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秘书理论与实务 项目准备 秘书理论与实务 一 课程学习期待 学习期待 实现措施学习计划和课程考核方案每次任务随机分组交流指导途径东教624Tel 652797课程网站 一 课程学习期待 本次课程 1 会议的涵义 作用2 会议活动的基本要素3 会议的分类与工作原则 1 能够判断是否需要召开会议2 能够提炼总结会议活动的基本要素 二 会议涵义 会议是有组织 有目的的着急人们商议事情 沟通信息 表达意愿的行为过程 教材P1 会议 字面意义 会 聚合 引申为聚会 见面 议 商议 讨论的意思 三 会议作用与工作原则 集思广益 科学决策的作用 决策功能 发扬民主 动员群众 宣传教育的作用 组织领导功能 传达信息 资源共享 学习交流 开拓思路的作用 资讯服务功能 协调矛盾 统一思想 促进生产 推动工作的作用 协调功能 国际交流 跨文化的沟通作用 沟通功能 三 会议作用与工作原则 1 加大了会议成本 造成时间 精力 金钱的浪费 2 信息的重复 浪费 3 滋长不正之风 4 培养 放任了公众和与会者对会议的不信任情绪 败坏了会议的名声 5 降低士气 甚至导致员工缺勤或流动率高 1 严格会议审批 2 科学整体设计 3 加强会议过程监督和引导 有效解决措施 负向会议的影响 会议的负向作用 负向会议的类型 1 无正当开会理由的会议为逃避个别接触所可能产生的难堪局面开会 为满足无聊的愿望开会 为遵循惯例或传统而开会 为了攀比而开会 为表功而开会 为推卸责任而开会 2 会风不正的会议 3 没有收效的会议 三 会议作用与工作原则 必要性 高效性 目标性 严肃性 节俭性 四 会议工作主要内容 编制会议方案 进行整体设计 考察会场 住宿 餐饮 交通等 准备各类会议文书 计划 简介 通知 邀请函 日程安排 议程 讲话稿 主持人串词 决议 宣言 新闻通稿等 准备会议材料 编印名单 制发会议证件 会议纪念品会场布置 座次安排联系 接待 新闻媒体 新闻发布会 会议报到 接站 签到 引导就座 住宿 用餐 会议信息服务 印发会议简报 收集与会人员对会议的意见和建议 安排会议值班 主持会议 做会议记录安排与会人员的集体合影安排会议餐饮 宴请 交通安排会议的旅游 娱乐 陪同监督会议经费使用处理会中突发事件送别会议代表 会场善后整理会议文件 制发会议纪要 会议评估 五 会议基本要素与类型 会议名称会议时间会议地点会议议题会议人员会议方式会议结果 会议名称会议时间会议地点会议议题会议人员主持人 会议目的会议时间会议地点会议议题组织者 与会者主持人会议议程 五 会议基本要素与类型 会议名称 五 会议基本要素与类型 会议时间 五 会议基本要素与类型 会议时间 1 什么时候开 需要 时效 可能 适宜2 需要多长时间 规模 复杂程度3 会议时间限度 1 会议召开的时间 2 整个会议所需要的时间 天数 会期 3 每次会议的时间限度 1 控制会期2 安排好议程 取舍合理 衔接流畅 严格规定发言时间 五 会议基本要素与类型 会议地点 1 会议自身的需要 1 会址的地理位置 2 会议室的空间条件 3 会议室的技术装备 4 会议室的其他配套设施 1 会议召开的举办地2 会议召开的具体场所 会场 2 会址选择的多维视角 1 政治视角政治影响 政治暗示 政治平衡 政治关怀 2 经济视角 3 社会视角 五 会议基本要素与类型 会议人员 指主要策划 组织会议的人员 包括主办者 承办者 支持单位 赞助单位 协办单位 合作单位等 即参加会议的对象 包括正式成员 列席成员 特邀成员 旁听成员 包括 主持人 会议秘书人员和会议服务人员等 五 会议基本要素与类型 会议人员 正式成员 具有正式资格 有表决权 选举权和发言权 列席成员 不具有正式资格 有一定的发言权 无表决权 无选举权 有些会议涉及有关部门的管理权限和日常工作 为了及时 准确地了解情况 沟通信息 需要邀请其负责人列席有关会议 旁听成员 不具有正式资格 无发言权 无表决权 无选举权 例如 地方人民代表大会经常邀请市民旁听有关会议 特邀成员 由会议的主办者根据需要专门邀请的人员 如上级部门领导 行业企业专业 特别来宾 报告人等 权利类似列席成员 五 会议基本要素与类型 会议人员 主持人是会议过程中的主持者和引导者 也往往是会议的组织者和召集者 对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用 会议主持人通常由有经验 有能力 懂行的人 或是有相当地位 威望的人担任 一般有两种情况 A当然主持人 是由其职务和地位 即由组织的章程或法规决定的 B临时的主持人 如各种代表会议 或几个单位 几个地区的联席会议 则由代表们选举或协商产生 特别重大的会议 则需产生相应人数的主席团 由主席团成员集体或轮流主持会议 主持人和召集人区别召集人是本次会议的发起人 会议的召集人和主持人也可以由同一人担任 但两者的职责是有明显区别的 例如 会议的召集人主要是对会议的过程 尤其是对会议的顺利召开负责 而会议的主持人则必须对会议的全部内容 尤其是会议的结果承担责任 五 会议基本要素与类型 会议议题 有助于会议目标的实现 引导和制约会议的发言 防止出现操控会议的现象 是提高会议效率的基础性工作 便于参加会议和筹备会议的人员做好准备工作 议题是会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 一支笔 原则 唯一性原则 计划原则 可行原则 五 会议基本要素与类型 会议议题 口头申报形式 对于小型座谈会 简短的碰头会 一般问题的现场会 报告会等 由职能部门负责人口头向主管领导人提出召开会议的要求 由主管领导视情况当即答复或讨论研究后答复 书面申报形式 由申办会议的部门将需召开的会议的目的 议题 规模 形式 时间 场地 出席范围 所需经费等项写成综合性文字材料 上报领导 经研究协调后 由领导审定批复 会议申报形式 在办公会 联席会或其他工作会议中提出要召开某一个会议的要求及会议的大体方案 在会议上由领导研究 决定是否批准该要求和方案 对于一些较复杂的大型会议 即使办公会议上领导人原则同意后 仍需要责成秘书部门会同有关职能部门综合协调 反复研究后 修改 制订出详细的会议预案 再次交办公会审定或报主要领导人审批 五 会议基本要素与类型 会议类型 1 按规模大小 与会人员数量 特大型 万人以上 大型 数千人 中型 数百人上下 小型 数十人或数人 等 2 按会议内容 综合性会议 专题性会议 3 按会议的性质 决策性会议 正式会议 非决策性会议 非正式会议 4 按会议的功能性质 决策性 讨论性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等 5 会议的目的 说明会议 研究会议 解决问题会议 沟通协调会议 创意会议 6 会议的形式 圆桌会议 公开讨论会议 代表人会议 演讲型讨论会 小组讨论会 议会型讨论会 头脑风暴会议 远程电信会议 7 按会议所跨的地域范围 国际性会议 全国性会议 地区性会议 部门性会议 五 会议基本要素与类型 会议类型 8 与会者的国籍及议题的范围 国内会议和国际会议等 9 会议的职级 股东会议 董事会 高级管理人员会议 中层管理人员会议 职工大会 部门会议 10 按会期间隔稳定与否分 定期会议 经常性会议 和不定期会议 临时性会议 11 议采用的媒介分 电话会议 电视会议 计算机会议 12 出席对象 联席会 由若干单位共同召集并参加 内部会 代表会 群众会 13 按议题性质 专业性 专题性 综合性等 巩固与拓展 练习 课后作业 1 根据教师提供的台签和纸张制作个人台签2 思考例会的基本要素 学有余力的同学可选择完成拓展训练 课余或下次课前半小时与教师讨论 巩固与拓展 练习 拓展训练一 XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位 产品质量深受行内专家和消费者的好评 为争当行业内的领头羊 公司投入大量的财力和技术力量 建设了新的厂房 也分析了市场压力和潜力 认清当前的形势 设计了一批符合市场需求和环保要求的电动车 为此 公司准备召开全国客户洽谈会暨产品发布会 如果领导让你拟写一份参加会议人员的名单 你会邀请哪些人来参加会议以符合此次会议要求 又会怎样组织召开这次会议呢 拓展训练二 星期二上午 上海欣达贸易公司准备召开一个紧急会议 总经理让王秘书迅速通知人事部 财务部 销售部 进出口部等各个部门的负责人 让他们在上午10 00准时在公司会议室开会 王秘书一一通知了各部门的负责人 各部门的负责人虽然接到了通知 但各个心里纳闷 开什么会呢 这么紧急 也不知道要准备些什么会议材料 有的部门负责人就打电话给王秘书 王秘书回答说 我也不知道啊 总经理让我这么通知的 思考 这种情况局面出现的原因 如何避免 如何补救 巩固与拓展 巩固与拓展 拓展训练三 上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议 公司拟邀请一些专家 学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路 为了能让与会者有充分时间安排好工作 公司决定提前将通知发给有关与会者 秘书发出通知后不久 公司总经理突然指示 这次会议十分重要 应当还要邀请区科改委有关领导参加 听听他们的意见 以便更好地推动公司工作发展 可是经过联系 区科改委的林主任11月15日正好在外地出差 要到11月16日才能回来 于是 秘书再次发补充通知 通知各位与会者会议时间改在11月17日召开 后来 林主任的秘书打来电话说 林主任在外地出差可能要延长几天 还要去当地一些企业视察工作 于是 公司的咨询工作会议无法确定会议时间 只能一拖再拖 思考 秘书工作失误之处 如何避免 巩固与拓展 拓展训练四 下面是某大学学院聘请兼职教授的会议议程安排 看看各个环节的衔接是否流畅 能否通过议程的调整将会议的时间再压缩一点 聘请兼职教授典礼程序 2 45参加典礼的人员入场 3 00校领导 处领导 名誉教授及顾问入场 介绍到会校 处级领导 3 05宣布大会开始 1 院长讲话6分钟 2 校长向各位名誉教授颁发名誉教授证书 证牌 逐位拍照 3 书记向各位顾问赠送狮头印章 逐位拍照 4 名誉教授代表 集团董事长讲话5分钟 5 第一届顾问委员会轮值主席 教授讲话5分钟 6 校长致辞3分钟 7 与 地产公司签订办学基地协议书5分钟 校方代表 地产公司总经理 拍照 8 地产公司总经理讲话5分钟 9 宣布大会结束 请顾问退席到贵宾厅召开第一次全体会议 五 会议基本要素与类型 会议时间 会议规模