酒店管理财务 酒店财务内审及报核销制度(叶予舜).pdf

1 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 酒店管理财务 酒店财务内审及报核销制度 酒店管理财务 酒店财务内审及报核销制度 内部审计作为一种自我诊断 自我约束制度 是管理控制的重要组成部分 是管理控制的基石 管理控制是酒店的运营得以获取资源 并通过组织高效运用 资源 最终实现经营管理目标的一系列活动 在这一系列管理活动中除去业务执 行和指挥命令之外 几乎都与内部审计职责息息相关 因此 在酒店多级多层次 负责的组织管理体制之下 受托责任的多级化更应该重视内部审计 因为内部审 计作为一种管理控制工具 以其相对独立的 客观立场和对酒店经营状况的全面 了解 能对管理控制的各项活动情况作出科学的评判 进而促进整个管理控制系 统高效运作 酒店的内部审计工作仍然沿袭西方酒店先进的内部审计的管理模式 是一种 会计导向型审计 它主要检查会计记录是否正确 有无疏忽引发的错误 资产是 否安全完整 计划是否完成 政策是否遵守 内部审计是现代酒店业自我监督 自我约束机制的重要组成部分 是企业完善法人治理结构的内在需要 审计从其产生的第一天起就承担着对财务报告鉴证的职能 这是以包括财产 所有者 经营者等利益相关者各方承认并接受审计人员具有独立性特征为前提的 审计独立性是审计理论和实践中一个最基本的概念 审计独立性是评价审计客观 公正不可缺少的标准 审计承担起服务社会公众的责任 必须以审计保持独立性 为基本前提 随着现代企业制度的建立和企业内部控制建设进程的加快 传统的 报表审计 经济责任审计已远远不能满足管理层对内部审计的要求 内部审计应 2 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 该在企业内部控制中发挥更大的作用 将内部控制的监督 评价作为重要的工作 内容 单独立项 专门评价 衡量企业内部控制建立健全程度和抵御风险能力 寻找 内部控制薄弱环节 提出强化内控建设的措施 以防范和化解企业各种经营风险 提高企业管理水平 一 加强和完善酒店的内部审计 一 应充分认识内部审计在现代酒店业界中的地位和作用 一 加强和完善酒店的内部审计 一 应充分认识内部审计在现代酒店业界中的地位和作用 内部审计是现代公司治理结构的有机组成部分 内部审计受所有者的委托 并站在所有者的立场上 对公司的财务状况和经营活动进行监督和评价 一般由 非行政董事组成 在公司治理结构中具有较高的权威性和独立性 二 内部审计在内部控制中具有重要作用 内部审计在内部控制中具有重要作用 内部审计本身就是企业内部控制的一个重要组成部分 它是独立于具体操作 和管理之外的控制层 直接对最高决策人员负责 对具体操作和管理部门内部控 制的充分性和潜在的风险进行评价 并提出审计建议 以降低内部控制无效而产 生的风险 与此同时 内部审计还帮助企业进行 软控制 环境的营造 是内部 控制过程设计的顾问 三 内部审在酒店经营管理中发挥着日益重要的监督和参谋作用 内部审在酒店经营管理中发挥着日益重要的监督和参谋作用 内部审计近年来的发展趋势看 其职能已由传统的监督 评价拓展为 监督 评价与咨询 逐渐由 监督导向型 向 服务导向型 转变 内部审计的重点由 单纯的财务审计转向管理审计和风险审计 内部审在酒店经营管理中发挥着日益 重要的监督和参谋作用 二 阐述内部控制审计在酒店业界中的作用 二 阐述内部控制审计在酒店业界中的作用 3 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 内部控制的作用指内部控制的固有功能在实际工作中对酒店的经营活动及 外部社会经济活动所产生的影响和效果 在整个酒店行业中 内部控制作为经营 活动的自我调节和自我制约的内在机制 处于企业中枢神经系统的重要位置 企 业规模越大 其重要性越显著 可以说 内部控制的健全 实施与否 是单位经 营成败的关键 因此 正确的认识内部控制的作用 对于加强企业经营管理 维 护财产安全 提高经济效益 具有十分重要的现实意义 具体讲 企业内部控制主要有以下几方面的作用 一 保证国家的方针 政策和法规在酒店内部的贯彻实施 一 保证国家的方针 政策和法规在酒店内部的贯彻实施 贯彻执行国家的方针 政策和法规 是酒店业界进行合法经营的先决条件 健全完善的内部控制 可以对酒店内部的任何部门 任何流转环节进行有效的监 督和控制 对所发生的各类问题 都能及时反映 及时纠正 从而有利于保证国 家方针政策和法规得到有效的执行 二 保证会计信息的真实性和准确性 二 保证会计信息的真实性和准确性 健全的内部控制 可以保证会计信息的采集 归类 记录和汇总过程 从而 真实的反映酒店经营活动的实际情况 并及时发现和纠正各种错弊 从而保证会 计信息的真实性和准确性 三 有效的防范酒店经营风险 三 有效的防范酒店经营风险 在酒店经营活动中 要达到生存发展的目标 就必须对各类风险进行有效的 预防和控制 内部控制作为酒店管理的中枢环节 是防范企业风险最为行之有效 的一种手段 它通过对企业风险的有效评估 不断的加强对企业经营风险薄弱环 节的控制 把酒店的各种风险消灭在萌芽之中 是企业风险防范的一种最佳方法 四 维护财产和资源的安全完整 四 维护财产和资源的安全完整 4 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 健全完善的内部控制能够科学有效的监督和制约财产物资的采购 计量 验 收等各个环节 从而确保财产物资的安全完整 并能有效的纠正各种损失浪费现 象的发生 五 促进酒店的有效经营 五 促进酒店的有效经营 健全有效的内部控制 可以利用会计 统计 业务等各部门的制度规划及有 关报告 把酒店营销 财务等各部门及其工作结合在一起 从而是各部门密切配 合 充分发挥整体的作用 以顺利达到酒店的经营目标 同时 由于严密的监督 与考核 能真实的反映工作实绩 再配合合理的奖惩制度 便能激发员工的工作 热情及潜能 通过工作效率 从而促进整个酒店经营效率的提高 三 体现审计的客观性 公证性和有效性 一 能够最大限度地体现内部审计的独立性和权威性 三 体现审计的客观性 公证性和有效性 一 能够最大限度地体现内部审计的独立性和权威性 集团公司决定层可以通过审计委员会了解一定时期内部审计工作的重点以及 关注的问题 从而可以及时了解企业经营管理环境和可能存在的风险 有助于预 测酒店的发展趋势和考虑内部审计的意见 内部审计机构还可以在不受酒店管理 层的影响和干预下开展工作 向总经理提供建议 实施有效的监督 二 保证内部审计职能的充分发挥 二 保证内部审计职能的充分发挥 传统的内部审计多强调和偏重于监督职能 忽视了内部审计的评价 鉴证和 服务职能 内部审计除了及时 准确地向组织管理当局报告有关差错防弊和资产 保护信息之外 更重要的任务针对管理和控制的缺陷 提出建设性意见和改进措 施 协助管理人员更有效地管理和控制各项活动 合理使用资源 提高经济效益 三 提高对内部审计的认识 三 提高对内部审计的认识 内部审计要摆正自身位置 树立为酒店类企业管理服务 为提高酒店类企业 5 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 经济效益服务的职业形象 提高企业领导和各职能部门对内部审计的认识 通过 交流和沟通 积极向企业领导层宣传企业与国家在根本利益上的一致性 当国家 利益与企业利益发生冲突时 惟有坚持守法经营维护国家利益的原则 才能提升 企业的社会信誉 更好地维护本企业的利益 使企业领导者真正认识到内部审计 在维护企业合法权利和提高经济效益方面不可替代的作用 并取得各职能管理部 门的支持与配合 同时也为降低内部审计风险创造良好的条件 四 同意组织对内部审计人员及审计业务质量进行评比考核 四 同意组织对内部审计人员及审计业务质量进行评比考核 为了考核内部审计人员的业务水平 激发内部审计人员的工作热情 酒店业 应结合自身特点制定一套审计工作质量考核标准 在审计委员会的统一组织下对 内部审计人员及审计业务质量进行定期评比考核 根据考评结果对工作成绩显著 的内部审计机构 工作质量优秀的审计项目和表现出色的审计人员给予精神和物 质奖励 并与内部审计人员的晋级升职挂钩 对玩忽职守 审计质量低下 造成 企业损失或影响企业社会信誉的内部审计机构和相关审计人员给予行政处罚和 降低待遇 对存在重大过失的内部审计人员应将处罚结果备案 根据过失性质和 程度决定其去留 从而推动内部审计工作水平的不断提高 四 我国酒店业开展内部控制审计的现状及存在问题 四 我国酒店业开展内部控制审计的现状及存在问题 目前 有相当一部分酒店尚未意识到内部控制的重要性 对内部控制存在许 多误解 甚至是概念模糊 治理结构先天不足 再加上内部控制固有的局限性 使酒店业内部控制薄弱 经济业务随意性大 缺乏有效的内部控制审计机制 一 般酒店中的内部审计 内容上讲主要是围绕信息的可靠性与完整性 政策 计划 程序 法律和规定的遵循 保护资本的安全 资源的节约和有效使用 经营目标的完 成等方面来展开的 内部审计从机构的设置 工作重点 审计内容的深度和广度 6 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 审计方式和规范管理等方面 还远未发挥出应有的支持内部管理的作用 更无法适 应现代企业建立健全内部控制制度的要求 主要表现在以下几个方面 一 从机构的设置上看 目前大部分酒店的审计部门 基本上与其他职能 部门平行 有些星级级别低的酒店还没有独立的内部审计部门 这种状况是内部 审计机构及人员往往受利益因素制约 人际关系影响 无法独立 客观 公正 深入地开展工作 做出的审计处理往往因管理体制的制约得不到有效的贯彻落实 长此以往就失去了内部审计的权威性 成了酒店中形同虚设的部门 难以在内部 控制 内部监督中取得满意的效果 二 从审计内容上看 目前 一般酒店的内部审计人员往往将大部分精 力投入到财务数据的真实性 合法性的查证及经营管理的监督上 其主要职能是 差错防弊而不是对企业管理作出分析 评价和作出管理建议 审计的对象主要是 会计报表 账本 凭证及其相关资料 工作都集中在财务领域而未深入到管理和 经营领域 三 从审计方式看 目前 一般酒店的内部审计都是做的事后审计 只将 内部控制评价作为审计的一种手段而不是独立的审计内容 无法做到对酒店内部 控制进行全过程 全方位的监督和评价 实现事前预防和事中控制 事后监督 及时发现各个环节存在的问题 把企业的风险降到最低程度 四 从审计人员构成看 目前 内部审计正由财务领域向经营 管理领域 的拓展 但一般酒店的内审在人员的构成上仍是单一化的 大多数为财务出身 缺乏精通酒店各相关业务的专门人才 使内部审计在酒店内部控制制度中难以发 挥更大的作用 7 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 五 针对酒店行业的特征完善内部审计工作的对策 一 审计部门对财务总监负责 五 针对酒店行业的特征完善内部审计工作的对策 一 审计部门对财务总监负责 内部审计部门的设置往往会随着酒店内部控制制度成熟程度的差异而有所 不同 在刚导入的预算管理阶段 内部审计部门可以对财务经理负责 协助其完 善预算编制流程的监督 在比较成熟阶段 内部审计部门可以对财务总监负责 负责监督预算的编制与考核流程 在成熟阶段 内部审计部门可以对总经理负责 负责监督预算委员会的工作流程并对流程的合理性作出评价 在整个公司治理结 构比较完善以后 在董事会设立专门的审计委员会 由其领导内部审计部门 通 过内部审计部门来监督整个管理层 内部审计作为最有效的内部监督手段之一 已经在西方 200 多年的市场经济发展历程中发挥了巨大的作用 为内部控制制 度的最终成型 公司治理结构的不断完善做出了无可替代的贡献 在完善的法人 治理结构中 董事会必须设立审计委员会以监督整个管理层 以及公司架构中审 计部门必须自成体系以保持相对独立 这已经成为酒店业管理界和企业界的广泛 共识 二 企业内部审计的制度建设 二 企业内部审计的制度建设 有效地发挥企业内部审计的作用 离不开重要的制度保障 主要包括以下两 方面 1 机构独立 垂直管理即企业审计部门在管理和考核上相对独立于其他 部门 即不受同级以及下级部门和单位的考核和评议 如果下属公 司设立内审机构 必须由集团审计部门垂直领导 该项措施有利于审 计工作不受外部干扰 从而保证审计工作的客观 公正 2 报告反馈机制的施行良好的反馈机制对于公司的内部控制至关重要 8 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 所谓报告反馈机制是指审计报告 含整改建议 上报主管领导一定时 间后 如 7 天 如果主管领导认为整改建议不可行 则安排时间与 审计部门进行沟通 如果认为整改建议可行 则将整改建议转至被整 改部门并通知审计部门 被整改部门认为整改建议不可行的 必须在 收到整改建议一定时间内 提请主管领导安排时间与审计部门进行沟 通 被整改部门无异议或未在规定时间内提出异议 则应认真对其进 行整改 主管领导可以在收到被整改部门整改说明后 根据整改说明 安排审计部门进行复查 也可以按照事先安排好的时间安排审计部门 进行复查 无论采用何种方式 都应当在被整改部门开始整改时即告 知审计部门 此外 在部门制度建设中还应注意与其他部门制度建设 的配套 以保证审计工作的覆盖面和实效性 如在当前大力推动预算 管理的情况下 审计部门在制度建设上就应及时跟进 以加强对预算 的监督 三 内部审计工作的定位 三 内部审计工作的定位 经营的最高目标就是保证所有股东的资产保值增值 使广大股东获得更大的 投资回报和经济利益 这也是内部审计的中心任务 因此 内部审计工作应该定 位为 在不违反国家政策 财经法规的情况下为提高经济效益提供监督和服务 最大限度地维护股东权益 保护投资者利益 从而促进企业提高经营管理效率 取得最佳经济效益 综上所述 在当前我国酒店业界建立现代企业制度的新形势下 加强和完善 企业内部控制 充分发挥企业内部控制的作用 对增强企业对市场经济的适应能 力和生存能力就特别重要 9 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 酒店财务报销制度及报销流程 酒店财务报销制度及报销流程 第一部分 总则 第一条 第一部分 总则 第一条 为了加强公司内部管理 规范公司财务报销行为 倡导一切以业务为重的 指导思想 合理控制费用支出 特制定本制度 本制度适用公司全体员工 第二部分 借支 预支管理规定及办理流程 第二部分 借支 预支管理规定及办理流程 原则上公司不借款给员工和支付预付款 遇特殊情况需征得总经理及董事 长同意后方能借款 但必须严格按照流程操作并及时销帐 第二条 借款管理规定 第二条 借款管理规定 1 出差借款 出差人员凭审批后的 出差申请表 填写借款或报销单 由部门领导审签后 报财务部审核 并送总经理及董事长批准 方能借 款 出差返回后及时办理报销还款手续 不允许跨月借支 2 公司对于 200 元以下的借款需求不予支持 各项借款金额超过 1 000 元应提前一天通知出纳备款 借款未还原则上不得再次借款 3 借款销帐时 出差申请表 作为报销凭证的附件 依照申请单据报销 超出申请范围使用的 须经总经理及董事长批准 否则财务人员有权拒 绝销帐 剩余金额必须退还 并在报销单上注明原借金额和退还金额 第三条 预支管理规定 第三条 预支管理规定 预支是指因公司业务的需要 需预先支付的各项工程及购买材料 货物的款 项 支付此款项时 需由经办人按要求填写 预支申请表 向财务室出具采购 申请单等材料 完备各项审批手续报总经理及董事长同意后 方可预支 预支申 请表及相关单据作为此后报销凭证的附件 第四条 办理流程 第四条 办理流程 经手人按规定填写申请表 注明申请事由 金额 大小写须完全一致 不得 涂改 主管部门领导负责人审核签字 财务复核 总经理及董事长审批 经手 人持审批后的借款及预支申请单到相关部门办理 经办人须在一个月内凭有效 原始票据报销各项暂借及预付款项 超出一个月不销帐者 须向财务室提交说明 书并报总经理签字同意 否则从员工工资中扣除 第三部分 日常费用报销制度及流程第三部分 日常费用报销制度及流程 第五条第五条 日常费用主要包括差旅费 电话费 交通费 办公费 低值易耗品及业 务招待费 培训费 资料费等 在一个预算期间内 各项费用的累计支出原则上 10 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 不得超出预算 第六条 费用报销的规定 第六条 费用报销的规定 1 费用报销发票的内容包括日期 商品名称 单价 数量 金额并盖有开 具发票单位的发票或财务专用章 经办人必须要求开票单位如实填写发 票所有内容 发票涂改 大小写不符 假发票以及未盖有财政监制章的 收据或发票一律不予报销 2 报销费用时必须认真填写 费用报销单 所有单据要按性质 如差旅 费 招待费 办公费用 分类 分次 分页粘贴填制 差旅费必须分次 按出差地点分开填列 并计算好出差天数 住宿 伙食补助和市内交通 费在限额内填报 所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误填写 粘贴要求整齐 美观 3 按规定的审批程序报批 报销 1 000 元以上需提前一天通知出纳以便 备款 4 原始凭证的审核 各部门经理须对其审签的各项原始凭证负责 4 1 原始凭证应具备的内容 4 1 1 凭证名称 4 1 2 填制凭证的日期 4 1 3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名 4 1 4 经办人的签名 4 1 5 发票内容 各种票据必须符合相关规定和细则要求 4 1 6 数量 单价和金额 4 2 对原始凭证的技术性要求 4 2 1 凡填有大小写金额的原始凭证 大写与小写必须相符 4 2 2 支付款项的原始凭证 必须有收款单位或个人的收款证明以及签 字 审批人签字及付款的依据 4 2 3 员工的借款借据需由出纳附在记账凭证上 员工归还借款时由财 务另开收据 其原始借款 借据不再退还 预付性汇款 由经办人填制付款申请单 作为原始凭证 不得以 汇款回单代替 4 2 4 属于现金发放性质的原始凭证 原则上应由本人领取签名 有委 托他人代领的 由代领人签名 由一人代领多人的 须逐个签章 不得通栏划大 11 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 括号签一个章 第七条 费用报销的一般流程 第七条 费用报销的一般流程 报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 办理申请或出入库手续的应附 批准后的申请单或出入库单 分管部门领导审核签字 财务部门复核 总经理 及董事长审批 到出纳处报销 第八条 差旅费报销制度及流程 第八条 差旅费报销制度及流程 一 费用标准 1 差旅费实行包干制 实报实销 报销时必须提供住宿和餐饮发票 实际 发生额未达到标准金额 不予补偿 超出标准部分由员工自行承担 2 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返还时间为准 以小时 计算 超过 3 小时不满 6 小时计半天 超过 6 小时计 1 天 3 出差所发生的车旅费用 按发票进行报销 但需在发票背面注明日期 出发地点 到达地点等详细信息 4 宴请客户需由总经理及董事长批准后方可报销招待费 5 出差时由对方接待单位提供餐饮 住宿及交通工具等将不予报销相关费 用 二 报销流程 1 出差申请 拟出差人员首先填写 出差申请表 详细注明出差地点 目的 行程安排 交通工具及预计差旅费用项目等 出差申请单由总经 理及董事长批准 2 借支差旅费 出差人员将审批过的 出差申请表 交财务部 按借款管 理规定办理借款手续 出纳按规定支付所借款项 3 购票 出差人员按审批过的出差申请表复印件 自行按要求订票 4 返回报销 出差人员应在回公司后及时办理报销事宜 流程同日常费用 报销 第九条 电话费报销制度 按原有相关定执行 第九条 电话费报销制度 按原有相关定执行 第十条 交通费报销制度及流程 第十条 交通费报销制度及流程 一 费用标准 员工因公办事或加班 可凭公交车票据报销交通费 因特 殊原因由分管部门领导批准后乘出租车 公司可报销出租车费 二 报销流程 1 员工整理交通车票 按规定填好 交通费报销单 须填写坐车 12 叶予舜 汇整 二 一三年四月二十四日星期三 起始站点 2 审批 按日常费用审批程序审批 3 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续 第十一条 办公费 低值易耗品等报销制度及流程 第十一条 办公费 低值易耗品等报销制度及流程 一 管理规定 为了合理控制费用支出 此类费用由公司行政人事部统一 管理 集中购置 并指定专人负责 二 报销流程 1 购置申请 公司行政人事部每月根据需求及库存情况按预算管理 办法编制购置预算 填写购置申请单报总经理及董事长审批后购 置 2 报销程序 经办人持购买物品的原始单据和完备的验收证明 在 行政人事部办理入库手续后 保管人员在验收单或发票上进行 验收确认 经办人凭接收手续进行报销 不需入库的物资 需凭 使用人或物资接收人的签字办理报销 3 费用归集 财务部按月根据行政人事部提供的各部门领用金额统 计表 归集核算各部门相关费用 库存用品作为公共费用 待实 际领用时分摊 第十二条 招待费及其他费用报销制度及流程 按酒店招待宴请的相关规定执行 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程 按原有相关规定执行 第五部分 专项支出财务报销制度及流程 第十三条 专项支出主要包括软件及固定资产购置 工程材料购置 咨询顾问费 用 广告宣传活动费及其他专项费用等 第十四条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程 第十二条 招待费及其他费用报销制度及流程 按酒店招待宴请的相关规定执行 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程 按原有相关规定执行 第五部分 专项支出财务报销制度及流程 第十三条 专项支出主要包括软件及固定资产购置 工程材料购置 咨询顾问费 用 广告宣传活动费及其他专项费用等 第十四条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程 一 填写购置申请 按