第三工作分析.ppt

第三讲工作分析 JobAnalysis 主要内容 一 工作分析的含义与意义二 工作分析的工作程序三 工作分析的基本方法四 如何撰写工作说明书五 工作分析的新应用 工作设计 开篇案例 一名机床操作工不小心将大量液体洒在了机床周围的地板上 车间主任叫他将液体清扫干净 操作工拒绝执行 理由是工作说明书中没有包括清扫的条文 车间主任顾不上查看工作说明书原文 便找来一名服务工清扫 服务工同样拒绝 理由和操作工一样 车间主任威胁要将其解雇 服务工勉强同意 但干完活后向公司进行投诉 有关人员看了投诉后 审阅了三类人员的工作说明书 机床操作工 服务工 勤杂工 操作工的工作说明书上明确规定 操作工有责任保持车床的清洁 使之处于可操作状态 未提及清扫地板 服务工的工作说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但没有包括清扫工作 勤杂工的工作说明书确实包含了各种清扫内容 但他的工作时间是从正常下班后开始 引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做 机床操作工 服务工 勤杂工 工作说明书中没有清扫地板的条文 有清扫条文 但工作时间是从正常下班开始 工作说明书中没有清扫的条文 得出结论 必须有工作分析 开篇案例的启示 一 工作分析的含义与意义 一 工作分析的含义 又称岗位分析或职务分析 它是指对某一特定的岗位作出工作职责 任务 内容等方面的明确规定 并确定完成这一工作所需的条件和行为的过程 1 工作说明 又称岗位说明 是指用书面形式对组织中各类工作的性质 任务 职责与工作环境等所做的统一要求 2 工作规范 又称岗位规范 是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件 工作分析的两个基本问题 第一个问题 第二个问题 工作是什么 谁适合这份工作 岗位的名称 级别岗位设置的目的岗位的工作内容 任务和职责岗位的主要工作权利岗位需要的工作条件岗位与其他岗位的关系岗位在企业组织结构中的位置 基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求 工作分析到底要做什么 最简单的工作分析就是把岗位的工作内容进行描述 工作分析就是明确工作职责 系统复杂的工作分析不仅包括工作说明和任职资格 还可以把绩效考核指标和职业发展路径载入 工作说明书 过于简单会达不到预期的目的 如果过于复杂可能会陷入 文牍主义 二 工作分析的意义工作分析是人力资源管理的基石 任务 权限 责任 能力 技能 知识 工作分析 工作规范 工作说明 HR计划 人员招聘 人员选拔 HR开发 绩效评估 薪酬设计 安全与健康 员工升迁 均等就业 工作分析对HR各方面的影响 1 工作分析为企业招聘 选拔 任用合格的员工奠定了基础 2 工作分析为企业员工的考评 晋升提供了依据 3 工作分析是企业改进工作设计 优化劳动环境的必要条件 4 工作分析是制定有效的人力资源规划 进行各类人才供给和需求预测的重要前提 5 工作分析是岗位评价的基础 而岗位评价是建立 健全企业薪酬制度的重要步骤 6 工作分析在指导培训和开发工作上有相当的价值 工作分析是人力资源管理的基石 二 工作分析的程序 一 准备阶段 二 实施阶段 三 结果形成阶段 四 应用与反馈阶段 一 准备阶段1 建立工作分析小组 工作分析专家 客观公正 保持信息的一致性价格昂贵 对组织缺乏了解 直接主管 对工作具有全面而深入的了解 收集信息的速度也比较快 某些情况下难以保证信息的客观性 工作承担者 对工作最熟悉 信息收集速度快 收集信息的标准化程度较差 工作职责的完整性较差 工作分析专家 直接主管 工作承担者的角色分工 由工作分析专家观察和分析相应的工作 然后编写出工作说明书和工作规范员工及其直接主管可能要填写问卷 列举出主要工作活动 由承担工作的员工及其直接主管来审查和修改工作人员所编写出的反映他们工作活动和职责的那些结论性描述 2 选择被分析的工作 样本工作3 确定所需收集的信息内容4 选择工作分析的方法5 实施时间和活动安排何时进行工作分析 新组织建立时 新工作出现时 新技术 新方法 新工艺出现而使工作发生变化时 需要以工作分析为基础建立相关制度时 工作分析的时限 二 实施阶段1 与参与工作分析的有关人员进行沟通 2 制定具体的实施操作计划 3 实际收集和分析工作信息 三 结果形成阶段 主要解决如何用书面文件的形式表达分析结果的问题 这一阶段 需要对收集的信息进一步审查与确认 形成岗位说明书 四 应用与反馈阶段 因为只有应用了工作分析结果 才能体现出工作分析的价值 而且在应用的过程中 可能会发现一些重要问题 可以为后续的工作分析提出要求 三 工作分析信息收集的基本方法 一 观察法 二 访谈法 三 调查问卷法 四 工作实践法 五 典型事例法 六 工作日志法 一 观察法 通过观察 把有关工作各部分的内容 原因 方法 程序 目的等信息记录下来 把取得的职务信息整理 1 优点 可以了解广泛的信息 取得的信息比较客观和正确 2 局限性 1 要求观察者有足够实际操作经验 2 不适用耗时长或技术复杂的工作 3 不能得到有关任职者资格要求的信息 3 适用范围 所分析的工作主要由身体的活动构成 如门卫 流水线上的工人 会计等所做的工作 被观察者姓名 观察者姓名 工作类型 观察内容 1 什么时候开始正式工作 2 上午工作多少小时 3 上午休息几次 4 第一次休息时间从 到 5 第二次休息时间从 到 6 上午完成产品 件 7 平均多少时间完成一件产品 8 与同事交谈几次 日期 观察时间 工作部门 9 每次交谈约 分钟 10 室内温度 度 11 抽了几支香烟 12 喝了几次水 13 什么时候开始午休 14 出了多少次品 15 搬了多少原材料 16 噪音分贝是多少 工作分析观察提纲 部分 二 访谈法 1 访谈法的方式 对每个员工进行个别访谈 对从事同种工作的员工群体进行群体访谈 对完全了解被分析工作的主管人员进行访谈 2 访谈法的优点 一种相对简单 便捷的搜集信息的方法 而且适用面较广 通过访谈能探察到一些不为管理层知晓的内容 方式亲切 能拉近访谈者与员工的关系 3 访谈法的缺点 信息失真 害怕效率革命而带来薪酬变化 打断被访问人员的正常工作 可能会因问题不够明确而造成双方误解或信息失真 4 访谈法的适用范围 一般不作为单独收集岗位信息的方法 而是和其他方法一起使用 访谈准则 工作分析者要与主管人员密切合作必须尽快与被访谈者建立融洽的关系依据一份结构化的提纲或备忘清单进行访谈当以不规律的方式完成工作任务时 要求工作承担者按照任务的重要程度和发生频率的高低列举任务访谈结束后 检查并核对资料 访谈法和观察法的结合使用 首先对员工在一个完整的工作周期中所完成的工作进行观察 并把所观察到的工作活动都记录下来 在积累足够信息后 再对员工进行访谈 在员工工作时 一边对其进行观察一边进行访谈 两者结合进行 三 问卷调查法1 优点 能够从员工处迅速得到信息 节省时间和人力 费用低 适用于在短时间内对大量人员进行调查的情形 结构化问卷所得到的结果可由计算机处理 2 缺点 问卷的设计需要花费时间 人力和物力 费用较高 单向沟通方式 所提问题可能部分地不为员工理解 可能造成填写者不认真填写 影响调查的质量 说明以下职责在你工作中的重要性 最重要的打10分 最不重要的打0分 1 和客户保持联系 2 接待好每一个顾客 3 详细介绍产品的性能 4 正确记住各种产品的价格 5 拒绝客户不正当的送礼 6 掌握必要的销售知识 7 善于微笑 8 送产品上门 9 参加在职培训 10 把客户有关质量问题反馈给有关部门 推销员工作分析问卷 部分 11 准备好各种推销工具 12 每天拜访预定的客户 13 在各种场合推销本企业产品 14 讲话口齿清楚 15 思路清晰 16 向经理汇报工作 17 每天总结自己的工作 18 每天锻炼身体 19 和同事保持良好的关系 20 自己设计一些小型的促销活动 21 不怕吃苦 推销员工作分析问卷 部分 接上表 一般工作分析问卷 部分 1 职务名称 2 比较适合任此职的性别是A男性B女性C男女均可 3 最适合任此职的年龄是A20岁以下B21 30岁C31 40岁D41 50岁E50岁以上 4 能胜任此职的文化程度是A初中以下B高中 中专C大专D本科E研究生以上 5 此职的工作地点在A本地市区B本地郊区C外地市区D外地郊区E其他 6 此职的工作主要在 指75 以上时间 A在室内B在室外C室内外各占一半 一般工作分析问卷 部分 7 任此职者的一般智力最好在A90分以上B70 89分C30 69分D10 29分E9分以下 8 此职的工作信息主要来源是A书面材料 文件 报告 书刊杂志 各种材料等 B数字材料 包含各种数据 图表 财务数据的材料 C图片材料 设计草图 照片 X照片 地图等 D模型材料 模型 模式 模板等 E视觉显示 数学显示 信号灯 仪器等 F测量装置 气压表 气温表等各种表具 G人员 消费者 客户 顾客等 接上表 四 工作实践法 是指工作分析人员从事所研究的工作 由此掌握工作要求的第一手资料 例如为了了解工人的工作状况 佛罗里达州州长鲍伯 格雷尼姆在竞选期间的100天里 作了100种不同的工作 1 优点 用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力 环境 社会等方面的要求 2 缺点 对需要大量训练和危险的工作 这种方法不适用 只适用于短期内可以掌握的工作 五 典型事例法 认定员工与职务有关的行为 并选择其中最重要 最关键的部分来评定其结果 1 操作 首先从领导 员工或其他熟悉职务的人那里收集一系列工作行为的事件 然后 描述 特别好 或 特别坏 的职务绩效 这种方法考虑了职务的动态特点和静态特点 五 典型事例法2 优点 研究的焦点集中在工作行为上 因为行为是可观察的 可测量的 3 缺点 费时 关键事件的定义是显著的对工作绩效有效或无效的事件 往往遗漏了平均绩效水平 而对工作来说 最重要的一点就是要描述 平均 的工作绩效 举例 销售工作的15种关键行为善于把握客户定货信息和市场信息 密切注意市场需求的瞬间变化 善于与销售部门的管理人员交流信息 善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息 对上级和客户忠诚 讲信用 能够说到做到 坚持为客户服务 了解和满足客户的要求 积极收集产品的售后反馈信息 向客户宣传企业的其他产品 积极扩大企业的销售额及市场占有率 不断掌握新的销售技术和方法 在新的销售途径方面有创新精神 维护公司形象 树立企业良好声誉 结清帐目 工作态度积极主动 六 工作日志法 ParticipantDiary 让每位员工按时间顺序 将工作中的每一项活动都记录下来 从而提供一幅非常完整的工作图景 1 优点 若运用得好 能获得大量的 更为准确的信息 前期直接成本小 2 缺点 信息较凌乱 整理工作复杂 加大员工工作的负担 也存在夸大自己工作重要性的倾向 表3 1工作日志的实例 工作日志举例 选择工作分析信息收集方法时应注意 每一种工作分析方法都有其独特之处 应该根据具体的目的和实际情况 有针对性地选择一重或几种方法 如有的岗位的活动比较外显 以操作机械设备为主 可以使用现场观察法 岗位的活动以内隐的脑力活动为主 那么观察法就不适用 对一些文化水平要求低的岗位的任职者 用开放式问卷的方法就不合适 四 如何撰写工作说明书 一 编写工作说明书的准则1 编写工作说明的准则 1 清楚明了 工作职责一般不超过4或5项 2 指明范围 工作内容应具体 明确 3 标准化的词汇核心词汇 确保 保证 实现 完成 达到 负责 管理人员 多用概括性词汇 如组织 领导 进行 审核 考察 决定等 非管理人员 多为具体动作词汇 如 操作 倾倒 开动 填制 计算 发放 检查 运送等 4 简单化 易懂 注意事项 最后一项工作职责统一表达为 完成上级领导交办的其它任务 2 编写工作规范的准则 1 以受过训练的工作承担者为主要对象 2 注重管理人员 HR专员的经验和判断 3 注重探索预测关系的统计分析结果 资格条件 担任此职务的人员应具备的基本资格和条件 包括受教育水平 经验 培训 性别 年龄 体能要求 知识 技能 证书要求 如会计证 律师证 锅炉工上岗证 计算机等级证书等 工作规范的结构模式管理岗位知识能力规范 职责要求 知识要求 能力要求 经历要求 管理岗位培训规范 指导性培训计划 参与性培训大纲和推荐教材 生产岗位技术业务能力规范 应知 应会 工作实例 工作任职资格要求举例 基本知识 素质方面的要求 应具备企业管理专业背景 应具备较强文字表达能力 要求具有高等数学知识 要熟练掌握MS Office系列软件的使用 具备较强的外语水平 能力方面 应具备较强的协调能力 处理人际关系的能力 应具备倾听敏感性 能捕捉到谈话对象的内心变化 二 工作说明书的编写程序1 初步了解信息 2 进行面谈 3 合并工作信息 4 撰写岗位说明书 5 核实岗位描述 反馈 6 修改并形成岗位说明书 将所有岗位说明书修改完毕后 统一编号 备份 归档 分发 工作说明书的编写一般在企业组织变革的中期开始 在企业定员定编后 工作说明书的编写才算完成 企业的定员定编 在企业既定发展战略的指导下 进行企业的组织结构的设计以及职能的分解 根据需要设置岗位 确定企业的编制 然后再确定执行岗位工作的具体工作人员的过程 在完成定员定编后 要求各个部门事事有人做 人人有事做 岗位不重复 工作无遗漏 达到规范化 合理化和科学化 讨论 无工作时代的工作分析 当前在很多企业中 工作正在趋向于无组织的状态 而且更加难以定义 工作弱化 dejobbing 拓宽工作职责 鼓励员工不要将自己的工作局限在工作说明书规定的内容中 扁平化组织 由于有更多的人像管理者汇报工作 管理者会减少对他们的监督 任职者所承担职责的范围和程度都有所增加 讨论 无工作时代的工作分析 工作团队 管理者更普遍地以团队的方式或根据工作流程组织工作任务 而不是围绕专业化的职能 员工的工作每天在变化中 要努力避免让员工将工作仅视为一系列特定的 狭窄的工作职责 讨论 无工作时代的工作分析 无边界组织 boundarylessorganization 团队和跨职能的任务群体的广泛使用 减少了典型的部门分工和纵向等级所产生的边界 并是这种边界具有可渗透性 有助于鼓励员工摈弃 这不是我的工作 的态度 将关注点从定义项目和任务转向组织总体的最大利益 而进一步减少对工作的清晰定义 讨论 无工作时代的工作分析 流程再造 reengineering 对业务流程从根本上进行重新思考和重新设计 以实现关键绩效指标的明显改进 在再造的环境中 员工倾向于对整个结果负责 而不是对自己所从事的某一任务负责 因此工作的定义更加宽泛 五 工作分析的新应用 工作设计 一 工作的设计应当满足几个条件 1 企业劳动分工与协作的需要 2 企业不断提高劳动生产效率 增加产出的需要 3 劳动者在安全 健康 舒适的条件下从事生产劳动过程中生理心理的需要 位得其人 人尽其才 适才适所 人事相宜 企业员工对工作提出的10项要求 和尊重自己的人一起工作工作要有趣味工作出色能受到表扬有机会提高自己的技能为那些能倾听自己意见的人工作有独立思考的机会 而不单纯执行指示能看到自己工作的最后成果能为有水平的经理工作不希望干太容易的活对所发生的情况感到十分了解 美国公众议事日程基金会1993年的研究报告 二 工作设计可以从三方面入手进行改进 1 工作扩大化 JobEnlargement 1 横向扩大化 将属于分工很细的作业单位合并 由一人负责一道工序改为几个人共同负责几道工序 在单调的作业中增加一些变动因素 从事一部分维修保养 清洗润滑辅助工作 采用包干负责制 由一个人或一个小组负责一件完整的工作 降低流水线传动速度 延长加工周期 用多项操作代替单项操作等 1 工作扩大化 JobEnlargement 2 纵向扩大化 可将经营管理人员的部分职能转由生产者承担 工作范围沿组织形式的方向垂直扩大 如让生产工人参与计划制定 自行决定生产目标 作业程序 操作方法等 并进行经济核算 生产工人还可以参与产品实验 设计 工艺等项技术 2 工作丰富化 JobEnrichment 在岗位现有工作的基础上 通过充实工作内容 使岗位工作多样化 消除因简单从事单调工作而产生的枯燥厌倦感 从心理上满足员工的需要 2 工作丰富化 JobEnrichment 考虑5个主要因素 1 多样化 尽量使员工进行不同工序 设备的操作 实现 一专多能 2 任务的整体性 使员工了解其所承担的任务与总任务 总目标 总过程的关系 3 任务的意义 使员工明确本岗位任务完成的意义 作用 4 自主权 员工自行设定目标 提高工作责任感 5 反馈 员工可获得各种有关信息 特别是自己工作成果方面的信息 工作扩大化和工作丰富化的差别 工作扩大化是通过增加任务 扩大岗位任务结构 使员工完成任务的内容 形式和手段发生变更 工作丰富化 是通过岗位工作内容的充实 使岗位的工作变得丰富多彩 更有利于员工的身心健康 促进员工的综合素质逐步提高 全面地发展 3 工作满负荷 每个岗位的工作量应当饱满 使有效劳动时间得到充分利用 应当重视对岗位任务量的分析 设计出合理的岗位劳动定员定额标准 4 劳动环境的优化 指利用现代科学技术 改善劳动环境中的各种因素 使之适合于劳动者的生理心理健康 建立人 机 环境的最优系统 讨论 工作生活质量 一 工作生活质量概述1 工作生活质量 QualityofWorkingLife 简称QWL QWL是指组织中所有人员 通过与组织目标相适应的公开的交流渠道 有权影响决策改善自己的工作 进而导致人们更多的参与感 更高的工作满意感和更少的精神压力的过程 2 工作生活质量的主要内容 1 劳动报酬 2 福利 3 工作的安全性 4 灵活的工作时间 5 工作紧张程度 6 参与有关决策的程度 7 工作的民主性 8 利润分享 9 退休金权利 10 能力的提高 11 工作时间的缩短 12 舒适的工作环境 13 融洽的人际关系 14 开明的上司 15 工作的挑战性 16 良好的培训 17 公平的对待 请看一个汽车装配厂点焊工的抱怨 我开始焊第一批汽车焊接点 焊枪有一个方柄 柄的顶部有一个高压按钮 底部则有一个低压按钮 我整晚上都呆在一个地方 那地方大约有2 3英尺那么宽 呆在那里只是不停地干活 只有当装配线停下来的时候才能喘口气 每个工作单元每辆车大概有32个焊点 一个小时要做48个工作单元 一天8小时 算一算 32 48 8 要按多少下按钮 除了重复还是重复 如果你要想一想工作本身 谁也会渐渐神经错乱 大多数管理人员也处于类似的受摆布的处境 只不过他们的压力更多地是精神上或心理上的压力 我真不知道企业界中在什么情况下 一个主管能够不时地完全放心自己的工作而可以撒手不管 只要一当上地区经理 危险就开始了 手下有你的雇员 上面有老板 你两面受挤 时时处处都得担心 怕把事情搞糟 怕失去一个大主顾 怕的事情太多 怕它们出现在你的记录