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应用文材料写作方法 兼谈公文基础知识 宣传统战部向小川 一部分 应用文材料写作方法 一 拟题 如何确定一个恰当的材料题目 一 材料题目分类 公文性标题 描述性标题 主题性标题 二 拟题方法公文性标题 有规定的范式 一般是 介词短语 文种 如 关于申请地震受损校舍维修经费的报告 关于成立东北亚文化民俗研究所的通知 描述性标题 描述材料的应用环境 场合 客观描述 没有任何内涵的限制和价值取向 如 在入党积极分子培训班开学典礼上的讲话 在招生就业工作会上的讲话 主题性标题 要挖掘出材料的主题 有内涵的表达 要体现材料的价值取向 这是难度最大的 一般有两种方法 1 拼词法 用几个词 一般是偶数 并列作为标题如 同心同德团结协作艰苦奋斗突围解困 2 词句组合法 用几个词和一句话组合成为标题如 立足现实开拓创新努力推进我校科研工作再上新台阶 二 拉纲 如何拉出一个精彩的材料提纲 一 提纲的逻辑提纲的逻辑也是整个材料的逻辑 这是材料的骨架 也是材料的思路 构思是否精彩 是否有创新和特色 全在提纲上 提纲逻辑分类一般分为四类 1 独段式 只讲一部分内容 这是最简单的一种提纲 一般只说 怎么做 2 两段式 分两个部分内容 一般是 总结 展望 或者 原因 措施 的结构3 三段式 分三个部分内容 这是最常用的一种逻辑结构 一般是 是什么 为什么 怎么办 背景 措施 经验 意义 措施 效果 等结构4 多段式 分多个部分内容 一般是 为立足点 为着力点 为关键点 为兴奋点 为基础 为关键 为动力 为保障 等结构 二 提纲的提炼 例 一阶段情况汇报 doc 提纲需要提炼 这是看一个材料水平的主要关注点 提炼的总体要求 内容要唯实 形式要唯美1 数 提炼法以主要抓了 1234 的方法进行提炼 如 抓了一个转变 两个提高 三个突破 2 字 提炼法以主要抓了 X X X 几个字的方法进行提炼 如 我们主要念好了 实 快 新 三字经 3 词 提炼法以主要体现在 XX XX XX 几个词的方法进行提炼 如 我们的工作主要体现了四个词 精神 水平 质量 状态 4 句 提炼法以主要以几个相近的句子进行提炼的方法 这几个句子 句式特点一致 差异在动词 副词等方面 如 以 为立足点 抓好 以 为着力点 增强 以 为切入点 突出 三 行文 如何写出流畅通达的材料文字 一 层次每一个标题下的文字内容要讲究其层次感 层次清楚 则文理通达 层次不清楚 则感觉表达混乱 层次的本质就是每一层意思之间的逻辑 一般来讲 这里的逻辑遵从 是什么 为什么 怎么办 的常见逻辑层次 根据行文的需要 有时候可以讲前两个层次省略掉 即将 是什么 为什么 省去 只谈 怎么办 二 语言1 语言属性 应用文语言共同属性 准确性 鲜明性 生动性 准确性 性质要分准 程度要把准 名称要弄准鲜明性 旗帜要鲜明 态度要鲜明 色彩要鲜明生动性 句式要生动 用词可生动 用字要生动2 语言艺术 应用文语言应该追求艺术性 艺术化的语言处理能够有效增强应用文信息传递效果 1 恰当地引文和运用修辞 2 注重语言的节奏 例一 经过认真讨论 我们代表团一致认为 学校2009年的工作是卓有成效的 尤其是多项工作取得的突破性成绩非常鼓舞人心 让大家看到了新的希望 学校财务状况的好转让大家心里更为踏实 对学校的未来更加充满信心 学校对2010年工作的思考与谋划 呼应了地方经济社会的发展需求 踩准了高等教育的发展节奏 承续了学校良好的发展态势 充分体现了学校领导班子跟踪政策 科学定位的形势把握能力 开拓进取 敢破敢立的创新精神和心系学校未来 保证职工利益的担当精神 例二 经验交流材料回应地方期待直面高教形势在服务与竞争中求取质量与特色并举的发展之路 四 格式 如何调整应用文材料格式规范 一 字号字体标题用2号小标宋正文中的一级标题用3号黑体二级标题用3号楷体加粗三级及以下标题用3号仿宋体加粗正文用3号仿宋体 二 结构层次序数第一层为 一 二 第二层为 一 二 第三层为 1 2 第四层为 1 2 如果没有第三层及以下结构层次的 第二层可用 1 2 不得逆向使用 在同一公文中 数字的使用应前后一致 三 特殊标点符号1 在一些题序后面误用了顿号例如 第一 第二 首先 其次 等等 顿号 应改为逗号 一 二 三 1 2 3 等等 这些序号既然用了括号 就不能再加顿号及其他标点 1 2 3 A B C a b c 等等 阿拉伯数字和拉丁字母作序号时后面不用顿号 应该用下脚圆点号 只有中文数字序号后面才使用顿号如 一 二 三 等 2 冒号 误为比号 3 破折号误为两个一字线 一一 或一个化学单键号 破折号应为 把 改为 的方法是 将其刷黑再选择成黑体 两个一字线就连在一起了 4 表示数量范围的数字之间误用了一字线 或半字线 应该用浪纹线 如11月1日 11月5日 2 3天 20 30人 等等 浪纹线 可在插入菜单中的特殊符号里查找 也可在新罗马字体下按Shift 5 省略号 误用为 省略号形状按规定应该为六个连点 还有在省略号前后保留了顿号 逗号 分号的也不对 如 雄伟庄严的人民大会堂 是首都最著名的建筑之一 省略号前后的标点符号应该删去 阿拉伯数字表示时间时 小时与分钟之间应当使用英文冒号 如6 00 23 00 不能使用中文冒号 如6 00 23 00 也不能用比号 7 公文的编号应该用 不能用 如渝教语 2008 3号 二部分公文基本知识 一 什么是公文 1 概念 公文是国家机关及其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料 2 概念辨析 文件 红头文件 公文 应用文 文件 文件主要是指机关 组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文 出现于清末 红头文件 专指国家机关制发的具有法定效力的文件 如命令 批复 指示 决议等 比公文范围窄 公文 是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料 出现于东汉末年和三国时期 应用文 广义的应用文指处理个人 政府 企事业单位私人事务或者公务所使用的 具有实用性和程式性的文体 包括公务用文 事务用文 经贸用文 私人文书等 狭义的应用文仅指公务文书 二 公文的分类 一 公文的分类 1 按使用范围分 通用公文 专用公文 2 按来源分 发文 收文 内部文件 1 对外文件 简称发文 是指本机关 或部门 拟制的向外单位发出的文件 1 通用公文 广义上的公文 发文主体 规则 格式等皆循通例 2 专用公文 专门机关部门使用的公文样式 有特殊要求 如法院的判决书 审计局的审计报告 3 内部文件 是指制发和使用都限于机关内部的文件 2 收来文件 简称收文 是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图 发送到本机关 或部门 来的文件 3 行文关系 上行文 下行文 平行文 行文关系 指发文机关同收文机关间的公文往来关系 1 上行文 是指下级机关 下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文 是自下而上的行文 故称上行文 如请示 报告 2 下行文 是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文 如指示 决定 通知 批复 3 平行文 是指同级机关或者不相隶属的 没有领导与指导关系的机关之间的一种行文 如函 4 秘密程度 秘密文件 普通文件 公布文件 1 秘密文件 指内容涉及党和国家的秘密 需要控制知密范围和知密对象的文件 要定级 分绝密 机密 秘密三级 2 普通文件 是指相对秘密文件而言的 从这个角度说 也可称为非密文件 3 公布文件 是指向人民群众和国内外公开发布的文件 如公报 通告 三 公文的文种 名称 文种 公文名称统称文种 它是根据发文机关的权限 发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的 1 2000年8月24日国务院办公厅 国家行政机关公文处理办法 13种 1 命令 令 2 决定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通报 7 议案 8 报告 9 请示 10 批复 11 意见 12 函 13 会议纪要 2 1996年5月3日中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 14种 1 决议 2 决定 3 指示 4 意见 5 通知 6 通报 7 公报 8 报告 9 请示 10 批复 11 条例 12 规定 13 函 14 会议纪要 提示 办法 建议 方案等不是文种 四 公文的基本格式 文头和行文 文尾 三部分如何提高写作能力 几点体会 提高写作能力 除了我们要在通常讲的三