555合同管理系统简明使用手册.doc

甘肃移动合同管理系统简明使用手册合同管理系统简明使用手册目 录第1章概要3第2章准备工作32.1在ERP中新增项目32.2在ERP中新增供应商42.3了解合同本身的属性4第3章合同管理系统的使用63.1一般用户发起合同审批流程63.2合同会签表的填写说明73.3合同会签流程的审批方法93.4合同管理系统高级功能10第4章技术支持方式12第1章 概要*合同管理系统依托现有统一信息平台系统建设，与ERP系统，全面预算系统，报账系统等有数据接口，实现数据交互。阅读本文将使您了解“合同管理系统”与现有的“合同审批流程“的异同，使您了解如何通过合同管理系统进行合同审批。普通用户启动合同审批流程时可选择在新建公文中进行发起，审批和办理是在公文待办列表中处理。合同管理员则需要登录合同管理系统进行统计分析查询等功能。与现有合同电子化审批流程相比，启动过程较为复杂，审批过程方式与原有电子化审批过程基本一致，没有改变使用习惯。以下分别介绍。第2章 准备工作准备工作的意义，您如果花了一些时间进行了充分的准备，则在发起合同会签流程时会比较顺利。如果准备不充分，则发起流程的过程将非常艰难，如果合同审批单中填写错误的信息存在合同会签单被驳回重新提交的风险。下面的7个问题将帮助您判断准备工作是否充分1 您要签订的工程类合同，在ERP系统中已经添加该项目了吗？2 合同签约主体在ERP系统中已经存在，且结算银行帐号与ERP系统中的一致吗？3 您明确知道要签订的合同类型和需要采用的合同范本吗?4 您明确知道要签订的合同的“合同费用类型”吗？5 您已经明确了要签订合同的付款计划吗？6 您明确知道要签订合同的“大概”执行时间吗？7 合同相关签报，会议纪要等合同启动的材料准备好了吗？2.1 在ERP中新增项目合同管理系统中每签订一个合同都需要关联相应的项目，所以在合同起草前需要确认该项目在ERP系统中有该项存在并获取相应的项目编号以便后期的确认。如果该项目在ERP系统中不存在，则需要与工程建设单位和计划部协商在ERP系统中新增该项目。一般情况下新增的项目信息在1个小时内在合同系统中生效。如何检查相关项目在合同系统中的信息呢？请参考本文3.2 在合同会签表页面进行验证。这里特别注意项目名称有时非常接近，最好通过项目编号进行区别。2.2 在ERP中新增供应商合同管理系统中每签订一个合同都需要关联一个或多个供应商，所以在合同起草前需要确认该项目在ERP系统中有与该项目相关的供应商信息，并获取相应的供应商编码和系统中默认存在的银行结算帐号以作后期的确认。如果该供应商在ERP系统中不存在或系统中的银行结算帐号与合同约定中不符，则需要通过报账平台申请新增供应商或更新供应商帐号信息。由ERP维护人员在ERP系统中修改。一般情况下修改后的信息在1个小时内在合同系统中生效。如何检查供应商在合同系统中的信息呢？请参考本文3.2 在合同会签表页面进行验证。2.3 了解合同本身的属性在填写合同会签表页面前，需要清楚掌握合同本身的一些具体信息，分别是：合同执行部门：该信息在合同审批单上必须填写。即合同签订后主管和履行单位。默认情况下是本部门为合同的执行部门。如不能确定，请联系法律管理相关人员。合同类型：该信息在合同审批单上必须填写。这里的合同类型是按照集团要求设定的合同类型。每种业务类型对应不同的合同类型。如不能确定，请联系法律管理相关人员。是否有关联合同：如果是框架协议或补充协议，一般有关联的合同。如系统中搜索不到。请在备注栏中说明。如不能确定，请联系法律管理相关人员。合同总金额：如果是无实际费用的框架类合同，则需要填写一个预估金额。该金额将影响合同的审批流程。如不能确定，请联系法律管理相关人员。合同金额类型：如下7类，需要确定。如不能确定，请联系法律管理相关人员。合同范本属性：如下3类，需要确定。如不能确定，请联系法律管理相关人员。合同范本：供50类合同范本，合同范本即格式合同的正文内容。所需要的合同范本与合同类型存在关联关系。但并不能一一对应，所以需要手工选择。合同执行开始结束时间：需明确合同执行的开始和结束时间，如果无准确时间则需估算大概时间。以上材料的准备如存在疑问请联系分公司法律事务专员或联系省公司合同管理员，或参考论坛及相关文档资料。第3章 合同管理系统的使用3.1 一般用户发起合同审批流程发起合同审批流程有2种方法。方法1：点击新建公文，选择相应的合同流程。打开审批单进行填写。方法2：点击统一信息平台左侧 “合同管理”链接，打开合同管理系统后，点击启动相应流程。如下图。启动后的表单如下3.2 合同会签表的填写说明以下对合同会签表各项进行说明。如上图标记：A1在选择合同范本后在此位置编辑合同正文。注意必须是先选择合同范本再编辑。A2此处添加合同附件及前期材料和文档。A选择合同执行单位。B选择合同类型。C输入合同总金额，C J K L处的总金额应该相同。D选择合同金额类型。E选择合同范本属性。F选择合同范本。此处包含50个格式合同范本。G选择合同开始时间和结束时间。H选择合同费用类型I此处选择会签部门，但不要选择综合部，财务部，审计部领导。J 点击+增加项目信息，如果没有找到相关项目则需在ERP系统中增加项目信息，C J K L处的总金额应该相同K 点击+ 增加供应商信息，如果没有找到相关的供应商或供应商结算帐号不符，则需要在ERP系统中进行修改，C J K L处的总金额应该相同。L 点击+ 按照合同条款约定增加批次付款。并输入相应金额。C J K L处的总金额应该相同。页面填写完整后可即可发送。3.3 合同会签流程的审批方法合同会签流程的审批方法和一般流程审批方法类型。在公文待办列表中点击合同名称，打开合同审批单。在合同审批单页面最下面有审批位置。如下图所示。选择同意或不同意，然后填写审核意见后发送。点击表单上的“编辑合同正文”可以打开合同正文。3.4 合同管理系统高级功能点击统一信息平台左侧 “合同管理”链接，打开合同管理系统后。如下图。合同流程管理如下图合同监控功能如下图合同管理系统高级功能可直接点击合同管理系统右上角的合同管理系统的帮助功能。第4章 技术支持方式技术支持电话子邮箱： 996401技术支持论坛