OA办公软件简单使用手册.docx

OA系统简单使用文档目录OA系统帮助文档1协同工作3表单管理21公文管理36电子邮件60文档管理63日程/计划/会议72公共信息81常用工具86个人设置90综合办公99泛组织应用主要功能点操作说明120协同工作新建事项 【功能】建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。通过选择关联项目与项目联合,形成项目协同。 操作: 点击一级菜单“协同工作”，选择“新建协同”，进入新建的页面。有“自建流程权限”的人可以修改系统模板。 流程，点击该图标可以对该协同事项的流程进行查看或者配置。 添加附件，点击该图标对该协同事项进行附件的添加。 打印协同，点击该图标进行打印该协同事项。功能键说明【立即发送】将建立好的协同事项，按照流程发送，事项进入“已发事项”中。 【保存待发】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入“待发事项”列表中，用户通过待发事项中对协同进行修改，发送。 【另 存 为】将协同保存为“个人模板”、“个人格式”、“个人流程”三种方式，“个人模板”通过模板调用；“个人格式”通过常用格式调用；“个人流程”通过流程新建调用。 【模板调用】直接调用已经建立好的系统和个人模板。其中，系统模板是公用的模板，由系统管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加易用性。 【流 程】图形的方式查看流程。 【插入】包括上传本地文件以及关联协同和文档。 【打 印】提供三种方式： 1 全部打印； 2 将正文内容和意见分开打印； 3 将打印内容以文件形式保存到本地。 数据项说明【标 题】协同事项的题目。不能为空，禁止输入非法字符。 【流 程】协同的流程，可以新建流程，也可以用已经设置好的个人流程。 【常用格式】调用系统所预设的常用办公格式。 【预 归 档】在建立协同事项，预先将协同归档到文档系统中。可预归档到“我的文档”或“单位文档”中，预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。 【项 目】选择发起者所关联的项目，必须已经建立了项目。 【期 限】设定协同事项的处理期限。超过处理期限 , 系统会自动给予提示，进行催办。 【跟 踪】标志协同是否需要跟踪，需要跟踪的事项会在首页的“我的跟踪事项”中列出。 【重要程度】标识协同事项的紧急程度，分为“普通”，“重要”，“非常重要”。协同的重要程度在流程列表中会显示红色的“！”。 新建协同操作步骤 第一步：依据数据项的说明，填写协同事项的标题和内容。 第一步：依据数据项的说明，填写协同事项的标题和内容。 第二步：建立流程，鼠标点击“流程”的下拉框，选择“新建”，出现选择人员的页面，如下图 ，在下拉框中显示系统设置的所有组织结构；左区罗列该组织的所有人员；右区是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左区，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按“ ”，选定到执行人区域。如果直接选择右边的“ ”，表示整个部门被选定； 按“ ”“ ”进行发送顺序的调整。根据工作的具体情况选择“并发”、“串发”、“多层”。 【并发】发起人发起流程后，各节点同时收到信息。【串发】发起人发起流程，流程中个每个节点依次处理。 【多层】一个流程中有并发与串发的结合应用。 按“确认”按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到“新建协同”操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。 第三步：附件添加，点击“添加附件”，弹出文件添加，添加需要处理的文档。第四步：根据工作情况可以预归档，点击预归档下拉框，选择需要归档的文件夹，点击“确认”。 第五步：选择项目，在项目下拉框内，选择项目（注意：项目需要进行建立后，同时为项目的成员，在下拉框才出现可以选择的项目。如果选择项目，预归档时只出现项目文档） 。 第六步：根据需要选择“期限”、“跟踪”，选择“期限”后，超过协同的处理期限，系统会自动给予提示：选择“跟踪”后，在首页的“我的跟踪事项”的列表中显示，否则不予显示。 第七步：点击“立即发送”，所建立好的协同事项进行处理发送。 修改协同流程节点 在新建协同过程中通过浏览流程可以进行协同流程的节点修改，点击“流程”出现流程，点击流程展示中“高级”，在各个节点出现“修改”按钮，进行节点权限的修改,如下图:如果有“自建流程权限”的人员还可以修改节点要求。节点要求设置后的流程图如下。 利用模板建立协同第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“模板调用”。模板包括个人设置的模板和系统设置的模板，单击某个模板，可以在模板预览中进行模板流程的查看。如下图: 第二步：确定了该调用的模板，鼠标双击模板，系统自动在协同中套用这个模板类型，用户可以直接使用。如下图:第三步：可以根据需要选择“预归档”、“项目”等其他操作。 (注：系统模板不能进行流程的修改。) 权限要求：各权限均具有此项功能。待发事项 新建事项 可以在此启动“新建事项”功能。 发送 将协同事项发送给接收者，点击“发送”前需先勾选一个或多个协同事项。 转发邮件 将协同事项以邮件的形式发送，先勾选一个协同事项，点击“转发邮件”，协同的正文，附件，标题均会进入到邮件中，用户需要填写邮件地址进行发送。 删除 删除协同事项，点击“删除”前需先勾选一个或多个协同事项。 查询 按用户所选查询条件查询，支持按标题、重要程度、自我提醒查询。查询条件中不允许输入英文单引号。 修改协同信息 双击列表中的协同事项启动修改功能。 事项排序 单击列表上的列标题可以进行快速排序。权限要求：各权限均具有此项功能。已发事项 转发事项 将已发协同事项发送给其他接收者，点击“转发事项”前需先勾选一个或多个协同事项。 转发邮件 将协同事项已邮件的形式发送，先勾选一个协同事项，点击“转发邮件”，协同的正文，附件，标题均会进入到邮件中，用户需要填写邮件地址进行发送。 重复发起 借用已发协同事项的内容再次发起，以满足用户连续讨论的需求。发起前可对内容进行修改。 归档 全部流程节点处理完毕后可将协同事项归档，点击“归档”前需先勾选一个或多个协同事项。 撤消流程 终止正在流转过程中的协同事项流程，并将其保存到“待发/新建”中。 删除 全部流程节点处理完毕后才能删除协同事项，点击“删除”前需先勾选一个或多个协同事项。 查询 按用户所选查询条件查询，支持按标题、重要程度、自我提醒查询。查询条件中不允许输入英文单引号。 跟踪 发起者可以在列表中点击跟踪标志，可以进行修改跟踪的标志，将跟踪标志由“有”修改成“否”，也可以由“否”修改成“有”。 点击补充正文按钮，对已发出的协同进行正文内容和附件的补充。 点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击击流程中的人员，可以发送在线消息。如果流程中组成员比较多，用鼠标移上去会显示处理人的列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看,单击流程中的人员可以发送在线消息。换人处理对于非模板的流程，发起人可以将未处理节点中的人换成其他人来处理，如图。点击“换人处理”实现节点处理人的更换，操作方式同“超期督办”。 权限要求：各权限均具有此项功能。待办/已办 【功能】支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。点击菜单“协同工作”，选择“待办已办”，进入待办已办的操作界面。默认显示“待办”事项列表，点击“已办”显示所处理过事项，点击“全部”则显示所有待办已办及处理中事项同，处理状态分别表示： 已办； 进行中； 待办。 功能键说明【转发事项】将所选择的协同事项转发给其他人员或部门。可根据需要选择以协同、邮件或者公告的方式进行转发。 【归 档】将协同事项进行归档保存，在待办列表中做归档操作相当于执行了“继续并归档”的操作，可以进行批量处理。 处理功能操作： 【转 发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系统将生成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变为当前用户发向被转发用户。 【回 退】用户可以将流程回退至前一节点，回退前可以加注意见、态度等。回退之后，该协同事项将出现在上一节点用户的“待办事项”中，上一节点用户将收到系统自动发出的回退提醒，并可以在“待办事项”中查看回退人员的意见，同时处理该事项。系统支持多级回退，反复回退。回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改，直至定案。但当用户只能回退至前一节点，操作时系统会出现警告询问提示，如下： 【终 止】如果用户点击“终止”，流程将在该用户处停止流转，该用户的后续节点将不会接收到该事项。操作时系统会出现警告询问提示，如下： 【知 会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。与转发事项的不同处在于，转发是生成一个新的协同事项，而知会是在原协同事项的流程基础上，增加被转发人员为当前用户节点的后续节点 , 知会操作支持一个或多个人。进行知会操作后不立即提交后台 , 只刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。知会的节点权限只限于对协同进行转发，而无回退、终止、撤销、知会、加签、当前会签等权限。与转发事项相比，知会更利于掌握事项的传播途径和范围。 【加 签】用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台，只是刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。与知会的不同处在于，知会人员不影响整个流程的流转，而加签人员将是流程中的关键节点之一，加签允许并行加签和串行加签，加签操作支持加签一个或多个人，部门和组，同时支持节点权限的修改。加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。 【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组，该协同只有当会签组的人员全部都处理完了，才会流转到下一节点。 【修改正文】事项接收者可以修改事项正文，系统将记录每个修改者的姓名和修改时间，并在事项正文后面显示。【快捷回复】快捷回复，自动引用常用语。 【意见隐藏】如果用户选择意见隐藏，则用户的处理情况将对流程中其他节点人员不可见，但不影响事项发起者和处理者本人查看。 【进行跟踪】用户对协同事项进行处理后，如果希望对该协同事件进行继续跟踪查看，点击“进行跟踪”，则该协同出现在首页的跟踪事项中。 【上传附件】用户接收处理事项的过程中，可以上传多个附件。上传后，系统将显示上传成功，并注明已上传附件的数量，如果用户点击附件显示开关，系统将显示附件名称列表。 【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己 的“待办事项”中继续处理该事项。 【继续并提交】用户对协同事项进行处理后，进行提交并允许流程继续运行，流转给下一节点人员。 【继续并归档 】用户处理该事项后，同时进行协同的归档操作，将该事项归档至自己的个人文档夹或有权限的单位文档夹。归档不影响其他人员对该事项的查看和处理。归档后用户可在“文档管理”模块中查看档案，流程继续流转给下一节点人员。 【继续并删除】用户处理该事项后，同时将处理过的协同删除，不存储在已办事件列表中。删除不影响其他人员对该事项的查看和处理。流程继续流转给下一节点人员。【发起人】在协同查看时，可以点击发起人查看基本信息 办理操作步骤 第一步：用户选择所要办理的事件，点击协同事件，如下图：第二步：用户根据实际情况，选择“转发”，“回退”、“终止”、“知会”、“加签”、“当前会签”等操作。第三步：选择“已阅”，“同意”，“不同意”，填写意见，同时可以进行相应的操作。 权限要求：各权限均具有此项功能。超期督办【功 能】对在协同模板中被指定为管理者的流程进行管理。点击一级菜单“协同工作”，选择“超期督办”，进入操作界面，如图功能键【未办结】显示未结束的流程列表。【已办结】显示已结束的流程列表。催办点击流程图中“催办”按钮，弹出对话框进行催办，如图 点击“催办”列的次数，弹出催办日志，可查看催办历史。换人处理协同的管理者可以改变节点的处理人。如图，点击菜单项“换人处理”，弹出选人界面，选择某人代替原人员处理。选人后，如果节点有时间要求则弹出对话框，询问“是否重新计算节点中所有人的开始时间”。如果选“确定”则会将当前时间作为本节点的开始时间，计算节点是否超时。点击“流程日志”列的“内容”，弹出对话框，显示流程的换人日志。流程管理【功能】通过“工作统计”，“超期管理”以及“流程管理”，查看已发、待办、已办、超期的协同流程，并且可以按考核的模板流程、考核的自建流程、非考核的模板流程、非考核的自建流程对已办协同进行统计。其中，“工作统计”和“超期管理”的功能类似“个人首页”的“工作管理”部分。区别是如果有授权的话，这里的“工作统计”和“超期管理”可以管理他人的协同。流程管理按考核的模板流程、考核的自建流程、非考核的模板流程、非考核的自建流程对已办协同进行统计，如图。点击统计数字，在下方会列出详细的协同记录。双击协同记录，会弹出协同内容。【管理范围】选择要查看的人员。【统计时间】选择要统计的时间范围。【管理的模板】查看指定模板的处理情况。【转发事项】将统计结果转发为协同或公告。【转Excel下载】将统计结果以Excel的格式下载。表单管理表单查询 主要功能：提供表单的两种查询方式，一种是系统查询；一种是我的查询。点击一级菜单“表单应用”，选择“表单查询”，进入表单查询: 1 、查询出的结果能做条件设置查询，如：草稿状态、未审核状态、已审核状态、 2 、查询出的结果能做源表单查看。 3 、结果通过以协同形式发送，提供 EXCEL 下载到本地。 4 、查询出的统计结果可以打印。 5 、在统计表出来后，系统提供数据的明细查询，即可以查看到该查询出的数据是由哪几张单据的数据组成即具体明细单据显示，鼠标双击查询表上的具体数字，于查询表下方显示具体单据。提供内容转发和结果转发协同两种方式，单击转发协同，进入协同界面。 权限要求：系统均提供此项功能。表单统计 选择所要查看统计表单，系统自动按照设置的统计条件计算。点击一级菜单“表单应用”，选择“表单统计”，进入表单统计界面： 根据在表单设置 表单查询统计设置中设置好的表单统计项目进行表单统计。 点击需查询出的表单内容，显示次表单统计结果：1 、查询出的统计结果能做条件设置查询，如：草稿状态、未审核状态、已审核状态。2 、查询出的统计结果能做源表单查看。3 、结果通过以协同形式发送，提供 EXCEL 下载到本地。 4 、查询出的统计结果可以打印。 5 、在统计表出来后，系统提供统计数据的明细查询，即可以查看到该统计数据是由那几张单据的数据统计而来的即具体明细单据显示，鼠标双击统计表上的具体数字，于统计表下方显示具体单据。提供内容转发和结果转发协同两种方式，单击转发协同，进入协同界面。 权限要求：系统提供此项功能。表单制作 制作前说明表单管理员可以进行枚举设置、基础枚举设置、表单模板设置，表单流程绑定，表单统计查询模板的设置；而普通人员：只允许进行表单的查询和表单统计结果的查看。 表单功能项说明 功能键说明： 【清空】清空已建立好的表单 【打开本机的表单样式文件（HTML 格式）】调用本机已建立好的 HTMl 格式文件 【存盘】保存表单到本机 【查找】查找含所输入文字的表单 【打印】打印表单 【剪切】剪切所选的 表单或文字 【拷贝】拷贝所选的表单或文字 【 粘贴】粘贴 【插入链接】插入网络链接 【插入网络图片】插入网络图片的链接地址 【插入表格】确定表单的行列 , 可以拖动鼠标框出表单轮廓 , 也可以输入表单行列数按确定键 , 出现表单。 【插入分割线】插入分割线 【插入百分比】插入表格的百分比，以调节表格百分比 【帮助】调用表单设计说明 【正文】插入表格的正文，标题等 【字体】选择字体 【字号】选择字号 【设置文本颜色】设置输入文本的颜色 【设置背景颜色】设置背景的颜色 【加粗】加粗字体 【倾斜】使字体变为斜体 【下划线】插入下划线 【左对齐】使文本左对齐 【居中】使文本居中 【两端对齐】使文本左端对齐 【插入输入框】输入框，在表单中需要用户填写的地方，可以采用 “ 输入框 ” 进行定义，输入框可作为字符型 ( 姓名、事由等 ), 数字型 ( 金额、计数 ), 日期型数据的输入框。 【插入复选框】插入复选框 【插入插入重复项表格】使用重复项输入定义， 选择输入列数，形成表单。重复项输入，在应用表单中多数明细项目可能是重复的，例如报销单中的明细项等，可以选择采用 “ 重复项 ” ，定义一行，在应用时自行增加行数。 【插入插入重复项字段】插入重复项字段【表单操作】点击鼠标右键，出现表单操作命令,如图:单元格属性说明：【数据项】 【名称】输入单元格的名称 【类型】数字型表示只允许输入数字；日期型提供日期选择；字符型允许输入任意文字 【运算式】当一个单元格的数据是通过某些数据计算得来的，在这个进行计算公式的建立，一旦建立计算关系，在用户使用式自动计算。 【默认值】单元格输入时的默认值。 【不能为空】表示改数据输入项不能空 【查询字段】是否作为以后查询的条件使用 【大写】把数字性的数据以大写形式展示。枚举设置 主要功能：对于表单单据中要填写枚举数据设置。 点击一级菜单“表单应用 表单制作”，选择“表单枚举设置”，进入新建的操作界面：功能键:【新增枚举】建立枚举类别和枚举数据。 【删除枚举】选中节点中某个枚举类型，点击删除。就将此节点类型从列表中清除 操作步骤1.新增枚举：第一步：选择枚举数据属于“用户”或“系统”点击“新增枚举”，弹出对话框，填写分类名称，单击确定。第二步：点击某个具体的枚举，点击“枚举数值”，进行新增操作2. 删除枚举 第一选择展开后的枚举分类类型，单击删除按钮，确认。 表单查询统计设置分为 “表单查询”和“表单统计”两项功能：表单统计设置操作步骤第一步 : 新建统计，进入设置页面填写统计名称标题第二步：选择所要统计的表单 第三步：点击“授权”，选择统计权限，确定可以统计该张表单的使用权限。 第四步：设置预置条件，点击“添加“， 选择预置的单元格名称，例如选择“品名费用名称于，等于.”: 第五步：设计统计报表 A ：设置统计报表的统计列项目。 B ：设置统计报表的行的项目 C ：添加数据域。数据域主要是针对统计表的各个数字型项目的求和，平均值，最大值，最小值的计算，形成统计表的行表头 第六步：按“确定”，系统自动检验是否统计表授权 表单流程绑定点击菜单表单应用 表单制作 - 表单与流程绑定，进入表单流程绑定界面。操作步骤：第一步 : 点击“新建协同模板” , 填写完标题 第二步：点击“表单调用”， 将系统所设置的表单模板一一显示，用户可以根据需要选择协同中所要填写的表单第三步：鼠标双击表单名称，确定表单 第四步 : 建立流程 , 管理根据实际工作的情况建立流程模板 . 可以根据职务 , 岗位 , 部分 , 人员分别进行建立 , 如图 : 第五步 : 添加附件 , 一个协同事项可以携带多个附件，但每个附件的大小不能超过 51M （该附件上传的大小可以由系统管理员进行设置）。 第六步 : 进行授权，模板必须授权，只有被授权用户才能调用模板。可以同时授权给具体的人员、一个或多个部门、岗位、组等。 第七步：根据每个流程的步骤，进行表单的单元格的编辑和浏览的权限，发起人系统默认对表单是编辑状态，其他默认浏览状态，用户可以自行修改第八步： 根据实际情况选择“重要程度 ”， 设定是否进行跟踪，建立预归档。 第九步： 点击保存按钮，保存后，被授权使用的用户将可以在创建协同时调用该模板。保存时系统会先判断设置的授权用户是否有“读写预归档目的文件夹”的权限，如果没有权限系统会给出提示性信息，然后弹出授权设置框，由系统管理员重新设置授权，直到所有授权用户都具有读写该预归档的文件夹的权限，系统模板才能保存成功。 权限要求：仅表单管理员具有此项功能。公文管理收文管理 主要功能：进行公文登记，查看公文流程中各个节点的状态，以及查看公文的进度和催办等操作。 操作流程图： 公文元素：根据实际情况建义公文发文单的公文要素 公文节点：定义每个发文环节的操作权限和动作策略，对于设置的公文元素要在节点权限中定义元素的编辑和读写权 公文单定义：根据实际情况制作公文单，公文单要包括建立的公文元素 公文登记：收文流程中最先进行的操作是选择待登记的公文进行收文登记，将来文转化为本单位文件，并做记录。 文流程处理：拟办、批示、办理、知会、承办、审批、会签、阅读等，可根据贵单位实际需求扩展流程节点权限； 登记公文 主要功能：新建收文流程、登记公文信息。公文收发员具有公文登记的权利。 点击一级菜单 “ 公文管理 ” ，选择 “ 收文管理 ” ，点击 “ 待登记列表 ” ，选择要登记的公文，进行公文登记。 登记：公文处理人员，会接收到签收下来的公文的通知信息。 通过 “ 待登记公文 ” 列表 , 选择公文进行登记。点击 “ 收文流程 ” 的空白处，选取 “ 新建流程 ” ，在随后出现窗口中可进行人员的选择，让人名出现在右侧的 “ 选中人员 ” 选框中，然后点击确定，形成收文流程，点击 “ 正文 ” 即可查看正文内容。 收文处理 文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会自动接收到公文处理的提出，在系统的首页的“待办事项”中有该公文的显示。办理人员可以直接进行办公工作，同时在公文管理中“收文管理”的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容进行手写批注，键盘批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。其操作步骤等同发文，可以参看发文操作。 权限要求：仅公文收发员具有此项功能。 发文管理 主要功能：进行公文的起草，查看公文流程中各个节点的状态，以及查看公文的进度和催办等操作。发文的基本流程如图 公文元素：根据实际情况建义公文发文单的公文要素 公文节点：定义每个发文环节的操作权限和动作策略，对于设置的公文元素要在节点权限中定义元素的编辑和读写权 公文单定义：根据实际情况制作公文单，公文单要包括建立的公文元素 发文流程：建立公文的发文流程 公文拟稿：是公文的首发节点，可调用公文流程模板和手工建立流程两种方式 发文流程处理：审批、审核、复核、签发、封发、知会，会签、当前会签、阅读等，可根据贵单位实际需求扩展流程节点权限； 公文封发：是发文的尾节点，封发后的公文可进行归档、传阅和公文交换。 注：公文元素和公文单的设置请参看系统管理员界面中的“公文应用设置” 功能键说明：【拟文】进行公文文件的起草。 【待发】暂时不想发送的公文被保存在这里。 【已发】已经发送出去的公文保存在这里。 【待办】现在还不想进行公文办理、手写批注、键盘批注，文件的批阅、修改、批注、批示等操作的公文均显示在此处。 【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这。 【查询】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询。如图所示 拟文 主要功能：新建公文的发文流程、起草公文内容、以及填写公文文头信息。公文收发员具有公文起草的权利。 点击一级菜单“公文管理”，选择“发文管理”，点击“拟文 ” ，如下图： 公文单要进入系统管理员界面，在公文应用设置中的“公文单定义“中预先设置好需要的公文单格式。然后在拟文公文的时候就可以调用设置的公文单。 功能键说明： 【立即发送】将公文发送出去。 【保存待发】将未发出的公文进行保存，不进行发送，公文事项进入“待发”列表中，用户通过待发事项中对公文进行修改，发送。 【模板调用】直接调用已经建立好的系统模板。 【流 程】图形的方式查看流程，可以允许执行进行流程的建立。 【添加附件】上传公文中要处理的附加文件。 【打 印】提供三种方式 ,1 全部打印 ;2 将正文内容和意见分开打印 3 将打印内容以文件形式保存到本地。 【插 件】如装有 office 插件则显示图标为操作步骤：第一步：建立流程：点击“发文流程”的空白处，选取“新建流程”，在随后出现窗口中可进行人员的选择，让人名出现在右侧的“选中人员”选框中，然后点击确定，如下图：用户也可以直接点击“模板调用”直接调用公文发文流程模板点击菜单“流程”后会出现下图所示，并且可以修改每个节点的权限，以便每个接收到的人得到不同的权限,如下图：第二步：填写发文单 根据设置的文单信息进行填写，如文件标题、选择公文种类、公文文号、文件密级、行文类型、填写抄送单位，主送单位，抄报单位等等文头信息。第三步：书写公文内容 点击“正文”，进行公文正文内容的编写如果安装有 A6 提供纲 office 插件，公文正文默认为 word 格式。如果转换格式，要首先点击 office 插件（ Word 或 Excel ），然后再点击右下侧的“正文内容”，这样便可使用插件功能了。 第四步：发送发文 点击“立即发送”即可发送到下一个节点的人员。 发文处理 主要功能：进行公文发文过程中文件的核稿，复核，文件签发，套红盖章封发等等一系列的处理。 操作步骤：第一步：公文处理人员，会接收到公文处理提示信息；可以直接点击提示信息进行公文处理，也可以通过“我的待办事项”或是“发文管理”中待办页面中选择公文进行处理。 第二步：点击发来的公文标题后即可显示公文的相关信息，如公文标题、公文种类、公文文号等。 * 要想查看公文的正文，点击右侧的“正文”按钮即可显示正文内容。 * 要想查看发起人的相关信息，可以“建文人” 右侧的人名（蓝色），单击即可查看。（图 7 所示）功能键： 全屏显示按钮 事务执行操作按钮 查看流程按钮和催办操作 查看是否有附件 打印 点击“处理操作按钮”则会打开如下图所示的窗口。（出现在右侧，如下图： ） 【回 退】退回到上一节点，处理信息一起回退。 【终 止】在此节点停止操作，并且下面的人员不会收到任何信息。 【高 级】里面有知会 , 加签 , 当前会签 , 文单签批功能 . 【知 会】让他人看到此公文，但只具有阅读权限。 【加 签】增加一个节点，并且这个节点的动作，直接影响后面所有节点的操作。 【当前会签】增加一个单人或者多人的节点，并且这个节点的动作，直接影响后面所有节点的操作。 【文单签收】对公文单进行电子盖章 , 手写签名 , 文字批注 , 签名操作 . 【修改正文】可对正文进行修改。 【快捷回复】快捷回复 , 自动引用常用语。 【撤销流程】撤销所有流程的节点。 【继续流程】此节点的操作接收，进入下一节点。 【意见隐藏】如果用户选择意见隐藏，则用户的处理情况将对流程中其他节点人员不可见，但不影响事项发起者和处理者本人查看。 【上传附件】用户接收处理事项的过程中，可以上传多个附件。上传后，系统将显示上传成功，并注明已上传附件的数量，如果用户点击附件显示开关，系统将显示附件名称列表。 【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的“待办事项”中继续处理该事项。 文单签字 在公文处理过程中，用户可以进行在公文单上进行手写签字和盖章，（手写签字和盖章的功能可以通过系统管理员进行权限配置，在系统初始安装时，审核和审批、会签等节点已经授权了文单的签字盖章的权限）【文单签字】即对文单进行核查，可以对文单进行手写签字，添加自己的意见和批注。 【文单盖章】对文单进行盖章操作，用户在首页的个人设置中对印章密码进行管理。 正文内容编辑 【核稿】即对起草的文件进行核查，处理者点击“修改正文，进行文件的修改完善。系统提供手写批注，键盘批注进行文件的批阅，修改，批注，批示等操作。【文字批注】：即点击“文字批注”，可以进行键盘输入文字进行文件修改，系统提供修改文字的痕迹。用户可以按“显示痕迹”按钮，把文字批注的痕迹以其他颜色显示，并记录相应的修改人员，如下图：【手写批注】：是模拟手写文字进行文件修改，点击“手写批注”，此时鼠标变成铅笔形状，用户可以直接在正文地内容区书写。用户可以更换不同颜色进行书写。注：用户使用了手写笔批注，就不能进行文字的修改，要进行文字的修改3 文档清稿：文档清稿是进行修改文字的整理，点击“文档清稿”，页面会分成上下两个部分，上面是带有文字修改痕迹的稿件，下面是未修改的文字原稿。用户需要对照上面修改的文字，在原稿上重新整理文件，形成最终文稿。【套 红】内容确定后，将公文进行套红排版，形成正规公文。在处理界面，点击“套红”，然后选择相应的公文红头版式 【盖 章】公文套红排版后，进行加盖公章。 【稿 纸】可以调用稿纸模板形成公文稿纸，作为原始公文处理单据 【封 发】：封发是发文流程中的最后一个环节，是指文件的封装，经过封发的文件不可以进行修改。在系统中封发节点实现公文文号的最终调整，归档，传阅、套红、形成稿纸。封发之后的公文进入到公文交换中，通过公文交换实现公文的最终发送。 【调整文号】在公文在拟文和流转中，文号往往不能最终确认，所有最后封发时，用户可以根据实际的公文文号调整要封发的公文文号。点击“调整文号”，系统列出可以供选择的文号，用户可以自行选择。 【当前会签】将当前处理节点变成会签节点，增加一个单人或者多人的节点。权限要求：仅具有公文发起权的人员具有此项功能。公文查询 【功 能】根据公文的属性以组合查询的方式，输入多项条件，系统根据条件进行查询。1. 根据公文单上的要素进行查询【收文查询】，【发文查询】，【签报查询】三大类型查询。2. 已归档查询可以查到自己归档的，别人授权给“我”的，并且密级为普通的公文。 3. 未归档可以查询到目前待办，已办，已发，待发四种状态下的公文，如公文有多个状态，将只显示一条 签发查询的时候发文公文种类为电传明文和签报的公文公文督办 【主要功能】 进行公文的督促办理，向办理处理的人员发出督办意见，并可以改变正在进行公文处理流程。要实现公文督办要经过两个环节：一是拟办人选择督办时间和人员，二是督办人进行督办。即收文管理中“拟办”节点进行操作的时，可以选择人员和日期对该公文进行跟踪督办。选中的人员在公文督办列表中可以进行公文督办。 督办人员在收文管理 “ 拟办 ” 处理中，如图。拟办人选择 “ 是否督办 ” 。选择 “ 否 ” 即正常进行公文处理。如下图：【督办日期】对督办人员进行公文的有效期进行规定，提示在该期限进行督办公文，过了督办期，系统提醒督办人，日期呈现红色，提醒督办人修改督办日期。 【督办人】选择可以对公文进行督办的人员。【提醒方式】系统允许督办的提醒方式三种：在线消息，短信，邮件。 公文督办被选中的督办人员自动会收到系统提示，在公文督办页面中出现督办的公文，点击系统一级菜单“公文管理”选择“公文督办”，在未办结的公文列表中显示要督办的公文，督办员可以进行督办，改变流程等操作。【督办日期】督办人员对督办的日期进行修改，点击“修改”，在弹出窗口内进行日期的修改：【催办】选择下一流程节点的人员进行催办 【督办摘要】对督办时的信息进行简单描述 【流程修改】在流程中督办人员可以修改公文流程，点击“流程修改，进入到流程显示页面，如图。在任何未办理的节点，点击节点名称，出现节点修改的操作，可以进行“修改”，“添加”，“替换”，“删除”一系列操作。如下图显示： 【修改】进行节点权限的修改 【替换】替换节点处理人员 【添加】添加流程节点 【删除】删除该节点 权限要求：发文在自定义节点收文在拟办节点中具体此功能。公文交换 公文交换是在上下级政府部门之间、平级政府部门之间或者集团公司与分支单位之间实现公文快捷、便利的交换 . 维护 “ 红头文件 ” 的严肃性和完整性，保证接收方收到的公文与发送方发送的公文格式完全一样，并与纸质原件保持一致。 ( 注意： 公文发起人所在部门的公文收发员才可以进行公文交换。) 功能键 【发送外单位】将内部的公文发送到内部单位，转发到外部单位的公文将以标准公文格式存放在本地硬盘。 【收文签收】签收发送过来的公文，填写签收人。 【外部交换】提供外部公文的上传为内部的公文。 【送 文 单】记录已发送的公文单，并显示回执单的信息。 【签 收 单】显示已经做了签收的公文。 公文发送主要功能：封发后的公文排列在公文交换待发送列表中，公文管理员选择要发送的公文，填写发送单，将公文发出去。 点击一级菜单“公文交换”，选择“发送外单位”，进入公文发送界面，如下图：第一步【发送外单位】：点击“传送外单位”按钮，在下表中显示发送单的基本信息，单击“发送外单位”按钮，弹出选择部门的窗口，选择要发送的内部单位，填写外部单位，或是选择外部单位。如下图： 公文签收 主要功能：发送后的各个单位的公文收发员，在公文交换处进行公文的签收，签收公文是收取从发文单位发送的公文，进行确认，核对，注明登记人等信息。 点击一级菜单“公文交换”，选择“公文签收”，进入公文签收界面。第一步：收文签收 所有收文签收的公文，均排列在“收文签收”，列表中，选中要签收的公文，单击即会出现如下图所是的内容（图） 第二步：填写里面的相关内容后，点击确定，出现确认成功的提示框（如图），即完成收文的签收，签收后公文排列在收文管理的“待登记公文”列表。 送文单和签收单 送文单和签收单是记录公文交换的确认信息。 【送文单】显示已发送出去的公文，点击可查看详细内容和回执信息等。 【签收单】显示已经做了签收工作的公文。 权限要求：仅公文收发员具有此项功能。公文统计 主要功能：按照公文的收文发文进行统计，并提供相应的查询，将查询的数据导出为excel文件 。可以对列表中的信息条目可以查看信息详细内容。 导出Excel将列表中的所有公文信息以excel表格的形式保存到本地。 查询在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行查询，这样就可以很快速的进行公文的定位了。 权限要求：仅公文收发员具有此项功能。电子邮件新建邮件 允许在Web页面上书写Email；可以粘贴浏览者硬盘中的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人；可选择发出的邮件在“发件箱”中保留一个拷贝。 启动新建邮件功能，步骤：电子邮件新建邮件 新建邮件*收件人：收邮件的人的邮件地址，可以通过私人地址本和公共地址本选择输入。*抄送：抄送邮件的人的邮件地址，可以通过私人地址本和公共地址本选择输入。*密送：密送邮件的人的邮件地址，可以通过私人地址本和公共地址本选择输入。*主题：指邮件的标题，由用户自己输入。*发送级别：指该协同事项的重要性，分为高、普通、低三级。 *内容：邮件正文。 立即发送：将邮件发送给接收者。 存为草稿：可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改。 私人地址本：联接OA系统的外部联系人地址。可以使用自己预先设置联系人邮箱，发送的地址可以通过该地址本选择。 公共地址本：联接常用工具内的员工通讯录上的人员全体地址,邮件地址可以通过选择输入。 添加附件：协同事项允许携带多个附件，但每次只能加入一个附件，如有多个附件，需多次添加。 打印：系统支持打印功能，可将协同事项信息打印出来。 权限要求：各权限均具有此项功能。收件箱 提供邮件预览功能，在用户浏览邮件目录时显示Email的前若干行；智能识别HTML格式邮件并予以原样显示，包括背景图案、插图、正文格式等，已显示的图片不会再当作附件；提供GB和Big5两种中文内码转换功能，自动HZ内码翻译。可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动、复制等操作。实现信件分拣，直接将指定的邮件放置在指定邮件夹中；邮件数据转入协同。 收邮件 点击收邮件按钮, 选择邮件域,进行接收邮件.接收的新邮件为深色字体表示。点击邮件主题,读取邮件内容。 写邮件 可以进行邮件书写，发送给接收者。 回复邮件 对接收的邮件进行回信，只对发件人进行回信 回复全部 对接收的邮件中发件人，抄送，密送的人员全部进行回信 转发邮件 将已收到邮件的形式发送，先勾选邮件，点击“转发邮件”，将邮件进行发送。 转发协同 将邮件以协同的形式发送，先勾选一个邮件，点击“转发协同”，邮件的正文，附件，标题均会进入到协同中，用户需要进行流程的设置进行协同发送。 删除 删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。 移动 按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。 权限要求：各权限均具有此项功能。发件箱 保存已发出的邮件，提供邮件的转发；可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动等操作。 写邮件 可以进行邮件书写，发送给接收者。 转发邮件 将已收到邮件的形式发送，先勾选邮件，点击“转发邮件”，将邮件进行发送。 删除 删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。 移动 按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。 权限要求：各权限均具有此项功能。草稿箱 保存未发出的邮件草稿，提供多次编辑修改；提供发送，清空功能。 收邮件 点击收邮件按钮, 选择邮件域,进行接收邮件.接收的新邮件为深色字体表示。点击邮件主题,读取邮件内容。 写邮件 可以进行邮件书写，发送给接收者。 清空草稿箱 将所有草稿箱内存放的邮件一次性删除。 删除 删除协同事项，点击“删除”前需先勾选一个或多个协同事项。 移动 按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。 权限要求：各权限均具有此项功能。垃圾箱 存放被收件箱，草稿箱，发件箱中删除的邮件的邮件。 清空草稿箱 将所有垃圾箱内存放的邮件一次性删除。 删除 删除协同事项，点击“删除”前需先勾选一个或多个协同事项。 移动 按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。 权限要求：各权限均具有此项功能。邮件查询 根据邮件主题、发件人等信息指定对邮件箱进行多种方式的自动查找。 查询 用户根据情况输入查询条件，允许查询条件进行组合方式。选择所要查询的邮件箱， 最终根据查询条件在邮件箱内进行查询，罗列所有符合查询条件的邮件，点击邮件标题可以进行该邮件具体内容的阅读。 权限要求：各权限均具有此项功能。文档管理组织与管理文档和文档夹 1.1 组织与管理文档和文档夹 o 1.1.1 文档管理器结构文档管理器包括我的文档和单位文档，在“我的文档”根目录下包括我的计划、他人文档、借阅文档、用户个人文档和文档夹。在“我的计划”文档夹中包括日计划、周计划和月计划文档，分别用来存放用户个人的日计划、周计划和月计划（参考我的计划）。在“他人文档”文档夹中，显示其他用户共享给我的文档夹。系统按姓名列表的方式来组织其他用户共享的文件夹。在“借阅文档”文档夹中，显示借阅给我的所有文档。与“他人文档”文档夹类似，所不同的是，如果是公司借阅文档，借阅人显示“公司”字样，并且借阅文档夹中只显示文档。在“单位文档”文档夹中，显示所有授权给我的单位文档夹。 o 1.1.2 文档和文档夹操作在文档管理器工具栏中，提供了十个按钮，分别说明如下：新建文档夹操作添加文档修改文档夹、文档名称替换选中的文档移动选中的文档、文档夹删除选中的文档、文档夹创建选择文档的快捷方式放到选中的文档夹中文档管理树型结构切换发布文档、文档夹到个人或单位首页将选中的文档转发协同或邮件同时，在文档管理器工具栏中，还包含一组简易查询功能，用户可以通过查询过滤出需要的信息。 o 1.1.3 共享文档夹权限通过共享文档夹，可以为文档和文档夹设置下列共享文档夹权限。下表显示了共享文档夹权限及每种权限下用户可以对共享文档夹进行的操作。 操作全部写入读取读取文档夹和子文档夹读取文档夹中的文档新建文档夹或文档夹移动文