采购职业职能规1.doc

采购职业职能规划-策略采购企业有六大职能：人、财、物、产、供、销。这供就是采购。采购从更广义上讲就是供应链管理，即通过协调整条供应链的各个公司来达到降低成本、缩短生产周期、提高质量的目的。采购作为一个职业，也经历了从相对次要到举足轻重的变化。其更本原因是公司越来越侧重于核心竞争力，对非核心的部分依赖供应商；其次，在快速反应的经济时代里，产品的采购部分占销售额50%60%，甚至会更多，自然采购的地位就不可等闲视之。那么，采购的核心职能规划又是什么？保持供货不间断看上去是天经地义的事，但并不是每一个采购经理人都能做到。不管你得到多少Cost Reduction，不管你订的合同对公司多有利，如果到时侯供应商没法交货，生产中断，客户需求得不到满足，一切都是白搭。在笔者看来，这要求采购经理人具备两方面的能力：第一， 判断供应商的好坏。以生产型供应商为例。采购经理人一定要确定供应商具备一定的质量管理系统、生产控制系统、物料管理系统和合理的管理结构。这意味着采购经理本人应熟悉生产企业的运作。好的供应商与差的在这些基本管理系统上会有实质的区别。第二， 确保供应商有合理的利润。作为采购方，你一般都在谈判中有相当的优势，关键是你想把这些优势发挥到什么地步。把供应商压榨到无利可图绝对不是明智之举。采购经理人要做的是真正理解供应商的成本结构，让它有一定的利润，但又不要牟取暴利。笔者的经历是供应商如果没利可图，质量、交货、售后服务都可能受大幅度影响，结果买单的还是采购方。打造合理的供应商群一个好的采购经理人，在他离职时留下的是一个完整、健全、搭配合理的供应商群。相反，一个差的采购经理人，往往留下的是一个支离破碎、绩效堪忧的供应商群。众所周知，对于某种产品、技术或服务，不能只有一个供应商；而应该有数量适当的几个供应商。其中有些供应商有价格优势、有些有技术优势，有些大、有些小。这样，根据不同的需要，公司便可选择最合适的供应商。例如技术难度低的情况下，可选择那些有价格优势的供应商；开发阶段要求反应速度快的，则选择那些相对较小的供应商。这也跟投资一样，相对分散、多样化的供应商群可适当降低公司的供应风险。供应商、采购方的中间人这讲的是采购经理的外交家的身份。其根本概念是采购经理人的一大职能是平衡公司与供应商的关系。对内要理解内部客户的需求，对外要理解供应商的能力和动机。当内外出现矛盾时，采购经理要保证内外的利益都得到相应的保障。这也是为了公司的长远利益。此外，至于商业谈判、合同撰写、招标投标、采购流程等，因为属于采购经理人的基础知识、技能，在这里没有细加评论，并不代表这些不重要。采购经理人战略采购方法成六年来的经历，让我悟出了在现时代经济的战略采购方法，当然，采购是一个大职业。不同行业的具体要求和挑战会有所不同，相应的对采购的要求也不尽相同。仁者见仁，智者见智。战略采购原则与定义 供应管理的重要性及其对企业的贡献已为业界充分认识，与此同时，采购也逐渐成为热门职业并被人们所重视。当你选择采购作为自己的职业道路，你将拥有广阔的前程。任何一个行业，无论是制造业还是服务业，或是零售业，商业，甚至是政府部门，教育机构，无一例外，都需要采购专才。供应管理是大多数企业所具有的六大主要功能之一（采购/供应；财会；营销；HR；研发；工程），采购/供应的主要职责有以下几个方面：工作任务：1.以尽可能低的价格和合适的量来购买最高质量的商品。2.准备购货订单，征求出价建议并且审查货物和服务的要求。3.根据价格、质量、选择、服务、支持、可获得性、可靠性、生产和分配能力以及供应者的名声和历史来研究和评价供应者。4.分析报价，财务报告和其他数据及信息来确定合理的价格。5.监控和遵循适用的法律法规。6.协商，或者重新商议，并管理与供应者、卖主和其他代表的合同。7.监控装载的货物保证货物按时到达，万一装载货物出现问题要追踪未送到的货物。8.与员工、用户和卖主进行商谈来讨论有缺陷或不可接受的货物或者服务，以确定相应的行动。9评价并监控合同的执行以确保与合同合约一致并确定变化的需要。10.安排交税和运费。采购的未来：网络技术对采购专业人士来说都是一项必不可少的基本功，未来的采购必须熟练运用互联网来进行每天的工作，包括寻找供应商；查阅产品信息；跟踪包装和运输情况；进行网上竞标；查阅电子目录；了解经济动向；核实即时汇率；下定单；在产品市场上比价；洞察价格走势；与供应商和内部相关部门联络。此同时，未来的采购经理必须更多走向策略面，在提升企业产品的附加价值；改进产品质量；降低成本；提高企业赢利能力等方面作出自己特有的贡献。未来采购必备的技能：作为一名采购专业人士，你的职责是宽泛的，这是由采购的工作性质所决定的。无论你现在是采购总监，采购经理，或是采购专员，要走采购职业化道路，必须从以下各个方面全面提升自身素质与技能，以迎接未来的挑战。未来职业采购必备的技能要素有：商务谈判；策略联盟；关系管理；成本与价格分析；相关法律知识；绩效测评；软件及高科技新技术；供应商评选；电子商务；合同管理；策略规划；团队建设；物流管理；经济预测；库存控制；交通运输；标杆技术等。采购员要求的教育背景相差很大，多数没有要求有专门的学位和学历，但是需要对需要采购的产品非常熟悉，对这个行业来说，经验比学历更加重要。机械、国际贸易、商业和数学等课程是对这一职位的很好的准备。能熟练使用办公软件和英语很有用，出色的沟通能力和广泛的人际网络对这一职位也相当重要。如果要晋升为采购经理或更高级的职位，获得商业和经济相关的本科或专业学位非常重要。供应与管理职位：采购与供应管理的职位非常丰富，级别跨度很大，所见的有：副总裁，策略采购 Vice Presideng/Strategic Sourcing 高级采购 Buyer/Senior Buyer 采购总监 Purchasing Director 策略规划总监 Director, Strategic Planning 供应商关系专员 Executive, Special Supplier Relations 合同定价和采办总监 Dirctor of Contracts, Pricing and Procurement 采购分析专员 Purchasing Agent/Analyst/Assistant 物料分析专员 Materials Analyst 物料经理 Materials Managers 采购经理 Procurement Manager 产品经理 Commodity Manager 多数企业管理部门和最高行政主管的职位由经验丰富的低层经理和行政人员替补，优秀的采购员可以晋升为采购经理，采购经理可以平调至市场或营运经理等，也可以晋升为总经理，直至最高职位总裁或首席执行官。或者去其它的机构寻求更有竞争力的职位。做 Buyer 还是Sourcer？Buyer在中文中称为采购员，是对所有采购人员的总称。一个采购人员无论级别多高，归根到底都是采购员，一个Buyer。Buyer的工作任务有三个方面：物料供应、库存水平控制和成本控制。一个优秀的Buyer就是能够以市面上最低的价格保质保量并准时的将物料交付到公司，主要考核的指标就是交期leadtime、最小定量MOQ和价格price。这三个指标的控制水平直接反映了一个Buyer的职业水平，一个采购员往往需要几年或者更长的时间才能够成为一个合格的采购人员；其中比较优秀和全面的采购人员将有机会得到提升，担任采购经理，甚至采购总监。随着技术飞快进步和商业环境快速变化，企业和供应商的关系在不断调整，传统的供应关系迅速发生改变，采购人员被要求了解更多的技术信息和市场行情的变化，其对公司的影响也越来越大。在欧美和台湾的大部分企业中，采购人员被分为两种：Buyer和Sourcer。前者主要从事传统的工作，包括需求与订单的处理、交货期的控制，称为purchasing；后者更多侧重于市场上技术和成本的变化，负责供应商控制、评估和开发，称为sourcing。在实际的工作当中，Buyer和Sourcer的工作常常无法完全区分开来，部分中小规模的企业常常按照采购物料的种类，把近似物料的purchasing和sourcing划归同一人管理。从职业发展的角度来看，从事sourcing工作是每一个想晋升为采购经理的采购人员必须要做的；可以说，sourcing是采购的核心，是Buyer必须练就和提高的能力，也是商业和技术的发展对采购人员提出的要求和挑战。优秀的采购人员必须要同时熟悉商业规则和工程技术的发展现状，是合格的工程师，更是优秀的商人。从这个标准来看，目前很多采购人员都需要更多的提高。同时，企业也需要花费更多的精力培养合格和优秀的采购人员，而不是把时间花在在人才市场上招募合适的人上采购面试题.有一批物料你已经下订单通知供应商生产，但接到通知 说因为客户已取消此订单，但公司其它的产品又不可能用不到。请问你该如何解决，而且要有3个解决方案？答：这个问题太笼统，不过碰到这种情况时，首先得了解供应商对你所下订单的完成状况，同时要求供应商停止订单的生产根据供应商的反馈来决定处理方法A若供应商还未进行订单的正式生产，可与供应商协调取消此单，请其帮忙将所订原材料用于其它产品的生产。B若供应商已进行了生产，要求供应商提供准确的生产数量，再与市场部协调看此物料是否会在今后的生产中使用？若将来有用，只需与供应商协调将送货期推后即可若不可能再用，应该向客户索取已生产物料的赔偿金。若客户以毁约日期在合同准许之内为由，不做任何赔偿时，应尽快与供应商协调以成本价将物料金额算清,并考虑报废后是否有利用，将损失调整到最低 2.为什么选择做采购？答：A可以熟悉商品市场，增长见识。B、可以接触不同的人，提高语言交流能力，增强个人魅力。C、其次要做好采购是不容易的，个人发挥空间比较大，对个人发展很有帮助。采购的压力如何以成本结构为导向，保证商品采购为最低成本。3.采购员的价值体现在哪里？谈谈你对采购的认识？答：采购为公司节省1元相当于销售卖出11元的货，这就是采购员的价值，作为采购就是按照公司的需求，生产产品的需要，从公司利益出发买到所需的物品，即符合产品要求，又是公司可以接受的价钱，那么你算一个合格的采购。4、采购员应该怎样去开发新的供应商？答：开发供应商每个公司都有自己的流程，大体是先收集供应商信息（网上，展览会，朋友介绍，供应商自荐等）- 进行供应商问卷调查 实施调查 - 评估 - 供应商送样 - 合格 -列入合格供应商；不合格则重新找。5、IC/电容/电阻/晶振有哪些封装？答：IC，电容，电阻大多是盘状的料带封装，IC也有盒装的，晶振要经过无尘车间封装，成品是用盒装的每层之间都隔有海热层 6、电子料的市场价格怎样？答：这个不好说，变动很大，自己查查最近的价格。7.户突然取消定单,而物料又回到工厂了，供应商不同意退货(不能向客户索赔)？答：通常这种情况，在采购行业中比较少发生，因为你跟客户有签定一系列的合同，跟你的供应商也有签定一系列的合同，当客户突然取消订单的时候，并不是说客户只是说把订单取消，而不给予任何处理方式，一般来讲，客户肯定会给予你一些处理的方式，例如说：为这批货找新的买家，需要一定的时间，所以，这时候，一般来讲，口头上客户是说要找新买家，可是时间不等，你只能去想办法通过各种渠道去帮助客户，同时适当的跟供应商沟通，如果此款产品是行业中通用了，也就是说是标准件，可以适当的跟供应商沟通看供应商能否把此款产品销售出去，用双方合作的诚信关系，试着去说服供应商，如果供应商不帮忙，不同意退货的话，只能跟老板或是跟客户商量，把这批货收下来，然后试着找这个产品的同行，或是寻找一些相关信息，看能否把这批货卖出去！因为采购商都有跟供应商签定合同，不是供应商问题的时候，采购商不可以轻易的作退货处理；8、公司产品的成本呢答：原材料费用+制造费用(水电、人工、维修、包装、检验、机器折旧、报等)管理费用+税收+利润+运输9.如何让公司同供应商共同发展?谈谈你对采购战略的看法？答：这个问题比较大，但无非是在技术进步、成本的降低、供货周期的缩短、质量控制水平的提高、发展规模和速度等几方面考虑，共同进步采购最好有专业知识，有一定的谈判经验与技巧并且对市场有一定的了解，实行买卖双方高层及经办人一季度一会晤，解决前期存在的不良现象，提出往后的发展目标及战略目标，让供货商有一个明确思想，全力配合我司的一个开发过程。10、如何维持旧供应商关系？ 答：供应商关系的维护:因为供应商不是客户,没有必要经常主动打电话去联络感情,有必要时才进行联络,一般供应商都会主动打电话给采购,公事公办,如果是私事就像对待普通朋友一样就可以了!11、介绍一下工作经历，说说以前的采购部门日常工作、部门组织结构、直接上司是谁？部门人员分工情况介绍？答：一.1开发合格供应商及与现有合格供应商保持紧密联系 2询价,比价,议价,且适时,适量,适质.适价购进公司所需材料3供应商日常评鉴及考核管理4依据用料需求发出订单及交期跟催 5与供应商协商如何处理来料异常6配合采购经理达成部门目标7提供快速准确的报价给客户8提供最新的市场行情并参与采购决策9提供物料代用品并分析替代的可行性以降低采购成本二. 1具体了解昨日来料情况2以最快速度处理品质异常3每日订货追踪日报表之制定4跟催当日及明后两日物料状况5依据SQ下达PO单6新供应商开发及新机种物料的询价,议价,比价7急单及其它突发事项处理8进料明细之输入9配合采购经理作Cost Down工作 10成本分析 12.如何判定供应商报价的真实？1.通过多家比价2.通过成本分析3.通过该产品的功能定位来自行与同等产品比较进行确定 4.通过与厂商在谈叛中的分析13. 问：老供应商每次报价都略高于新供应商，但沟通后又同意适当降低，应如何处理对这种情况答：分开走货，从新供应商小批量购进。当然此批如果还是从老供应商走大部分。因为一个产品不仅仅是价格问题，还有规格，外形，使用寿命、交期等等一些方面，我必须小批量试样后才能做出最后决定。另外一般来说公司一样产品的分额应该是37开，谁的有优势谁占大头。实际生产中会有各种状况出现，有两家供应商才能有效的去解决这些问题。如果最后老供应商价格比新的高，那么我会从新的买大头，但是仍然会维持与老供应商的供求关系，一个长期往来的供应商是一笔财富。价格一致我会从老供应商那买大头，保留新供应商的供货资格。14.问：供应商请吃喝时怎么处理？答：我说原则上都拒绝，无法拒绝的就邀上其它同事赴约。老板不怎么满意他说应邀请上司去就可以了，不能叫其他人去！这点以后要注意了15.问：供应商物料有问题时如何处理？答：如果货款还没有全额付完的话，扣部分货款，以此要求供应商提供退货补货或折扣的要求。如果是客户指定要求用那家厂商的话，提供检验报告以及有问题的样本给客户，向客户告状，另外考虑开发同类产品的供应商，避免守制于该供应商！16有款物料采购额约30W/月，要选多少家供应商较合理答：个人认为还是要视情况而定.如果供应商有实力,有品质,服务好,一个厂家供应也未尝不可.30万的货款数目也不是很大.(当然后备厂家也是必须要有的). 两家厂供应,我认为是最好不过的.相互之间有个比较,而且还能相互制约.厂商太多,效果可能反而不好.货款相应少了,厂商的积极性也不会太高.