AMS-企业管理-质量体系-16949质量手册-销售部-(合同评审控制程序4_23).doc

浙江科特汽配有限公司文件编号：（杭州完美摩擦材料有限公司）文件版本： A0文件标题：合同评审控制程序实施日期： 2003 03 00页 次： 7/71、目的2、适用范围3、职责4、定义5、相关文件6、流程图7、流程说明8、相关表单9、附件1、目的:本程序规定合同评审和协调合同评审活动的程序，目的是在合同（订单）签订前对合同（订单）的完整性、可行性、可满足性进行全面准确的评审，并通过相关部门的承诺来确保合同的履行。2、使用范围:适用于本公司销售产品合同、订单（包括书面和口头合同的评审）。3、职责:3.1外销部是外销合同的归口部门，负责外销合同签订和合同修订工作。3.2内销部是内销合同的归口部门，负责内销合同签订和修订工作。3.3技术部、质管部、采购部、生产部、财务部（特殊合同）等相关部门参于合同评审工作，对本部门所涉及的业务内容进行评审。3.4管理者代表负责重大项目合同评审和协调。4、 定义:4.1常规产品合同/订单：公司以形成批量生产，工艺成熟产品的合同/订单，能确保正常生产的合同/订单。4.2非常规产品合同/订单：公司具有开发能力，但缺乏相应模具或有特殊技术要求的产品等，并需要过程开发的订单/合同。5、 相关文件:质量先期策划及控制计划管理程序生产件批准管理程序6、流程图: 、流程说明:步骤说明部门记录备注1客户经过销售部提供的样品、样本等资料对公司有了一定的了解后，以口头（电话记录）或书面形式提出订货。销售部顾客访问记录2销售部与相关部门按顾客订货要求中提到的产品规格、性能分类为常规产品和非常规产品两种。销售部3常规产品为本公司库存产品，性能相同的产品。销售部4顾客长期购买的常规产品不需再报价，如顾客是首次订购常规产品则需报价。销售部顾客联络单5对常规产品，公司有统一定价。销售部6销售部将常规产品的报价一传真等书面形式发放给顾客，得到顾客的确认。销售部7无特殊说明销售部生产部8若有库存，则直接出货。销售部库存报表9若无库存，则下达销售计划单给生产部。销售部生产部销售计划单10无特殊说明生产部11销售部安排相关的出货的事宜（外销部则要进行报关、定舱等），生产部负责包装等事宜。销售部生产部内部联络单步骤作业内容说明部门记录备注1客户经过销售部提供的样品、样本等资料对公司有了一定的了解后，以口头（电话记录）或书面形式提出订货销售部顾客访问记录2销售部与相关部门按顾客订货要求中提到的产品规格、性能分类为常规产品和非常规产品两种。销售部3非常规产品为公司需开发新模具的产品或顾客要求有特殊性能的产品。销售部技术部？4销售部与相关部门应对顾客要求开发的非常规产品价格、技术、质量等要求进行即时评估，有结果后立即通知顾客。销售部生产部技术部内部联络单5若评估后不能满足客户的要求进行开发，必须马上通知顾客，以取得顾客的谅解。销售部顾客联络单6若评估后认为可以满足顾客的要求进行开发，应立即对顾客进行报价。销售部顾客联络单7？8若顾客对销售部发出的产品的书面报价单不满意的话，销售部负责与顾客沟通，必须尽一切努力让顾客的要求得到满足。销售部9销售部对新产品进行立项、归档。销售部技术部？10相关部门进行先期策划。销售部生产部技术部财务部质管部采购部合同评审表11安排生产生产部销售部销售计划单12销售部安排相关的出货的事宜（外销部则要进行报关、定舱等），生产部负责包装等事宜。销售部内部联络单.1营销功能:.1.1市场调查和开发销售部日常应进行市场调查和开发工作，反映市场动态、市场需求、竞争对手情况并拟订对策和建议，在此基础上分析客户的需求状况，划分客户群体，制定年度、季度销售计划，进行销售情况分析监控。.1.2与顾客的联系渠道和接口销售部应该知道顾客确切的联系方法，如电话、传真、邮箱、地址、联系人等。以便加强与顾客的联系和沟通，顾客电话或口头联系都应形成书面记录，由销售部统一形成。.1.3估价、报价.1.3.1对于已有交易产品之报价，可由销售部经理核准。.1.3.2对于新开发产品，由销售部同顾客联系，取得意向价位，报请总经理，由总经理审核批准，形成报价基础，再以报价单的形式报给顾客。.1.4相关资料的传递销售部负责收集顾客的用于订货的技术文件、质量管理文件（如产品图样、标准、产品规格、更改 ，质量协议等）并予以登记，加顾客识别标记，并转交由技术部、质量部等相关部门，由其签收负责，销售部门保留签收记录。.1.5APQP小组APQP小组即由各部门人员参加的多功能活动小组，合同评审也是APQP小组早期活动任务之一，销售部应把本公司未批量生产过的产品合同提出APQP小组评审，参加APQP小组的各部门人员应对相关问题进行评审、确认。.1.6承接订单及合同评审.1.6.1销售部要确实知道顾客订单的要求，包括产品规格、数量、包装、交期等具体规定。.1.6.2对顾客的口头和电话订单，都应形成书面订单形式。.2合同评审的范围和时间。7.2.1对每份销售合同、订单（包括口头订单进行记录后）均须进行必要的评审。7.2.2常规产品合同评审常规产品是指形成批量生产、工艺成熟的产品、销售部会同相关部门负责人进行常规合同评审。7.3对常规产品的零星销售、电话（或传真、口头）订货，一般由销售员根据成品仓库的“库存报表”中产品库存情况及本公司产品情况进行评审，必要时联系相关部门进行确认一般不必填写“合同评审表”，但应确保合同的要求能够得到满足，并作相应的记录。7.3.1对顾客的每一份常规产品合同或订单（包括传真、电话订单）由销售人员报集相关部门进行合同评审，评审内容主要是产品技术质量要求、价格、交货期与运输要求等评审的重点是对履行合同的交付能力进行确认，评审确认后，相关部门代表必须在合同评审表上签字并确认后，由生产副总经理批准签字认可，然后登录于“销售合同登记表”中。7.3.2该类产品合同如客户以书面形式同意不须填写“合同评审表”，评审确认后登录于“销售合同登记表”中，并签字确认。7.3.3针对带款提货的顾客，销售员根据库存情况评审，如能满足可直接填写“提货单”，并签字确认后按顾客要求的交货日期安排产品的交付，否则，5.2.6要求执行。7.3.4如无充足库存满足顾客要求，销售员应在合同评审时，根据公司生产能力与生产部联系，确认能否满足顾客要求的交货数量及交货期，在合同签订确认后，填写“销售计划单”，交部门经理审核认可，递交生产部安排生产。7.3.5针对主要顾客的定期采购计划，销售员应填写“合同评审表”，转交相关部门逐项评审，评审重点，依据本企业的产能情况确认能否满足顾客需求的交货数量及交货期。7.4特殊合同评审7.4.1销售员根据非常规产品的技术性能参数进行初审，同意后填写“合同评审表” 转交相关部门逐项评审。A） 销售部门确认产品按期交付前期准备工作和产品要求确认。B） 生产部确认生产能力是否满足顾客交货数量及交货期的要求。C） 采购部确认为产品批量生产做好采购供应。D） 技术部确认工艺水平能否满足顾客技术质量要求及其他特殊要求，并确认其产品制造可行性。E） 质管部确认能否准确无误地执行产品质量验收标准。F） 财务部确认产品价格能否得到满足。7.4.2合同评审的表达方式是参加评审部门的代表在“合同评审表”上签字，并经生产副总经理批准签字认可，然后登录于“销售合同登记表”中。7.4.3各相关部门在传审中有不同意见由生产副总经理负责协调解决。7.4.4当本公司确定接受顾客新款产品或需进行工程更改之合同/订单时，其质量策划及控制计划按“质量先期策划及控制计划管理程序”执行，生产件批准事宜，按“生产件批准管理程序”执行。7.4.5当确定接受顾客合同/订单后，销售员填写“销售计划单”，交部门经理认可，递交生产部安排生产。7.5合同签订7.5.1销售部负责电话、口头订单记录，接受传真合同，合同经评审批准后由销售部负责签订合同。7.5.2合同签订应符合中华人民共和国经济合同法规定。7.5.3合同签订先将顾客的订单转换成内部合同，本公司签章返回确认订单。7.6合同的修订合同签订后因客户要求或我方原因进行修订时，应由销售部门与顾客协商一致并以销售部内部联络单形式将修订内容通知公司各相关部门，必要时须对修订内容进行评审，合同修订应由原审批人员批准。7.7所有销售合同、合同评审表、合同修订等记录，由销售部门负责归档管理，按“质量记录控制程序”规定执行。、相关表单:市场调查报告顾