第6章 数据透视表和透视图.ppt

第6章数据透视表和透视图 6 1概述 数据透视表是Excel2007提供的一种交互式报表 可以根据不同的分析目的进行汇总 分析 浏览数据 得到想要的分析结果 它是一种动态数据分析工具 在数据透视表中可以交换行和列来查看原数据的不同汇总结果 而数据透视图则是将数据透视表中的数据图形化 能方便地查看比较 分析数据的模式和趋势 6 1 1什么是数据透视表 所谓的数据透视表是一种交互 交叉制作的Excel报表 一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总 用于对多种来源的数据进行汇总和分析 从而可以快速合并和比较大量数据 当数据规模比较大时 这种分析的意义就显得尤为突出 通过运用数据透视表 用户可以通过旋转其行和列查看源数据的不同汇总 进而调出需要区域的明细数据 6 1 2什么是数据透视图 数据透视图以图形形式表示数据透视表中的数据 数据透视图通常有一个使用相应布局的相关联的数据透视表 和图表与数据区域之间的关系相同 各数据透视表之间的字段相互对应 如果更改了某一报表的某个字段位置 则另一报表中的相应字段位置也会改变 6 1 3数据透视表与图表的区别 数据透视图和标准图表的差别 1 交互 2 图表类型 3 图表位置 4 源数据 5 图表元素 6 格式 7 移动或调整项的大小 6 2创建数据透视表 下面将以一个订购统计表为例 学习如何创建数据透视表以及利用数据透视表对销售情况进行动态的数据分析 要求用数据透视表完成以下任务 1 每个销售人员的订购量是多少 2 特定国家地区销售人员的订购额 3 订购额比重 4 按订购额排列销售人员 5 查看某期间 季度 销售人员的业绩 6 2 1创建数据透视表 1 若要创建一个数据透视表 请在 插入 选项卡的 表 组中 单击 数据透视表 然后单击 数据透视表 命令 Excel会显示 创建数据透视表 对话框 6 2 1创建数据透视表 2 在对话框中选择要分析的数据区域 再选择放置数据透视表的位置 3 设置好参数后 单击 确定 按钮 Excel会将空的数据透视表添加至指定位置并显示数据透视表字段列表 6 2 1创建数据透视表 4 在右侧 选择要添加到报表的字段 中 单击选中 销售人员 复选框 将其添加到下方的 行标签 列表框中 选择 订购额 复选框 将其添加到下方的 数值 列表框中 5 用同样的方法 将 国家 拖到 报表筛选 列表框中 得到如图所示的数据透视表效果 6 2 2更改数据来源创建好数据透视表或数据透视图后 还可改变其数据来源 6 2 3刷新数据更改源数据将导致用于分析的数据也发生变化 通过刷新 刷新 更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化 报表 使用与原始数据连接信息类似的新数据来更新数据透视表或数据透视图 6 2 4清除数据透视表要从数据透视表中删除所有报表筛选 标签 值和格式 然后重新开始设计布局 请使用 全部清除 命令 6 2 5删除数据透视表要删除整个数据透视表 具体操作如下 1 首先要单击数据透视表 2 在 数据透视表工具 选项 操作 组中 单击 选择 按钮打开命令列表 选择 整个数据透视表 命令 3 按键删除即可 6 3数据透视表中的基本操作 6 3 1数据透视表字段的操作1 字段设置2 添加字段3 重新排列字段4 删除字段 6 3 2移动数据透视表数据及显示明细数据 1 移动数据透视表用户如果要移动数据透视表 其操作步骤如下 1 单击数据透视表 2 在 数据透视表工具 选项 操作 组中 单击 移动数据透视表 按钮 将显示 移动数据透视表 对话框 3 在 选择放置数据透视表的位置 对话框中 如果选择 新工作表 则将数据透视表放入一个新的工作表 如果选择 现有工作表 则将数据透视表放入现有工作表 2 显示或隐藏明细数据为了便于查看 可以在一个操作中显示或隐藏到数据明细的任意级别 甚至数据明细的所有级别 具体操作方法如下 1 在数据透视表中单击 2 在 数据透视表工具 选项 显示 隐藏 组中 单击相关按钮即可显示或隐藏相关项目 6 4数据透视表的排序和筛选 6 4 1筛选数据通过筛选数据可以筛选出符合用户指定条件的数据 并隐藏不想显示的数据 在数据透视表或数据透视图中 筛选是累加式的 也就是说 每次增加筛选都是基于当前筛选并进一步减小显示的数据 1 筛选标签或标签内的数值2 前几项或后几项的筛选3 按选定内容筛选4 删除筛选 6 4数据透视表的排序和筛选 6 4 2排序数据对数据进行排序是数据分析中不可或缺的组成部分 1 对列或行标签中的数据进行排序2 对值区域中的数据进行排序 6 4 3数据透视表中的组合项 在数据透视表中 可以组合数字项 组合日期或时间和组合选定项 6 5数据透视表的计算 数据透视表和数据透视图提供了多种计算方式 如果汇总函数和自定义计算不能满足自己的需要 则可在计算字段和计算项中创建自己的公式 1 添加计算字段2 添加计算项3 显示公式列表4 编辑公式5 删除公式 6 6创建数据透视图 数据透视图是数据透视表的图形显示效果 创建数据透视图主要有以下两种方法 1 直接通过数据表中的数据创建数据透视图 2 通过已有数据透视表创建数据透视图 6 6 1通过数据区域创建数据透视图 通过数据区域创建数据透视图的具体步骤如下 1 选择数据区域中的一个单元格 2 在 插入 选项卡的 表 组中 单击 数据透视表 在命令列表中选择 数据透视图 命令 Excel会显示 创建数据透视表及数据透视图 对话框 3 将打开 创建数据透视表及数据透视图 对话框 首先选择要分析的数据区域 再选择放置数据透视图的位置 4 设置好参数后 单击 确定 按钮即可创建一个空的数据透视表及数据透视图 5 采用与创建数据透视表相同的方法 在右侧的 数据透视表字段列表 中选择相应的字段 将其添加到下方的各列表框中 6 6 1通过数据区域创建数据透视图 6 6 2通过数据透视表创建数据透视图 根据数据透视表的现有数据来创建数据透视图 具体操作步骤如下 1 单击所需的数据透视表中的任意单元格 2 在 插入 选项卡上的 图表 组中 单击图表类型 可以使用除XY散点图 气泡图或股价图以外的任意图表类型 或者在数据透视表外选择一个单元格 单击 数据透视表工具 选项 工具 组中的 数据透视图 按钮 在打开的 插入图表 对话框中选择适当的图表类型即可创建数据透视图 6 6 2通过数据透视表创建数据透视图 6 6 3将数据透视图转换为静态图表 如果将数据透视图转换为静态图表首先要查找其名称与数据透视图的名称相同的相关联的数据透视表 6 6 4根据数据透视表中的数据创建静态图表 该过程可创建一个标准 非交互式图表 而不是数据透视图 具体操作步骤如下 1 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中 单击 复制 2 单击数据透视表外部的空白单元格 3 在 开始 选项卡上的 剪贴板 组中 单击 粘贴 旁边的箭头 然后单击 选择性粘贴 4 单击 数值 再单击 确定 5 在 插入 选项卡上的 图表 组中 单击图表类型即可创建静态图表 6 6 5删除数据透视表 如果用户不再需要这个数据透视图时 可以删除数据透视图 但删除数据