会议管理制度2012(分享).doc

上海石化设备xxxx检测有限公司管理制度文件编号XXXX/MS-03-2010第4版标题会议管理制度 第1页 共7页第1次修改第一章 总 则第一条 为加强公司会议纪律，规范公司会议日程，进一步提高会议质量和效率，健全决策机制，特制定本制度。第二条 会议应根据实际工作需要召开注重质量、提高效率。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，可合并召开。第三条 本制度适用于公司各种例会及专题会议。第二章 机构与职责第四条 综合室是公司会议管理归口部门，负责会议的统筹协调和本制度的执行监督。第五条 公司会议管理执行“谁主办，谁组织“的原则。综合室是公司级会议的主办部门，其职责为：1、 负责公司级会议的组织及相关工作，负责部门例会及专业会议的监督；2、 负责各种会议的会场安排、准备，管理保存会议纪要原件；第六条 各部门是本部门会议、本专业会议的主办部门，负责相应会议的组织及相关工作。第三章 会议管理第七条 公司会议包括执行董事办公会、高层管理人员会议、总经理办公会、党群会议、部门例会、专业会议、班前会议等。第八条 公司执行董事办公会：xxxx有限公司管理制度文件编号XXXX/MS-03-2010第4版标题会议管理制度 第2页 共7页第1次修改1、公司执行董事办公会是由公司章程规定，由公司执行董事本人召集的工作例会。2、参加人员有股东代表、执行董事、监事和列席的公司高层管理人员。时间原则以公司章程规定每年至少一次。3、公司执行董事办公会由公司管理层筹备，具体事项由综合室负责，会议议程和会议内容要提前一个月上报投发公司董监事会，在取得股东预备会议通过后，发出正式会议通知。4、 股东决议和会议纪要由会议秘书和综合室负责记录整理，并于下周呈报投发公司董监事办、执行董事、监事和股东方等。5、公司执行董事办公会所有文件资料整理完毕后，交二份由公司档案室保管。第九条 高层管理人员例会：1、会议由总经理定期召集、主持的例会，参加人员为总经理、副总经理、支部书记。可以有相关议题的人员参加，每周四下午召开。2、会议内容讨论决定公司重大议题、学习上级文件、政治学习、业务知识学习等。3、会议记录由总经理指定人员整理并保存。保存至少三年后， 交档案室保管。第十条 总经理办公会：1、 总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会，参加人员为总经理、支部书记、副总经理、部门负责人、财务主管及相关条线管理人员。时间原则上定为每季一次。有重要事项通报或总经理认为需要时可临时召集。xxxx有限公司管理制度文件编号XXXX/MS-03-2010第4版标题会议管理制度 第3页 共7页第1次修改2、 会议内容为各部门汇报本季工作和下季工作计划。总经理总结本季公司工作、讲评 各部门的工作和布置下季工作。3、例会由综合室发出通知，并通知做好会议的相关准备工作，会议纪要由综合室负责整理，并于会议的下周呈总经理审阅后发放至各有关部门。会议文件交二份由公司档案室保存至少二年。第十一条 党群会议：1、党员组织生活每月至少一次，由党支部召集，会议主持和党员都要做好记录。2、员工大会原则上每半年至少一次，由工会召集和准备工作，公司有重要事项公布、讨论、议决时进行。会议记录、纪要和决定由工会负责整理，并交档案室保管。第十二条 部门例会：1、部门例会是由各部门负责人定期或不定期召开的工作例会。2、例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。会议记录由部门负责人指定人员整理。第十三条 专业会议：1、 安全例会：由主管安全员召集，每月至少一次。会议记录由综合室整理汇报。2、 生产例会：有生产经理召集，每周一次。会议记录由主持人指定人员整理。3、 质量例会：由技术质量室负责召集，每季至少一次，会议记录整理由部门负责，交综合室发放至公司领导和相关人员。xxxx有限公司管理制度文件编号XXXX/MS-03-2010第4版标题会议管理制度 第4页 共7页第1次修改4、合同例会：由主管合同员召集，每季度至少一次。会议记录由合同管理员负责整理。5、分包商会议：参加生产装置大检修前或每半年至少一次。由xxxx检测室负责召集，综合室发通知至有关部门和单位。会议纪要由负责部门整理后，交综合室负责发放汇报。6、技术协作会议：由技术质量室负责召集，并负责发放会议资料或文件及整理会议记录。综合室发通知至有关部门和单位。第十四条 班前会议：1、 由部门负责人召集，每天班前进行，部门负责人对当天工作进行安排。2、 会议时间原则上不超过15分钟，其中10分钟为班前安全事项告知，由公司安全主管负责。3、 班前会议一般不做专门的会议记录，只在安全告知中签字。第十五条 临时会议：1、因特殊事项召集的临时会议，按照会议涉及的人员、内容参照公司同等例会的相关规定进行。2、临时召开的安全、质量会议其程序应符合公司相应的体系要求。第十六条 会议计划：1、综合室根据公司规定的例会日程，每月底制定下一月度的会议计划，并印发给公司领导及各部门相关人员。2、 凡综合室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时， xxxx有限公司管理制度文件编号XXXX/MS-03-2010第4版标题会议管理制度 第5页 共7页第1次修改召集单位应提前二天报请综合室调整会议计划。第十七条 会议准备：所有会议，主持人和主办部门与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、通知与会人等）。第十八条 会议纪律：1、 会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。2、参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。3、参会人员不能按时出席或委托他人出席的应提前向会议主办部门提前请假；不应无故缺席会议。4、参与人员应遵守保密纪律，不得将涉及公司机密事项向外泄漏，故意泄漏公司机密事项对公司造成损害的，试影响大小作出相应处罚。第十九条 会议记录及纪要：1、会议记录及纪要实行“谁主办，谁记录“的原则。各部门应指定人员进行会议记录及纪要整理。有重要事项、任务需公示、传达时应根据记录形成会议纪要。2、总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由综合室负责会议记录工作，总经理xxxx有限公司管理制度文件编号XXXX/MS-03-2010第4版标题会议管理制度 第6页 共7页第1次修改另有规定的，依据总经理指定的方式实行。