如何写好商务报告.doc

如何写好商务报告 商务概念的提出是改革的产物，有一个演变的过程：贸易部商业部、外贸部内贸部内贸局商务部。下面是为你带来的如何写好商务报告，欢迎阅读。 商务报告是指针对某种特殊的、有意义的商务目的，向一个人或多个人提供的公正、客观和有计划的事实陈述。报告中所陈述的事实必须与事件、条件、质量、进展、结果、问题或提议的解决方案有关，帮助当事人了解复杂的商业情况，计划进程，解决问题，使上级领导就一系列事件做出决策。 商务英语报告则是以英语语言撰写的商务报告。按种类划分，常见的有：事件调查报告（Investigative Reports）、意见调查报告（SurveyReports）、周报告（WeeklyReports）、月度报告（Monthly Reports）、进展报告（ProgressReports）、市场调查报告（MarketResearch Reports）、可行性研究报告（Feasibility Reports）等。尽管这些报告都有自身的特点，但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。本文不仅详尽介绍了商务英语报告写作的总体原则，还就各种写作方法、写作语气和写作构成等做了阐述。 一、商务英语报告写作的总体原则 在撰写商务英语报告时，应确保报告内容准确无误（Accurate）、简明扼要（Brief），结构清晰（Clear），建议明确果断（Decisive），故简称ABCD原则。具体内容如下： 内容准确无误：报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是其内容要叙述的正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取宠而夸大其词，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。 内容简明扼要：报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而非正式报告则较短。不论何种报告，报告的语言必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力，对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量避免罗嗦，用尽可能较少的文字，完整、清楚地表达需要表达的意。 结构清晰明了：用数字、符号标明段落、层次、要点等，加强逻辑性，使读者一目了然。 建议明确果断：多数报告都有结论和建议部分，是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出的，而且应明确果断，切忌模棱两可。 二、商务英语报告的四步写作法 在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此，撰写者不妨应先回答以下几个问题： 报告的目的：为什么写这份报告？ 报告的读者：谁是报告的读者？他（们）知道什么信息？他（们）需要什么信息？ 报告的素材：撰写这份报告需要收集哪些信息？到哪里去收集这些信息？ 报告的结构：如何构思报告？如何做到报告结构清晰，便于读者阅读？是否需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照？ 报告的写作期限：报告何时须上交？ 回答完以上问题后，可以按照以下四个步骤进行运作： 1.收集信息（Collecting Information）：收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或电话沟通获取信息等；书面形式指的是用办公室便函（Memos）、电子邮件（Emails）、问卷调查（Questionnaires）等手段向公司内部或外部索取信息。此外，查阅公司的相关材料（如产品目录、价格单等）也属于书面收集信息形式。 2.谋篇布局（Planningthe structure）：确定报告写作的目的，对收集到的信息进行整理、分类，删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列，列成提纲。若需要摆放插图或图表，也应在这一阶段确定其在报告中的位置。 3.撰写草稿（Writingthedraft）：撰写报告的各个部分，各部分的具体内容在本文第四部分详细讲解。 4.校对编辑（Proofreadingand editing）：校对编辑报告写作的最后一个过程也是极其重要的一个过程，很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查，检查的具体内容包括两方面：一是语言，包括语法、拼写、标点符号、语言风格等；二是信息，包括数据、图表、观点等。检查后，应对报告进行编辑，尽量做到报告便于读者阅读。 三、商务英语报告的写作语气 一般而言，报告大多由下属写给上司，使用的语言多为正式。此外，报告的内容和篇幅也决定了其写作语气比商务信函要正式的多。在撰写商务英语报告的过程中，可以适当多使用一些能提高语言正式度英语语法结构。具体而言如下： 使用被动语态，如：Thee-Sourcemessagewillbedeliveredtothetargetaudience multipletimesthroughmultipleavenues. 使用复杂词汇，如：Thetrainingsystemincorporates(includes)manyvisualaids. 使用长句子，如：Thecontentandmessageofthekitwillbesimilartothatsent toconventionaloutlets,butwillbetailoredtoelectronicmediaandwill eitherbee-mailedtotheWebmasterorsentinhardcopyandona diskette. 使用名词短语，如：Therectificationofthisproblemcanbeachievedbyion ofawedge. 使用非人物主语，如：PuttingacopyofthisCD-ROMinthehandsofeditorsof targetedpublicationswillallowthemtoseeforthemselvesthefeatures oftheStateComputerStore. 使用分词短语，如：Armedwiththisinformation,ourcustomerswillbeableto identifytrendsandmakestrategicdecisionsinaccordancewiththeir agencysgoals. 使用动词不定式，如：Tostreamliheinternalapprovalprocess,wecane-mail ourquotetoourpurchasingagentforbudgetapproval. 使用介词短语，如：WithconvenientaccesstoWebServicesinouronline ElectronicProductandPricingCatalog&OrderTrackingandStatusSystem, customerscangeneratesalesandservicereportsupondemand. 四、商务英语报告各构成部分写作介绍 一般来说，商务英语报告的常见构成部分有：摘要（ExecutiveSummary）、标题（Title）、导言（Introduction/TermsofReference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、调查结果（Findings）、结论（Conclusions）、建议（Remendations）、附录（Appendices）等。以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。 （一）摘要（ExecutiveSummary） 一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页，是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无需写报告摘要。写摘要时，应注意以下几点： 尽量限制段落的数量，一般可用三段式：报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。 摘要写作的时态用一般现在时，因为报告已经存在。如“Thisreportshows”属于正确表达，而“Thisreportwill show”则不妥。 报告摘要中无需引用具体数据。可用“byandlarge、thevastmajority、onlya few”等语言表达大概的数据或趋势。 （二）标题（Title） 报告的标题应尽可能概括报告的内容，因为它是整篇报告的信息浓缩，而且标题应该准确、客观，不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外，标题应该是名词短语或动名词短语。如以下几例：“Report onImprovingtheTrainingMethodsofHDC、ReportontheProposedIncentive Scheme、ReportontheAdoptionofFlex-timeWorkingSystems”。 （三）导言（Introduction/TermsofReference） 在导言部分，扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。此外，还应该注明报告提交给何人、何时提交的。如果是事件调查报告应首先说明事件的经过，包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。以下是导言部分写作的常见句型： Thereportexamines/explains. Thepurposeofthisreportistoinvestigate/evaluate/study Theobjectiveofthisreportistoremend/analyze/give Theaimofthisreportistofeedback/estimate/assess Enclosedisareportabout. （四）材料收集方法（Methodology/Proceedings） 报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性，尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料，因此，并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短