论管理信息系统开发中的关键问题.doc

论管理信息系统开发中的关键问题摘 要管理信息系统就是我们常说的MIS，目前，我国管理信息系统已经有了相当的普及率，几乎覆盖了各个行业及各个部门。21世纪是一个信息的时代，信息在现代化企业中的作用日益重要。信息已成为经济增长的一个战略资源。企业利用先进的计算机技术与网络技术，建设具有本企业特点的管理信息系统，以提高企业的国际竞争能力，这是我国在加入WTO之后，企业面对众多跨国公司的竞争，必须采取的重要的战略措施之一。但是，企业在建设管理信息系统的过程中，由于各种原因，出现了一些问题，甚至导致了系统的失败，这是需要引以为戒的。通过对企业在开发管理信息系统的过程中要特别注意的几个关键问题的分析，针对开发管理信息系统的实际情况，提出了一些看法，以此促进系统的开发，更好地为企业服务。关键词：管理信息系统；开发；关键问题；数据库On the key issues in the management information system development processGUO Hai-wei（School of Economics & Management）AbstractManagement information system is often said that the MIS, at present, Chinas management information systems have had considerable coverage, the coverage of almost all trades and all the departments. 21st century is an era of information technology, Information in the modern enterprises increases an important role. Information has become an economic growth of strategic resources. Enterprises uses advanced computer technology and network technology, the building has the characteristics of the enterprise management information system to enhance the international competitiveness of enterprises, which is Chinas accession to the WTO, many enterprises are faced with the competition from multinational companies, the WTO must take the important strategic measures.However, Enterprises in the construction and management of information systems in the process, due to various reasons, there have been some problems, even lead to the failure of the system; there is a need for the warning. Through the analysis of some key issues that the enterprises should pay special attentions in the process of developing management information systems .Some points of view are presented based on the practical situation of the development of management information system in order that the development of the system could be enhanced and serve the enterprise better.Key words: MIS; System Development; Key Issues; DatabaseIII目 录摘 要IAbstractII引 言1一、管理信息系统开发中技术上的关键问题1（一）以总体规划为系统开发的指导思想1（二）新旧系统的转换1（三）数据库设计2（四）选择适当的开发方法2二、管理信息系统开发中管理上的关键问题3（一）管理基础工作的规范化3（二）企业的变革要与MIS的开发同时进行3（三）建立专门的组织机构4（四）重视高层领导的参与5（五）加强企业信息管理5（六）学习和掌握先进的管理思想6三、管理信息系统开发中的其他问题6（一）经济问题6（二）环境问题7四、结束语7参考文献7谢 辞8引 言我国20世纪70年代末有少数企业开始MIS的局部应用，20世纪80年代中后期，在全国性的计算机应用热潮中，许多企业纷纷从财务管理、人事管理等单项应用入手，尝试建立MIS。目前，我国MIS已经有了相当的普及率，几乎覆盖了各个行业及各个部门。21世纪是一个信息化的时代，信息在现代化企业中的作用日益重要。信息已成为经济增长的一个战略资源。企业的信息工作主要是指进行生产经营和执行决策所需要的资料和数据的采集、加工、传输和存储；把企业的物流管理提高到对信息流的管理，从而控制企业的运作；准确、及时、全面、详实地给企业的高层领导提供多方面的信息，作为生产、经营、决策的依据。即：企业的信息工作贯穿整个企业的基层运作、中层控制及高层决策的全过程。利用先进的计算机技术与网络技术，建设具有本企业特点的管理信息系统(MIS)，以提高企业的国际竞争能力，这是我国在加入WTO之后，企业面对众多跨国公司的竞争，必须采取的重要的战略措施之一。管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其它办公设备，进行信息的采集、传输、加工、存储、更新和维护，以企业战略竞争、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。我国的MIS的应用已有20多年的历史，其中不乏成功的范例，但也有不少企业在建设MIS的过程中，由于各种原因，出现了一些问题，甚至导致了系统的失败，这是需要引以为戒的。一、管理信息系统开发中技术上的关键问题（一）以总体规划为系统开发的指导思想企业要开发一个综合的管理信息系统，首要的问题是，必须有一个系统的总体规划，在总体规划的指导下，具体开发一个个子系统，这样才能保证这些子系统与其他子系统相适应，同时应按软件工程的方法进行系统开发。采用软件工程的方法，进行软件设计与开发工作。通过规范化的工作流程和阶段划分，建立相应过程的工作标准，严格执行工作文档制度，为系统的维护提供充分的资料和基础，尽量采取面向对象的系统描述、程序设计、数据库设计的方法，以期增加开发者和用户对系统的共同理解。（二）新旧系统的转换通过对旧系统的调查分析我们就可知道系统要做什么，这就是旧系统的逻辑模型，旧系统的逻辑模型是旧系统的逻辑描述，包含了旧系统的所有功能。新系统的逻辑模型就是在旧系统逻辑模型的基础上通过分离和改造建立起来的。分离就是分离出哪些功能可以计算机处理，哪些功能需要人工处理。改造就是将旧系统不合理不规范的部分进行优化改造。在MIS的设计中，力求人机结合分工做到取长补短，人应处于主导地位，分担需要灵活性、主动性、创造性的高智能水平的决策、指导、评估、校正等方面的工作，以及紧急意外情况的处理。计算机应处于辅助地位，分担需要大量记忆、精确计算、高速查询、重复操作的以及统计报表等常规工作和繁杂的信息处理。（三）数据库设计我国自八十年代初以来，管理信息系统一直是计算机在企事业中重要的应用方面，但是很多开发出的系统达不到预期效果，原因之一就是没有正确地对待数据库设计问题李成忠，潘启敬.管理信息系统开发中的两个重要技术问题J.计算机工程与应用，2002：32.。数据库设计是MIS设计中非常重要的一部分，不能简单地就事论事，根据输出设计大量的数据库文件，有什么输出就安排一个数据文件，这样对编程来说省事，但产生大量的数据冗余，数据的一致性和可维护性差，很难实现全局范围内正确有效的数据共享，是导致管理信息系统失败的一个重要原因。设计数据库应先设计一个概念性数据模型，即实体关系模型（E-R图）。由概念模型转换成的关系型DBMS的库文件可以代表一个实体、也可以代表一个联系，这些库文件称为基础库。基础库是存放系统基础数据的地方，这些基础数据应具有以下基本性质：原子性，即库中的数据可以生成系统所有的输出数据；稳定性，即库中的数据一次录入，多次使用，长期保存；规范性，即库中的数据满足一定的规范性要求；客观性，即库中的数据是客观存在的数据，不是主观想象出来的数据。基础库完全依赖于E-R图，是数据库设计中的重点，也是难点所在。数据分为两大类，即基础数据与派生数据。基础数据是需要人工录入计算机的，派生数据不需要录入的，是通过基础数据产生的。派生数据主要是各类统计报表，是面向企业管理层的数据，可为各部门提供信息服务。在企业数据处理中，数据间的内在关系是相对稳定的，而数据的处理过程是经常变化的，所以我们从总体的角度全面规划和管理数据，把数据分类、分层管理，建立系统的数据库逻辑模型，以便满足不断变化的需要。（四）选择适当的开发方法目前使用的正确的开发方法有以下三种：结构化的生命周期法、快速原型法以及综合应用法。1. 结构化的生命周期法结构化的生命周期法分为六个步骤，即制定计划、需求分析、设计、程序编码、测试及运行维护。它要求开发过程必须严格地按开发阶段进行，只有前一阶段完成之后，才能开始下一阶段的工作。它的优点是阶段清晰，开发过程易于管理，开发的前后阶段依赖关系紧密，缺点是对用户的要求较高，要求用户理解MIS。2.快速原型法快速原型发克服了生命周期法的缺陷，它的特点是：开发者在初步了解用户需求的基础上快速建立一个目标应用系统的最初版本，并把它提交给用户试用、评价、根据用户提出的修改补充，再进行新版本的开发，反复这个过程，不断地细化和扩充，直到生成一个用户满意的应用系统。3.综合应用法综合应用法是将结构化的生命周期法和快速原型法两者结合使用，采用结构化的生命周期法的设计思想，在系统分析与系统初步设计上采用快速原型法做出原始模型，与用户反复交流达成共识后，继续按结构化的生命周期法进行系统详细设计及系统实施与转换、系统维护与评价阶段的工作。综合应用法的优点是它兼顾了生存期法开发过程控制性强的特点以及原型化方法开发周期短、见效快的特点。通过对一些企业MIS的调查，证明两种方法的结合是一种切实可行的有效方法。二、管理信息系统开发中管理上的关键问题（一）管理基础工作的规范化管理信息系统的应用必须建立在正规可靠的基础上，没有一个好的管理基础工作，MIS是不可能成功的。企业MIS的开发是“三分技术，七分管理”，只有在合理的管理体制、完善的规章制度、规范化的报表体系、科学的管理方法和可靠完整的数据资料的基础之上，才能开发出更好的MIS。为了能开发出好MIS，必须搞好管理的基础工作，实现基础管理的规范化，管理业务的程序化，指标和定额的科学化，报表文件的统一化，代码名称的标准化。实践证明：若企业管理基础好，人员素质高，业务工作标准规范，则不但软件开发相对容易，而且应用效果好。反之，如果需求难以确定，数据编码混乱，报表格式多变，就会给管理信息系统建设造成极大的困难。（二）企业的变革要与MIS的开发同时进行先进的管理思想和管理模式是MIS系统所应具有的，因此企业在建立自己的MIS时，首先应对企业管理体制和管理方式进行符合现代企业管理思想的改革王振义.开发管理信息系统应注意的几个非技术性的关键问题J.黑龙江电力，2006：252.。可以这么说，企业成功实施MIS的最大障碍不是技术，也不是资金，而是管理观念的更新和管理模式的变革。这里的管理思想转变，不仅仅包括企业各层领导的思想转变，也包括企业中的每个员工的思想观念的转变。很多企业在开发MIS时，不是用先进的管理思想和管理模式去改造原有的落后的管理模式，而是让先进的MIS去迁就原有的管理方式，其结果是可想而知的，企业白白浪费了大量的物力人力却没有得到该有的回报。这就是一些先进的MIS软件，在我国企业遭到失败的根本原因。企业的变革与MIS的开发同时进行这一趋势现在越来越明显。集企业变革和系统开发为一体的典型，就是这几年兴起的BPR(Business Process Reengineering 业务流程重整)。早在1993年美国学者哈默和钱皮对BPR下了一个定义：为了飞跃性地改善成本、质量、服务、速度等现代企业的主要运营基础，必须对工作流程进行根本性的重新思考并彻底改革新浪科技.什么是BPR（业务流程重组）？EB/OL./BPR/2005-06/39949.htm，2005-6-28.。换句话说，BPR是以过程的观点来看待企业的运作，对其运作的流程、方式等问题从本质上而不是表面上进行再思考，分析其合理性，从中找出企业生产、管理等方面的关键性的问题，从而以此为突破口，对企业的管理机制、管理模式、机构设置等进行彻底的变革，使企业本身发生质的变化。（三）建立专门的组织机构要开发好MIS，就必须要先建立开发MIS的组织机构，所建立的系统开发领导小组必须由企业的高层领导亲自挂帅，它是系统开发的最高决策机构。开发领导小组的负责人应由企业主要负责人担任，成员应包括有关部门的负责人、有经验的管理专家、系统分析员。开发领导小组不负责开发的具体技术工作，它的主要职责是提出和确定新系统的目标、规划和总策略；对开发项目的目标、预算、进度、工作质量等进行监督和控制；审查和批准系统开发各阶段的工作报告；协调系统开发中有关的各项工作；向上级组织报告系统开发的进展情况；组织系统的验收；负责主要成员的任用和规定各成员的职责范围等。具体的开发技术工作由系统开发领导小组下设的系统开发小组负责完成。系统开发小组由系统分析员领导，他的任务就是根据系统目标和系统开发领导小组的指导开展具体工作。这些工作主要有：选择适当的系统开发方法；设计和实施各类调查；分析调查结果；撰写可行性报告；系统的逻辑设计；系统的物理设计；系统的具体设计和实施；制定新旧系统的交接方案；监控新系统的运行；协助组织进行新的组织机构变革和新的管理规章制度的制定等。要开发好MIS，组织是关键。建立适应MIS开发需要的专门组织机构是MIS开发成功的保证。（四）重视高层领导的参与企业在开发MIS的过程中不仅要有很大的投入，这里的投入包括资金、人力、物力和时间，而且，在MIS的开发中还涉及到企业管理观念和管理方式的转变。因此，在MIS的开发中必须有高层领导的参与才能保证系统开发取得成功，这就是MIS建设过程中的“一把手”原则冯乔春.管理信息系统失败的原因及防止措施EB/OL.,2004-12-22.，这一原则不仅已被国内企业的成功的经验所证明，即使在国外，也被普遍接受为MIS建设的首要原则。而一些企业的MIS开发遭到失败，其主要原因也恰恰是企业的高层管理者不是MIS建设的参与者，而仅仅是一个旁观者。MIS的开发是一项复杂的系统工程，它不仅涉及到计算机、网络等高科技的领域，而且还涉及到企业管理的各个环节和层次，企业的管理技术、企业的管理方式的变化和运作的流程的调整、与MIS相适应的机构的设置、人员的配备等等，只有企业的高层领导才能全面、准确地把握企业存在的问题，合理确定MIS的目标，也只有高层领导才拥有为实现MIS目标而进行的各种变革的决定权。因此，MIS的建设必须在最高领导的主持下，集高级管理人员的集体智慧，有计划、有步骤地进行企业内部的改革、对开发的系统进行全面的、深入细致的系统分析、系统设计、系统实施、系统评估及运行管理，以保证MIS开发的高起点、高标准，最终实现企业高效益的目标。不能只抓表面工作，必须把“一把手”原则切实辅助实施。因为单位的第一把手最了解自己企业的目标及主要问题，他们有权决定对MIS的投资，有权组织人员。“一把手”原则不是形式上强调总经理的领导，而实质上将MIS建设和实际权力下放于开发人员。“一把手”原则首先要求总经理应具有先进的企业管理理论和丰富的实践经验，并且能把这两者有机地结合起来，形成符合本企业特点的、体现科学管理思想的企业改革的设想；其次，他应该具有必要的计算机和MIS开发的基础知识，懂得计算机、MIS开发的步骤和每步的主要任务；最后他能充分利用现有的一切资源，尤其是人才资源，组织好开发MIS的队伍，在整个企业中统一思想、统一目标、统一步调，使MIS的开发顺利进行。（五）加强企业信息管理对MIS来说最重要的组成部分是信息，而非计算机本身与MIS系统本身。信息是MIS的最为基本也最为重要的组成部分。MIS能发挥多大的作用，能对企业的生产、经营和管理做出多大的贡献，一个极为重要的方面就在于MIS所拥有的信息的质和量，即：MIS是否拥有了足够的、高质量的信息。而能否取得高质量的信息，又取决于人们对信息的认识程度及企业的管理水平。企业的信息包括多个方面：企业的基础数据信息、企业基本业务流程和事务处理信息、企业内部控制及实施控制的信息等等。它涉及到企业的方方面面，是企业的重要的战略资源。在我国企业的人、财、物均有相应的管理部门按各自的权限对所管理的对象进行严格的科学管理，但大部分的企业却没有对企业所拥有的信息资源引起足够的重视，未能对信息加强管理，其结果必然是信息管理混乱。企业信息的不一致、冗余和丢失、缺乏及时性和可靠性，这些现象在企业中普遍存在。这必将给企业带来巨大的损失，而这个损失很可能是隐性的，不为人们所注意到的，但又是不可否认的客观事实。因此，要使MIS的建设获得成功，必须建立企业的信息管理部门，统一管理企业的信息资源。（六）学习和掌握先进的管理思想有些企业在对操作人员进行MIS软件应用培训时，只是限于对软件操作技能的培训。这反映了企业的领导并没有真正明白操作人员培训的真正内涵及其意义。MIS的应用不仅仅是软件的安装、初始化和使用，更重要的是在使用过程中体现和贯彻MIS的核心先进的管理思想和理念奚维吉.管理信息系统开发的几个问题J.华东经济管理，2002：97.。虽然MIS对企业运作过程中所产生的数据由计算机处理，但是在某些环节，特别是一些控制决策环节，需要人根据数据进行分析、判断、决策。忽视了操作人员对MIS中所包含的先进管理思想的理解和掌握，那么他只是将以前的手工数据处理改为计算机处理，他对工作的认识、对数据的分析仍停留在原有的基础之上，不可能真正体会数据的管理价值，这必将限制了MIS作用的有效发挥，甚至使MIS失去使用的意义。这就是人的因素在MIS实施过程的影响作用。三、管理信息系统开发中的其他问题（一）经济问题要开发MIS必须具备一定资金能力。在MIS的开发过程中需要有一定的物质基础，如：开发所需的硬件设备，软件，各种消耗材料，人员培训费用，开发人员的工资等开发过程中所发生的其他各种费用。这些开资对企业来说是一个不小的负担。因此，在开发系统前应有一个总的规划，进行可行性论证，对所需资金进行一个正确的预算，并制定好资金的管理计划，防止资金的浪费，以次来保证MIS开发的顺利进行。一个大中型企业的MIS，往往需要几年的时间才能开发完成。企业将大量的人力、才力投系统开发，需要很长一段时间才能看到投入带来的效益，这对大多数企业来讲是难以接受的，如果不能尽快的回收投资，往往会给企业带来很大的麻烦。对于管理信息系统的建设，不能盲目追求高性能、高水平而不考虑当前应用的必需性。一般来说，受资金、人才、技术和环境各方面条件的限制，计算机应用应逐步深入，不断完善。如果在应用水平不高，基础条件差的情况下，过多考虑功能的先进性、大型化和集成化，过早地要求建立辅助决策，人工智能，专家系统是不切实际的。因此，在开发系统时应循序渐进，不应操之过急。（二）环境问题管理信息系统的应用离不开一定的环境，这里，环境是有关组织内部、外部各种因素的综合。这些因素对管理信息系统的应用有着相当大的影响，在一定程度上决定着管理信息系统应用的成败。企业要根据自身的内外部环境来确定系统的管理思想与系统的目标和规模。通常情况下企业的规模越大其资金越雄厚，所需系统的规模越大功能越齐全；企业的系统性越强、标准化越高，其所需的系统规模也越大功能也越齐全；反之，其所需系统的规模较小、功能简单。另外，不同企业由于其生产方式的不同，开发系统时所要贯彻的管理思想也有所不同。因此，在开发系统前，一定要根据企业内外部环境的实际情况来确定是所要开发的系统目标和规模，以及其应贯彻的管理思想。四、结束语管理信息系统的建设，是一项艰巨复杂的系统工程，所需技术先进，设备复杂，涉及面广，耗资巨大，实现起来困难重重，系统的规划设计、组织实施、使用维护和人员资金各个环节都要有周密细致的考虑和安排，只有站在全局的高度，才能使管理信息系统开发获得最佳的整体效益。在管理信息系统的开发过程中，如果能认真地解决好上述问题，则一个企业的管理信息系统的开发就能