规章制度的编写规范与要求ppt课件 (2).ppt

1 尖山铁矿二 一 年 规章制度的编写规范及要求 2015年3月 2 培训提纲 3 3 为什么要推进制度管理 制度的作用 文件管理体系 制度管理的现状 制度管理的要求 4 不以规矩 不能成方圆 孟子 离娄上 规 有法度也 从矢 从见 会意 说文 圆者中规 方者中矩 荀子 赋 制 裁也 说文 度 法制也 说文 按 五度 分寸尺丈引也 度起于人手取法 故从又 5 制 规定 因地制宜 制定 制式 制宪 限定 约束 管束 制止 制裁 专制 制约 抵制 节制 制动 制海权 法规 制度 民主集中制 公有制 依照规定的标准做的 制钱 中国明 清两代称本朝的铜钱 制服 古代帝王的命令 制诰 古代父母死亡守丧 守制 造 作 制造 制做 制品 制图 制革 制版 如法炮制 6 度计算长短的器具或单位 尺度 刻度 度量衡 事物所达到的境界 程度 高度 风度 法则 应遵行的标准 制度 法度 分角的单位 一圆周角分为360度 角度 依照计算的一定标准划分的单位 温度 湿度 经度 纬度 浓度 电能的单位 一千瓦小时电量的通称 哲学上指一定事物保持自己质的数量界限 能容受的量 气度 考虑 打算 置之度外 过 由此到彼 度日 度假 欢度新春 量词 次 一度 再度 僧尼道士劝人出家 剃度 剃发出家 7 第一部分 文件管理体系的构成 8 1 精神文化层 企业精神文化是指企业在生产经营过程中 受一定的社会文化背景 意识形态影响而长期形成的一种精神成果和文化观念 它包括企业使命 企业愿景 企业价值观 企业精神 企业作风 企业经营理念等内容 2 制度文化层 企业的制度文化主要包括企业领导体制 企业组织机构和企业管理制度三个方面 3 物质文化层 企业的物质文化是由企业职工创造的产品和各种物质设施等构成的器物文化 是一种以物质形态为主的表层企业文化 企业文化的组成 CIS 即 企业形象识别系统 包括 企业理念识别 MindIdentity 简称MI 企业行为识别 BehaviorIdentity 简称B1 企业视觉识别 VisualIdentity 简称 三部分 9 企业精神文化层的基本概念 10 阐明过程和结果的文件 描述生产岗位操作的方法 要求和步骤 详细规定具体的管理要求 包括技术文件 管理文件 外来文件三类 描述各项活动的途径 职责 作业文件 程序文件 记录 作业指导书 管理手册 对管理体系范围进行全面描述 五级文件的层次关系 11 11 文体体系框架图 12 根据 质量 职业健康安全及环境管理手册 的规定 我矿一体化管理体系文件共分为五类 各类文件的作用分别如下 一类文件 管理手册 含质量 职业健康安全及环境方针和目标 明确矿部质量 职业健康安全及环境一体化管理的宗旨和总要求 是体系的纲领性文件 二类文件 程序文件 是管理手册的支持性文件 明确一体化主要管理过程或活动的途径 明确各部门职能 协调部门间关系 五级文件的内涵 13 三类文件 作业文件 是程序文件的支持性文件 详细规定具体的管理要求 分为 1 技术文件 如 工艺操作 安全操作 设备操作维护规程标准 工序标准等 2 管理文件 如 规章制度 预算 科室专业管理文件 各单位管理类文件 3 外来文件 如 与一体化管理体系有关的国家 行业 地方颁布的法律法规 标准规范 规程等 两级公司颁布的管理办法 规定要求等文件 四类文件 作业指导书 是落实管理要求的操作性文件 具体规定生产岗位操作的要求和步骤 五类文件 记录 指质量 职业健康安全和环境管理过程中 证实取得的结果和完成的过程的证据性文件 具有可追溯性 五级文件的内涵 14 2007年12月25日 我矿对管理手册和程序文件进行了改版 并及时下发了管理手册和程序文件 目前 我矿的管理手册和程序文件为B版 程序文件中包括各类程序共35个 目前 在对三类文件的管理上 主要存在如下问题 文件管理的现状与不足 15 目前我矿在规章制度中突出的问题表现为以下几个方面 1 规章制度行文不规范 不符合行文的要求 集中表现为语义含糊 词不达意 2 规章制度与红头文件不分 造成文件管理的困难 3 管理人员岗位调整后 对规章制度的管理要求不知晓 4 管理人员和部门领导未严格执行电子公文的处理流程和要求 尤其是在线处理时间过长 超过了电子公文的管理要求 5 专业管理制度的修订周期太长 一些制度与现有的管理流程不相符合 需要及时进行修订 6 有些管理制度没有纳入矿部的文件管理体系进行统一管理 7 行文和格式不规范 不符合程序文件的要求 管理中存在的问题 16 1 综合管理科是矿部规章制度的牵头推进部门 负责督促职能部门实施规章制度起草及修订工作 对规章制度的内容进行审查 对审批后的规章制度进行发布 对规章制度的执行情况进行检查评价 2 办公室负责对职能部门起草的规章制度进行编号 排版 印刷 发放 归档管理及废止 3 有关职能部门是本专业规章制度的归口管理部门 负责本专业管理的有关规章制度编制和修改 负责会签其它部门涉及本专业的规章制度 对本部门编制的规章制度的实施过程组织检查落实 对本部门制定的规章制度进行定期评审 对存在的问题及时提出解决方案或修订意见 职责分工 17 4 1为注重一体化管理体系的实效 按照 文件管理程序 矿部将所有的管理制度 标准 规程等纳入ISO9001体系文件的三类文件进行统一管理 4 2本管理办法中的 规章制度 是指矿部依据国家有关法律 法规和上级公司管理要求结合实际情况制定的规范矿部经营 管理的规范性文件 规章制度的名称包括 制度 规定 办法 实施细则 规范 标准 规程 等 4 3规章制度分为三级 矿部规章制度为三级 由职能科室编制 经制度主管部门审核 矿领导批准 统一编号下发 在全矿范围内适用 部级的规章制度为二级 作业区 组 队 室 制度为三级 由本单位编制 经矿部专业主管部门审核 制度主管部门编号下发 在本单位内部适用 规章制度的分类及定义 18 企业管理制度大体上可以分为规章制度和责任制度 规章制度侧重于工作内容 范围和工作程序 方式 如管理细则 行政管理制度 生产经营管理制度 责任制度侧重于规范责任 职权和利益的界限及其关系 规章制度的分类 19 红头文件 是人们对行政公文的俗称 是以其文件首页主题红色的文头而得名 是行政机关或准行政组织 行政管理学界将企事业组织 社会团体 社会组织的行政管理称为准行政管理 同样这些组织也就是准行政组织 为了其行政管理的需要 制定的针对一时或一事或者执行法律法规以及上级机关的决议的具体措施 方法 决定 意见等 因此 红头文件 包括了除法律 行政法规 行政规章以外的行政措施 行政规定 决定 命令与指示等 根据我国2001年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法 可推定有以下几种 命令 或令 决定 公告 通知 通告 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要等 规章制度与 红头文件 的界定 20 为规范矿部公文处理 完善规章制度体系 凡是规范矿部生产经营与管理的 制度 规定 办法 实施细则 规范 标准 规程 等规章制度以矿部作业文件形式下发 不得以红头文件的形式下发 矿部 红头文件 与规章制度的界定与处理流程由综合管理科与办公室机要秘书共同审核把关 规章制度与 红头文件 的界定 21 6 1规章制度应当符合国家法律法规以及两级公司有关制度和文件的要求 6 2规章制度应当科学 合理地规定各部门 各岗位的权利 义务 责任以及内部的管理秩序 6 3对涉及的事项表述清楚明白 概念准确 语言精炼 简称规范 标点符号正确 6 4结合实际 可操作性强 便于实施 6 5结构严谨 条理清楚 删繁就简 突出主要内容 避免长篇大论 规章制度制定的基本原则 22 1 适用性原则2 科学性原则3 必要性原则4 合法性原则5 合理性原则6 完整性原则7 先进性原则 规章制度制定的基本原则 23 规章制度的名称 制定的目的和必要性 制定依据 适用范围 各部门应承担的职责 需要明确的工作程序 相关的奖惩规定 其它需要规定的内容 本制度涉及的支持性文件 本制度产生的记录 规章制度解释的部门 实施生效日期 现行规章制度被新的规章制度所取代时 应注明予以废止的规章制度名称 编号及版本号 需要进一步明确管理流程的应附相应的管理流程图 规章制度应涵盖的基本内容 24 8 1矿级规章制度由职能部门负责起草 对涉及两个或两个以上主管部门的 由相关部门组成联合起草小组起草 以首次进入发文流程的部门为负责部门 其他部门为协助部门 8 2规章制度的编制 审核 批准及发布统一在OA办公系统进行 8 3矿级规章制度编审批流程 选择 尖山铁矿发文 规章制度 流程 规章制度编审批程序 25 8 5矿级规章制度内容涉及其他专业部门时 进入发文流程前征求相关部门意见 在发文流程中必须经相关部门负责人及主管矿领导会签 8 6综合管理科对起草的规章制度进行审查时 编制部门应提供有关依据 包括国家法律 法规 政策 规章制度或事实 及文件资料 8 7综合管理科对规章制度的以下主要内容进行审查 规章制度是否符合法律 法规的基本原则 是否符合国家政策 内容是否与两级公司的要求相一致 是否符合矿部的实际情况 规章制度与矿部现行规章制度是否协调一致 如果要改变现行规章制度的 理由和依据是否充足 是否与矿部的其它制度有相互冲突的内容 8 7签发后的规章制度 综合管理科及时在矿局域网主页 规章制度 中进行公告 办公室在局域网上撤消作废文件 保证在 公文阅览 中的文件为有效版本 8 9签发后的规章制度 由办公室存档备案 8 10综合管理科每半年至少发布一次有效规章制度清单 规章制度编审批程序 26 矿级规章制度编审批流程 27 9 1各单位应指定专人从局域网以及OA办公系统中及时下载获取矿部新颁布的规章制度 建立规章制度的电子公文包以及文件清单 并组织员工对规章制度进行学习 9 2各单位要严格执行矿部各项规章制度 单位内部要组织检查落实 对制度在执行过程中存在的问题及时反馈综合管理科 9 3专业管理部门按照本部门编制的规章制度对各单位规章制度的执行情况组织专业检查 对制度执行过程中存在的问题及时提出整改意见 9 4综合管理科负责对各专业管理部门的专业管理情况进行评价检查 对部门在专业管理中存在的问题及时予以督促整改 9 5作业区 组 队 室 制定的内部规章制度不得与矿部规章制度相冲突 规章制度的执行 28 10 1为确保矿部规章制度的有效性与适宜性 职能部门每年12月份对本部门编制的规章制度组织评审 评审结果报综合管理科 10 2规章制度的有效期为三年 自下发之日起超过三年的 规章制度自行废止 不再另行发文通知 经评审确有继续存在必要的 由专业部门重新修订后下发 10 3有下列情形之一的 应及时予以修订 10 3 1内容与国家 地方及两级公司的有关法律 法规 政策及规章制度有冲突的 10 3 2不适应现行经营方针或实际需要的 10 3 3与矿部其它规章制度的内容有冲突的 10 3 4因体制 业务发生调整 与现行情况不符的 10 3 5为贯彻执行某一规章制度而制定实施细则 由于规章制度发生变化引起实施细则需要修订的 10 3 6条文含义不明晰 在实施中无法操作的 10 3 7部分条款失效或过时有修订必要的 10 3 8达到或超过有效使用期限的 即使内容不变也要走流程重新编号发布 规章制度的评审 修订及废止 29 10 4规章制度的修订程序与制定程序相同 10 5有下列情况之一的 规章制度应及时予以废止 10 5 1新颁布实施的规章制度中明确要废止的旧规章制度 10 5 2规章制度经评审后无存在必要的 10 5 3所引用的上级规章制度已废止或变更 无单独实施必要的 10 5 4达到或超过有效使用期限的 10 6规章制度的废止程序 由规章制度的编制部门提出废止申请 按照规章制度下发流程审批后废止 规章制度的评审 修订及废止 30 第二部分 规章制度编写的要求 31 一 制度的定义与制度化管理 制度的定义 管理制度的定义 管理制度的特点 管理制度的分类 制度化管理 32 什么是制度 要求大家共同遵守的办事规程或行动准则 制度 是一个宽泛的概念 一般是指在特定范围内统一的 调节人与人之间社会关系的一系列习惯 道德 法律 戒律 规章等的总和 它由社会认可的非正式约束 国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成 制度就是在人类社会当中人们行为的准则 人们依靠制度来衡量自己的行为 制度包括 约定俗成的道德观念 法律 法规等 什么是企业管理制度 是企业为求得最大效益 在生产管理实践活动中指定的各种带有强制性义务 并能保障一定权利的各项规定或条例 是企业员工在企业生产经营活动中共同遵守的规定和准则的总称 就其本质而言 企业管理制度实际上是管理者管理思想与理念 管理方法与技巧的具体表现方式之一 每一个管理制度也有它的中心思想 制度的定义 33 指导性和约束性制度对相关人员做些什么工作 如何开展工作都有一定的提示和指导 同时也明确相关人员不得做些什么 以及违背了会受到什么样的惩罚 因此 制度有指导性和约束性的特点 鞭策性和激励性制度有时就张贴或悬挂在工作现场 随时鞭策和激励着人员遵守纪律 努力学习 勤奋工作 规范性和程序性制度对实现工作程序的规范化 岗位责任的法规化 管理方法的科学化 起着重大作用 制度的制定必须以有关政策 法律 法令为依据 制度本身要有程序性 为人们的工作和活动提供可供遵循的依据 规章制度的特点 34 制度一经制定颁布 就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用 是他们行动的准则和依据 制度的发布方式比较多样 除作为文件存在之外 还可以张贴和悬挂在某一岗位和某项工作的现场 以便随时提醒人们遵守 同时便于大家互相监督 35 管理制度的分类方法很多 如有行政管理制度 生产管理制度 人力资源管理制度 财务管理制度等之分 有实体制度与程序制度之分 有基础制度 通用制度 衔接制度之分等等 规章制度的分类 36 所谓制度化管理 就是指按照一定的已经确定的规则来推动企业管理 这种规则是大家所公认的契约性的规则 并且体现了责权利统一的规则 换言之 制度化管理就是以制度规范为基本手段协调企业组织集体协作行为的管理方式 制度化管理的实质在于以科学制定的制度规范为企业协作行为的基本约束机制 主要依靠外在于个人的 科学合理的理性权威实行管理 制度化管理 37 企业的管理工作发展必然需要经历如下一些阶段 1 建立初期 救火 2 发展阶段 规范化 和 理性化 3 成熟阶段 文牍化 4 发展自由阶段 人性化 制度化管理 38 制度化管理的基础是首先要形成制度体系 尽管形成一套完整的制度体系并不代表真正施行了制度化管理 但是制度体系建设在制度化管理中的重要作用是显而易见的 制度化管理 39 美国著名的组织理论专家理查德 达夫特将组织的生命周期划分为创业阶段 聚合阶段 规范化阶段和协作阶段 1 创业阶段的主要任务是生存 此时 或许创业者自己没有足够的精力管理企业 或者需要引人更胜任的管理者 如果创业者不能处理好经营和管理的问题 就会给企业带来危机 2 聚合阶段的主要目的是成长 此时 企业的运转已经比较顺畅 虽然也出现了一些正规的制度 但企业运转主要依靠非正式的手段和方式 如果企业要进一步发展 一个重要的问题是 企业领导能否建立起职能分工的机构 并将集中于自己手中的职权分配到各个职能部门由它们去行使 企业能否找到不需要高层管理者事必躬亲就能协调和控制各部门活动的方法 如果企业不能解决这个问题 那么就可能造成高层决策负荷超载 同时下层员工得不到有效激励 企业就可能陷入危机状态 3 规范化阶段是规则 程序和控制系统的建立和使用的阶段 但这一阶段可能会最终面临文牍主义盛行的危机 而如果不破除文牍主义 过于行政机构化的企业的办事效率会大大降低 创新也可能受到束缚 4 协作阶段的主要任务和最大的挑战都是如何再创企业的活力 虽然企业到现阶段已经取得了相当的成功 但如果不再创企业的活力 则企业很可能会滑向衰退 组织生命周期四阶段特征模型 40 二 管理制度的起草 基本心态 基本思路 基本要求 管理制度的结构 管理制度编写规则中的起草要求 41 管理制度其实就是管理者管理思想与理念 管理方法与技巧的具体体现方式之一 就具体编写某个管理制度而言 我们作为起草人就是要把我们对于这个管理制度所涉及的事项如何正确运作 运作成什么样子等等的一些思想理念 方法技巧融入进这个管理制度中去 我们起草一个管理制度就是要表明 我在这儿 我的管理思想 管理理念在这儿 基本心态 42 为什么要做 什么人来做 做什么 怎么做 做成什么样 对于编写管理制度而言 为什么要做是目的 什么人来做是职责 做什么是范围 怎么做及做成什么样则是管理内容与要求 这是一个基本思路 43 Who 何人 何部门 When 何时 从何时开始何时完成 Where 何地 工作的切入点 Why 为何 目的 意义 目标 What 何事 必要时说明原因 Which 何方案最优 Howtodo 如何做 操作方法 程序 路线图 HowMany 指需要多大 多少 以计量的方式让事情更具体化 Howmuch 花费多少 涉及资金开支的业务应明确开支标准 提成比例 预算限额等 6W3H法 44 企业管理制度 规范 规则 创新企业管理制度的编制或创新要按照事物的演变过程 依循事物发展过程中内在的本质规律 依据企业管理的基本原理 实施创新的方法或原则 进行编制或创新 形成规范 基本思路 45 1 管理制度编写前应根据需要规范的内容绘制管理流程图 并根据流程图的节点和流向编写管理制度 2 编写制度要运用标准化的原理和方法 对本制度所要规定的内容进行优化 对表述形式和方法力求简化 统一化 规范化 3 制度编写应对本公司需要协调统一的事物 流程 要求等作出具体规定 文字表达应准确 简明 易懂 严谨 避免制度在执行过程中产生不同理解或不易理解的现象 4 在制度的尾部要附流程图 管理制度编写的原则要求 46 合法性管理制度应贯彻国家有关政策 法令和法规 遵守集团基本法 与同级有关制度规章相协调 下级制度不得与上级制度相抵触 完整性管理制度在其范围所规定的界限内按需要力求完整 一般来说一个管理对象只用一个管理制度来规定 我们起草编写时考虑要全面完整 基本要求 47 准确性管理制度的文字表达应准确 简明 易懂 逻辑严谨 避免产生不易理解或不同理解的可能性 管理制度的图样 表格 数值和其它内容应正确无误 这是需要文字功底的 不要写出来让人看不明白 不要有重大疏漏 其实写管理制度如同文章一样结构要合理 条理要清楚 要点要突出 要说编写管理制度有技术和技巧性 主要指的就是这个 写多少最合适 要在这个问题上把握适度的分寸 其中基本原则之一 就是要处理好具体规定与原则规定的比例 事情简单的少一点具体规定 事情复杂的则要少一点原则规定 编写制度时要多一些标准 少一些概念 多一些定量 少一点定性 基本要求 48 统一性管理制度中的术语 符号 代号应统一 并与其它的相关管理制度一致 已有国家标准的应采用国家标准 已有集团标准的应采用集团标准 同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系 类似部分应采用相同的表达方式与措辞 适用性管理制度应尽可能结合集团的实情编写 同时应符合集团战略规划及集团基本法 力求具有合理性 先进性和可操作性 基本要求 49 规章制度一般由名称 目的 适用范围 关键词语解释 职责 管理内容和要求 其它 批准实施日期标注栏 编写标注栏及附录等部分组成 规章制度章条式模式 采用阿拉伯数字来编号 红头文件采用条款式编号 规章制度的结构 50 列项表述示例 0 2过程方法本标准鼓励组织在建立 实施质量管理体系以及改进其有效性时采用过程方法 通过满足顾客要求 增强顾客满意 为使组织有效运作 必须识别和管理众多相互关联的活动 通过使用资源和管理 将输入转化为输出的活动 可以视为过程 通常 一个过程的输出可直接形成下一个过程的输入 组织内诸过程的系统的应用 连同这些过程的识别和相互作用及其管理 可称之为 过程方法 过程方法的优点是对诸过程的系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制 过程方法在质量管理体系中应用时强调以下方面的重要性 a 理解和满足要求 b 需要从增值的角度考虑过程 c 获得过程业绩和有效性的结果 d 基于客观的测量 持续改进过程 51 名称一般而言 用于管理制度名称的有这样一些词语 规定 规范 规则 办法 条例和制度 目的目的是表述管理制度所要达到的目标 是对这个管理制度应该起到的作用一种目标性的描述 范围一是制度的适用范围 又称实施范围 另一个是制度内容的范围 关键词语解释当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用 或有可能影响管理制度的理解时 宜对这些词语加以解释说明 规章制度的编写规则要求 52 职责职责为可选要素 当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时 应明确加以说明 必要时 即使管理制度中的事项只需一个部门完成 也可明确其职责 管理内容和要求管理内容和要求是管理制度的主体内容 可用一章或若干章予以表述 本规则中所指 管理内容和要求 并非该章的推荐标题 规章制度的编写规则要求 53 其它 终结线 矿部的规章制度无此要求 批准实施日期标注栏 编写标注栏 附录图表含有一些要求或规定 则一般应当置于正文内而不能放到附录中来 规章制度的编写规则要求 54 制度名称的要求 1 制度名称尽量不超过10 15个字 且必须涵盖主题 2 标题一行写完 绝对不可换行回车 否则听众的眼睛便要回车 无形中增加了认知负荷 3 让你的题目讲你的内容 达到只读题目 就可以大致了解规章制度的内容的要求 制度名称的要求 结构要求 制度名称由 文件适用范围 文件使用事项 文件种类 构成 例如 尖山铁矿车辆管理制度 由适用范围 尖山铁矿 适用事项 车辆 和文件种类 管理制度 组成 55 一 公文标题不可随意省略行文单位 二 公文标题不可随意省略事由 三 公文标题一般不可只有文种 四 公文标题绝对不可无文种 五 公文标题不可繁杂冗赘 六 公文标题不可简而不明 七 公文标题不可出现语病 八 公文标题不可层次不清 九 公文标题不可题文不符 十 公文标题不可随意不用或错用介词 关于 十一 公文标题不可随意不用或错用结构助词 的 十二 公文标题不可画蛇添足 十三 公文标题不可随意主副标题并用 十四 公文标题不可赘加或错用标点符号 十五 公文标题不可滥用简称和随意苟简 十六 公文标题不可不讲究文字排列 拟定公文标题应注意的事项 56 一 政策性错误 二 长篇大论 语言重复 三 语法 逻辑错误 1 用词不当 1 搭配不当 2 关联词使用不当 3 褒贬不分 4 使用口语 2 语序不当3 句子成分残缺4 表意不明5 不合逻辑 概念 判断 推理不正确 四 口气不当 内容方面常见的几个问题 57 文稿中出现错字 别字 也是比较常见的 下面列举一些经常并用错 用混的字 1 的 地 得 从语法上讲 定语后用 的 状语后用 地 补语后用 得 如 勤劳的人民 详细地汇报 打扫得干干净净 2 相 象 像 相 主要指相貌 外观 姿态 常用词 照相 相貌 亮相 长相 真相 象 主要指形状 样子 模仿 常用词 现象 景象 气象 印象 象征 像 主要指与原物相似的图像 常用词 雕像 录像 摄像 画像 音像 想像 像话 好像 像 一样 3 做 与 作 二者意思相近 常常被混用 至于如何准确区分 没有比较权威的规定 一般来说 书面色彩较重的词语 尤其是成语 多写成 作 如 作案 作弊 作罢 作对 作废 作秀 作战 弄虚作假 装腔作势 胡作非为 大有作为 所作所为 以身作则等 对于通过抽象行为实现的动作 一般也用 作 或 作出 后面往往双音节动词 如 作调查 作检讨 作报告 作斗争 作出决定 作出处理 作出判断等 后面是名词或名词性语素时 特别是具体东西的制造 强调通过具体行为实现的动作 应写成 做 如 做出贡献 做出成绩 做出榜样等 另外 还有一些固定或约定俗成的词和用法 比如 作文 作画 作风 作家 作业 作为 创作 操作 制作 做法 做主 当做 用做 叫做 少说多做 错别字 58 4 长 与 常 长 指时间 空间的长度 常用词 长久 长期 长效 长治久安 浩气长存 长此以往 警钟长鸣 万古长青 常 指平常 经常 常用词 常态 常住 常年 亦可写为 长年 常备 常抓不懈 老生常谈 四季常青 5 分 与 份 分 指成分 限度 常用词 分量 分内 分外 分子 过分 本分 成分 非分 部分 情分 水分 安分守己 恰如其分 份 指整体中的一部 常用词 份额 股份 年份 月份 省份 人人有份 一式两份 6 备 与 倍 备 完全 都的意思 常用词 备受欢迎 备感亲切 关怀备至 倍 加倍的意思 常用词 干劲倍增 倍加珍惜 事半功倍 错别字 59 7 截止 与 截至 截止 到期停止 例如 到 日截止 截至 到 为止 相当于 截止到 例如 截至9月末 不能写成 截止9月末 也不能写成 截至9月份 8 必需 与 必须 必需 表示一定得有 不可缺少的意思 多用在名词前面作定语 也可以当动词 作谓语用 如 我们坚持了原则性 也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性 必须 表示一定得那样做的意思 通常用在动词前边作状语 如 金融机构经营存款业务 必须缴存存款准备金 9 权力 与 权利 权力 表示政治上的强制力量 也可表示在职责范围内的管理权和指挥权 如 国家的一切权力属于人民 权利 指依照法律和章程应当享有的权力和利益 跟 义务 相对 如 每个人都有受教育学文化的权利 错别字 60 常见的错误有以下几种 1 标题中误用 2 逗号 一逗到底 3 多层并列时顿号的误用 4 滥用书名号 标点错误 61 关于 制度 与 规定 或办法 的使用 一般情况下 若比较系统且较长时间使用的 可定为 制度 否则定为 规定 根据习惯用法来确定 例如 养老金管理制度 比 养老金管理规定 更为普遍 62 1制度正文由 总则 分则 附则 构成 2总则 简要说明制订制度的目的 要求 依据 适用范围 有关概念及名词解释等 例如 公司车辆管理制度目的 规范公司车辆管理依据 略适用范围 适用于公司所有车辆的管理相关概念 必要时说明2 3分则 按章写 每章用标题标出该章的内容 例如 公司车辆管理制度由 车辆购置 车辆调配 车辆驾驶 车辆保管 等构成 制度正文 63 根据ISO9001 质量体系认证 的要