02杰翔商贸有限公司会务管理制度.doc

制度编号：JX/ZD/ZH/12-02杰翔商贸有限公司会务管理制度编制：市场管理部版本/修改码：A/0审核：副总经理实施日期：2012年1月1日批准：李军平发放范围：全公司第一章 总则 第一条 为了规范公司的会务管理，提高会议效率和会议执行效果，特制定本制度 第二条 本制度适用于公司月度经营例会、专题办公会议、部门晨会、员工聚会(包括年度表彰大会)及客户会议。 第二章 细则 第三条 会议类别界定。根据会议的不同目的和性质，公司会议可以分为月度经营例会、专题办公会议、部门晨会、员工聚会(包括年度表彰大会)及客户会议。 (一)月度经营例会：公司每月必须召开的例会，是公司掌控经营业绩的重要方式，也是公司最重要的会务之一。1、会议时间：每月7日晚上19:0022:00(夏季19:3022:30)在公司会议室举行；2、参会对象：公司中高层管理人员(各部门经理)、市场管理部全体人员；3、会议组织：市场管理部；4、会议主要内容：听取各部门月度工作完成情况汇报、公司领导重要工作安排以及其它工作沟通。后附各部门经理汇报工作模板。5、例会材料提交时间：每月5日下午下班前以电子文档形式提交到市场管理部。 (二)专题办公会议：解决某一项重要问题而召开的会议，会议时间根据需要而定，参会人员根据重要问题涉及面而定，会议组织者为会议召集人。 (三)部门晨会：各部门工作日每天必须召开的碰头会，是各部门经理检核部门人员前一天工作情况，安排当天工作任务、解决部门员工提交问题的会议。1、会议时间：每个工作的上午8:008:30；2、参会人员：各部门全体人员；3、会议组织：各部门经理；4、会议主要内容：检核部门人员前一天工作情况、安排当天工作、传递公司政策、解读公司制度、解决部门员工提交问题。 (四)员工聚会：公司季度常规聚会活动，是增加员工活力与凝聚力的重要方式，体现公司对员工的人文关怀。1、 会议时间：每个季度首月的第一个周日；2、 参会人员：公司全体员工(值班人员除外)；3、 会议组织：市场管理部；4、 会议主题：上午8:0012:00向全公司通报上季度的经营进度情况，评点各部门的主要业绩和存在的问题；下午13:3017:30组织全公司员工团体活动(户外拓展、文体娱乐、困难员工慰问、全员培训等)。 (五)客户会议：公司针对特定客户如渠道、酒店等重要客户开展的联谊沟通会、订货会议等，是公司加强客户关系管理的重要形式。 1、会议时间：根据公司实际需要进行组织； 2、参会人员：由公司各部门配合市场管理部根据客户贡献率进行筛选确定后发送邀请函； 3、会议组织：市场管理部主导，各部门协助； 4、会议主题：客户沟通、公司政策调整、年终联谊等。第四条 会议基本操作程序（一）会议前期组织与策划 1、明确会议目的。会议召集单位（部门）或主持人决定召开会议前，要确定会议的内容，解决的问题，形成的决议和意见，明确会议达到的目的。 2、确定会议议题。根据会议的内容和要达到的目的，确定会议所需要讨论的议题。 3、指定会议组织部门和组织人。根据召开会议的类型，会议召集前，有关领导要指定会议具体的组织部门和组织人。对于跨度时间长、参加人数多的大型会议，应组成会议项目组负责会议的筹备与组织。 4、确定参会人员。根据会议涉及的内容,会议组织部门和组织人确定参加会议人员名单,并报会议主持人确认,参会人员须与会议内容相关。 5、确定会议时间与地点。会议组织人根据会议议题、与会人数及工作时间安排，确定会议召开的地点和具体时间。会议召开之前，会议组织人须确认主要参会人员都能够参加会议，确保参会人员及时间、会议地点与其它会议不冲突。 6、拟定会议议程。会议组织单位在会议议题、参会人员、会议时间和地点等关键会议因素确定后，根据会议议题或内容安排会议议程，以保证会议有条不紊的进行。 7、准备会议材料。如果会议有需要与会人员重点讨论的内容，有关材料应在会议召开一个工作日前将相关材料准备到位。 8、发布会议通知和和发放会议资料。会议组织人至少提前一个工作日向参会人员发布会议通知，通知内容包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、议题、议程、会议主持人，同时发放会议相关资料等。 9、会议经费预算。公司组织的员工聚会、客户会议等涉及费用的会议，须提前做好会议经费的预算及报批工作。 10、安排会议用餐。公司组织的员工聚会、客户会议，如需要进餐，组织单位应根据会议的级别、规模、类型安排客餐并报主管领导审批。（二）会议的举行与过程管理 1、会议组织单位工作人员及会议主持人应提前到达会场，在会议开始前，做好开会前的一切准备工作。 2、与会人员应按照会议通知的要求准时到达指定位置。与会人员不得迟到，如遇特殊情况迟到需向组织单位或会议主持人说明情况。 3、会议在确定的时间内开始，会议主持人不得无故推迟。 4、会议主持人宣布会议纪律、会议内容及议题，会议按计划进行。 5、与会人员会议期间对手机做消音处理，不得接听电话、不得喧哗、不得吸烟、不得吃东西，不得做与会议无关的事情，保证会场纪律和秩序。会议主持人及工作人员要做好会场维护工作，确保会议顺利召开。 6、与会人员要围绕会议议题进行报告、讨论，发言内容要简单明了、观点要明确，不讨论与会议无关的议题。 7、会议主持人合理确保会议始终围绕议题而进行。主持人要掌握会议进程，避免出现偏离会议议题的讨论内容，保证会议达成共识，或形成决议或决定，使会议按计划在规定时间内结束，并达到预期的目的。 8、会议讨论的议题要形成决议。会议在结束之前主持人必须就会议所讨论的内容形成决定、决议；或达成意见。 9、月度经营例会、专题办公会议必须要形成会议纪要，各部门晨会要形成会议备忘录，客户沟通会、员工聚会要在会议完成后形成总结报告。会议组织单位要指定会议记录人负责整理会议纪要（备忘），并在三个工作日内将经主持人签发的会议纪要（备忘）发放给参会人员和相关领导。（三）会议决议的执行与反馈 1、公司层面会议形成的决议，或形成的交办工作，相关责任单位和责任人应在规定的时间内执行到位。公司市场管理部在会议纪要发布后，对会议决定或决议的工作进行立项考核，并负责将具体完成结果向会议交办领导进行反馈； 2、各会议形成的决议，或形成的交办工作，相关责任单位和责任人应在规定的时间内落实到位。会议组织单位或召集人在会议纪要发布后，要对形成的决议的执行情况跟踪考核落实，并负责将考核结果向该项工作的交办领导反馈，同时报公司市场管理部，在执行部门或执行人当月考核中予以兑现。 3、对会议形成的决议或决定，执行部门（或人员）认为工作分配不当或完成工作条件不成熟，或认为此决议或决定是错误的，该执行部门（或人员）可在会议纪要（备忘）下发后一个工作日内向会议组织部门或会议主持人提出异议。会议组织部门或会议主持人在一个工作日内确认是否取消该项工作或重新做出决议，并将结果反馈至具体执行部门或执行人员。第五条 会议考核 1、会议组织与管理部门或人员未及时发会议通知或未及时通知到与会者，而导致与会人员迟到或无故缺席的，会议主持人通知市场管理部对会议组织部门或组织人员在当月的月度考核中扣除3分。 2、会议通知已送达认可后，对仍无故迟到或缺席者，由市场管理部通知当事人所在部门领导，在当月考核中扣除当事人2分。 3、会议召开过程中，未按规定将手机等通讯工具消音或调至关闭状态，影响到会议纪律时，由会议组织部门通知当事人的部门领导，在其当月考核中扣除2分。 4、在会议过程中，无视会议内容，私自讨论与会议无关的内容，抽烟、吃东西、随意进出会场等影响到会议纪律的，由市场管理部对当事人给予50元罚款并在公司内通报批评。 5、会议要求参会人员提前准备和提交参会资料，参会人员未能按时提交的，由