威海市统计局档案管理制度.doc

威海市统计局档案管理制度 为了加强对档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为统计事业今后的发展提高服务，制定本制度。 一、档案的立卷、归档 （一）归档范围 1.统计局机关工作形成的，对今后工作具有指导、凭证和查考作用的文件、帐簿、电报、照片、录音、录像以及其他具有保存价值的资料，均要立卷、归档，由办公室统一管理。 2.各项统计业务工作形成的基层报表、汇总报表、从其他部门取得的资料及相应的统计方法制度说明，数据库及用于数据处理的相应软件程序，各专业科室均要立卷、归档。另备汇总报表及相应的统计方法制度说明、数据库及用于数据处理的相应软件程序一份交综合科统一管理；数据库及用于数据处理的相应软件程序一份交计算站统一管理。 3.各项普查工作形成的基层报表、汇总报表及相应的统计方法制度说明，数据库及用于数据处理的相应软件程序，均要立卷、归档，由普查办统一管理。 （二）归档时间 1、由办公室负责管理的档案，年终立卷、归档。 2、统计业务工作档案，月报和季报的汇总报表、数据库于上报后7日内立卷、归档，基层报表于次年1月底前立卷、归档；年报的基层报表、汇总报表、数据库于上报后14日内立卷、归档；一次性调查的有关资料，在调查结束后14日内立卷、归档；从其他部门取得的统计资料，于次年6月30日前立卷、归档；与报表的有关方法制度说明、相应的数据处理程序同时立卷、归档。各科室在立卷、归档的同时将汇总报表及相应的统计方法制度说明、从其他部门取得的资料、数据库及用于数据处理的相应软件程序交综合科一份；数据库及用于数据处理的相应软件程序交计算站一份。有关档案发生修改或变动的，应在3日内将变动后的资料归档，并交综合科和计算站各一份。 3、各项普查工作形成的档案，由普查办分阶段立卷、归档，该项普查工作结束后，应在1个月内完成系统化整理、归档。 4、应立卷、归档的资料若未能如期归档，相关档案管理人员应及时向局领导汇报，查明原因，追究延误人员的责任。若不及时汇报，造成严重后果的，追究相关档案管理人员的责任。 （三）归档要求 1.需归档的各类文件、资料，应质地优良，书绘工整，声像清晰，图号正确，签署完整，装订整齐。 2.移交档案时，相关档案管理人员要当面清点、核对，不符合要求退回重新整理，符合要求要签发注明相关事项的回执。 2.归档的同一档案原则上不少于两份，个别的可根据需要和有关规定确定归档份数。 二、档案的保管 1 所有档案须指定专人、专柜管理，管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。 2、档案资料要采用科学方法管理，各门类档案要实行集体保管，分类整理，单独存放。要做好案卷排列和编制案卷目录工作，按短期、长期和永久保管期限分别管理。 3、对档案的调进、移出等变化要作好登记，经常清点核对，定期检查，对损坏的档案要及时进行复制修补，以保证档案的完整性和准确性。 4. 对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，须按国家有关法律法规的规定办理。 5.应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。 三、档案的查阅、借阅和复制 1、局内人员查阅档案须经档案主管科室领导批准，一般只允许查阅其工作范围内的档案。局外人员须持单位介绍信，注明经办人的身份和查阅目的，经局领导批准方可查阅。 2、档案原件一般不外借，确因工作需要，须经局领导签字批准，严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。 3、借阅档案人员必须当面清点卷（份）数，并在登记簿上签字，归还时，经档案管理人员检查无误后，在登记簿上注销。 4、借阅档案应及时归还，一般不超过3天，如需延长借阅时间，应办理续借手续。 5、借、查人员应爱护档案，并确保其安全，不准在文件材料上作任何标记，不得损坏档案。不经批准，不准擅自抄录、拍照、复印或翻印。 6、档案管理人员要树立服务第一的观念，对符合规定前来借阅或查阅档案的人员，要热情诚恳，提供方便，节假日应能保证对档案的正常借阅或查阅服务，以免贻误工作。对不符合规定者，应耐心作好解释工作。 四、档案的鉴定、销毁制度 1.档案鉴定工作必须严肃认真，在文件的存、毁难以确定时，要坚持“保存从宽，销毁从严”的原则，防止把有价值的文件销毁。 2.档案的销