第八章 采购谈判和合同管理.ppt

第八章采购谈判和合同管理 本章主要内容 第一节采购谈判第二节采购合同 第一节采购谈判 一 采购谈判的含义及适用条件 一 采购谈判的含义 二 采购谈判的适用条件 一 采购谈判的含义 谈判双方面对面会谈的一种形式 其宗旨 一是在对自己有利的前提下要考虑对方利益 二是在满足自己需要时 要得到对方认可 采购谈判是指企业为采购商品作为买方 与卖方厂商对购销业务有关事项进行反复磋商 谋求达成协议 建立双方都满意的购销关系 品种 规格 技术标准 质量保证 订购数量 包装要求 售后服务 价格 交货日期与地点 运输方式 付款条件 二 采购谈判的适用条件 结构复杂 技术要求严格的成套机器设备的采购 多家供货厂商互相竞争 采购的商品供货厂商不多 但企业可以自制或向国外采购 或可用其他替代商品 需用的商品经公开招标 但开标结果在规格 价格 交货日期 付款条件等方面无一供货厂商能满足要求 需用的商品 原采购合同期满 市场行情有变化并且采购金额较大 二 采购谈判的程序 一 准备阶段 二 开局阶段 三 正式洽谈阶段 四 成交阶段 一 准备阶段 制定谈判策略 安排谈判进程 先讨论什么问题 后讨论什么问题 在哪些方面采购者愿意妥协 在哪些方面坚定立场 谈判团队由哪些人组成 为每一个目标确立谈判范围和指标 二 开局阶段 开局的目标 认真创造一种适合谈判的环境 谈判场所温暖 舒适 气氛友好 和谐 东道主热情 好客 三 正式洽谈阶段 开始洽谈阶段业务洽谈阶段摸底阶段磋商阶段 四 成交阶段 草拟经磋商所达成的协议初稿 经双方进一步修改认可 签订正式协议书 据以签订正式合同 三 谈判成功的关键因素 要具备必胜的信念 敢于面对任何困难和挑战谈判者要有耐心 要很好地控制自己的情绪谈判者要有诚意善于树立第一印象营造和睦的谈判氛围表述准确 有效采用稳健的谈判方式拒绝方式要正确正确使用臆测 四 一些常用的谈判技巧 一 买方占优势时的谈判技巧 二 买方处于劣势时的谈判技巧 一 买方占优势时的谈判技巧 借刀杀人 化整为零 压迫降价 二 买方处于劣势时的谈判技巧 迂回战术 预算不足 釜底抽薪 案例铝电解电容器用铝箔生产线采购的谈判 江西某市G工厂与C进口公司联合组团赴法国巴黎与法国P公司谈判铝电解电容器用铝箔生产线的技术与商务条件 由于工程进度要求 此行希望能够在过去双方技术交流的基础上完成最终签署合同的谈判 该谈判组共有各类专家9人 时间定为两周 带队的是工厂的F厂长与C公司主管业务部门的B经理 阵容虽说不上庞大 可力量不能小视 摆出一幅决战的架势 谈判过程 由顺利陷入困境 到了巴黎后 法方P公司总经理 生产经理 设备经理 律师迎战中方谈判组 技术谈判仅用了两天双方即交换了意见 进入了草拟技术文件的阶段 当进入价格谈判时 法方态度开始强硬 480万美元的报价 不论中方怎么说 在调整5 的价格后 就不动了 为了充分利用时间 中方建议价格谈判与合同文本谈判同时进行 法方表示同意 双方将人员分成两组 继续谈判 在法方律师与中方B经理的努力下 合同文本的大部分条款在两天之中也谈得差不多了 但价格小组的谈判几近停顿 更严重的是P公司的总经理不露面了 当问及对方律师时 答案是 他到国外开会去了 什么时候回来不知道 中方谈判组陷于困境 谈判陷入僵局 怎么办 法方在想什么 中方应如何办 一周不到 谈判就中断了 是回国还是继续留下 虽然对价格手上还有余地 但能否让出 让出后是否就能成交呢 谈判组围绕这些问题进行了认真分析 最后统一的意见是 先沉住气 进一步摸清情况后 再做打算 于是决定分头行动 一部分人收集市场信息 以分析价格条件 一部分人把握谈判形势 B经理设法与对方律师接触拉关系 套信息 调整行动方案 经理将情况与谈判组人员沟通后 决定缩短在法逗留时间 利用 天调查研究并适当参观巴黎文化景点 同时再通过律师与 公司联系一次 看总经理是否回巴黎或是否愿意恢复谈判 在决定具体回国日期与航班 两天后 经理与律师通话 得知 经理仍未回国 于是全团决定提前回国 又见曙光 中方回国一个月后 律师来电 说 公司总经理回国后即与其交换了意见 他表示歉意 但同时表示重视与中方的交易 若中方邀请 他们可组团来华谈判 双方很快办妥了相关手续 继续谈判 签署合同 由于这是上次谈判的继续 双方均同意先谈关键分歧点 虽然在巴黎时双方差距有 但这次谈判双方真正体现了互相配合求公正的态度 公司承担了 的差距 加上在巴黎谈判时改善的 总量达 中方承担了28 的差距 退让似乎比法方大 但总体差不多 双方人员迅速整理交易内容及合同文本 中方组织人员打印合同 启示 及时守住手中条件审视谈判形势抓住再谈判的时机内部统一 第二节采购合同签订 1 合同介绍1 1甲方 采购方 甲方名称通信地址联系人电话 传真E Mail1 2乙方 供应商 乙方名称通信地址联系人电话 传真E Mail1 3合同目的提示 说明甲方向乙方采购何种物品 经双方协商后确定本采购合同 某企业采购合同范本 2 术语 关键词解释术语 关键词解释物品系指供应商按合同要求 需向采购方提供的一切软件 硬件及相关的技术资料 服务系指根据合同 供应商承担与供货有关的辅助服务 比如运输 保险以及其它的伴随服务 比如安装 调试 提供技术援助 培训等 3 采购物品说明3 1采购物品及说明3 2技术指标和质量要求 4 合同价格和支付方式4 1本合同总价格为 人民币大写 4 2预付款 甲方于本合同签署之日起 在15日内 将合同总成交价的20 即人民币 元 作为预付款支付给乙方 乙方在收到上述款项后 以传真向甲方确认 如甲方不按上述规定准时支付预付款 则交货期作相应的顺延 4 3发货款 乙方按合同规定在发货时 将有关运输提单或自提单 商业发票 装箱单和质量证书 以可靠方式寄递给甲方 甲方收到以上单据的次日起15日内 将合同总成交价的40 即人民币 元 作为发货款支付给乙方 乙方在收到上述款项后 以传真向甲方确认 4 4验收款 在采购物品通过甲方的验收之后 甲方在15日内 将合同总成交价的40 即人民币 元 作为验收款支付给乙方 乙方在收到上述款项后 以传真向甲方确认 4 5甲方和乙方应以书面方式相互通知各方的开户银行 帐户名称 帐号 开户银行 帐户名称 帐号如有变更 变更一方应在合同规定的相关付款期限前二十天内以书面方式通知对方 如未按时通知或通知有误而影响结算者应负逾期付款的责任 5 交货与交货方式5 1乙方于本合同签署之日起 在30日内 将甲方采购的物品全部送达指定地点 交货地点 5 2乙方应在交货前7日内 以电话或传真向甲方提供交货计划 内容包括合同号 设备名称 型号规格 数量 重量和体积的约数 交货时间 地点 运输安排 甲方应及时作好准备 办妥一切接货手续 在货物到达后四十八小时内提运完毕 5 3甲方对乙方交付的物品 均应妥善接收并按设备储存的环境条件规定保管 对于因乙方误发 多发或少发的物品 甲方应负责妥善保管 并及时通知乙方查处 由此发生的费用由乙方负担 5 4本合同所有物品运抵甲方现场后 双方代表共同参加开箱检验 如设备外包装完好无损 但箱内设备发现短缺或损伤 应由乙方负责补足或修理 其相关费用由乙方负担 6 安装 调试与验收6 1乙方派遣技术人员按合同规定的日程完成 采购物品 的安装和调试工作 并对甲方人员进行技术指导 保证使 采购物品 达到预定的性能指标 6 2在安装调试过程中 甲方应提供各种配合条件和所需称职的技术人员和辅助人员 在乙方技术人员的指导下配合乙方进行安装 调试和其他辅助工作 6 3乙方安装调试完毕后 甲方组织人员对采购物品进行验收测试 将验收测试情况记录在 采购物品验收报告 中 如果甲方发现采购物品中存在缺陷 双方应当视问题的严重性给出合适的处理措施 1 如果采购物品存在严重的缺陷 则退回给乙方 乙方应当给出纠正缺陷 双方协商第二次验收的时间 乙方应当赔偿给甲方造成的损失 2 如果采购物品存在一些轻微的缺陷 则乙方应当给出纠正缺陷的措施 双方协商是否需要第二次验收 6 3当所有的采购物品都通过甲方的验收后 双方责任人签字认可 采购物品正式交付给甲方 之后 甲方将验收款 见合同条款4 3 支付给乙方 7 品质保证与维护7 1乙方保证提供给甲方的 采购物品 是全新的 技术是先进的 质量是良好的 性能是稳定可靠的 数量是完整无缺的 7 2乙方承诺质量保证期 采购物品通过验收之日起 系统软硬件保修六个月 本保证不包含由于甲方不当的操作或修理造成的后果 7 3在保修期内 乙方负责对其提供的硬件设备 软件和系统进行维护或维修 不收取任何费用 保修期结束后乙方依然负责对所售设备进行维护或维修 其间产生的材料费用由甲方承担 在设备保修期结束后一旦甲方要求进行升级和改造 乙方保证提供相应的服务 此项费用由甲方承担 7 4如果采购物品在保修期内出现质量问题 乙方收到甲方维护要求后 在24小时内作出响应 遇有严重技术问题 重大故障 需要现场维护 乙方应在24小时内到达甲方现场 在交通允许的情况下 8 违约与赔偿8 1甲方违约处理 1 如甲方不按照本合同第四条规定准时支付款项时 应从最迟付款日的次日起 每日向乙方偿付逾期付款部分总值的万分之三的违约金 此项违约金额以逾期付款部分总值的百分之五为限度 2 如因甲方原因致使设备安装顺延 乙方技术人员由此滞留在安装地点的一切费用 均由甲方负责 8 2乙方违约处理 如乙方不按照本合同的规定准时交货 乙方应从最迟交货日的次日起 每日向甲方支付延迟交货部分货款的万分之三的违约金 此项违约金额以逾期移交设备部分货款的总值的百分之五为限度 9 保密9 1乙方提供给甲方的技术资料 信息 计算机软件 专有技术 设计方案等知识产权及价格条款等商业秘密和技术秘密 甲方应采取保密措施 予以严密保守 9 2除为了维护操作相关设备而需接触乙方有关技术资料等商业秘密和技术秘密的甲方有关人员外 甲方同意不向其他人员泄露乙方的任何保密信息 也不向任何第三方转让 交换或泄漏乙方提供的上述商业秘密和技术秘密等 或擅自出版以上 技术资料 如违反本条规定致使乙方遭受损失 甲方应负法律责任 并赔偿由此引起的直接和可能的经济损失 9 3甲方的保密义务期限为自本合同生效之日起至本合同终止后年 由双方商定 10 不可抗力10 1不可抗力是指本合同生效后 发生不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免的事件 如地震 台风 水灾 火灾 战争等 致使直接影响本合同的履行或不能按约定的条件履行 10 2发生不可抗力的一方应立即通知对方 并在十五天内提供不可抗力的详情及将有关证明文件送交对方 10 3发生不可抗力事件时 甲乙双方应协商以寻找一个合理的解决方法 并尽一切努力减轻不可抗力产生的后果 10 4如不可抗力事件持续三十天时 甲乙双方应友好协商解决本合同是否继续履行或终止的问题 11 合同生效与终止11 1本合同双方授权代表签字日期 即为本合同的生效日期 如双方签字日期不一致时 以最后签字方的签字日期为合同的生效日期 11 2本合同的 采购物品 最终保证期限届满日期 即为本合同的终止日期 但保密条款 争议解决和双方未了的债权和债务不受合同期满的影响 并且守约方有权提出索赔 12 争议解决12 1本合同及其修订本的有效性 履行和与本合同及其修订本效力有关的所有事宜 将受中华人民共和国法律管辖 任何争议仅适用中华人民共和国法律 12 2甲乙双方因合同的解释或履行发生争议时 首先应争取通过友好协商解决 该协商应在三十天内解决 12 3如协商不能解决时 合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会 并按该委员会的仲裁规则进行仲裁 仲裁决定对双方都有约束力 12 4争议进行仲裁期间 除争议事项外 甲乙双方应继续履行各自本合同中规定的义务和行使权利 13 合同确认本合同一式 份 甲乙双方各持 份 自合同各方授权代表签字之日起生效 甲方乙方签字签字日期日期 一 采购合同的含义特征 合同合同是双方或多方确立 变更和终止相互权利和义务关系的协议 经济合同是法人之间为实现一定的经济目的 明确双方权利义务关系的协议 一 采购合同的含义 二 采购合同的特征 二 采购合同的组成 一 首部 二 正文 三 尾部 一 首部 1 名称 2 编号 3 签订日期 4 签订地点 5 买卖双方的名称 6 合同序言 二 正文 1 主要内容2 选择内容 1 主要内容 1 商品名称 2 品质规格 3 数量 4 单价与总价 5 包装 6 装运 7 到货期限 8 到货地点 9 付款方式 10 保险 11 商品检验 12 纷争与仲裁 13 不可抗力 2 选择内容 1 保值条款 2 价格调整条款 3 误差范围条款 4 法律适用条款 三 尾部 1 合同的份数 2 使用语言及效力 3 附件 4 合同的生效日期 5 双方的签字盖章 三 采购合同的订立 一 采购合同订立前的准备工作 二 采购合同订立的原则 三 采购合同签订的程序 四 采购合同签订的形式 采购合同的订立 是采购方和供应方双方当事人在平等自愿的基础上 就合同的主要条款经过协商取得一致意见 最终建立起物品采购合同关系的法律行为 一 采购合同订立前的准备工作 1 审查卖方当事人的合同资格 1 法人资格审查 2 法人能力审查2 审查卖方当事人的资信和履约能力 1 资信审查 2 履约能力审查 黑龙江省甲公司本无俄罗斯钢材可供 却隐瞒真相 于1999年10月11日同江苏省的乙公司签订了俄罗斯钢材的买卖合同 规定于2000年8月6日交货 次日付清全部货款 同时规定 乙公司先向甲公司支付100万元定金 甲公司委托丙公司作保证人向乙方担保 丁公司以其全部财产向乙公司抵押 1999年10月30日 丙公司和乙公司签订了一般保证合同 丁公司与乙公司签订了抵押合同 乙方便向甲公司支付了100万元定金 后因丁公司拖延致使抵押合同未办理登记手续 2000年8月9日 乙公司请求甲公司支付俄罗斯钢材 未果 2000年11月1日 甲公司几名成员因其他诈骗被捕 后被判刑 财产被没收 案例1 中国某进出口公司与外国某公司签订了1亿条沙包袋出口合同 交货期限为合同成立后的3个月内 价格条款为1美元CIF香港 违约金条款为 如合同一方在合同履行期内未能履行合同规定的义务 则必须向另一方支付合同总价3 5 的违约金 中方公司急于扩大出口 赚取外汇 只看到合同利润优厚 未实际估计自己是否有能力履行合同 便与外商订立了合同 而实际上中方公司并无在3个月内加工1亿条该类沙包袋的能力 合同期满 能够向外方交付的沙包袋数量距1亿条还相差很远 中方无奈 只有将已有的沙包袋向外方交付并与之交涉合同延期 外方态度强硬 以数量不符合同规定拒收 并以中方公司违约而要求按合同支付违约金 双方协产未果 最后中方某进出口公司只得向对方支付违约金300多万美元 损失巨大 案例2 二 采购合同订立的原则 1 平等原则2 自愿原则3 公平原则4 诚实信用原则5 遵守法律 行政法规 三 采购合同签订的程序 1 要约阶段2 承诺阶段 要约阶段 要约是指当事人一方向他方提出订立经济合同的建议 要约的特征 1 要约是要约人单方的意思表示 2 要约内容必须明确 真实 具体 肯定 不能含糊其词 摸棱两可 3 要约是要约人向对方做出的允诺 因此要约人要对要约承担责任 并且要受要约的约束 4 要约人可以在得到对方接收要约表示前撤回自己的要约 承诺阶段 承诺表示当事人另一方完全接受要约人的订约建议 同意订立采购合同的意思表示 承诺的特征 承诺由接受要约的一方向要约人做出 承诺必须是完全接受要约人的要约条款 不能附带任何其他条件 四 采购合同签订的形式 1 口头合同形式口头合同指合同双方当事人只是通过语言进行意思表示 而不是用文字等书面表达合同内容来订立合同的形式 2 书面合同形式书面形式是指合同书 信件和数据电文 包括电报 电传 传真 电子数据交换和电子邮件 等可以有形地表现所载内容的形式 四 采购业务结算 1 查询物料入库信息 2 准备付款申请单据 4 资金平衡 3 付款审批 5 向供应商付款 6 供应商收款 Y Y 五份单据 付款申请单据 合同 物料检验单据 物料入库单据 发票 合同编号 物料名称 数量 单价 总价 供应商必须一致 单据的匹配性 规范性 真实性 五 采购合同管理 合同管理涉及从合同签订到合同终止期间内 供应商或者采购商的关于合同的所有活动 目标 解决合同期间出现的任何问题 确保供应商履行合同规定的义务 一 争议与索赔的处理 依据合同中的违约责任条款进行处理 双方无法协商解决的可申请仲裁或提起诉讼 1 违反合同的责任区分 1 违反采购合同的责任 2 违反运输合同的责任 3 已投财产保险时 保险方的责任 1 违反采购合同的责任 供方责任 商品品种 规格 数量 质量 包装与合同不符错发到货地点或接货单位需方责任 中途退货未按合同规定日期付款或提货错填或临时变更到货地点 2 违反运输合同的责任 承运方责任 A不按合同规定的时间和要求发运B错运到货地点或接货人C运输中短少 变质 污损 损坏 按损失赔偿D联运中短少 变质 污损 损坏 由终点阶段承运方赔偿 再依次向其他承运方追偿 E由于不可抗力 物资自然损耗 自然性质引起 不赔偿 托运方的责任 A未按合同规定的时间和要求提供运输B在普通货物中夹带危险物品C因未随车附带规格质量证明或化验报告 造成收货方无法卸车时 3 已投财产保险时 保险方的责任 对于保险事故造成的损失和费用 保险方在保险金额的范围内承担赔偿责任 2 索赔和理赔应注意的问题 索赔的期限索赔的依据索赔额及赔偿办法 索赔案例1 中国A公司 买方 与外国B公司 卖方 达成协议 以C F上海价格向B公司购买某种工业精密仪器 合同第10条规定 品质保证期限为货到目的口岸12个月内 在保证期限内 因制造厂商在设计制造过程中的缺陷造成货物损害 应由卖方负责赔偿 合同第11条规定 货物到达目的口岸后 买方可委托中国商品检验局对货物进行复检 如果发现货物有损坏 残缺或规格及数量与合同规定不符 买方得于货到目的口岸的30天内凭中国商品检验局出具的检验证书向卖方要求索赔 1999年3月24日货物到达目的港 买方A公司申请中国商品检验局对该批货物进行商检后 发现货物存在品质问题 A公司于1999年4月25日书面通知B公司 要求索赔 B公司以A公司已超过了合同规定的30天索赔期为由拒绝赔偿 A公司遂提起仲裁 仲裁庭认为 买方A公司虽然是过了30天的合同索赔期 但根据合同另一质量保护期12个月的条款 A公司仍有权因货物质量不良向卖方B公司索赔 索赔案例2 李华是一家具厂的私营企业主 办厂之初就为厂子投保数十万元的火灾险 1997年夏天 因为电线短路 厂里发生了一起火灾 幸亏报警及时 没有酿成大的损失 只是烧毁了价值1万余元的半成品家具 李华让厂里员工整理好了保险索赔的全部资料 但由于事务繁忙 并且1万余元对当时的他来说 又有点微不足道 李华便顺手把索赔资料搁在了一旁 时间一长 便把这事给忘了 到了2000年 因市场竞争空前激烈 厂子已濒临破产 接到订单却苦于没有生产资金 这时候 李华才想起了1997年的那场火灾以及那笔保险赔偿金 就立即把那些资料找了出来 第二天一早 他就到保险公司要求赔偿 不想 保险公司受理了李华的索赔请求后 很快就向他发出了拒绝赔偿通知书 我国 保险法 第26条规定 人寿保险以外的其它保险的被保险人或者受益人 对保险人请求赔偿或者给付保险金的权利 自其知道保险