工资统发46单位版全流程.doc

工资统发4.6单位版全流程一、 进入系统二、读入单位数据结构三、设置单位及部门信息四、维护人员人事档案信息五、维护人员工资信息六、设置查询统计格式及条件，查询统计人事和工资数据七、审核单位人事信息及工资数据八、生成上报工资数据九、工资数据备份与恢复 十、月末处理十一、其他十二、联系方式一、进入系统1、系统安装 单位工资管理系统运行的支撑环境为WINDOWS98/2000/XP以及office2000/2003及其相应的硬件平台，。 单位工资管理系统的所有运行程序存放于一张光盘内名字为“工资统发4.6(单位版).exe”的文件。 安装操作如下： 1 将软件光盘放入光驱中，在“我的电脑”中浏览其中内容。 2 用鼠标双击 “工资统发4.6(单位版).exe”，开始运行安装向导程序，安装过程中系统会如图1所示要求用户选择安装路径（点击浏览，在图2中的路径处更改盘符），当然也可直接点击【下一步】将程序安装于默认路径下，然后系统将如图3所示复制文件： 图1图2图3 3文件复制完毕后，在屏幕上将出现图4所示的对话框，表示系统安装成功，单击【关闭】后，退出安装程序。 图42、系统登录 运行单位工资管理系统，如同运行其他应用软件一样，非常简单：可单击“开始”按钮，打开“程序”组，选择“工资统一发放”项或者双击桌面快捷方式图标均可进入系统的登录窗口，见图： 有关登录项的说明： 【套帐号】在输入框内选择套帐，一个套帐组成一个单位的人事、工资系统，本系统支持多套帐的管理，也就意味着本系统可以管理多个单位的人事、工资数据。 【操作日期】是系统当前的业务处理日期，由年和月组成，每次注册时应注意正确输入。注意：在系统建立新套帐尚未设置开始使用日期之前，先输入用户ID号，登录时操作日期应为空。 【用户ID号】系统的第一个用户必须是系统管理员身份，其名字为字母SA，大小写不区分。 【用户口令】与输入的用户ID相对应的用户密码。系统管理员SA的口令默认为空，进入系统可修改用户口令。 上述各项设置完毕之后单击【确认】按钮即可进入系统操作主界面。 3、建立新套帐 1功能 如前所述，一个套帐（或帐套）组成一个单位的人事、工资数据系统。使用本系统进行工资数据管理前，必须建立新的套帐作为本单位的工资数据管理系统。 2操作指南 在系统登录窗口中，单击【建套帐】按钮，系统提示输入套帐号及套帐名。作为套帐的唯一标识，套帐号不可重名。如下图所示，分别输入套帐号和套帐名，然后单击【确定】按钮，片刻后套帐建立完成并返回成功信息。 至此，建套帐操作结束，先点击确定后，退出建套账，可以选择新套帐进入系统了。注意：第一次登录时不能录入登录时间。二、读入单位数据结构1、读入本单位数据 (注意：最好把人事局下发的数据文件先拷贝到本地硬盘上后再恢复，不要直接在优盘中恢复)（1）功能 如前所述，如果本单位工资数据先前由财政代管，现转为由本单位自行管理，按月向财政部门报盘，可直接转入由财政代管部门拷出的本单位当前数据和历史数据，这些数据包含了本单位全部基础信息和人事工资数据，故可不再进行有关系统设置，直接进入日常业务处理相关操作。 提示：当系统数据损坏而无法修复时，用户可通过此操作从财政接收一套完整的本单位全部结构和数据，继续正常使用。（2）操作指南 1在系统主菜单窗口中，选择“系统管理”菜单，单击“读入本单位数据”项，弹出如下图所示信息提示窗口： 2在上图中，单击【确定】按钮，进入文件选择框，如图所示，找到下发的数据文件，点击打开：3 如图：4如图：5如图：一定要点击“是”6最后提示文件导入成功，并要求重新登录。7在第二次登录时一定要录入操作日期，即该账套的启用日期，日期格式如：2007-09该文件命名规则：如DWSJ_500112000_001002_200508.rar，dwsj即单位数据的简写拼音；500112000即区域代码，奉节为500236000；001002为该单位的工资统发代码；200508为年月，表明是哪个日期的数据。三、设置单位及部门信息1、维护单位信息 在系统主菜单窗口，单击“基础信息”菜单项，选择“维护单位信息”，弹出如下图所示窗口。窗口中右侧一拦为输入栏，用鼠标单击定位后，请按要求直接键入修改有关信息。（3）有关录入、修改操作事项说明 请参考上图阅读下列内容： 注意： 序号前的“#”表示该项目的内容为主管单位填写的项目，在本机上不能录入，例如单位编码、单位名称等项目；不带“#”的项目内容由本机录入；带“*”者则为必输项。 行政核定人数、事业核定人数、离退休人数、其他人数必须录入并与现有人数现同，如果有人数变动则应该相应修改。2、维护部门信息 （1）功能 录入本单位内部各部门，用于以后录入人事信息选择部门名称、职工工资信息查询条件输入等。 （2）操作指南 在系统主菜单窗口，单击“基础信息”下的“维护部门信息”菜单项，弹出如下图部门维护窗口。该窗口具有对单位内部部门的增加、删除和修改等功能。 用户首次进入此窗口时，部门编码和部门名称栏均为空白，只需单击【新增】按钮即可录入部门信息，录入部门编码时请注意：编码只允许为三位否则不予保存。修改部门信息只需双击修改信息即可。注意：系统不允许对已被引用的部门（部门内部已有人员）进行修改和删除操作。窗口第三列的“是否已用”即表示部门被引用状态。3、采集单位预算科目在系统主菜单窗口，单击“基础信息”下的“采集单位预算科目”菜单项，弹出如下图部门维护窗口。在本单位使用的科目前打上勾，保存即可，主要目的是减少在人员信息录入时的科目选择量。四、维护人员人事档案信息人事信息维护用于对本单位职工人事档案信息的增加、修改、删除、注销以及工资的停发、续发等控制。只有在此将有关人员的人事信息添加至系统中，才能对其工资进行更改、计算、查询等日常维护工作。1、维护人事信息 在系统主菜单窗口，单击“业务处理”菜单项，选择“维护人事信息”项，在弹出窗口中选择相应的人事性质（分为行政、事业、离退休和其他四种）并点【确定】即进入如下图所示个人档案维护窗口：图4-1-1（1） 增加人员：点击工具栏中的新增按钮弹出如下图所示窗口，窗口右侧一列为人事项目信息输入框，各项人事项目序号前的“*”表示该项为必输项。注意：有些项目只能选择，如：工资类别名称，归口，部门，科目，民族，学历，级别等，并且中能增加同一人事性质（在维护人事信息时选择的相应性质）的人员。录入完后点击保存即可。注意：在标准工资产生方式时只能选择手工录入。或者进行统一替换。（详细请看）（2）修改人员信息在人事信息维护窗口中，用鼠标左键选中某人后，单击工具栏中【修改】按钮（或直接双击该人的人事信息项目）即可对其进行编辑，修改之后单击【保存】即可。（3） 人员的删除:如果是在软件使用的第一个月，可以在人事信息维护窗口中，用鼠标左键选中某人后，单击工具栏中【删除】按钮，再点“是”即可。如果是在软件使用的第二个月起，就不能直接删除人员，只能采取注销。注意：奉节新软件的人事信息已在四月份导入，但在九月使用，所以不能对人员进行删除，如有变动只能注销。（4） 人员的注销和停发：该操作只能在软件使用的第二个月起才能使用。A、 调出和死亡：在人事信息维护窗口中，用鼠标左键选中某人后，单击工具栏中【注销】按钮，并在弹出界面中选择“调出”，再点击“是”即可。如果是死亡，在原因里选择“注销”即可。注意：如果选择了注销，该人员工资信息同时被删除，系统月结后，该人员在系统中将不复存在。并只能在当月可以通过“撤销”，如是月结后只能通过人员新增的方式录入。B、 停发工资：在人事信息维护窗口中，用鼠标左键选中某人后，单击工具栏中【注销】按钮，并在弹出界面中选择“停发”即可；以后续发时直接点击【续发】按钮恢复即可。注意：此种办法会使导致该人员信息暂时注销（即在审核时看不到此人而引起人员数据与上一月不一至），所以最好采用另一种方法来体现停发，即在维护工资信息中直接将该人员的工资数据全改为“0”。（5）人员排序、查找、打印 排序 在人事信息维护窗口中单击工具栏中【排序】按钮如下图为人事信息排序窗口，可在此添加排序项目及设置排序方式。 或者对准（如右下图中）列名双击也可排序。 查找 在人事信息维护窗口，用鼠标左键单击【查找】按钮，即弹出如下图所示人事信息查询设置窗口，首次使用该窗口应先点击【设置查询项目】钮添加查询项目，然后再回到本窗口选择查询项目、设置查询条件并按【确定】按钮。 打印在人事信息维护窗口中用鼠标调整各栏的宽度之后，单击【打印】按钮即可进行页面设置、打印预览并执行打印操作。如下图：该功能可以在将人事信息维护窗口中的人事信息另存为EXCEL文件，以方便用户做其他处理之用。2、变更人事性质： 注意：人事性质的变更必须要使用“业务处理”下的“变更人事性质”选项。 如“行政”人员变“离退休”在系统主菜单下，单击“业务处理”，选择“变更人事性质”菜单项，在随后弹出的窗口中选择欲变更人事性质点【确定】即进入如下图所示窗口： 在上图窗口中先点选欲转换人事性质之人员，然后选择变更之后的人事性质点【确定】按钮即可。最后再修改该人员的人事信息，再到维护工资信息中修改该人员的工资数据。3、批量替换人事信息“业务处理”菜单下“批量修改人事信息”下的替换人事信息，如下图。例：可以将全部人员的工龄增加1年。 五、维护人员工资信息 对本单位下的各工资类别人员工资数据进行录入、修改、查询等操作，以满足查询审核需要和保证工资数据的完整准确。 在系统主菜单下，单击“业务处理”，选择“维护工资信息”项，在随即弹出的窗口中选择维护工资类别（奉节有行政、工勤人员、事业、其他、离退休五种类别）后进入如下图所示界面： 各快捷按钮功能：各按钮旁边有文字说明，打印、另存、列宽、排序以及查找等按钮的功能与操作方法类似于维护人事信息界面中的相关按钮，详情请参阅“维护人事信息”一节。 特别提示：【计算】按钮的功能是对当前单位人员含有公式的工资项进行计算，如“实发工资”，“个人所得税”等。在全屏录入、修改人员工资的情况下，录入、修改完毕后，必须要执行一次计算功能，刷新各含有公式的工资项，否则，将导致工资数据的不准确。奉节工资项中对住房公积金、养老保险、医疗保险、所得税为一次性扣除，所以在每月填制工资数据时不需要录入。1工资变动 先在工资信息列表中选取条目，再单击【修改】按钮或者双击此条目弹出工资修改界面如图：注意：每次录入修改完后就需要计算保存，并可以按前进（按钮）对下一个人进行工资录入或修改。 提示：必须把手工录入个人所得税勾上，注意是对每一个人都需要勾，不然电脑会自动计税：这时只需点选窗口下方的“手工录入个人所得税”即可对个人所得税进行手工修改操作。注意:在录入工资时减少工资只能录入负数金额.2重新计算工资信息和数据整理 系统在工资维护时若某人的人事信息发生变动那么我们必须对其进行一次计算保存才能得到正确的工资数据，但是如果不同单位、不同工资类别的大量人员的人事信息都做了相应变动和调整后，显然这时若对每个人的工资信息进行计算的话不仅费时费力而且极有可能发生遗漏。基于上述考虑我们可以通过“重新计算工资信息”功能对所有单位所有工资类别的工资数据进行重新计算和维护以提高工作效率。 除了以上问题外，我们在平时的业务处理中由于某些操作失误或结构数据前后失衡不相对应而发生工资数据紊乱的情况，比如某工资类别并未采集“基础工资”项，但审核时却发现此类别下的“基础工资”项有数据存在，这时我们就可以通过“数据整理”功能将所有冗余数据进行清零和整理维护以保证系统数据的完整性、一致性和正确性。 操作如下 单击系统主菜单“业务处理”中的“重新计算工资信息”或“数据整理”项，系统提示用户是否要进行此项操作点选【是】按钮即可对各个单位的各个工资类别的工资数据进行计算和整理，操作完毕提示如下图： 3 批量替换工资信息主要用于一次性对某个工资项增加一定的比例。操作如下：单击系统主菜单“业务处理”中的“批量替换工资信息”例1：对行政工资中的职务工资增加50，先选择工资类别为行政，再选择被替换工资项为“职务工资”，再双击“参照工资项中”的“职务工资”到右边工作框中，再在后面选择运算符为“+”，然后录入50，最后点击确定。例2，对事业工资类别中的艰边津贴增长20%，先选择工资类别为“事业”，再选择“被替换的工资项”为“艰边津贴”，再双击“参照工资项”中的“艰边津贴”到右边工作框，再在后面选择“运算符”的“*”，然后录入12，再选择运算符”/”，再录入10。因为在软件中不能录入小数点。所以只能录入正数。六、设置查询统计格式及条件，查询统计人事和工资数据根据所选输出格式和筛选条件查询符合条件的所有单位工资信息。查询之前我们一般要先设定适当的筛选条件和输出格式。1操作如下在系统主菜单中，单击“查询统计”菜单项，选取“查询单位工资信息”项，即进入如下图所示窗口：由上图可知，窗口查询格式、查询条件以及查询日期等相关内容组成，用户首次进入该窗体时，左侧的查询格式列表含有五种工资类别的花名册，右边的查询条件列表均为空白。（窗口组成与“查询单位人事信息”窗口几乎一样）（1）设置查询格式 查询格式也就是我们查找到一定的单位人事信息之后用何种形式来输出包括浏览和打印，以及我们显示输出时应该显示哪些人事信息项目等。在查询工资信息主窗体中单击【设置格式】按钮，弹出以下窗口。在此窗口中用户可设置格式编码、打印标题以及纸张大小、缩放比例、打印方向等相关输出格式选项。系统默认用户打印纸张为A4，打印方向为横向。在选择人事项或工资项中把想要的项目通过左右箭头加入到右边栏目中。通过上下箭头可以进行排序。注意：格式编码长度必须为八位，否则系统不予接受，打印标题系统默认与用户所输查询格式编码相同，用户可通过“打印标题”文本框加以修改自行设置。格式编码和打印标题以及其他打印设置各项设置完毕之后就可以从窗口坐侧选取本查询格式所要用到的实际人事项目和工资项目，最后单击【保存】按钮即可。当然用户在设置查询格式期间也可通过单击【删除】按钮删除所选已存在查询格式。（2）修改查询格式进入设置格式后，对准格式编码后面向下箭头单击后选择要修改的格式，a1111111为行政人员，b1111111为工勤人员，c1111111为事业人员，d1111111为离退休人员，e1111111为其他人员。然后再按第一点方法修改。（3）设置查询条件 要想准确地查询出所期望的工资信息，除了系统数据库中要有丰富的基础数据和查询格式外，还要正确地输入查询条件，使系统能按照查询条件的要求，查出信息。工资统一发放系统提供了强大的查询功能。而正确、灵活的查询条件是实现高效查询的前提。在工资信息查询主窗体中单击【设置条件】按钮，系统弹出如下图所示窗口：点击保存时最好把名称改为好识别的中文查询或生成花名册时主要设置工资类别名称分别为行政、工勤、事业、离退休和其他。窗口说明 左侧的条件列表框是现有查询条件的列表，第一次使用时为空。 查询条件由三部分组成：档案项、条件关系符、条件值。 档案项-给出查询条件线索，即以档案信息的哪一项为线索进行查询，设置时用鼠标从下拉框中选择。 条件关系符-说明档案项与查询结果的关系，包括等于、大于、小于等七种。其中大致等于表示某档案项与条件值大致符合，比如出生日期在1970-1979之间，可表示为出生日期大致等于197_-_，条件描述为出生日期大致等于 197_-_。 条件值-给出查询时要求与档案项相匹配的值。 查询描述是对查询条件的说明。 用户可通过单击【删除】按钮清除不再使用的查询条件。 【保存】按钮对新设置的查询条件进行保存。 【清空】按钮清除掉某一条件的具体内容。（4）查询工资信息 查询格式和查询条件都设置好之后我们就可以开始查询我们想要的工资数据了。现在回到查询工资信息主窗体，我们在窗体左侧和右侧通过双击鼠标左键分别设定查询格式和查询条件（注意：两者应该对应），然后单击【查询】按钮即可显示查询结果： 注意：可以点击另存，可把查询结果保存为EXCEL文件。打印时选择打印，出现如下图，再单击页面设置，可以页边距等信息，注意：如果分了页后要每页打印表头必须象如下右图设置表头行号，具体的数值需每次设置后预览确定。 其它的查询选项与单位工资查询设置、查询过程相似，这里就不做过多介绍，如有问题请参看本程序自带的帮助七、审核单位人事信息及工资数据1、 审核内容及格式设置设置需要审核的人事信息、工资信息的项目名称和格式，通过设置好的格式来反映人事、工资的变动。同时亦可对第十三个月的工资审核格式进行设置。 在系统主窗口中，单击“审核上报”菜单项，选择“审核参数设置”下的“审核内容及格式设置”项，即弹出如下图所示窗口： 在上图中，用户可通过点选左侧复选框设置审核内容，而审核格式的设置则单击右侧【选择】按钮即可，弹出窗口如下：然后再点确定，将设置好的人事和工资审核公式加入到表框中。也可以自行设置审核格式。2审核人事、工资信息（1） 审核人事和工资信息 在系统主菜单窗口中，单击“审核上报”菜单下的“审核单位数据”项，系统即开始审核各项信息，如下图所示： 审核完毕系统弹出提示信息窗口，点【确定】后即可查看单位人事、工资等信息。注意：执行“审核单位数据“操作时，请务必先设置审核格式，否则系统无法进行审核并弹出提示信息如下图1； 图1 补充：第十三个月工资数据的审核类似于上述操作，亦需先设置十三个月工资审核格式方可审核。具体操作详情在此不再赘述，用户可自行参考相关章节。（2）查看审核结果 A、人事审核结果：在系统主窗口中，单击“审核上报”菜单下的“查看人事审核结果”即进入审核结果显示界面，注意：该审核结果是与上一月进行对比，如有变动，则必须手工点击审批，否则不能通过审核。 在人事审核结果窗口中用户可通过查看人事不符、错误信息检查本单位信息输入是否正确，确信完全正确之后即可审批通过，以进行上报财政之用。B、工资审核结果：人事审核结果：在系统主窗口中，单击“审核上报”菜单下的“查看人事审核结果”即进入审核结果显示界面，注意：该审核结果是与上一月进行对比，如有变动，则必须手工点击审批，否则不能通过审核。注意：第十三个月工资审核结果的查看操作与上述操作类似，只需单击主菜单“审核上报”下的“查看13月工资审核结果”项即可，当然前提是设置13月工资审核格式完毕，否则不予查看。4查看审核通过情况查看本单位人事、工资信息的审核通过情况，包括审核项目、是否审核、审核结果、审核人ID、审核人姓名等。操作如下：单击选中“审核上报”菜单下的“查看审核通过情况”项，即弹出下列窗口，注意：必须所有审核通过后才能生成上报数据。 八、生成上报工资数据在系统主窗口中，单击“审核上报”下的“生成上报数据”菜单项，即弹出如下图所示窗口，系统共设两种上报方式即：上报全部数据和只上报变动数据。注意：如单位曾经上报过数据信息，那么系统将不再允许“只上报变动数据”，表现形式见下图。选定上报方式后，点【确定】按钮即有提示信息询问是否确要导出数据，点【是】后如下图所示开始导出数据并提示用户选择数据存放路径。上报数据文件名命名规则：DWSBSJ_500236000_001002_200704.rar DWSBSJ即单位上报数据拼音简写，500236000所在区域代码，001002单位代码，200704日期，rar为压缩文件。九、工资数据备份与恢复为保证工资系统数据安全，应定期对本单位的工资数据库进行备份，以便在由于以外事故使工资数据损坏或丢失时，能及时用备份的数据进行恢复，从而保证业务工作的正常开展。用本系统“数据备份”功能备份的数据，是当前全部系统数据，包括单位信息、人事档案、工资数据等。而数据库恢复也是将这些数据全部恢复到当前的系统中。 1、数据库备份 在系统主菜单窗口，单击“系统管理”菜单项，选择“管理数据库”中的“备份数据库”项，屏幕弹出如图所示对话窗口，在此窗口中指定备份数据库的存放路径并为其起名点【保存】按钮即可。 2、数据库恢复 当系统数据出现不可挽救的损坏时，应采用数据恢复功能