费用报销管理制度.docx

费用报销管理制度为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司的实际情况，制定本制度。第一条 费用审批及报销流程。各项费用开支，必须经部门经理以上人员和财务审核后，报总经理批准，并按以下具体各项费用的报销流程办理：财务负责人审批主办会计审核报销凭证部门负责人审批审批签字经办人填写报销单会计做账总经理 审批出纳审核 并付款经办人签字领款第二条 报销时间的具体规定1、为了提高费用报销工作的及时性，报销人应在报销事项完结后一周内将费用报销单递交到财务部。2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。第三条 报销项目的具体规定一、差旅费1、公司员工外出所发生的行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。2、出差补贴及标准见贵州互强药业连锁有限公司差旅费报销的规定。3、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。 4、出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费。 5、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 6、同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。 7、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理批准后方可乘坐飞机。 8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，住宿费用标准范围内部分凭发票报销（发票金额大于费用标准的按标准报销，发票金额小于费用标准的按实际金额报销）。9、差旅费必须在回公司一周内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。二、市内交通费1、公司员工在市内外出办事，应尽量选择乘坐公司车或公交车，原则上不提倡乘坐出租车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准，实行实报实销。2、所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。3、要凭正规发票(公交车票、出车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。三、个人通讯费(一)、适用范围：1、因工作需要，不能经常保持固定办公场所的岗位；2、因工作需要，长期与外部客户、供应商保持外部联系的岗位；3、因工作需要，对外联系量较大的岗位。对外联系较少或工作中绝大多数时间可使用办公固话的员工，原则上不予报销通讯费用。(二)、报销标准：级别报销标准备注总经理300元/人副总经理200元/人部门经理、片区经理150元/人副经理、片区副经理100元/人部门主管80元/人出纳80元/人店长80元/人司机50元/人注：1、上表中的报销标准是通讯费的最高报销限额而非现金补贴； 2、实际通讯费用低于报销标准，予以实报实销；实际通讯费用高于报销标准，按报销标准予以报销； 3、特殊情况，经总经理批准后可提高报销标准，但必须将相关书面材料交财务备案；4、以上岗位试用期员工原则上不予报销通讯费。(三)、审批程序及报销方法：1、审批程序：各部门按照上述费用报销标准，填写申请单，经逐级审批后交财务、人事各一份存档。2、通讯费用每月报销一次，按财务报销流程报销，报销单后必须附与申请单中手机号码、机主姓名记录相同的机打发票，定额发票一律不予报销。(四)、开关机规定：为保证工作联系畅通，所有经批准报销通讯费的员工必须保证24小时开机，如因个人关机而联系不到时予以严重警告或停止当月报销。四、业务招待费1、各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先取得部门经理、总经理的同意，否则不予报销。部门需安排接待工作餐的，须经部门经理、总经理批准，记入部门招待费。2、各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示总经理同意，限额接待。3、报销时凭正规餐饮业服务发票、若有在外购的酒水，会同酒水发票或收据，填制报销单进行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参加人员。五、办公用品1、办公用品统一由行政部门采购、保管和领用发放，其他任何部门和个人私自购买的办公用品不予报销。2、大型的或数量金额较大的办公用品的采购要两人或两人以上以询价采购等方式进行，要选购价格合适、质量合格的办公用品。3、外地门店所需的办公用品需写申请到行政部按级审批后，相关人员在当地询价， 300元以上的办公用品，报价到行政部，行政部同意方可进行购买。4、采购报销流程 每月由各部门提请一次办公用品需求或行政部征询各部门需求，进行汇总向总经理提采购申请 总经理批复后 实施采购 填写入库单进行入库凭发票报销同时建办公用品领用台帐 第4条 原始凭证有效性的规定1、 报销人应取得真实合法的原始凭证：（1）、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；2、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；3、经办人报销费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。第五条 报销发票粘贴规定报销人应将发票及相关附件分类逐张整齐地粘贴在粘贴单上，完整规范地填写相应的报销单。具体要求为：1、费用报销单：按事类逐项逐件填写内容摘要，写清大小写金额，所附单据附件张数，有借款记录需要在报销时冲账的应注明借款人姓名、金额及时间。2、费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。3、差旅费报销单：按途中经过的地点及发生相关费用逐地逐项填写对应的时间、车船费等费用，注明出差事由，随行人员及借款情况。4、填写报销单时应使用水笔或钢笔填写，不得使用圆珠笔或铅笔。5、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单。第六条 借款规定1、员工因公需要借款，一般不超过其1个月工资总额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带责任）；2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 3、员工因公需要借款时，应合理预计所