百年费用报销及开票流程培训.ppt

2015年费用报销及发票开具管理培训 杭州百年翠丽实业有限公司财务部王万亲2015年4月17日 前言 在日常工作中 部分员工对财务基础知识 公司财务报销制度规定缺乏必要的了解 是导致员工报销单据不规范 报销内容不明确等情况的原因之一 给公司财务部 报销人员及相关部门工作增加了不必要的工作量 带来了不必要困扰 财务部常用的单据 目录 5 先审批后支出原则 谁批准谁负责原则 手续完整原则 即时清结原则 M1 M2 M4 M3 费用报销四大原则 6 凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出 没有申请或未经批准的费用不得支出 审核人 批准人要对由本人审核 批准的报销单据是否符合要求负责任 员工个人借款遵循当月结清 前账不清 后账不借原则 报销单必须有经办人 各级审核人及审批人的亲笔签名 财务不得受理手续不全的报销单据 先审批后支出原则 谁审批谁负责原则 即时清结原则 手续完整原则 让我们来看看这几个原则分别是什么意思 7 目录 8 借款流程 9 报销单及用款申请的审批流程主要是这样的 对支付款项做最终的审批核准 审核各项支出审批手续是否齐全 是否符合公司支付规定 金额是否正确 票据是否合法 有效等 审核业务的真实性及合理性 审核相关单据的必要事项是否填写完备 正确填写 并自我检查是否符合合同或协议支付条款 公司报销制度要求 大客户部还须注明 项目以及项目属性 开拓 战略 审批人 总经理 财务部门 部门主管及分管 经办人 10 目录 11 所谓出差是指因公需要 到外埠工作 当天不能返回杭州需在外住宿 应事先填写 出差申请单 经部门经理审核通过的 并报企管部备案 出差期间的业务招待费不列入差旅费报销单 须另行单独填写 报销单 与差旅费同时报销 不与差旅费同时填写报销的 财务部门作退回处理 外埠出差 如果要借支差旅费的 必须先填 出差申请单 根据需要 凭批准后的 出差申请单 和 借款借据 借支差旅费 出差回公司后 在5个工作日内 到财务部门办理报销手续 无特殊原因未在5个工作日内报销差旅费的 不予报销 返回公司时间以回程车 船票时间为准 乘火车10小时内可以到达的 原则上不得乘坐飞机和软卧 未经批准 超标部分个人自理 出差生活补贴按地区标准 出差天数给予补助 出差生活补贴为30元 天 差旅费报销流程 12 住宿费按职务级别标准给予报销 出差同行人员中职务级别不一致 其他同行人员可比照最高级别人员的住宿标准 但超过最高级别住宿标准的部分由个人承担 无特殊原因 同行的同性别两人应住一间标准间 住宿费按实际住宿天数计算 以车船票的时间为准 市内交通费 含出租车费 原则上以公交车票报销 特殊情况可乘出租车 须注明出发到达地点 原因 核准后予以报销 差旅费报销流程 续 费用报销规范 差旅费报销标准 14 目录 15 1 中华人民共和国发票管理办法 第二十二条及实施细则规定 不符合规定的发票 指开具或取得的发票应经而未经税务机关监制 伪造 或填写项目不齐全 内容不真实 字迹不清楚 没有加盖发票专用章 作废以及其他不符合税务机关规定的发票 不得作为财务报销凭证 2 报销人员应索取真实 合法 有效 内容齐全的票据 3 报销人员对报销的费用及支付的款项真实性 合法合规性 合理性 准确性负责 发票相关法规及制度宣讲 16 税控发票 非税控发票 增值税专用发票 增值税普通发票 普通发票 机打发票 销售货物发票分类 销售货物发票分类 17 增值税一般纳税人 税率 17 特点 销货 对外开具增值税专用发票 普通发票购货 取得的增值税专用发票进项可以抵减销项 增值税小规模纳税人 税率 3 特点 销货 只能对外开具普通发票 增值税专用发票需向税务局申请代开购货 取得的增值税专用发票进项不可以抵减销项 计入购货成本 增值税纳税人分类及税率 18 销售额计算公式 销售额 价税合计 1 17 销售额 价税合计 1 3 税额计算公式如下 税额 价税合计 销售额不含税单价计算公式如下 不含税单价 销售额 数量 一般纳税人 小规模纳税人 因普通发票不能用于抵扣 因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票 为什么要取得增值税专用发票 19 因普通发票不能用于抵扣 因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票 举例 假设管理部购买一台打印机 税率为17 如果开增值税专用发票 含税金额为1170元 如果开普通发票 含税金额为1100元 那么 在这种情况下 提供哪种发票对我公司有利呢 解答 如果提供专用发票 最后公司承担的费用是 1170 1 17 1000 如果提供普通发票 最后公司还是需要承担1100元 则提供增值税专用发票比提供普通发票可减少100元 为什么要取得增值税专用发票 20 内容真实 填写完整 数字明晰 盖章清楚 数量 单价的乘积要和金额相符金额的大小写须一致 单位名称必须是报销公司全称 如 杭州百年翠丽实业有限公司 不要简化成 杭州百年 或其他名称 取得发票注意事项 21 虚假发票以定额发票 手写发票居多 贸易公司 茶叶店提供虚假发票的情况较多 以下是一些识别虚假或无效发票的方法 相关人员在取得发票时就需要辨别发票的真伪及有效性 避免事后查出是假票 给自己和公司造成不必要的损失 虚假或无效发票的识别方法 22 发票要素不全 错误或涂改的发票无效 发票要素包括 开票单位发票专用章 抬头 开票日期 商品名称 数量 单价 金额 规格 型号 大小写 是否一致 开票人 税务监制章等 自带复写发票 定额及机打发票除外 如为剪贴式发票 注意剪贴金额是否正确 且必须保留所在位数字样 如 发票为万元版 所报金额为4000元 则发票剪贴后应为肆仟 佰 拾 而不是只有肆仟字样 否则发票无效 虚假或无效发票的识别方法 23 开票单位盖章必须为发票专用章 加盖的发票专用章不得压到税务监制章 如两章有重合不予报销 发票上的收款单位或收款人名称必须与发票上的发票专用章相符 若为地税代开发票必须加盖税务局章 对于经营范围与报销内容可能不相符的发票需附开具单位营业执照复印件 如 XX贸易公司 开具广告费用发票 则其营业执照经营范围中要有该项内容 发票内容不能太笼统 如食品 办公用品 劳保用品等 附有盖有发票专用章的销售货物或提供应税劳务清单的除外 虚假或无效发票的识别方法 24 白条 存根联 发货联 记帐联不能作报销单据 公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销 办公用品 日用品 装修材料等须附清单 清单上盖章必须与发票上一致 票据注意事项 25 1 关于增值税发票的取得 公司自用的办公用品 汽油费发票等 要求取得增值税发票 2 关于发票抬头 凡提交财务的报销单据必须由对方单位一次性开具 改填 补填的发票一律不予报销 3 关于发票丢失 请所有员工妥善保存取得的原始单据 发生发票丢失的损失自己承担 4 关于发票替代 不允许任何形式的以其他内容的发票来替代真实内容的业务发票 发票管理 26 借款单的填写 借款单据不允许出现门店名称 门店名称可用铅笔注明 27 梁士彪郦波 葛洲坝上海青浦项目跟进 323 杭州 上海 动车 146 21 60 323 324 上海 324 杭州 动车 146 补助 2015417 人民币肆佰玖拾柒元整 497 00 4 大客户部 梁士彪组 由财务根据公司差旅费制度核定 差旅费报销单的填写 铅笔备注项目号 所属项目 开拓 战略 2 2 室内车费 145 4 292 60 梁世彪郦波 145 28 2015417 41 餐费 B1303207湘湖壹号 战略 1 60000 请王工 李工吃饭 42 餐费 BRTRG201501011西溪木欣园 样板房 战略 1 20000 请王工 李工吃饭 钱建耀 2 80000 捌佰元整 请谁人吃饭都以铅笔书写 用款申请单的填写 有合同的注明合同总价及执行情况 30 蓝黑 黑色水笔 金额 的写法 整 的写法 必须手工签字 蓝黑 黑色水笔 不可以使用签名章 在公司有备案除外 圆珠笔或铅笔填写 费用报销单据大小写金额要一致 大写要顶格写 小写要在金额前加上 符号 不得有涂改 中文大写金额数字到 元 为止的 在 元 之后 应写 整 或 正 在 角 之后可以不写 整 或 正 字 大写金额数字有 分 的 分 后面不得写 整 或 正 字 书写注意事项 31 将发票 收据整理分类 将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单内 不能使用订书机 注明张数 金额 交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界 须紧粘贴单顶界和右界从左往右横向粘贴 原始票据必须按不同类别 分门别类进行粘贴 不能混合粘贴 票据有金额的一面朝上 票据背后填写报销人名字 员工移动电话按发票实际支付金额的80 作为报销金额 报销金额超报销标准的 按报销标准报销 票据粘贴时请注意 32 票据较多时 票据按票面金额 纸张的大小依次从右向左粘贴在粘贴单上 1 2 3 提示 粘贴好的票据附于报销单据封面后 3 提示 票据固定点 报销凭证票据粘贴方法 33 票据较少时 票据按票面金额 纸张的大小依次从左向右粘贴在粘贴单上 也可直接附于报销单据后 1 提示 票据固定点 2 3 提示 粘贴好的票据附于报销单据封面后 报销凭证票据粘贴方法 34 我们的目的 让我们的凭证变得美观 整洁 我们的目的 开票申请单填写规范