上海君和贸易制度组织与职责.doc

一、组织规程1 总则1.1 上海君合国际贸易有限公司（以下简称本公司）为求组织运作合理化以发挥经营效能，并促进公司之发展，特订定本规程1.2 本规程主要涉及本公司总经理室以下机构及其相应职位，董事会、董事长、董事及监事等只根据章程一般性涉及。1.3 本规程由总经理室拟定，呈请董事会核准后公布施行。修订亦同。2 公司组织2.1 董事会2.1.1 本公司依法设董事及监事若干人，其人选依政府法令规定由股东会选任之，任期三年并得连任。2.1.2 本公司董事组成董事会，依法推选董事长一人。董事长为董事会主席，依董事会之决议代表董事会行使职权。董事长因故未能视事时，由董事长指定一董事代理之。2.1.3 本公司董事会核定事项如下：2.1.3.1 经营方针及计划2.1.3.2 年度预算与决算2.1.3.3 资本额之增减2.1.3.4 盈余分配或亏损之弥补2.1.3.5 对外重要合约2.1.3.6 公司组织及重要规章2.1.3.7 重要人员之任免2.1.3.8 其他依法令规定、本公司章程核定以及董事会决定应由董事会核定之事项2.2 总经理室2.2.1 本公司设总经理一人，其人选由董事会聘任，任期一年并得连任。总经理依据经营方针及计划综理全公司业务。总经理因故未能视事时由董事会指定董事代理。2.2.2 本公司视公司发展必要时可设副总经理或总经理特别助理若干。副总经理与总经理特别助理辅助总经理办理所指定之业务，其人选由总经理呈请董事长核定之。2.2.3 本公司总经理、副总经理定期召开经营会议，商讨公司经营策略及各项重要工作，董事长列席指导。经营会议由总经理担任主席，总经理因故未能出席时，应指定副总经理或总经理特别助理代理之。2.3 部门及分支机构2.3.1 本公司设下列部门：贸易部、投资部、财务部、总经理办公室2.3.2 本公司部门各设经理一人，必要时可增设副经理或助理，秉承公司之意旨，并接受总经理指定之主管的督导，综理该单位业务，并指挥该单位全体员工。其人选由总经理呈请董事长核定。2.3.3 本公司视业务需要，经总经理呈请董事长核定后，得在国内外失当地点设立分公司、办事处、联络处等直线单位。2.3.4 本公司所属分公司、办事处、联络处设经理或主任一人，秉承公司之意旨，并接受总经理指定主管之督导，综理该单位范围内之业务，并负责指挥该单位内之全体员工。其人选由总经理呈请董事长核定。3 部门职责3.1 贸易部之职责如下：3.1.1 业务计划之拟定、检讨及修订3.1.2 业务管理制度及作业程序之研讨、设计及改进建议之提出3.1.3 本部门工作目标之拟定、执行及控制3.1.4 本部门年度预算之拟定、执行及控制3.1.5 相关市场研究及贸易发展企划之拟定3.1.6 公司贸易客户（用户及供应商）的维护，客户档案的建立3.1.7 公司贸易合同之订定、管理3.1.8 银行（信用证）、海关、商检事务之办理3.1.9 代理商（外贸代理、理货代理、货运代理、销售代理）之甄选3.1.10 出口贸易的产品采购3.1.11 进口贸易的产品销售3.1.12 贸易业务之货款回收3.1.13 贸易业务退税事项之办理3.1.14 贸易索赔事项之办理3.1.15 客户（用户、供应商及代理商）来往函电之处理，商务之联络及来访之接待，以及函电、接待记录之整理建档3.1.16 各种贸易信息资料的收集、整理，贸易业务资料的分析3.1.17 业务记录及单证之汇集和整理，业务报告（包括报表）的编制和传递3.1.18 本部门业绩统计及奖励之核算3.1.19 其他总经理及其指定主管交办的有关业务事项之办理3.2 投资部之职责如下：3.2.1 业务计划之拟定、检讨及修订3.2.2 业务管理制度及作业程序之研讨、设计及改进建议之提出3.2.3 本部门工作目标之拟定、执行及控制3.2.4 本部门年度预算之拟定、执行及控制3.2.5 相关市场研究及投资业务发展企划之拟定3.2.6 国家经济政策、法规的汇集、整理以及经济政府与证券市场间互动性分析3.2.7 产业景气度资料汇集、整理及分析3.2.8 国内外财经金融资料的收集与分析3.2.9 国内具有发展性产业的资料收集、调查、分析3.2.10 其他（非证券）投资业务的调查、可行性研究、投资方案的拟定3.2.11 上市公司之财务报告分析3.2.12 股市及期市之价格走向分析3.2.13 代理商之甄选（资讯代理、事务代理、策划代理、券商等）3.2.14 本公司证券投资业务的办理3.3 财务部之职责如下：3.3.1 财务管理与会计制度之研究、设计与改进建议之提出3.3.2 预算制度之研究、检讨及推行3.3.3 财务计划之拟订、执行及控制3.3.4 本部门年度预算之拟编、执行及控制3.3.5 年度财务预算之汇编、控制及执行结果之分析与报告3.3.6 本公司之资金筹划与调度3.3.7 现金、证券、票据、契据等之出纳、保管及转移3.3.8 对外投资之处理3.3.9 各单位收支款项之审核3.3.10 会计凭证之编制、审核与保管3.3.11 会计帐册之登记、处理与保管3.3.12 税务会计事项之处理3.3.13 成本之计算及分析3.3.14 财务、会计报告之编制与分析3.3.15 结算与决算报告之编制3.3.16 本公司与分支机构间帐项之查核3.3.17 本公司财物（包括贸易商品）的盘查3.3.18 其他有关财务、会计事项之办理3.4 总经理办公室之职责如下：3.4.1 本公司组织结构、部门职责与权责划分之研究、分析及改进建议3.4.2 人力资源发展计划之拟订、检讨及修订3.4.3 人事制度与其作业程序之研究、设计及改进建议之提出3.4.4 文书、庶务管理办法与其作业程序之研究、设计及改进建议之提出3.4.5 本部门工作目标之拟订、执行及控制3.4.6 本部门年度预算之拟编、执行及控制3.4.7 定员编制之研订、控制及调整3.4.8 人员之任免、考勤、考绩、奖惩、差假、升迁、调动、离职等事项之办理3.4.9 员工待遇分析、研订及办理3.4.10 员工教育与培养计划之汇订及实施3.4.11 员工安全、福利、保险、退休等办法的拟订、实施及改进建议之提出3.4.12 人事资料之汇集、整理、保管及统计分析3.4.13 员工关系之维护及促进3.4.14 员工违纪与失职之调查处理3.4.15 公司法律事务之接洽与办理3.4.16 土地、房屋及设备之购置、维护、保险、租赁、出售等事项之处理3.4.17 办公用品之登记、整理、维护、保管3.4.18 办公环境与设施之改善。整理、维护、安全等事项之处理3.4.19 文书之收发、登记、编号、归档及保管3.4.20 非经营性采购及零用金之支用与保管3.4.21 表格、书刊、讲义、印章、名片之印制、登记及整理3.4.22 通讯设备之管理3.4.23 车辆的管理3.4.24 接待台之管理3.4.25 员工出国事项之办理3.4.26 其他总经理交办之事务3.5 专业委员会及顾问3.5.1 本公司视业务需要可由总经理呈请董事长核准后设置各专业委员会或顾问。3.5.2 专业委员会成员或顾问之人选由总经理呈请董事长核定后聘任。4 本公司组织系统图示董事长总经理副总经理总经理特别助理办公室 财务部 投资部 贸易部 产品1部 产品2部 产品3部人事 财务 金融投资 海外客户联络 国内客户联络 客户联络总务 会计 实业投资 海外业务洽谈 国内业务洽谈 储运理货文书 财务投资 信息分析 海外业务实务 国内业务实务 海关商检二、权责划分规程1. 本公司为明确划分各层人员之权责，以加强管理，提高工作效率，特订定本规程。2. 本规程按本公司组织系统分为： 董事长 总经理 副总经理或总经理特别助理 部门经理或副经理 业务主任、主管 承办员 等六个层级，将所有应由各层级人员负责之事项，分列于权责划分表（以下简称本表）3. 本规程中将各层级人员之权责，分为下列三项，并以三种符号代表之： ：代表经办、主办或提出指该事项应由该层人员负责办理或由其发动提出。 ：代表复核或初审指该事项应由该层人员负责复核或初审并转交上一层级。 ：代表核准指该事项可由该层人员作最后决定，而付诸实施。4. 本规程中将所有事项分为共同事项与个别事项两部分，以资简化。5. 本规程中所列之权责，各层级人员均应切实负责办理，不得托词推诿。实施时，如遇困难或特殊情况发生，应向上一层级人员请示后处理。6. 各层级人员依本规程之规定完成事项处置后，如须向上一层级人员汇报时，仍应以书面或口头方式报告。7. 本规程采取列举方法，其未列举之事项，如已在本公司之各项规章中有所规定者，照其中规定办理，无规定者，可由各部门经理酌情办理之。8. 任一事项，涉及两个以上单位之职责人，应会签意见后由主办一方处理之。9. 本规程所规定之事项及其权责，应根据时事需要进行修订。10. 本规程经呈请董事长核准并公布后施行，修订时同。附：权责划分表表1 类别：共同事务（之一）项次事项董事长总经理副总经理部门经理业务主管承办人备注一二目标及预算：1. 部门年度工作目标之订定与修订2. 部门年度工作目标之追踪与控制3. 部门年度预算之初编4. 部门年度预算之执行与控制人事：1. 经理以上人员任免、升迁及调任2. 主管以下人员之任免、升迁及调任3. 员工之招募任用4. 部门内人员工作之分配5. 部门编制定员之增减6. 经理之请假与出差： 三天以内 三天以上七天以内 七天以上7. 主管之请假与出差： 三天以内 三天以上七天以内 七天以上8. 员工之奖惩与考绩： 经理（副理）以上人员 主管（含主管）以下人员9. 员工待遇之核定： 经理（副理）以上人员 主管（含主管）以下人员10. 部门人员日常工作之督导与训练11. 部门内人员工作之考核表1 共同事务（之二）项次事项董事长总经理副总经理部门经理业务主管承办人备注三事务：1. 办公用品的请领2. 联络函之发出3. 国际长途之使用4. 逾期档案（凭证）之处理5. 办公费用预算之核准6. 用品、器具、设备之请购： 费用预算内正常购买 单项采购超预算1000元 费用预算总额超支3000元 预算未列金额在1000元内 预算未列金额在5000元内 预算未列金额超过5000元7. 表格、内部单证印制之申请： 总金额在1000元内 总金额超过1000元8. 参考书籍杂志之请购 年度订购预算核准 订购目录外之请购9. 部门零用金之借支 1000元以下 1000元至3000元 3000元以上10. 部门杂项费用之报销核准： 月总金额在1000元内 月总金额超过1000元11. 员工借支差旅费之核准12. 员工差旅费报销之核准 标准以内 超过标准符号说明： ：经办、主办或提出 ：复核或初审 ：核准表2 贸易部（之一）项次事项董事长总经理副总经理部门经理业务主管承办人备注一二三四计划与制度：1. 年度贸易计划之订定与修订2. 贸易业务管理办法之订定与修订3. 代理商之甄选4. 营业人员待遇办法之订定与修订5. 营业人员教育训练计划之订定与修订市场研究与发展1. 市场情报之搜集整理与提供2. 市场调研之立案3. 市场调研之执行与跟催4. 新业务种类发展预案订货与受订1. 贸易合同条款的提出2. 业务企划核算表的编制与核准3. 贸易合同文本的提出与审定4. 代理合同文本的提出与审定5. 资金使用计划之编制与核准贸易作业1. 出具文件申请进出口许可证2. 开具信用证或保函3. 信用证保证金的核付4. 商品进出口保险条件的确定5. 理货代理之委托6. 到货商品报关商检之委托7. 进出口退税事宜之办理8. 进货短损索赔之办理9. 货运代理之委托10. 用户收货凭证获取及申请结算11. 货运短损之索赔之办理12. 用户货款的回收及跟催13. 信用证垫款之偿付及各项代理费用之预付和核付表2 贸易部（之二）项次事项董事长总经理副总经理部门经理业务主管承办人备注五六商务联系及资料管理：1. 有关贸易进度与客户间的联系2. 催请客户复函3. 出函询价问盘4. 客户往来及接待之安排5. 清结与客户间的往来帐款6. 业务报告之编制与提供7. 客户档案的建立、维护与汇编8. 情报资料之搜集与保管其他1. 贸易绩效之分析与检讨2. 贸易业绩之统计与奖金之核算3. 贸易统计报告之提供4. 零用金之报支5. 差旅费之报支符号说明： ：经办、主办或提出 ：复核或初审 ：核准表3 投资部项次事项董事长总经理副总经理部门经理业务主管承办人备注一二三四五计划与制度：1. 年度投资计划之订定与修订2. 投资业务管理办法之订定与修订3. 代理商之甄选4. 营业人员待遇办法之订定与修订5. 工作人员教育训练计划之订定与修订市场研究与发展1. 市场情报之搜集整理与提供2. 新业务种类发展预案3. 政策环境与行情变动分析及投资策略的提出4. 产业投资目标的提出及企划投资作业1. 投资品种的选定2. 盈利空间的设定3. 资金调动的提出与核准4. 证券投资的报盘5. 证券投资之结算6. 期货交割手续之办理商务联系与资料管理1. 有关投资事务与相关机构联系之事务2. 相关机构往来及接待之安排3. 清结与代理商之间之往来帐款4. 编制月度交易、核算报告5. 上市公司财务资料的收集整理6. 市场行情变动资料收集整理7. 国家有关政策法规的收集整理其他1. 投资业绩统计及奖金核算2. 投资绩效分析及检讨3. 部门零用金之报支4. 差旅费之报支结算单交财务部符号说明： ：经办、主办或提出 ：复核或初审 ：核准表4 财务部项次事项董事长总经理副总经理部门经理业务主管承办人备注一二三四计划与制度：1. 年度财务计划之订定与修订2. 财务管理办法之订定与修订3. 预算制度之订定与修订4. 会计制度及其作业程序之订定与修订财务管理1. 资金筹措与运用2. 年度预算工作之筹划与预算之汇编3. 年度预算之审定4. 年度总预算之控制5. 各部门零用金限额之核定6. 各部门经费之核拨7. 应付帐款之核付8. 票据承兑及贴现之办理9. 有价证券凭证与契据之保管10. 结算与决算报表之编送帐项处理及审核1. 薪资之核发2. 各项税款之报缴3. 帐目之结算与申报4. 各部门原始凭证之审核5. 各部门现金、票据、存货之稽核6. 暂收、暂付、预收、预付、借支及逾期帐款等悬记帐项之处理其他1. 发票之购买与申报2. 有关政府部门调查表之填报3. 银行征信调查表之填报符号说明： ：经办、主办或提出 ：复核或初审 ：核准表5 总经理办公室（之一）项次事项董事长总经理副总经理部门经理业务主管承办人备注一二三四计划与制度：1. 组织结构、部门职责与权责划分之订定与修订2. 公司员额总编制之订定与修订3. 人力发展计划之订定与修订4. 员工工作标准之建立5. 人事管理制度之订定6. 文书、庶务管理办法及其作业程序之订定与修订7. 总务费用预算之提出与核准8. 财产管理办法之订定与修订一般人事作业：1. 增员需求之提出2. 招募作业计划之提出与核准3. 员工任用之提出与核准4. 新员工工作安排5. 员工各类证明文件之核发6. 国内差旅费标准之订定与修订7. 有关人事资料的管理与提供待遇与福利：1. 员工待遇标准之汇订与修订2. 薪资表之编制及其统计分析3. 员工福利金、退休金之筹措4. 员工福利保险、抚恤办法之订定与修订5. 员工一般福利事项申请给付之审核6. 员工保险、抚恤案件之核办7. 奖金之核发教育与培训1. 员工教育训练计划汇订与修订2. 员工教育、训练计划之主办3. 员工训练教材之汇编及教员之选聘4. 教室之安