规章制度编写规范.ppt

规章制度编写规范 部门分工基本要求基本格式 主题结构 内容 版式 字体 注意事项 部门分工 各职能部门负责分管业务规章制度的起草 补充和修改工作法律事务部负责对规章制度的合法性进行审查人力资源部负责对规章制度中的职责和奖惩以及系统之间 部门之间的业务接口进行审查和裁定行政办公室负责对规章制度进行统一编号和印发企业策划部负责对 规章制度手册 进行排版 汇编 基本要求 规范1 名称要规范2 格式要规范3 职责权限及部门间接口关系要规范4 文字 条理 内容及表达方式要规范适用要立足公司实际 具有可操作性 能在一定时间和范围内适用准确禁止使用不能准确表达意图 模棱两可的词句 基本格式 主体结构 标题 正文 结尾 标题 1 一般分为三段式表述 即 拟文单位 适用范围或事由 文种 例 中铁九局广州分公司劳务分包管理办法 2 文种可包括 办法 细则 程序 规则 规定 制度 切勿使用 条例 准则 章程 文种的异同 制度 强调共同性甚至全民性 是基础性的约束条文 例如 社会主义经济制度规定 强调预先 即再行为发生之前 和法律效力 用于法律条文中 例如 普通高等学校学生管理规定办法 也就是处理问题的方法 强调上级对下级的指导性 例如 出版管理行政处罚实施办法细则 是对个别或一些制度 措施 方法中的详细地方加以规范 强调详细的解释 说明及法律性 例如 兽药管理条例实施细则 文种之我见 制度 贯穿全程 规定 预期行为 办法 事后处置 细则 具体处理 正文 1 采用条款式 即贯通式章条结构 2 每章可以再另分节 条 款 项 分章节的写作一般都拟制小标题 一个条目表达一个意思 不可把几个内容包括在一个条目之中 第一章总则 分条概述制定本制度的目的 原则 适用范围 定义 第二章职责 分条概述本制度的归口主管部门 最后一章附则 说明主管部门实施日期等内容 3 条目下面的款 项 段落安排 全部用序号标注 顺序 一 二 三 1 2 3 1 11 21 3 1 1 11 1 21 1 3 4 全文的章 条序号需按数字顺序衔接 节及每个条目下面的款 项序号独立按数字顺序衔接 注意事项 编写段时不宜出现 悬置段 悬置段 是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述 注意事项 悬置段示例 5 1 5 1 1 5 1 2 这里黑色部分就是悬置段 注意事项 列项列项通俗地说是指一个句子分几行来表述 列项可用下述形式引出 一个句子 一个句子的前半部分 该句子由分行列举的各项来完成 注意事项 列项表述示例 5 7其它当与现行管理制度相冲突时 应表明处理原则 处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项 制度自本制度实施之日起即行废止 现行制度与本制度有抵触的 以本制度之规定为准 现行制度中与本制度之规定不相符的 应参照本制度予以修改 注意事项 不正确的列项表述示例 5 7其它当与现行管理制度相冲突时 应表明处理原则 处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项 5 7 1 制度自本制度实施之日起即行废止 5 7 2现行制度与本制度有抵触的 以本制度之规定为准 5 7 3现行制度中与本制度之规定不相符的 应参照本制度予以修改 结尾 1 注明本制度由哪个部门负责制定 解释 修改和执行2 注明本制度自发布之日起实施 如有以新的制度取代原制度的 应当写明予以废止的原制度名称 文号及废止时间 内容 目的 必备要素 主要描述编写文件的目的或意图 它应置于每项管理制度第一章总则的第一条 应使用 为了 特制定本制度 或本办法 本规定 定义 可选要素 它应置于每项管理制度第一章总则的第二条 主要是对关键词语进行解释 主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语 第一章管理总则第一条为了加强管理 完善各项工作制度 促进公司发展壮大 提高经济效益 根据国家有关法律 法规及公司章程的规定 特制订本管理细则 第二条公司全体员工都必须遵守公司章程 遵守公司的规章制度和各项决定 经律 适用范围 必备要素 适用范围主要描述制度适用的区域 部门 组织 人员等 职责 必备要素 主要简述执行制度的职责和权限分工 说明需要哪些部门参与完成 具体负责管理制度中哪些事项 内容主体 必备要素 主要描述相关人员所进行的工作 描述内容包括执行工作的时间 由谁于何时何地以何种方式执行什么工作 管理内容和方式是管理制度的主体内容 可用一章或若干章予以表述 心态问题 我看到你了 我在这儿 我们起草一个管理制度就是要表明 我在这儿 我的管理思想 管理理念在这儿 基本思路 为什么要做 什么人来做 做什么 怎么做 做成什么样 对于编写管理制度而言 为什么要做是目的 什么人来做是职责 做什么是范围 怎么做及做成什么样则是管理内容与要求 这是一个基本思路 基本思路 企业管理制度 规范 规则 创新企业管理制度的编制或创新要按照事物的演变过程 依循事物发展过程中内在的本质规律 依据企业管理的基本原理 实施创新的方法或原则 进行编制或创新 形成规范 基本要求 合法性管理制度应贯彻国家有关政策 法令和法规 遵守集团基本法 与同级有关制度规章相协调 下级制度不得与上级制度相抵触 基本要求 完整性管理制度在其范围所规定的界限内按需要力求完整 一般来说一个管理对象只用一个管理制度来规定 我们起草编写时考虑要全面完整 基本要求 准确性这是需要文字功底的 不要写出来让人看不明白 不要有重大疏漏 其实写管理制度如同文章一样结构要合理 条理要清楚 要点要突出 要说编写管理制度有技术和技巧性 主要指的就是这个 基本要求 准确性写多少最合适 要在这个问题上把握适度的分寸 其中基本原则之一 就是要处理好具体规定与原则规定的比例 事情简单的少一点具体规定 事情复杂的则要少一点原则规定 基本要求 准确性编写制度时要多一些标准 少一些概念 多一些定量 少一点定性 基本要求 统一性管理制度中的术语 符号 代号应统一 并与其它的相关管理制度一致 已有国家标准的应采用国家标准 已有集团标准的应采用集团标准 同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系 类似部分应采用相同的表达方式与措辞 基本要求 适用性管理制度应尽可能结合集团的实情编写 同时应符合集团战略规划及集团基本法 力求具有合理性 先进性和可操作性 附则 必备要素 它应作为每项管理制度正文的最后一章 在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门和实施日期 当与现行管理制度相冲突时 应表明处理原则 附件 可选要素 附件即为制度内容中所包含的记录 表格 制度内容中首次出现第一个附件 或附表 时 需在该附件名称后作 见附件1 或 见附表1 标注 然后依此类推 如附件 或附表 下还有附件 或附表 则标名为 附件1 1 再依此类推 版式 1 页面采用纵向A4幅面 页边距的设置 上边距2 7cm 下边距2 5cm 左边距2 8cm 右边距2 6cm 2 文件标题居中 3 章节小标题居中 两个字的小标题文字之间要空两个字的间隙 4 条款均采用段落格式 5 章节条编号与文字之间空一个字的间隙 6 每个图 表的标题要居中7 在每个附件的首页右上角 整个版面的第一行文字 标明附件序号 用四号仿宋字体排 8 原则上每个附件 或附表 应另起一页 如果有多个较短的附件 或附表 也可接排 接排的上下距离必须大于两个四号字符 字体 1 标题采用二号加粗宋体2 章节小标题采用四号加粗仿宋字体3 条款用四号黑体4 正文采用四号仿宋字体5 数字均采用四号TimesNewRoman字体6 附表标题均采用加粗字体 字体字号不限 以美观大方为原则 表内字体为宋体 字体大小可根据表格大小作相应调整 注意事项 1 制度之间不能相互冲突 否则冲突的规章制度或者冲突的条款无效 2 奖惩条款描述必须清晰 准确