：诚恳热情，不卑不亢。（5）迎接重要来宾：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，先领导，后随从。（6）接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。（7）过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。（8）进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。（9）座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。（10）送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。2.3办公室行为规范2.3.1常用的规范语言如“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”、“没关系”、“不要紧”、“别客气”、“请稍等”等。2.3.2办公人员要求行为得体、用语文明，不得在办公区域大声喧哗、扎堆聊天。2.3.3工作中出现分歧，不得进行争吵，使用不文明语言。2.3.4不得私下议论领导、同事，恶意污蔑，造谣生事。2.3.5工作时间内，不得做与工作无关的事（例如玩电脑游戏、听音乐、看与工作无关视频等），严禁擅离职守。2.3.6不得超出工作职责范围泄露或打听保密信息，包括薪酬信息等。2.3.8外出时无论时间长短应将自己的物品作简单收理，对可能造成泄密的资料、现金、印章、支票等，加锁存放； 2.3.9未经同意不得随意翻看同事的电脑、文件、资料等。2.3.10节约办公资源和能源，爱惜办公用品和办公设施，随时检查办公用品的安全性。严禁故意损坏公司物品或故意破坏清洁，违者予以通报批评，并赔偿所损坏的物品，通过审核后人力直接从工资扣除。2.3.11发现办公设备(包括通讯、照明、电脑等)损坏或发生故障时，应立即向行政部报修，以便及时解决问题。2.3.12最后离开办公室的人员应锁好门窗，做到人走关灯、关闭电源、电器等。2.3.13节假日办公室统一封门。2.4 清洁规范2.4.1部门领导为第一责任人，监督管理所有清洁项目。2.4.2清洁区域包括：办公区域、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2.4.3清洁卫生实行卫生责任制，按照排班安排，轮流打扫清洁，值日生按时做好办公室公共区域所有清洁，并不定时对卫生进行保持与维护，行政部人员负责卫生检查工作。2.4.4办公室内严禁随意堆放物品，办公桌面应保持整洁，干净。物品使用完毕后及时放回原处。2.4.5未按要求清洁者，按照规定予以处罚。第三章 公文处理3.1办公室职责3.1.1集团公司办公室是公文处理的牵头部门。3.2公文总类3.2.1 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。3.2.2 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。 3.2.3 命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。3.2.4 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。3.2.5 公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 3.2.6 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。3.2.7 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。3.2.8 通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。3.2.9 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。3.2.10 报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。3.2.11 请示。适用于向上级部门请求指示、批准。3.2.12 批复。适用于答复下级部门请示事项。 3.2.13 议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。3.2.14 函。适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 3.2.15 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 3.2.16 其它。行政部发文文书（学习资料、各类简报）、上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3.3公文格式3.3.1公文按照公司文档统一格式进行编写，写明公司全称及文件性质；根据公文属性、类别，对所有公文进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文部门署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发部分和印发日期、页码等组成。（1） 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 （2） 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（3） 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 （4） 发文部门标志。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门标志可以并用联合发文部门名称，也可以单独用主办部门名称。（5） 发文字号。由发文部门代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门的发文字号。（6） 签发人。上行文应当标注签发人姓名。（7） 标题。由发文部门名称、事由和文种组成。（8） 主送部门。公文的主要受理部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。（9） 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 （10） 附件说明。公文附件的顺序号和名称。（11） 发文部门署名。署发文部门全称或者规范化简称。（12） 成文日期。署会议通过或者发文部门负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门负责人签发的日期。（13） 印章。公文中有发文部门署名的，应当加盖发文部门印章，并与署名部门相符。（14） 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。 （15） 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（16） 抄送部门。除主送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。（17） 印发部门和印发日期。公文的送印部门和送印日期。（18） 页码。公文页数顺序号。3.4行文规则3.4.1 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 3.4.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。 3.5公文拟制3.5.1 公文拟制包括公文的起草、审核、签发、存档等程序。见流程设计。流程设计起草文书填写发文稿笺(需要时)下发存档更新目录(纸质档与电子档)借阅清退审批销毁3.5.2公文起草应当做到：（1）符合国家法律法规和公司的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。 （3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。 （4）文种正确，格式规范。（5）公文涉及其他公司或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关公司或者部门意见，力求达成一致。 3.5.3 公文文稿签发前，应当由发文办公室进行审核。3.6 公文管理3.6.1文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。3.6.2公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3.6.3公司对内公开文件由行政部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理签发。3.6.4凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。3.6.5机密文件由行政部专人保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给专人管理。3.6.6各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政经理、行政副总审批，总经理批准后方可借阅。3.6.7办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。3.6.8按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。3.6.9根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政经理签字批准，按照文件管理制度进行处理。3.6.10根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。3.6.11按照文书管理范围，行政部的发文根据需要填写发文稿笺，所有文书原稿均由行政部分类存档备查。3.6.12行政部发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。3.6.13按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。3.6.14根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。3.6.15行政部负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由行政部负责承担。3.6.16违反以上规定者按照相关规定予以惩处。3.6.17文件管理流程设计（1） 内部文件管理流程：起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档（2） 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁（3） 借阅流程：提出申请办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁第四章 会务管理4.1会议主旨4.1.1会议是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径，也是信息沟通、协调关系的重要手段。必须对会前、会中、会后的全过程进行科学的管理。4.2会议类型4.2.1公司会议类型包括：公司年会、月度总结会、周例会、工作协调会、工作专题会等。4.2.2会议的组织。公司年会、月度总结会、周例会由公司行政部或人力资源部筹备召开；工作协调会、工作专题会分别由公司相关部门负责人筹备召开。4.3会议管理4.3.1会议必要性的审核（1）会议召开前应先就需解决的问题进行分析考虑，如果不用通过开会的方式也能解决的，则不轻易开会。（2）如需要通过开会方式才能解决问题的，应从会议的时机是否成熟、内容是否重复脱节、费用开支是否合理等方面多加考虑再作决定。（3）可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来替代传统的会议，从而减轻面对面的会议负担。4.3.2会议人员（1）总的原则是与会无关者不参加，控制会议人数能更好地保障会议质量。不是按“资格”确定出席会议人员，而是按解决问题的需要来确定参会者。（2）凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者，具备专门知识经验有助于议题深化者，对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。（3）经常性的会议时间要固定，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作4.3.3会议签到（1）参会者要养成按时到会的习惯，不得迟到，会议提前5分钟到达，签到，参会者因故不能到会应事先请假。不得无故缺席。关闭手机；会议中坐姿端正，认真听会、记录，积极讨论。4.3.4会议时间（1）时机成熟的会议应抓紧召开以不失时效，时机未到尚需酝酿的会议可延后召开。（2）考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段，避免会议打乱公司工作的正常运行秩序。（3）会议本身的时间最好控制在1小时之内，开短会能集中精力达到更好效率。4.3.4会议服务（1）公司年会、月度总结会、周例会由公司行政部安排并做好相关会议服务（座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作）。(2) 工作协调会、工作专题会分别由该部门会议负责人安排、部署做好会议相关服务工作。4.3.5会议议程（1）一般由会议召开部门拟订。应让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。每次会议议题数量不宜太多，如内容太多可考虑另择时间再议。4.3.6会议通知（1）根据会前准备拟定会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参加人、议题等，并附上回执让被通知人确定能否准时出席。会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。会议如有书面议程，应随会议通知一并发给参会者（也可将会议通知与议程合并在一起印发）。4.3.7会议记录（1）会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载。一般日常性工作会议采用摘要记录方式，要求抓住重点，摘录要义，取舍得当。特别重要的会议应采用详细记录方式，要求有言必录，可采用速记符号或借助录音设备。会议记录人员应有一定的秘书工作知识和经验，熟悉会议情况，明确会议基本精神，并自始至终一直参加会议。4.3.8会议纪要（1）会议记录人员整理会议记要。会议记要作为第一手材料，是会议内容的客观反映，会后应及时整理原始记录使之完善。记录人在会上没弄明白或发言者表述不清楚的内容，会后亦须及时同有关人员核对。（2）撰写会议纪要或简报。根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式或会议简报的形式。在整理会议记要的基础上，再进行分析、综合、提炼，选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。会议成果凝聚在会议纪要的决议中。会议纪要的写作要求“纪实”、“扼要”，除简述会议的基本情况外，尚需阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定（必须有执行人和完成时间）。（3）签发会议纪要。会议纪要写好后交会议主持人审核签发。然后根据内容的相关性和保密性等具体情况，再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门。（4）会议内容保密。与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露，更不准把会上的不同意见向外传播。对属于保密性的文件资料应妥善保管，防止散失和泄密。（5）检查催办决议事项。会议是各抒己见的过程，允许持有不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。要设专人负责催办工作，健全登记制度，由催办人员定期记载催办事项的进展情况。还要建立反映汇报制度，催办人员可用多种方式定期或不定期向领导汇报催办事项的进展情况，遇特殊情况应立即反映听取指示，不能耽误。第五章 档案与证照印章管理5.1档案归档管理5.1.1应归档的文件、材料由档案室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。5.1.2所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。5.1.3坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。5.1.4档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。5.1.5档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。5.2档案管理范围公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。5.3档案借阅管理5.3.1各部门需借阅相关档案，须由相关领导签字（部门经理、直管领导），审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5.3.2借阅档案材料需进行复印或扫描时，应做好登记，填写档案材料借阅登记薄。5.3.3借阅人归还档案材料时，需如实填写档案登记薄，记录归还日期，以便查阅。5.3.4所有借出档案须在指定时间内归还，不得横向借阅。归还时间以7天为期限（从借出之日算起）。若不按时归还，且不说明原因，将报相关领导，处以经办人员100200元罚款。5.3.5借阅档案若出现损毁、丢失现象，将追究借阅人责任，视情节严重给予处罚，并追究相关人员责任。5.3.6档案管理员要及时催收已经到期的借阅档案材料，提高档案材料使用效率。5.4电子文件管理5.4.1统一管理。对电子文件实行统筹规划，对具有保存价值的电子文件实行集中统一管理。5.4.2 全称管理。对电子文件行程、办理、传输、归档等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。5.4.3规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行标准化管理。5.4.4便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。5.4.5安全保密。采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。5.5证照管理5.5.1证照新办、变更、年审（1）营业执照、经营许可证、组织机构代码证等证照由行政部负责办理。（2）税务登记证由财务部负责办理。5.5.2所有证照办理完毕，必须移交到人力资源部，由人力资源部负责人保管，并登记造册，同时所有证照的原件借出、复印件申领、管理人员变更移交，均须登记备案。5.5.3证照办理移交时，以前的登记资料随同完整移交。5.5.4新设立公司确定经营范围或已注册公司变更经营范围，应由人力资源部协同部门负责人提出需求分析，报公司总经理核准后方可办理。5.6印章管理5.6.1本制度所称印章主管部门是指行政部。5.6.2印章的种类包括：法人公章（公司、部门）、财务专用章、合同专用章、法人代表及总经理名章、电子印章。5.6.3印章主管部门代表公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。5.6.4印章的刻制实行审批。需要刻制印章，需由本部门提交书面申请，申请包括刻的用途、图样、管理人等，报印章主管部门负责人审核，经总经理审批后，方可刻制。5.6.5印章统一由公司印章主管部门委托具有印章刻制相关资质的部门刻制，并按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。5.6.6刻制印章的内容必须与企业法人营业执照、营业执照核准登记的名称完全一致，部门专用章要与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合公司印章管理的规定。5.6.7印章的保管（1）原则上实行印章保管和印章使用审批人分开。（2）总经理、行政部部负责人是用章审批人。（3）以下人员为印章管理人：（3.1）公司公章的管理由公司行政部管理。（3.2）财务专用章由财务部专人管理。（4）下属控股公司公章、合同专用章由控股公司负责人管理。（5）集团公司各管理中心印章由部门负责人管理。（6）根据下列条件确定印章管理人员：（6.1）责任心强，为人正直，做事细心。（6.2）对公司忠诚。（6.3）非见习员工（在公司工作不少于六个月的）。（7）印章管理人由公司部门负责人作为监督保证人。（8）印章管理人员名单必须报公司行政部，如有人员调动时，必须办理交接手续，并把新人员名单及交接手续传真至公司人力资源部备案。5.6.8公司公章的使用（1）公司印章的使用必须由部门使用人负责人申请，报部门负责人、总经理审批后方可使用。（2）公章的使用必须登记。所有加盖公司公章的文件、资料等必须设立分类档案并做好登记。各印章使用部门必须建立印章使用登记薄，明确记载印章使用时间、事由和其它相关情况，并由使用人、使用部门负责人及部门上级领导签字确认。（3）公司印章不得随身携带外出，除非总经理认可，不得使用盖有公章的空白介绍信、空白纸张、空白合同以及其他空白文本。如特殊情况，经总经理认可后方可使用并予以登记。事毕后，向印章管理人汇报使用情况，并将已使用过的空白介绍信，空白纸张的复印件和未使用的一并交还印章管理人。印章管理人立即在未使用的盖有公司印章的空白介绍信、空白纸张上注明“作废”字样，统一销毁。（4）各控股公司印章管理参照公司印章的管理办法制定，并报公司备案。使用和登记要求同上述公司印章使用管理办法相同。（5）公司部门印章管理使用经部门负责人审批后，方可使用。（6）各公司部门印章决不能替代公司对外出具文件或签约等。如对方有特殊要求须盖部门印章的，经部门负责人批准后方可外发文件及信函。（7）专用章包括财务方面专用章、纳税专用章、合同专用章等，其使用和管理同样遵照公司印章管理规定执行。（8） 公司印章的使用范围：（8.1）以公司名义向下属控股公司下发文件。（8.2）在公司内下发的只适用本公司的通知等。（8.3）以公司名义对外发出函件等。（8.4）以公司名义对外签定合同。（8.5）以本公司名义对公司及集团公司各管理中心呈报的文件，或向公司下属控股公司发出的文件、信函等。（8.6）以公司名义进行诉讼、仲裁、调解活动相关的文件。（8.7）其他情况。5.6.9印章的回收和销毁（1）印章丢失时，必须在24小时内登报申明予以作废。（2）已撤销的部门，其印章由印章主管部门统一回收并按印章销毁程序进行销毁。（3）公司任何部门不得私自保留已撤销的部门印章。（4）对外从事业务的印章报废，必须在省级以上的报刊进行公告。印章销毁须在部门负责人现场监督下行政部部负责人和印章保管人具体实施。（5）对销毁的印章应留存一份销毁证明书存档备查。证明书上应留存待销毁印章印模，并由部门负责人、行政部、印章保管人在证明书上签字确认。5.6.9违反本规定应承担的责任（1）部门负责人、印章保管人、使用人有以下行为之一，按公司公司有关行政处罚措施进行处罚，造成损失的追究其经济责任，构成犯罪的移交司法部门追究其刑事责任。（2）私刻印章；（3）未经批准私自使用印章或滥用印章；（4）私自保存应回收、销毁的印章；（5）因失职行为导致印章丢失、被盗、损毁；第六章 车辆管理制度6.1管理要点6.1.1为规范本公司车辆管理，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本办法。6.1.2本办法中所称驾驶员是指受聘于公司的专职机动车驾驶员。6.1.3实行用车登记制度，每次出车登记出车驾驶员、起止时间、地点、用途、起止里程等，以此作为检查油耗和审核过路、桥、停车费的依据，控制费用。6.1.4完善车辆档案，严格车辆维修检查，包括故障鉴定、维修历史记录查询、维修价格询证等。6.1.5每月底统计车辆月度相关情况，包括维修保养费、审验费、保险费、油费、行驶里程、过路过桥停车费等。年底汇总费用并进行统计分析，分析数据作为驾驶员及总公司行政综合办主任及各子公司、控股公司办公室主任或行政管理负责人考核指标。6.1.6总公司行政部、各子公司、控股公司行政管理部门为公司车辆的统筹管理机构，全面负责车辆的使用调度、使用监督、燃油管理、维修保养管理、安全管理、事故处理、违法处理、保险及审验、驾驶员管理、新车购置和车辆报废处理等相关事项。6.2车辆的使用调度6.2.1公司员工因工作需用车，首先应填写用车申请表，写明用车人、用车时间、目的地、用车事项、预计返回时间等事项，经部门负责人审批后，由行政部具体出车事宜。6.2.2行政部应统筹安排，协调好出车顺序，多个用车人途经同一地点的，应尽量协调同时用车。6.2.3经协调，公司现有车辆无法满足多个用车人同时的用车需求时，用车人可填写私车公用申请表，注明预计费用，经小车班长、行政部经理签字确认后，自行出行，发生的费用应按公里数合理计算金额，由行政部经理签字确认方可报账。6.3车辆的使用监督6.3.1公司车辆严禁私用或个人专用，严禁驾驶员非因公用车。违者由行政部酌情出具处罚方案，报行政副总批准后予以处罚。6.3.2驾驶员凭用车申请单出车，报销费用时需将票据、用车申请单一起上报。6.3.3公司车辆非工作时间（包括节假日）及工作时间返回公司后须停放于公司规定停放的地点，下班后车钥匙交回行政部。6.3.4行政部应每月对车辆的燃油、维修、行驶情况等进行统计、分析，并出具审查结论，交行政部经理审查。对于在审查过程中发现问题的，要追究相关当事人的责任，由行政部酌情出具处罚方案，报行政副总批准后予以处罚。6.4燃油管理6.4.1公司车辆加油时，统一使用本公司专用加油卡在指定地点加油。油卡实行一卡一车的原则。特殊情况下需要用本车油卡为其他车辆加油时，驾驶员须向行政部经理请示，经批准后方可实施。6.4.2在外地可由驾驶员使用现金加油，返回后按正式发票所载的合理金额，报销。6.4.3严禁私自将油料外流（或变卖），一经发现立即解除劳动关系，向责任人收回同等数量油料价值金额，情节严重的，依法移送司法部门处理。6.5车辆维修保养管理6.5.1车辆保养或维修，应事前提出报修申请，填写车辆维保申请表，经行政部进行故障鉴定、维保历史记录查询、价格审查等并将调查意见注明在申请表上。维保费用经行政副总审批。取得维保申请许可后方可实施。6.5.2选择条件好，信誉度高的修理厂，进行定点维修、保养。行政部在选择定点修理厂时，应至少选择3家修理厂进行综合比选，综合评估其材料价格、工时费、技术水平、结算方式、服务态度、增值服务等，并出具比选报告，经行政副总批准后方可选定。若需更换定点修理厂，参照上述程序执行。6.5.3车辆外出出现故障，无法或不适宜返回定点修理厂处理时，驾驶员应向行政经理、小车班长及时反映相关情况，征得相关领导同意后，进行临时紧急维修，事后应出具书面报告并补全相关审批手续。6.5.4车辆日常保养和清洁由驾驶员负责，由小车班长、行政经理进行监督。6.6车辆安全管理6.6.1安全驾驶（1）坚持“安全第一，预防为主”和“应修必修，修必修好”的原则，严禁病车上路。（2）驾驶员每天出车前须进行车辆安全检查，发现损坏或不良情况，应及时按程序处理，否则视为驾驶员损坏；若由此造成安全事故，酌情追究驾驶员责任。（3）驾驶员在行车途中应特别注意安全行驶，遵守交通规则。（4）车辆须停放于指定的合法位置（如停车场等），任意放置车辆导致的违法、损坏、失窃，由驾驶员赔偿损失，并酌情予以处分。（5）严禁酒后驾车，否则驾驶员将承担一切后果并立即解除劳动关系。若驾驶员生病或过度疲劳时，也不得驾驶。（6）未经行政综合办主任书面审批，严禁将车辆交给他人驾驶，违者酌情予以处罚，由此所造成的所有费用、损失全部由责任驾驶员承担。将车辆交由未取得相应准驾车型驾驶执照的人驾驶的，立即解除劳动关系。（7）车内严禁存放易燃易爆剧毒物品及其他违禁物品。6.6.2事故处理（1）当车辆发生交通事故时，驾驶员应首先作应急处理，保护现场，及时抢救受伤人员和财产，并报告交警部门和保险公司，再迅速与行政部经理及小车班长联络妥善处理。事后应提交书面事故报告，交由行政部进行处理。（2）车辆发生交通事故造成的损害赔偿费用，驾驶员负全责或主责的，在扣除保险金额后，由责任驾驶员承担。若因车辆遭遇特殊紧急情况、或出现驾驶员无法控制的特殊情况时，由行政部出具相关报告，界定事故性质和费用承担方案，交小车班长、行政经理及行政副总审批后执行。（3）未经批准出车发生交通事故的，责任人承担全部赔偿责任。6.6.3违法处理（1）驾驶员驾驶公司车辆若违法被公安部门处罚，由驾驶员自行承担责任和罚金。情节严重者，公司酌情予以处罚。（2）驾驶员应定期上网查询公司车辆的违法情况，并及时进行处理。因违法未及时处理造成车辆审验不过关或被罚款的，由驾驶员承担一切责任，并酌情对当事驾驶员进行处罚。（3）在交通事故中，本公司驾驶员负全责或主要责任，构成犯罪，被司法部门依法追究刑事责任的，一律解除劳动关系，并承担除保险公司赔偿以外的所有赔偿责任。6.6.4 保险及审验（1）公司车辆年度审验手续由责任驾驶员负责办理，过期罚款由驾驶员承担。行政专员有义务向驾驶员提供审验所需的相关资料。（2）车辆保险到期前，驾驶员应至少提前10天应向行政专员书面提出，由行政综合办负责统一购买，未购买保险的车辆不得上路行驶。若上路行驶发生事故，赔偿责任由当事驾驶员承担。6.7驾驶员管理6.7.1驾驶员在出车过程中要礼貌待人，不得谈论他人是非，不可带着个人情绪开车。6.7.2驾驶员要遵守保密制度，对同事、领导在车内的谈话要严格保密。6.7.3驾驶员应认真履行岗位职责，爱护车辆，随时保持车况良好、车容整洁。6.7.4驾驶员应服从行政综合办的工作安排，无正当理由，不得拒绝出车。6.7.5驾驶员因个人原因，丢失车辆证件、牌照和驾驶证，由责任人承担全部补办费用。6.7.6驾驶员在公司未出车休息期间，应保持随时待命状态，不得无故远离公司，应利用空闲时间充分做好车辆的加油、清洁和保养检查工作。6.7.7驾驶员在出车过程中，应主动垫付油费、过路费、紧急维修费等与用车有关的各项费用。事后凭相关票据和审批手续由行政备用金先行垫付。6.8新车购置和车辆报废处理6.8.1公司需要购置新车时，应首先由行政部出具相关申请报告，阐明购置新车的必要性、拟购置车型、配置标准、招标采购部询3家以上经销商的价格、售后服务、增值服务等比选结果，经行政副总、董事长、总经理、逐级审批后方可实施采购。6.8.2公司车辆达到法定使用年限或因其他原因需要报废或变卖处理时，应首先由行政部出具相关申请报告，阐明报废的必要性、3家以上回收商的收购价格、支付方式等比选结果，经行政经理、行政副总、总经理逐级审批后方可实施报废处理。第七章 资产管理7.1资产分类7.1.1资产的概念（1）固定资产是指使用年限在一年以上，且部门价值在2000元及以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。（2）低值设备是指使用年限在一年以上，部门价值在2000元以下，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。（3）易耗品是指使用年限在一年以下，部门价值在2000元以下的物质资料以及部门价值很高，但使用过程短暂，无法保持原来物质形态的资产。7.1.2资产分为固定资产、低值设备和易耗品三大类，具体如下：（1）固定资产分为三类：（1.1）房屋及建筑物。指房屋、建筑物及其附属设施。房屋包括办公用房、生产经营用房、仓库、职工生产用房、食堂用房、锅炉房等；建筑物包括道路、围墙、水塔、雕塑等；附属设施包括房屋、建筑物内的电梯、通讯线路、输电线路、水气管道等。 （1.2）生产设备。蹬车桥、电动打包机、平板拖车、空气压缩机、电子磅秤、监控设备、电动液压叉车、电动液压堆高车、皮带装卸机等物流设备。（1.3）交通运输设备。货运车辆、公务轿车、机动叉车等。（1.4）办公设备：电脑、复印机、一体机、投影仪、打印机、验钞机、数码相机、摄像机、交换机、服务器、音响设备等；（1.5）生活设备：空调、彩电、洗衣机、冰箱、发电机、水泵等。（2）低值设备分为三类：（2.1）办公用品：办公桌椅、电话机、移动硬盘、装订机、碎纸机、自行车、计算器、文件框、保险柜、文件柜、传真机、考勤机等。 （2.2）生活用品: 电热水器、微波炉、消毒柜床铺、铁桶、衣柜、消防器材等（3）易耗品分为三类：（3.1）办公用品：笔、笔记本、复写纸、A4纸、B5纸等（3.2）生活用品：厨房用品、清洁用品等。7.1.3资产的计价（1）购入、调入的资产，按实际支付的买价、调拨价以及运杂费、保险费、安装费、车辆购置附加费等记账；（2）自行建造的固定资产，按建造过程中实际发生的全部支出记账；（3）在原有固定资产基础上改建、扩建的固定资产，按改建、扩建发生的支出，减去改建、扩建过程中发生的变价收入后的净增加值，增记固定资产账；（4）接受捐赠的资产，按照同类资产的市场价格或者有关凭证记账，接受捐赠资产时发生的相关费用应计入资产价值；（5）无偿调入资产，不能查明原值的，按照估价入账；（6）盘盈的资产，按照重置完全价值入账；（7）已投入使用，但尚未办理移交手续的资产，可先按估价入账，待确定实际价值后，再进行调整；（8）用外币进口的设备，按当时的汇率折合成人民币金额，加上国外部分的运费及其它费用（外币应折合成人民币金额），再加上支付的关税、海关手续费等计价入账； （9）融资租入的固定资产，按租赁协议确定的设备价款、运杂费、安装费等记账；（10）购置资产过程中发生的差旅费，不计入资产价值。7.1.4已经入账的固定资产除发生下列情况外，不得任意变动固定资产账面价值：（1）根据国家规定对固定资产进行重新估价的；（2）增加补充设备或改良装置的；（3）将固定资产一部分拆除的；（4）根据实际价值调整原来暂估价值的；（5）发现原来记录固定资产价值有误的。7.2资产申领、申购管理7.2.1资产进行定额配置、定时申请、专人管理。7.2.2固定资产随时可以根据需要，按照程序递交报告。7.2.3非固定资产每季度申请一次，由使用部门提出需求，需经过部门负责人同意，并以书面形式递交给公司综合管理部或人力资源部。（1）非印刷品类：原则上各部门须在每季度首月3号之前填写下季度的物资申领单，综合管理部或人力资源部在5日之前把各部门的物资申领单汇总，按照物资申领报告明细（2）印刷品每季度申领一次。综合管理部或人力资源部在每个季度的最后一个月5日之前递交申请报告。递交的应为下个季度的申领报告。7.2.4填写物资申领单，需要把规格、数量、用途填写齐全，字迹工整，申领部门的主管负责人必须签字把关确认。7.2.5综合管理部或人力资源部根据各部门的物资申领单，结合库存状况（注意防止物资积压，努力压缩库存），汇编出申领计划，并递交申购报告。7.3资产出入库管理7.3.1资产入库（1）所有物品入库都必须办理入库单，并且要有行政、招采部人员签字才能生效。 （2）凡购进、调拨、调入物资入库时，兼职库房保管员要亲自同交货人交接手续，必须凭采购清单、发票或申领报告核对物资名称、数量是否一致，在物资交接本（入库单）上签字确认后办理入库手续。（3）购进的生产设备、贵重的配件等，兼职保管员应会同相关使用部门负责人共同验收，合格后办理入库手续。（4）验收物资时，能开箱或拆包的应开箱拆包点检。按物资清单清点数据，验明品名、规格、型号是否齐全以及各类合格证、安全标志等。随货物所带技术资料不得任意抽取。（5）物资入库原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置库房，并根据库房的条件考虑划区分工，凡吞吐量大的落地堆放，周转量小的货架存放。（6）兼职保管员，应按物资的产地、单价作横向比较，发现产地、规格、外观质量、单价有较大变化的，应及时向上级领导汇报。（7）物资入库按照“上小下大、上轻下重、左整右零、下整上零、前整后零”要求储存。7.3.2资产库房管理（1）仓库内物品定期检查，防止损坏、变质、变形。 （2）库房禁止其他部门员工擅自入库。兼职保管员不得对外透露库存物资价格、数量、采购渠道等经济秘密。（3）所有入库物资应分类、定量管理。各类物资必须做好标识（数量、名称、入库时间等），所有物资均应分类建帐，帐、卡、物必须相符。（4）库房应有“防火、防盗、防潮、防鼠”等四防措施。对属易燃易爆、化学物品，必须按要求分类保管存放稳妥，库房必须常备消防灭火装置，保管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。发现重大安全隐患，必须在第一时间内向相关负责人通报。（5）库房物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，保管员不得采取“发生盈时多送，亏时克扣”的违纪做法。需查明原因后及时做好残值和报废处理，报废物资提交报告签批同意后方可执行。（6）兼职保管员发现库存物资接近最低储备量或超过最高储备量时,应及时向部门负责人反映,提出物资申领和停止调出（入）意见,以保证供应不断,储存不积压。（7）在库物资（除移动频繁的物资外）均应实行定置管理。7.3.3资产出库管理（1）仓库内的物资必须凭出库单才能出库，按照先进先出原则办理。（2）出库单必须字迹工整，填好品名、规格、数量和出库日期。（3）出库单一式三联（财务、招采、存根）。财务做帐一联，招采一联，存根一联，物质领出时，申领人须在出库单上签字确认。（4）由申领部门填写物资申领单，经部门负责人签字确认后，交综合管理部或人力资源部审核，审核无误后填写出库单发放。（5）凡属计划外领用物资，兼职保管员不得随意发放。因急用无计划的，须由领用部门负责人与综合管理部或人力资源部负责人联系，核实后补填物资需求单，按程序审批发放物资。（6）物资一经发出，兼职保管员应及时对库存该类物资进行存量盘查，并做好帐、卡和标识的变更记载。（7）凡属有回收价值的物资（如金属制品、电器仪表、包装物或封口胶内圈），原则上坚持交旧领新。（8）综合管理部或人力资源部根据公司实际情况，对配备给个人使用的资产，要建立个人资产登记卡：包括工卡、西装制服、手机卡、文具、电脑、交通工具等，并督促使用人爱护所用资产。工作人员工作异动时，应在其办理所用资产交还手续后，方可办理相关手续。（9）所有出、入库物资凭证，兼职保管员应妥善保管，不得丢失。7.4资产盘点管理7.4.1季度盘点。公司财务、行政每季度定期对资产进行盘点（含仓库物资），盘点的结果直接输入信息系统。签批人为综合管理部或人力资源部负责人、财务负责人、部门负责人。7.4.2通过盘点，要认真核实数量，检查库内物资是否帐、卡、物相符，如发现物资短缺或损坏，应及时查找原因和上报，不得隐瞒。7.4.3通过盘点要检查库存积压物资质量状况以及“先进先出”原则执行情况。7.4.4对盘盈和盘亏要在一周之内拿出处