Endnote_X4_使用教程.doc

一、简介EndNote是一款用于海量文献管理和批量参考文献管理的工具软件，自问世起就成为科研界的必备武器。在前EndNote时代，文献复习阶段从各大数据库中搜集到的文献往往千头万绪、或重复或遗漏，难以管理，阅读所作的笔记则分散各处，难以高效地进行有机整合。到写论文时，大量的文献引用往往复杂异常，尤其修改时，牵一发而动全身。这些难题，EndNote可以凭一己之力，彻底解决。学校里目前盛行的依然是EndNote 9.0，而功能更为强大的V10.0正版需要$100，显然不宜在我们中间推广。故本文以V9.0为主要介绍对象。它的安装对大家并不构成问题，只需要注意这类中文支持功能较弱的软件，安装路径最好纯由英文字母和数字构成。打开EndNote 9.0，其界面如图1.1所示。“Reference Library”窗口显示文献的各个条项，单击条项名称(如Author)按钮，所有记录就将按该条目顺序/逆序排列。预览窗口显示被选中文献的简单信息（图1.1中的预览格式是默认的Annotated，在下拉菜单中还有其他的格式）。“显示/隐藏Preview”按钮则用于切换预览窗口的显/隐属性。图1.1 EndNote 9.0 基本界面下面根据我们的专业特点和需要，结合我使用EndNote的一些心得，介绍这个软件的基本操作。二、建立和编辑Enl文献图书馆EndNote数据库称为Reference Library，以*.enl格式存储，其中的数据存储于同名文件夹*.Data中。本文所举例子中的Library包括单记录图书馆“acedemic.enl”和数据文件夹“acedemic.Data”。(1)新建enlFile-New，或者单击工具栏第一个按钮New Library，都可以新建一个空白图书馆。(2)打开既有enlFile-Open-Open Libray，或者单击工具栏第二个按钮Open Library.，都可以打开一个既有的enl图书馆。(3)新建记录Reference-New Reference，或者在Reference Library窗口中右键-New Reference，都可以手动添加新记录。(4)编辑记录Reference Library窗口中双击选中的记录，或者右键Edit References，都可以进行编辑。编辑记录界面如图2.1所示。一般需要用到的条项包括Author、Year、Title、Journal、Volume、Issue、Pages、Keywords、Abstract，读书笔记记录在Note中，如果有全文pdf，可以将其链接添加到Link to PDF，并将附件链接到Image中，如果文摘是从网上数据库下载的，URL中可记录其出处。其余条项相对用得不多。 图2.1 EndNote记录编辑窗口 1) Author：每个作者列一行，格式可以是Ziaei, J. E.，Ziaei, J E，J E Ziaei，或者标准全名等。原则是姓置首，则后面必须跟逗号，若按照西方姓名规范置尾，则不必加逗号。逗号后应有空格。如果是中文名字，一般不需要添逗号区分姓和名。在EndNote中，编辑状态下，用红色显示的人名表示当前Library中该名字是第一次出现，若该人名先前记录中出现过，则黑色表示。2) Year，Title，Journal，Volume，Issue，Pages：这些条项照抄引用文献的显示即可。3) Abstract：同Author，每个关键词列一行。4) Link to PDF、Image：右键Link to PDF、Image即可添加。添加Image后，在Reference Library窗口中这条记录前方就会出现一个附件标志。EndNote 10.0中，可以直接将全文PDF拖放到这个栏位，更为便捷，而且链接永久有效，不会因为相对路径的变化而失效，而9.0在这一点上依然做得不好，所以使用这个版本建立参考文献图书馆时，必须做好合理的规划。(5)复制记录将一条记录复制到另一个文献图书馆中，只需要在Reference Library窗口选中目标记录，C或右键“Copy”，再打开目标文献图书馆的enl文件，V或右键“Paste”，即可将它复制进去。剪切的方法与之相似，X/“Cut”即可。(6)删除记录在Reference Library窗口选中要删除的记录，右键Delete References即可。选中时可以用鼠标拖选多条记录，也可以按住Ctrl间隔点选。直接选中后按Del键无效。三、批量导入文献手工编辑enl是很费时费力的。EndNote最重要的功能之一就是把科研人员从繁重的文献手工编辑工作中解放出来。很多在线数据库都提供了强大的Citation导出功能。我们专业主要使用的是中国期刊网、PubMed、Ovid、Elsevier等中英文文摘/全文数据库。下面以它们为例，简要介绍文献批量导入的操作。(一)基本步骤(1)查找所需文献这一步不需要多讲，属于文献检索的基本范畴。(2)选择所需文献在所要导出的文献条目前打勾选择所需文献。如果检索已经比较精细的话，可以不用打勾，即默认全部导出。(3)导出citation1)PubMed（直连/entrez/query.fcgi?DB=pubmed）：结果预览窗口中，Display下拉菜单选择“MEDLINE”，Show下拉菜单选择一个合适的数值以确保能将所需文献全部导出(但一次最多只能导出200条记录)，旁边的下拉菜单可以选择默认的Send to或者Text。三步操作尽量快速地同时完成，网页自动刷新后即可显示完整格式的citation。2)Ovid（通过学校图书馆代理连接Online版）：在结果预览窗口下面的面板里，点选Full和Direct Export，按确定按钮。这时EndNote会自动运行，并跳出导入对话框。Filters选择框中选择Medline(Ovid)，即可导入当前处于激活状态的那个Library中。3)Elsevier（也要通过学校图书馆代理连接Science Direct）：基本导入方法和Ovid接近。关键在于选择正确的导出格式(MEDLINE或FULL)，以及自动导入时选择正确的Filter。（编选Filter是门很有技巧的学问，有时候需要自己编制，这部分内容需要参考相关手册）4)中国期刊网：EndNote的中文支持功能较弱，没有提供任何一种中文数据库的Filter，这就意味着 除非能够自己编制Filter，否则中文数据库将无法批量导入。中国期刊网的Filter有一些民间版本，但是随着知网改版，类似于哈工大版那样“权威”的普及版Filter目前还没有出现。(4)导入citation1)PubMed：网页显示出完整的Citation以后，全部复制，并粘贴到一个记事本文件中，保存。打开EndNote，按工具栏第三栏中Import.按钮，即跳出导入对话框，Import data file框中打开保存citation的记事本，Import Option下拉菜单选择PubMed(NLM)，Duplicates下拉菜单可以选择默认的Import All，也可以选择Discard Duplicates剔除与Library中重复的记录。图3.1 Import对话框界面2)其他：如果由于版本原因，Ovid或Elsevier的citation无法直接自动导入EndNote，那么与PubMed一样，要先导出到一个文本文件中，再从文本文件中通过Filter导入到EndNote。（二）简便步骤直接打开EndNote，Tool-Connect-Connect.，在弹出的对话框中选择一个目标数据库，随后就跳出三栏的Search窗口，可以在这里进行关键字检索，结果会自动汇入当前处于激活状态的Library中，并且URL条项中显示每条文摘在数据库中的链接地址。（二）简便步骤直接打开EndNote，Tool-Connect-Connect.，在弹出的对话框中选择一个目标数据库，随后就跳出三栏的Search窗口，可以在这里进行关键字检索，结果会自动汇入当前处于激活状态的Library中，并且URL条项中显示每条文摘在数据库中的链接地址。图3.2 EndNote检索窗口这一方法十分简便，但是在EndNote9.0中似乎并不支持代理。必须直接通过公众网和账户/密码方式连接数据库，而多数数据库的账户/密码是要付费获得的。所以一般来说，只有PubMed这样的免费数据库比较适合这样操作。 四、显示格式的初级修改在预览窗口中，EndNote默认的Annotated格式是citation+abstract模式。除此以外，还有Author+Date、Numbered和Show All。这些格式中Annotated提供的信息全面而精简，比较适合筛选和预览。但是这一显示格式有些弊病，比如citation的姓名输出格式，和条项排列顺序，都不太符合文献引用的一般规范。可以做一些修改。Edit-Output Sytle-Edit Annotated，打开编辑窗口。(1)Citations/Author Lists，如图4.1所示。一般引用文献显示前三位作者，因此把默认数字如图修改。et al是否斜体显示根据实际情况取舍。（注：文本框中填写的逗号后要跟一个半角空格）图4.1 Citation/Author Lists(2)Citations/Author Name，一般文献引用的作者姓名按姓 名格式显示，如图4.2。图4.2 Citations/Author Name(3)Bibliography/Templates。Journal Article的格式一般如图4.3所示。将Year选中后拖动到Volume前，加空格（空格显示为）。Journal后可以加reference type（如J表示期刊，等），光标定位在Journal后，按Insert Field按钮，点Reference Type即可插入。Book的格式中，一般可以将Year移到City前，并嵌入Edition。其余几种文献类型的格式根据需要，同法修改。图4.3 Bibliography/Templates在这里，Title前后加了引号，Journal下加了下划线，Volume加了粗，都是为了突出显示。如果要取消，选中相应条项，按工具栏上相应的字体按钮即可。(4)Bibliography/Author Lists和Author Name的修改同Citation。(5)Bibliography/Layout：End each reference with文本框中是预览显示格式。当前的显示格式已够用，如果需要加入Keywords或者Notes，光标固定在Abstract后，按Insert Field按钮，点End of paragraph、Tab及Keywords或Notes。个人不推荐这样做，因为预览起来比较乱。其余可改可不改。修改完后关闭，点保存修改。Annotated以外的其他显示格式的修改，可以通过Edit-Output Style-Open StyleManager实现。一般来说，Amer J Epidemol这类杂志的显示格式都是按杂志引文格式要求编制的，不需要再做修改。五、记录的导出文献图书馆可以导出为各种文本文档。首先，按照上一节所述，将显示格式调到所需的状态，然后按工具栏Export.按钮。在弹出对话框的保存类型下拉菜单中，有txt、rtf、htm和xml四种格式。rtf格式可以用word打开，另存为doc格式。如果把显示格式调为某一种杂志，那么导出的就是一张完整的citation列表。六、文献的管理配合嵌套文件夹的使用，即可进行海量文献的管理。以综述为例，确定范围和题目后，就可以充分利用EndNote的功能进行文献搜集、整理和阅读了。(1)充分收集文摘通过在线数据库查找的文摘都可以导入EndNote文献图书馆中，为了充分收集资料，还有一些资料可能要通过图书馆复印的途径获得，这些资料一般数量不多，可以手动输入。我的经验是，尽量细化检索词组合，对每一种检索策略建立一个独立的enl图书馆，并放在同一级文件夹下。细化检索词是为了让每一个enl库中的记录尽可能少，最好不要超过100。(2)筛选文摘通过Annotated模式对每个enl图书馆中的记录进行逐一筛选。多数情况下，都可以筛掉很大一部分相关度较差的文献。对于要保留的文献，不妨在Notes中随时记录下观感或一些关键词，便于后面进一步整理。这一步工作比较枯燥，但却是后面所有工作的基础。(3)合并记录对检索策略相近的几个文献图书馆筛选完毕后，可以将它们合并成一个库。在这一步，推荐采用Edit-Find Duplicates菜单筛去重复的记录。这样，就能形成一个次级库。通过这样的方法，在次级库中进行合并，就能获得一到若干个最终库。形成最终库时，需要对综述的结构有所规划。这些规划体现在Notes中。有些文献要用在背景部分，Notes中可以标注“backgroud”，有些可能要用在展望部分，Notes中可以标注“view”之类。通过Reference-Search References操作，In Notes Search Certain Keywords，就可以把它们分别显示，并归入不同的目标库中。(4)收集全文在最终库里的文献就是所需要的。接下来尽可能把它们的全文都弄到手，并按二(4)节所述，做好Link to PDF和Image。以后写论文需要参考全文时，右键Open PDF即可，十分方便。七、Word中的文献引用文献图书馆建完备后，就要着手写论文了。EndNote最杰出的优点之一就是可以自由地插入和调整citation。这在大文献量的论文写作中十分有用。安装EndNote后，Word中会相应地生成EndNote插件。在工具栏（如图7.1）和工具菜单中都有它的选项。假设我们要在论文中插入第一节所示的那篇文献Ziaei,2004，那么操作如下：图7.1 Endnote工具栏(1)光标移至插入位置。(2)工具-EndNote 9-Go to Endnote或EndNote工具栏第二个按钮打开EndNote。(3)在EndNote的Library窗口选中要插入的记录，来到Word，菜单/工具-EndNote 9-Insert Selected Citation，或EndNote工具栏第一栏第四个按钮，该记录即汇入Word插入点。(4)如果citation显示格式不对，那么通过工具-EndNote 9-Format Bibliograhpy或者EndNote工具栏第一栏第三个按钮，进入格式选择对话框，如图7.2。图7.2 Bibliography格式修改对话框在With Output下拉菜单里有备选的Bibliography Style，如果没有所需的，点Browse按钮，弹出所有Bibliograhpy的列表，选择一项并确定，所有citation都将被批处理为这一显示格式。如图7.3所示。图7.3 Bibliography样式表对话框(5)要移动某条引用的话，只需要光标选中文中citation，拖放到新位置，其文末reference及序号都将随之自动发生变化。(6)删除某条引用，与普通文本操作完全一样，文末reference及序号同样自动更新。(7)一些论文中插入的Note，可以通过工具-EndNote 9-Insert Note或EndNote工具栏第二栏第二个按钮插入。这些插入的Note也将出现在文末reference中。(8)论文完成后，确认全部引用无误，通过工具-EndNote 9-Remove Field Codes或EndNote工具栏第二栏第五个按钮，将所有citation的格式宏移去并另存为一个doc文档，再进行相应的格式修饰，即可完成Reference的编辑。八、中文文献的导入导出EndNote的中文支持功能比较薄弱，比如我们常用的中文期刊网、万方数据库和维普资讯网上的资源就缺少相应的Filter和Style文件。随着EndNote中文用户的增多，许多人开始为这些数据库制作相应的Filter和Style，以支持中文文摘的导入和导出。这些工作为EndNote的中文文献管理提供了技术基础。在这些工作中，哈尔滨工业大学开发的CvtCNKI.exe转换软件可以同时支持中文期刊网、万方数据库、维普资讯网甚至超星图书馆与EndNote Library的转换。因此下面将以CvtCNKI.exe转换插件为基础，分别以中文期刊网、万方数据库和维普资讯网为例，介绍如何将中文文献导入到EndNote。 图8-1 CvtCNKI界面(一)中文期刊网打开中国知网（CNKI）检索界面，键入检索词或复合检索式，搜索出结果后，勾选中意的文摘，在检索结果页面的导航栏上点击“存盘”按钮。弹出菜单中输出格式选择“自定义”，“自定义”复合框中点选全部选项，再点击“预览”。在预览窗口中全选输出结果，复制到一个文本文档（如CNKI.txt文件）中，然后保存。打开CvtCNKI.exe（目前已开发到v2.0.2.B2版），点“文件”按钮，选择保存有导出结果的文本文档，“选项”框架中“文献类型”相应地选择“期刊文章”或“学位论文”，“输出格式”选择“EndNote”。点击“转换”按钮，即生成同名的enw文件。点“察看转换结果”，即自动启动EndNote，在弹出对话框中随便选择一个既有enl文件，或新建一个enl图书馆文件，CvtCNKI即可自动将转换后的enw文件中的内容导入打开的enl图书馆。(二)万方数据库以学位论文库为例。打开万方检索界面，键入检索词或复合检索式，搜索出结果后，点击中意文摘后的“详细摘要信息”。在打开的详细摘要信息页面中，最顶上有“输出模式”下拉菜单，选择“详细输出格式.txt”，弹出菜单询问“是否保存”，点确定，保存为一个文本文档。注意：如果出现乱码，将文本文档另存一次，保存格式由“UTF-8”改为“ANSI”。如果仍然显示为乱码或者不能正确导入，将文本文档中的“”全部改为回车。接下来用CvtCNKI进行导入，步骤同(1)。(三)维普资讯网（中文科技期刊数据库）打开维普资讯的检索页面，键入检索词或复合检索式，搜索出结果后，勾选中意文摘，点击导航栏上的“打印”，在弹出对话框中选择“全记录显示”。把新页面中显示的记录全选复制到一个文本文档中。接下来用CvtCNKI导入，步骤同(1)。 新版本的CvtCNKI可以对许多个中文数据库的检索结果进行转换，并且EndNote、RiS等文献管理工具的不同格式文件也可以进行相互转换。尽管这个工具仍有这样那样的bug，作者的更新速度依然基本可以确保它的转换效率。利用这款工具，EndNote的中文支持功能就能够大大增强。本的CvtCNKI可以对许多个中文数据库的检索主菜单界面上面的File等菜单，我会逐一介绍，下面一行需要注意的是pdf的图标和问号左边的下拉菜单。Pdf图标是选中某个文献打开link它的pdf文件的快捷方式。而那个下拉菜单是迅速选择输出文档的杂志类型，styles。其中下拉菜单的内容是由此菜单里的select another styles来生成的。下面的主窗口显示是一行一行的文献，每个文献都只显示为一行，显示条目的列数是8，显示条目如何更改看edit菜单中的preferences功能。最下方是输出格式的预览，也就是在文档中插入了文献，文档某位出显示文献的样式预览。还可以用来看阅读文献后写的总结和评论等内容，此功能在edit菜单output styles里有详细介绍。File菜单此菜单主要功能是对文献库的操作。当您第一次使用Endnote，可以new一个文献库来管理一个文献库。当您已经建立了一个文献库，那么此菜单中其他功能都是对于文献库的操作。您可以save，save as和save a copy来保存文献库，如果文献库过大，可以使用send toCompressed Library压缩文献库。这里惟一需要注意的是。如果您建立了一个myLib的文献库，那么除了myLib.enl文件外，会产生一个同名的文件夹myLib。此文件夹会有两个目录：rdb和pdf文件夹。前者是文献库设置参数，后者保存了所有已经链接的pdf文档，并且每个文档都存在于pdf文件夹下的title文件夹下，这个title文件夹的名字和您所链接的pdf文件名一致。那么Compressed Library这个命令将压缩上述提到的文件和文件夹，形成单一的myLib.enlx文件。Export和import是导出和导入文献库。导出只能有两种格式：文本和网页。导入则可以通过filter导入文献库，RIS格式文件和其他任何您得到的有文献相关资料的文件。Endnote提供了丰富的filter，因此极大方便了文献的导入。Filter在下面详细介绍。Edit菜单这里的命令分三个部分，第一部分是基本复制粘贴命令，现在介绍copy formatted，此命令是在某条文献被选中时，复制此文献的输出样本。文献的输出格式是指文献在文章中最末尾时的显示格式。这个是由style控制的，在Edit菜单的第三部分我们会详细介绍。这一部分的change text是搜索本文献库并替换某个条目下的文字。第二部分，只有当双击打开某个文献时才可以使用。控制条目下内容文字的字型字体和尺寸。第三部分是非常重要的部分，这里控制文献在文章中被引用的显示格式;导入文献的filter也就是包含Author，Title等条目的文献格式有不同，这些不同格式如果要导入就需要相应的filter才能够正确识别并导入。Endnote提供了非常丰富的filter然而对应于您专业不同的网上文献数据库事实上只有几类，并不是每种都会用到。比如Elseview全文数据库上提供Export Citation的格式是RIS和refwork的格式。对应的filter就使用RISfilter。当点中import filter命令时，右方会出现new，edit filter和filter manager。这里主要介绍edit filter命令。首先我们必须了解一个要导入的文献文件的结构。我们以RIS格式举例。用记事本打开一个RIS文件。内容如下：TY - JOURJF - Glass and CeramicsT1 - Testing a battery of hydrocyclones for kaolin enrichment at the Glukhovets kaolin combineVL - 21IS - 4SP - 210EP - 212PY - 1964/04/01/UR - /10.1007/BF00690058M3 - 10.1007/BF00690058AU - V. A. MeitinaER -我们可以看到每一行都有个双字节的标志，第一行是TY表示此文献属于的类型，是书籍还是杂志，或者其他。从第二行开始就是文献的内容。JF是指杂志名称，T1是标题，VL是卷标等等。了解了这些，我们现在edit filter RIS，点选此菜单的import filter选择右方菜单的filter manager。找到Refman RIS勾选前面的方框，选择右下方的edit。这样就开始编辑Refman RIS的filter了。左方选择templates右方界面上是Reference types，这里可以选择很多类型。上面提到RIS第一行TY标志是说明此文献所属类型，后方的Jour就是指Reference types是Journal类型。所以右方选择journal article。看下方的标志和内容，我们发现RIS格式事实上就是标志（比如VL）和内容（21）的数据。所以如果我们新建一个filter，关键就是把标志（VL）和对应的文献类型的条目（volume）一一对应起来。因为文献文件是使用标志（VL）来表示相应内容是属于什么条目，而Endnote是使用条目全称（Volume）来找对应的内容。是否能将内容（比如Volume是21）放入到对应的条目里，依据的就是templates里提供的对应关系。Output Styles，这个功能是Endnote最重要的功能之一，就是在文档中插入文献。插入的格式每个杂志要求不一样（比如有的杂志要求引用文献要有题目，有的则不需要），因此这里提供了丰富的杂志类型。比如JACS，Advan. 等等，甚至你可以到Endnote官方网站上去下载最新的Styles和filters。如果你要发表到某个杂志Endnote提供了格式，那么恭喜你，这个功能你并不需要。但此功能非常有用。如果有耐心我介绍一下，也许有你需要的方面。Endnote并没有某个杂志格式，特别是中文的，那么编辑一个好了。这里需要注意的是，我们不需要重新建立一个style，这样做非常费力。试想如果我们仅仅是从某个相似杂志来改动一下是不是就非常容易了。好，我们选择Out Styles里的New style（不是我出尔反尔，我实在是因为懒得去找存放styles的目录）会打开一个菜单，随便在里面改几项，然后点右上角的关闭，问我是否保存，是，好了我偷懒的目的达到了，因为出现的对话框就是styles所在目录，这里有很多的杂志，ok，如果我们需要建立的杂志引用格式非常象JACS，那么找到JACS，是全拼不是缩写。然后复制它粘贴它，在后面找到这个复制的JACS，现在你把这个改成你要发的杂志名比如Preview。现在以JACS格式存在的文件一个是JACS（不是缩写哈）文件，一个是Preview文件。现在这个对话框的按钮选择取消。（我本来就不是要New，而是要复制更改，现在相信我了吧），好了，下面来编辑这个preview吧，我们另起一个章节。Preview的编辑。到editoutput styles里找到open style manager，执行，会出现manager的菜单。好的，去里面找到Preview，然后勾选。有个技巧，随便选一个然后按p，当然最好先点一下这一列，让它先排序。另外一个就是点左下角的find，搜索。勾选，记得把选中的兰条放在preview上，然后点击右下方的edit。勾选的目的不是为了edit，而是为了你能在主菜单那个问号的图标左方的下拉菜单里快速找到他。进入edit界面，只需要更改几个内容即可。起名Preview，我是有目的的。因为我希望看到这个文献的时候，能看到我对他的描述，总结和评价，这些内容我都写到了custom 2这个条目里，关于这个条目的介绍请看下面Preferences部分。简单的说，我希望在主菜单的正下方的preview框架里看到我写过的关于这个文献的介绍。由于Endnote并没有更好的考虑到这个文献阅读笔记的问题。而且我大多数文献都已经link到了相应的pdf文件上，所以link到文献阅读笔记并不是个好主意。而我对阅读笔记的解决方式，就是新建一个Preview的output style，那么下方本来是为插入到文档中的格式做预览的功能而成为我浏览阅读笔记的地方。下面介绍edit style中的功能和作用。简单的我就不多介绍了，只介绍重要的部分。（1）、Page Numbers，文档末尾文献如果需要出现页码，你希望是什么形式，首页码，还是首页末页。每个选项都有样式给你看，应该好选。（2）、Journal Names，这里选择是杂志名称显示为什么，全称，还是缩写1，或者缩写2等等。有些杂志是要缩写的，但你从网上export citation的时候，人家给你的是全称，导入也是，怎么办。那么这里你选择缩写1吧，也就是第二个选项。具体处理这个问题的办法，需要用到Tools里面的Define term lists的功能。（3）、Citation，有6个选项。Citation是指在文档中插入的部分的样式。比如1-3，templates选项是指显示的样式，这里一般都是默认的Bibliography Number下面的多文献分割号也是默认的,。如果你需要显示其他内容则可以使用上方的insert field功能。Ambigous citation是指同一作者多个文献如何显示的问题，一般默认。Numbering这里需要注意的是，当文档中一处引较多文献的时候，你希望显示的样式14还是1，2，3，4选中第一项是前者。而第二个框选则表示多个文献也仅用一个号码表示，而文档末尾把多个文献写在一个里面，默认用;分开。看杂志规定了。其他功能对于Citation并不重要，默认即可。（4）bibliography，有8个选项。Templates表示在文档末尾文献的样式，这里有许多行，对应的是不同的文献格式，是杂志还是书籍等等，一般用journal。其他不需要更改，除非你要出书，那就把book这一项改成你想要的格式。然后到插入的word文档中上面有Endnote的formatting图标，把他里面的也改成book输出类型就行了。在我们的Preview里，我们最需要的是让他在主菜单的预览框里显示阅读笔记，而我把阅读笔记放到了Custom 2这个条目里面了，并且把custom 2这个条目名称也改为NOTE。详见preferences里面的display fields。那么在第一行Journal Article右上方的insert fields按钮上点击，加入我们已经编辑好的NOTE。Ok，关于Preview预览的目的就此达到了。你想改成什么都可以试一试，insert fields里面还有些控制符也可以加入，比如换行什么的。Author list关于是否全部作者都列出来，他们之间用什么符号分开等等功能。Author Name，这个比较重要，是姓和名字的显示问题。杂志要求不一样，所以你可以找一篇你要发表到的那个杂志文章，然后仿照他的引用格式更改。我是名在前，姓在后。最后一项是A. B.。Editor Name也同上，事实上用的非常少。Layout是文档末尾文献号的显示方式，同样默认即可。或者Bibliography Number ，记得后面有个tab键，从insert field找到插入即可。Sort，排序问题。最好选第一项，和出现顺序一致。最后一个是关于题目的格式问题。再后面的选项用处比较少，不介绍了。Edit菜单第三部分还有一个Connection Files，是用于网络链接各大图书馆的配置问题。你上HK等图书馆搜索的时候会出现配置。由于这个功能用处不多，也不介绍了（谁有免费权限上这些图书馆啊，而且书籍对于我来讲用处不大，我们是管理文献而不是找书，电子资源丰富不丰富还是看高校是不是买了国外数据库的使用权的。）第四部分，Preferences。这个相当于任一一个软件的选项功能。这里有许多的功能，我们一项一项来说明。点选后会出现Endnote Preferences的菜单，左方有15个选项。最左下角是可以恢复缺省选项的，特别需要注意的是，当你打开其中任意一条时，恢复缺省是指只恢复你打开的那个条目为缺省。Revert Panel则相当于Undo。Libraries。当Endnote打开是立即进入您所提供的数据库，如果要使用这个功能，那么这里你需要去加入所要打开的文献库文件，比如myLib.enl。add开头的按钮是加入文献库，右边remove开头的按钮是删除。下方则有个框选，是否在Endnote窗口显示打开的文献库文件名。Default Font，在Endnote里显示的内容的字体。应该都能理解。Reference Types，这里是指您文献库中的文献属于哪种类型，并相应显示那些条目。右方有下拉菜单来显示这些类型，一般都是journal article而下方的按钮modify References Types就是编辑这些条目，是否显示这些条目，并显示为什么名称。点击这个按钮，出现这些条目和对应的显示名。右方为空白的表示这个条目不显示。这里可以更改条目名称，比如custum 2我们把他更改为NOTE。目的是在这个条目里写下自己的读后感，或者其他说明。之所以使用custum 2这个条目是因为一般的文献导入时，都不会占用这个条目。如果你把Author这个条目改成Note你可以想像这样做会有什么样的结果。这里需要注意的是如果你希望在编辑一个文献的时候某些条目显示出来即使这个条目是空的，那么在这里条目右方名称不能为空。Templates，这个设置是关于在文档中（比如word文档）引用文献的那处，所显示的内容。这个内容显示是暂时性的。因为你最终需要的格式事实上是1这样的样式，而这里设置的并非这个最终格式，而是在你编辑word文档插入的文献描述性的临时语句。默认下显示的将是作者名，年代，record Numberrecord Number是文献库中文献的标志号，是按照你导入文献的顺序来定义的，并不能人为更改，在同一文献库内这个标志号是惟一的，每个文献不会一样。这样做的目的是为了让你清楚的知道在word文档中你引用的文献是谁在哪一年你文献库中的第几篇文献所提供的。你可以按照喜好来设置，并不很关键。Sorting，是指文献库中文献排序的方式。如果你的文献库中显示为Title等条目，比如Title为An enhance 你并不希望此文献排序到A的系列而是希望排序到E系列里面。那么这里你可以在Title field里面填写an忽略掉an。默认是忽略的，应该是国外有这样的习惯。反而我们更希望还是排序到A系列比较习惯。删掉就可以了。（理论上如此，事实上删掉以后仍然会发生排在E系列里的情况）Change Case，如果你不希望某些词汇自动更改（Endnote有拼写检查的功能）或者人为更改的时候也不要更改某些词汇。那么你可以加入到这个里面，以避免误改。Formatting，第一个框选，是否当你写文档的时候建议你使用Endnote格式化你的文档。第二个框选，当你从插入处删除引用的时候，是否删除文档末尾的相应文献。第三个框选，在文档中格式化的时候重复文献是否删除。Display Fields，这个是文献管理过程中非常重要的一项。这里设置的是你打开文献库时，在主菜单页面所显示的文献的条目。Endnote支持每个文献在主页面显示8个条目。左边是从上到下8个fields，决定了显示那些条目。右边相应的是显示条目的名称是什么。这里建议Record Number是必选，还有上面我提到的custom 2。我们知道Record Number对于一个文献来讲是索引号，更重要的是这个条目还将显示到你word文档引用处。如果你想看到那个引用时能轻松的到Endnote里找到这个文献，那么就选上他。至于custom 2，是考虑阅读文献的需要。当你需要对文献总结的时候，总结的语句写到这里。显示出这个条目将帮助你迅速回忆起你做出的总结。很可惜这8列的宽度是有限的，因而当title或者Custom 2里有太长内容的时候只能显示出部分，因为Endnote里每个文献只占有一行，而不会根据内容自动变为多行。这个问题可以通过编辑Style来解决。我们在上面edit菜单中output Style里有详细讲解。把这个custom 2右方的显示名称改为NOTE。Duplicates，判断是否为重复文献的依据在这里设置，默认是前三项相同就认为是重复文献。挺容易懂。Online，这个功能用处不多，web浏览器，log文件，ISC的网址。Endnote有上网搜索的功能，不过作为国人来讲同一的文献共享模式并不成熟，最多都是各建各的数据库。所以用处不大。Term Lists 这个功能最重要的部分不在这里，而是在tools菜单里的define term lists。其主要功能我们放在那里讲。这里第一个框选是指按照定义的term lists来建议你的词汇。第二个框选是当导入或者粘贴文字的时候自动使用term lists功能。第三个框选是说当文字被更改时也使用term lists的功能。Spell Check是指拼写检查。openUrl/Pdf 第二个框选很重要，我们上面讲过，如果你建立了myLib的文献库会生成myLib的文件夹，其中有个pdf文件夹用来储存你链接过的文献。而这个框选就是问你是否把你链接的文献放到这个目录下并建立相对的链接。如果不选，那么文献即使被链接也不会放到这个目录下，那就意味着当你把这个文献库拷贝到别的电脑上的时候链接会找不到pdf文件。因为你的文献建立链接的原始pdf文件未必就在新的电脑上存在也未必放到了相同的位置。如果你勾选了，那就意味着你从此再也不用分类管理你的文献了。因为只要你链接过了，你就不用再关心这个文件在哪里。虽然Endnote也并没有文献分类的功能，但建立不同的文献库，或者搜索等方式也能很好的管理文献。References菜单1、New Reference，新建一个文献，所有项目都是空白的，如果就此关掉，那么不会保存。如果随便写点什么，那么关闭时也不会提示，并且自动保存。回到主菜单的时候这个被保存的文献是蓝色，表示正在被选中。（如果你的terms lists里Author里面有大量词汇，那么你可以尝试在Author打一个字母，会自动补完剩余词汇。这个是Term lists的一个功能，并且需要在preference里面的term lists勾选相关选项）Edit Reference，当选中一个文献时，会有这个功能。事实上，双击你选中的文献就能直接进入编辑页面。进入后，右上方有个hide empty fields，什么意思？嗯，试一试就知道了。这里需要介绍的是Reference菜单里面的go to功能在这个编辑菜单下才可以使用。事实上就是搜索你填入的词汇并把所在条目显示在当前。目的是为了让你在n多条目中很快找到需要的东西。注意，它不能搜索条目的名称，只能搜索其内容部分的词汇。Search Reference，就是查找，功能强大，并且可以把这次搜索的规则存盘。这个变相的可以达到文献分类的目的。如果找不到存盘的按钮，看看左下角是不是有个more，点击它。Show，Hide，Sort Reference，知道有这个功能就好了。因为Endnote默认导入文献的时候，会把其他文献都hide，这意味着当你导入一个文献的时候，其他文献都看不见，是隐藏了，而不是丟了（第一次导入的时候吓我一大跳，_）。Change and Move fields，这个功能是指，你可以把某个条目更改或者移动。比如把所有文献的Author前面加个前缀国外或者后缀，或者把Author里的内容全部放到Custom 2里面，或者在所有文献的Custom 2里填充Note：或者阅读笔记等等。这里有必要提醒大家。如果你看到上面我提到的输出类型Preview用于预览阅读笔记的话，那么有必要在Custom 2里面，也就是NOTE（如何改名看preference的display type）里面都写点东西。原因是在编辑文献写入阅读笔记的时候找到Custom 2，或者NOTE是一件费眼的事情。如果你在这条目里面加入了xxx，那么使用hide empty field这个按钮也能很快显示出这个条目来，或者go to也行，总比你从数十个条目里慢慢找好吧。Find duplicates，找到重复的，关于重复的规则在preference里规定。URL，一般的，从elseview数据库下载的RIS格式都会提供这个link。也就是说，当你open link某个选中的文献的时候，会打开ie自动链接到这个文献的全文网页。很不错的功能，前提是下载这个文献的网站给你提供全文网页的服务。Pdf，同上的功能，网页换成pdf而已。如果preference里面的pdf选项你选择了，那么这里最常用的，就只有link这个功能了。至于open pdf，忘上看，看没看到上面一行有个pdf的图标，好了，只要你link过了，点上面那个岂不是更快。Tools菜单最后一个重要菜单。Spell check，只有在编辑一个文献时才用的到。意思大家都应该明了。CWYW，这里面有很多功能，并且这些功能当安装的时候都嵌入到了word的菜单里。能从意思看得懂的我就不介绍了。Format bibliography，点选后会切换到你刚使用的word文档，如果你没有打开word文档，那么这些功能都不可以使用。执行后会出现菜单，instant formatting，是指当插入一个文献是显示为smith，1932，#32这样的临时格式，（此格式可以在p