合同管理制度Doc1.doc

合同管理制度为了加强公司合同管理，根据中华人民共和国合同法及有关法律法规，结合我公司实际，特制定本制度。一、适用范围：凡本公司隶属范围内的各部门、各分厂签订的买卖、借款、租赁、承揽、建设工程、运输、技术、仓储、担保、联营协议及其他合同、协议均执行本制度。二、管理部门：行政部是合同管理的主管部门，承办部门是公司内需要签订合同的管理和经营部门。三、合同主管部门全面负责合同的管理和监督工作，配备有兼职人员，专门负责登记、考核和统计等工作。四、合同承办部门的职责1、负责本部门合同的指导和审查；2、对所有合同按合同主管部门的要求进行统一编号，登记台帐、分类和归档；3、监督检查本部门业务范围内的合同履行，发现问题及时解决；4、负责本部门所签合同的履行、变更、解除、验收、结算业务、并及时向合同主管部门反映合同管理情况；5、发生争议的合同，应及时向合同主管部门或有关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议法人有关证据。五、合同的委托代理1、各授权部门对外签订合同，经办人员必须办理委托手续，在取得代理资格后依照授权范围和权限对外签订合同；2、合同实行法人代表对承办人签订合同授权委托代理制度；3、填发委托代理书，由合同主管部门统一编写、填发，主管领导签字，留有存根，以备查询；4、对代理人的代理行为和所签合同进行严格审查。六、合同的签订1、公司对外发生经济往来，除数额较小（5000元以下）或能及时清结的外，均需签订书面合同；虽能及时清结但交易额较大（5000元以上）或当时难以监测商品在质量和技术性能以及容易引起纠纷的交易，也应签订书面合同。2、签订合同应当使用工商行政管理部门的合同统一文本或参照规范文本制定本公司标准式文本，但应具备以下主要内容： 当事人的名称或姓名和住所全称、注册地址、邮编、电话、开户银行及帐号；标的；数量；质量；价款或报酬；履约期限、地点或方式；违约责任；解决争议的方法；合同定金、抵押、质保金等保证条款。对购买物资、设备、专项技术、建设工程、修理工程等要留存不低于合同标的额10%、时间不少于一年的保证金（国家专门有规定保证比例和期限的，依照规定）。对保证金的支付按合同约定和合同有关规定办理。特殊情况少留或不留质保金，需总经理批准。3、原则按下列合同批准流程和权限经批准后签订合同：公司法律顾问审核修订签字；承办部门负责人审签；承办部门分管副总经理审签；合同主要相关部门或合同会审部门负责人审签；财务主管审签；总经理审批；董事长对重大合同和有争议合同予以审核并具有终审权。4、订立合同必须使用公司合同专用章，于合同签订后2日内交由合同主管部门备案。公司内各部门、分厂印章、专业印章等对外签订合同无效，因无法履行或引起法律纠纷等经办部门负责人负责，由此造成的损失，由责任部门责任人全部负责赔偿。合同具体份数按实际情况确定，本公司应留存二份，正本原件合同主管部门货承办部门一份、副本财务部门一份。5、下列合同，公司应组织相关部门参与考查、调研、招、评、议、定标、合同的谈判、起草、签订以及公证、签证等，公司总经理签字批准。单项工程标的额超过5万元以上的建筑安装工程合同；购买价值10万元以上的设备和10万元以上的成套装置；标的额超过5万元的材料采购合同；对内外投资、联营、合资、租赁、融资、承包和担保合同；法律关系较为复杂的合同（签约方为三方或三方以上的合同）。6、下列重要经济合同必须组织进行合同评审：涉外合同；结算方式为银行承兑汇票的合同；其他公司认为有必要评审的合同。7、严格合同流程和操作程序，对不按规定程序签订的合同，财务部拒绝付款，并追究有关当事人的责任。七、合同的履行1、对依法签订生效的合同，公司及各部门、各分厂，必须全面履行，不得擅自单方面变更、解除或终止。经双方协商变更合同内容，应签订书面协议，按正常合同办理手续，作为原合同的附件进行管理，有关修改合同的文书、图表、传真等均为合同的组成部分。2、合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，应及时于对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，直至危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤销。3、承办部门负责协商合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同承办人应将合同履行的有关情况及时向部门、分厂领导汇报。4、各部门、各分厂应建立简便快捷的合同传递制度，合同签订后，承办部门在两日内将合同文本送达与履行合同有关的部门，并将合同义务分解落实。5、凡不按合同规定的内容、结算方式、办理收款和支付手续的，财务部应拒绝办理。八、违约和纠纷的处理1、合同违约必须依法承担违法责任，对方违约承办部门必须按规定收取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；我方违约或给对方造成经济损失，应由承办部门查清原因，以书面形式上报分管领导，经领导批示后，按规定办理违约金和赔偿手续。2、发生合同纠纷后，承办部门应及时与对方协商解决，协商在法定代表人的授权下，配合律师向有管辖权的仲裁机构 申请仲裁或向法院起诉，不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。九、合同专用章的管理1、公司合同专用章由行政部统一管理，对外以本公司名称签订合同。2、合同专用章不准携带外出，不准盖空的合同书。必须携带的经法人代表批示授权后，指定2人以上保管方可借给，并编号登记，回公司后应在当日交回公司。3、合同专用章丢失及违反规定的处理合同专用章丢失必须立即报告，写出书面报告上报总经理；应及时在报纸、电视、广播中声明作废，声明作废的一切费用由丢失者全部承担，并根据造成损失的情节给予200元及以上的罚款，直至行政处分。十、合同的监督检查1、合同主管部门对公司合同要跟踪检查，各部门应给予积极配合，提供所需资料和情况，对审查中提出的问题应及时纠正。2、合同主管部门或兼职管理人员应着重从以下几方面监督检查：合同的履行及未能履行的原因、责任等情况；合同管理工作的程序、标准、资料登记的规范情况；合同产生纠纷的原因和对纠纷的处理意见。十一、奖惩1、任何部门和个人不得为实施条款弄虚作假、徇私舞弊、推卸责任的违法行为提供证明、证照、账户、凭证以及其他优利条件。2、违反本规定的，合同主管部门视情节报请分管领导批准后，分别给予每项50200元罚款或警告、严重警告等处分，并收回授权委托书。3、违反本规定或合同承办人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的、法律法规已有明确规定的，从其规定。未作规定的，合同承办部门、合同管理部门视情节轻重，书面上报分管领导批准后，分别给予辞退，触犯刑律的，移送司法机关追究法律责任。4、合同承办人员或合同管理人员在合同签订、