车辆管理制度2012.doc

行政部车辆管理制度目的：为规范行政车辆采购、保管、使用、油耗、保养、维修等方面管理，保障车辆安全使用，提高车辆使用效率、降低运营成本，提高服务质量。特制订本制度。范围：适用于XXXXX的非运营性车辆。一、车辆购买、转让、出售总经理决定公司所有车辆采购、转让、出售、报停、变更、报废，由行政部执行。二、车辆信息管理1、信管部保管车辆原始档案，档案内容包括：车辆备用钥匙、购买日期，使用日期，机动车登记证、发动机和车架号、购置税证，保险单原件。2、行政部保管档案：车辆移交记录（行驶证、保险卡、附属设备明细、维修工具明细以及其他）、车辆保养/维修记录（车辆检测记录）、车辆费用/年检记录（含年审、保险卡、五路一桥、行驶证）、车辆行驶记录表。车辆每月费用统计、车辆油卡分配记录、车辆油卡分摊记录等。3、行政部建立、维护所有车辆的维修、保养电子档案，录入“OA”系统。4、行政部负责驾驶员安全责任书的签订，责任书一式二份，一份被考核员工留底，一份交由人力资源部备案。5、行驶证、保险卡，行车记录表，由车辆使用人随车保管；三、行政车辆分配与调度1、行政车辆划归各部门专用，由各部门负责人调配。车辆使用调配:xxxxx。2、车辆划归部门对划归车辆具有调配、使用的权利，负有对车辆进行清洗的责任，并且应时刻保持车辆清洁卫生。车辆调配由本部门内勤执行，本部门负责人对本部门车辆负有管理协调义务。（北斗星）由采购部进行调配、清洗维护，新车由行政部调配清洗、维护。商务车辆统一由行政部调配维护。3、所有员工在使用车辆之前必须在“OA”上填写车辆使用申请，由部门领导审批通过以后，部门内勤给予调配车辆，将车钥匙、加油卡、车辆行驶证、行车记录本等交车辆使用申请人。若主管不在公司，电话确认后内勤代为签批。4、车辆使用完后，车辆使用人在”OA“上填写回库里程、剩余油量、车辆损坏情况等信息，由本部门内勤进行验收。财务部对没有部门经理和内情验收的申请单不予报销费用。5、因公事需紧急用车者，经部门负责人同意后可先用车，但必须在次日内补填申请。6、若因工作需求需要借用其他部门车辆，借车部门自行与借出部门协调。由借用部门领导和借出部门领导同时审批，借出部门内勤方可调配车辆。四、车辆的使用1、驾驶车辆人员在出车前应做以下基本检查：水箱、油量、刹车、刹车灯、转向灯、轮胎、外观等。查看车辆外观有无擦、刮、撞等情况，随车证件是否齐备、各种仪表是否正常工作，并如实填写行车记录表，准确登记出车里程。若有异常情况，应立即通知本部门内勤到现场进行确认。否则，视为车况良好。2、驾驶员严格遵守道法及相关交通法律法规驾驶、停放车辆。如未按规定驾驶、停放车辆，由驾驶人承担相关处罚和连带赔偿责任。3、用车人在用车期间因驾驶不当造成车辆损坏的，除保险公司理赔以外的费用由个人承担。因多次事故维修，造成公司保费上涨的部分由个人承担。因车辆损坏造成的经济损失，能确定责任人的由责任人直接承担，若不能确定责任人的由部门负责人承担。4、因特殊情况需要将公司车辆开回员工家中的，应向本部门负责人请示经同意后，停放于在公司备案之家庭住址。在此期间因停放不当造成车辆损伤或其它任何经济损失的，使用人承担所有赔偿责任。5、用车人不得将车辆转借给任何人使用，由此造成的违规和经济损失，由用车人承担。6、用车人应按申请单注明目的地选择合理路线行驶。若因业务需要变更或增加目的地，应回公司后在申请单上清楚注明具体行驶路线，否则本部门内勤有权利不予验收。7、返回公司应第一时间将钥匙和和随车证件交到部门内勤处，内勤应当及时对车辆情况进行验收。若车辆有异常需及时与用车人确认并如实记录处理。8、车辆归属部门内勤应每周对所管车辆进行一次检查，并对检查情况书面向行政部备案。9、若车辆划归部门需将车辆借与客户使用，必须事先取得总经理同意，方可借出；在总经理未同意或不知情的情况下，车辆划归部门将车辆借出后产生的一切经济损失由部门负责人自行承担。五、行政部管理1、行政部统一收集每月车辆使用费用统计：每月25日之前，各部门内勤将本部门车辆使用情况进行核实，25日之后行政部车辆管理人员将在”OA”上提取数据，进行车辆费用的统计。内勤人员有义务确保“OA”上数据的准确性，若因数据出错，产生的任何后果，由用车部门自行承担。2、行政部在每月30日或31日在四川省交警网查询违法记录。并将核实查询情况通知部门主管及当事人，对查实的违章情况在当事人签字确认后，对当事人发出行政通知单，限45个工作日内处理，逾期未处理的，对当事人予以双倍的罚款。3、用车部门应保持车辆室内及外观的清洁，行政部车辆管理人员将不定期检查车辆情况，一旦发现车辆有擦、撞、刮或车辆不整洁等不良情况，行政部将对车辆所属部门严重警告1次。若多次出现（2次以上），行政部将对车辆所属部门进行200元/次的处罚。能确认责任人的由责任人承担，不能确认责任人的由部门负责人承担。4、行政部对行政司机进行统一调配，并每两周统一对所有车辆进行一次检查，检查结果进行书面记录，行政部备档。5、行政部负责对新近工作人员进行驾驶资格考核，考核合格者才能使用公司车辆。六、车辆证照年检1、车辆证照年审由行政部负责；2、车辆保险由行政部办理；应当投保以下项目：车辆损失险、第三者责任、车上人员责任险、不计免赔及公司要求的其他险种。3、驾驶员自己的驾驶证年检自行负责办理。若未能按规定年检或交体检表的，不能驾驶公司车辆。若驾驶证无效期间擅自驾驶公司车辆造成交通事故的，当事人承担全部责任。七、车辆的油料、维护、修理（一）车辆油料1、车辆的油卡由行政部统一在每月初充值，并分配到各部门的油卡上。2、车辆加油必须到公司指定加油站。若因特殊情况不能在指定地点加油需要现金加油的，应征得本部门负责人同意。（二）车辆维护、修理1、公司车辆日常维护由所属部门自行负责，总经理车辆（宝马、路虎）和商务车（别克、奔驰）的日常维护由行政部负责。所有车辆的保养、维修由行政部负责。2、驾驶员使用车辆过程中发生任何异常，均应及时主动向本部门主管和行政部车管人员汇报。需报修的，及时填写报修单进行维修，若需要报保险公司理赔的，应同时上报行政部。3、维护保养要求：车辆常规保养一级维护更换三清三滤5000公里/次；系统性全车二级维护1000015000公里/次；车辆内堂清洗3个月一次。4、部门自行记录车辆的行使里程，在车辆行使满保养公里时，向行政部提出申请，行政部将安排人员进行保养。5、车辆固定3个月进行一次内堂清洗，由车辆所属部门提出申请，行政部执行。若有特殊情况需要提前清洗内堂的，由车辆所属部门提出申请，领导审批后行政部执行。6、行政部将车辆维修、保养后交付车辆所属部门内勤时，部门内勤应将维修或保养情况录入”OA”系统，以便查询。八、车辆管理人相关责任处罚1、档案管理负责人未按要求建立档案，每次罚款50元；2、保管人遗失保管物件或未按规定移交物件；证件保管人罚款50元/次，并承担补办证件的费用；若造成其他物件遗失的，保管人承担赔偿责任。（该物件包括但不限于：随车证件、备胎、随车工具、警示标志）3、相关责任人未及时办理年检、保险的，每项罚款50元/次；若造成罚款的，责任人自己承担法律和经济责任。4、未按规定年检驾驶证擅自驾驶车辆的，每次罚款500元。若驾驶证无效期间擅自驾驶公司车辆造成交通事故的，当事人承担全部责任，公司与其解除劳动合同。5、用车人未按规定填写用车申请或未履行审批的，车辆所产生的费用不予报销，并每次处罚款50元。6、未经车辆所属部门负责人或总经理同意，部门内勤擅自将本部门车辆交付申请人使用的，部门内勤每次罚款100元，用车人每次罚款500元，并承担产生的相应费用。7、未按规定填写行车记录对用车人每次处罚款20元。8、用车人用车完毕后，未关闭车上空调、收音机、CD的，处罚当事人20元/次/件。不能确认用车人的，处罚车辆所属部门负责人。9、用车人用车完毕后，未清理车内水瓶、报纸、杂物等，处罚当事人20元/次/件。不能