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公文格式培训课件 办公室 二 一一年三月 目录 1 2 3 公文简介 什么是公文 公文是指国家机构和其他社会组织在公务活动中为行使法定职权而形成和使用的文件 公文简介 公文种类 通用公文 决议 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要共12种 公文简介 公文种类 通用公文 决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位和人员 变更或撤销下级公司不适当的决定事项 公告 适用于向国内外宣告重要事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 公文简介 公文种类 通用公文 通知 适用于批转下级公司的公文 转发上级单位和不相隶属单位的公文 发布规章制度 传达要求下级公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免和聘用人员 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问等 公文简介 公文种类 通用公文 请示 适用于向上级单位和有关主管部门请求指示 批准等事项 批复 适用于答复下级公司的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 公文简介 公文种类 通用公文 函 适用于不相隶属机构之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 目录 2 1 3 公文格式 公文结构 公司的公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文单位标识 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 报送单位 抄送单位 发送单位 联系人 联系电话 印发单位和印发日期等部分组成 公文格式 公文格式 公文格式 公文结构 秘密公文应由办文单位根据秘密程度分别标明 绝密 机密 秘密 和 商业机密 商业秘密 并按规定限定秘密期限 其中 除涉及国家秘密的公文可标注 绝密 机密 秘密 以外 公司内部一律标注 商业秘密 紧急文件应根据内容 时限 紧急程度分别标明 特急 急件 紧急电报应分别标明 特提 特急 加急 平急 发文单位标识使用全称或规范化简称 联合行文 主办单位排列在前 公文格式 公文格式 公文格式 公文结构 发文字号包括单位代字 年份 序号 联合行文 只标明主办单位发文字号上报的重要文件须注明签发人姓名各分支机构按照上级公司有关要求上报的请示 报告中必须引用上级公司文件的标题和文种字号公文标题由相关介词 关于 公文主题和文种三部分内容组成 标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明规范的公文种类 标题中除法规 规章名称或转发文件 印发领导讲话等特殊情况加注书名号外 一般不用标点符号 公文格式 公文格式 公文格式 公文结构 主送单位指公文的主要受理单位 即根据公文内容答复事项 办理工作的单位 其名称应使用全称或规范化简称 统称 报送单位指除主送单位外需要知晓公文内容的上级机关 其名称应使用全称或规范化简称 统称抄送单位指除主送单位 报送单位外需要知晓或执行公文内容的单位 其名称应使用全称或规范化简称 统称发送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位 其名称应当使用全称或规范化简称 统称 公文格式 公文格式 公文格式 公文结构 公文如有附件 应当在正文之后 成文日期之前注明附件顺序和名称 如果公文本身是专门印发或转发某一文件时 则正文之后不必再有附件说明公文除文件式会议纪要和以电报形式发出的以外 均须加盖印章 联合上报的公文 由主办单位加盖印章 联合下发的公文 联合发文单位都应加盖印章成文日期 以领导人签发的日期为准 联合行文 以最后签发单位领导人的签发日期为准 特殊情况以印发日期为准 电报以发出日期为准 公文格式 公文格式 公文格式 公文结构 公文如有附注 需要说明的其他事项 应在成文日期的下一行加括号标注公文应根据文件内容标注主题词 主题词是用于公文分类和检索的标识符号 由揭示公文内容归属 主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成 电报不标注主题词公文版记处必须标注联系人 联系电话文字从左到右横写 横排 公文格式 公文用纸 公文用纸为国际标准A4型 210mm 297mm 张贴的公文用纸大小 根据实际需要确定 公文格式 版面尺寸 公文用纸天头 上白边 37mm 公文用纸地脚 下白边 35mm 公文用纸订口 左白边 28mm 公文用纸翻口 右白边 26mm 文字区尺寸高为225mm 宽为156mm 不含页码 公文格式 公文中各要素标识规则 公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线 宽度同版心 即156mm 以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 公文格式 一 眉首 公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人 公文格式 二 主体 公文标题 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一行主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 公文格式 二 主体 公文正文 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 用3号仿宋体字 行间距为 固定值30磅 附件 公文如有附件 在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 公文格式 二 主体 成文时间 用汉字将年 月 日标全 零 写为 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 包括发文单位印章或者签署人姓名 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称 只标识成文时间 成文时间右空四字 印章端正 居中下压成文时间 联合发文时 成文时间的位置依印章位置而定 公文格式 二 主体 特殊情况说明 当公文排版后新剩空白下不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 附注 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行 公文格式 三 版记 主题词抄送印发机关和印发时间版记中的反线版记的位置 公文格式 行文规则 地市分公司可对省级分公司和区县支公司行文 但不得对省级分公司内设部门行文 地市分公司对省级分公司行文 只能使用 请示 和 报告 文种 如果工作需要 可使用信函格式 地市分公司各部门可使用信函格式对省级分公司部门行文 但不得对省级分公司行文 除以地市分公司名义和地市分公司办公室名义外 地市分公司内设部门不得对外行文 如果工作需要对支公司行文 可以部门信函格式直接发至支公司 公文格式 行文规则 地市分公司党委 党委办公室 党委各部门行文 参照地市分公司 办公室和内设部门行文规则实施地市分公司和区县支公司可根据各自的隶属关系和职权范围行文 可以与当地政府的有关部门互相行文请示一般不得越级 因特殊情况必须越级请示时 应报送被越级的上级单位 请示 应一文一事 请示事项必须明确 应只写一个主送单位 如需同时送其他单位 应当用报送形式 但不得同时抄送下级单位 报告 中不得夹带请示事项 公文格式 行文规则 除上级单位负责人直接交办的事项外 不得以单位名义向上级单位负责人报送 请示 意见 和 报告 下级单位向上级单位报送请示时 涉及几个部门的 应当写明主送单位和报送单位 由主送单位负责答复 上级单位在批复下级单位的请示时 必要时应当抄送其他单位转发上级单位 同级单位和不相隶属机构的文件 除特殊情况外 一般以办公室名义转发行文中必须遵循 明来明复 密来密复 的原则 公文格式 行文规则 以地市分公司或办公室文件上报的请示 主送省级分公司办公室办理 地市分公司部门上报的请示 主送省级分公司有关部门办理 请示文件不得一件多投地市分公司总结性和综合性工作报告须以分公司文件报送省级分公司办公室 单项报告以部门文件报送省级分公司有关部门 其中重要的 涉及面大的应同时报送省级分公司办公室地市分公司的简报信息类文件只报省级分公司办公室 或按有关要求办理上级单位出台新的规定 按照新的规定要求办理 目录 2 1 3 思考题 标题格式有哪些要求 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 思考题 请示与报告有什么区别 1 内容要求不同 请示的内容要求一文一事 报告的内容可一文一事也可一文数事 2 侧重点不同 请示属于请示性公文 侧重于提出司题和请求指示 批准 报告属于陈述性公文 侧重于汇报工作 陈述意见或者建议 3 行文目的不同 请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题 报告的目的是让上级机关了解下情 掌握情况 便于及时指导 4 行文时间不同 请示必须事前行文 报告可以在事后或者事情发展过程中行文 5 结束用语不同 请示的结尾一般用 妥否 请批示 或 特此请示 请予批准 等形式 请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求 报告的结尾多用 特此报告 等形式 一般不写需要上级必须予以答复的词语 6 处理结果不同 请示属于 办件 指上级机关应对请示类公文及时予以批复 报告属于 阅件 对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复 但也没必要件件予以答复 思考题 公文结构层次序数如何划分 如第一层用什么序数 第二层用什么序数 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 思考题 公文附件有哪些规范要求 公文如有附件 应当在正文之后 成文日期之前注明附件顺