施工信息管理制度.doc

大同市庞大地块道路工程项目信息管理制度中交一公局第三工程有限公司大同市庞大地块道路工程项目经理部2012年3月项目信息管理制度第一章 总 则第一条 为了加强对项目信息的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用声像档案，更好地为企业的经营管理和发展服务，根据中华人民共和国档案管理办法、中国交通建设股份有限公司档案管理办法等有关规定，制定本制度。第二条 项目信息是指公司在生产、经营管理活动中形成的各种录音、录像、照片、光盘等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的有保存价值的历史记录。第三条 项目信息是档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，不得由承办部门和个人分散保管，以确保档案的齐全完整和有效利用。第二章 声像资料的归档范围与要求 第四条 项目信息归档范围：（一）本单位主要职能活动、重大会议和重要工作成果的声像资料。（二）重要领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的声像资料。（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像资料。（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像资料。（五）本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像资料。（六）其他具有保存价值的声像资料。第五条 项目信息归档要求：（一）属于归档范围的声像资料，形成部门和人员应当最迟在年底前向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为已有。（二）归档的声像资料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致。（三）归档的声像资料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损。（四）对于需要永久、长期保存，并以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，归档部门应当将其制成光盘。（五）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存。（六）归档的声像资料应当加以相应的文字说明。（七）所有归档光盘应一式两份，一份封存保管，一份提供利用。（八）归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。第三章 项目信息整理 第六条 项目信息的保管期限分为永久、长期和短期。 （一）记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌、对本单位的经营管理等工作有长远利用价值的声像资料，应列为永久保管。 （二）记述和反映本单位一般活动的、在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的声像资料，应列为长期（十六年至五十年）保管。 （三）凡是在较短时期内本单位需要查考的声像资料，应列为短期（十五年以下，含十五年）保管。 第七条 录音、录像、光盘档案的整理 （一）录音、录像、光盘档案在全宗内按时间顺序编制流水号，建立档案总登记帐和分类账，登记项目包括流水号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、数量和备注等。 （二）归档的录音带、录像带、光盘上应当粘贴标签，注明其内容、讲演人、录制日期、卷（盘）数、编号、带长(时间)等项内容。 （三）光盘简要说明存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本等。 第八条 照片档案的整理照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系，有利保管，便于为利用者提供服务为原则。照片档案的底片可单独整理存放，也可与照片一同整理和存放。（一）底片的整理1.底片在全宗内按时间顺序编制流水号； 2.底片号用铁笔横排刻写在胶片乳胶剂面片边处； 3.底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号，可根据照片档案装具进行整理和存放。 （二）照片的整理 1.照片按年度问题分类，即先将照片按年度分开，年度内再按问题区分；一个全宗内应采用同一种分类方法； 2.照片排列以保持照片有机联系为原则，同一次活动产生的照片不应分卷存放； 3.照片档案填写总说明和分说明。总说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影这六要素。总说明要准确揭示照片内容，文字简洁，语言通顺。总说明放在每组照片的第一页。在每张照片下方写分说明，包括照片题名、照片号、底片号及文字说明； 4.照片以每卷为单位统一编流水号，编号应规范、准确；5.要编制照片档案目录（同文书档案目录）。第四章 项目信息的管理 第九条 项目信息的保管应当符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。 第十条 定期抽查声像档案的保管情况，若发现问题，应当查明原因，及时采取补救措施。 第十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。 第十二条 建立健全项目信息统计制度，做好声像档案收进、移出和现存数量统计，提供利用以及其效果统计等工作。第十三条 销毁声像档案应当按照中交第一公路工程局档案管理办法有关规定执行。 第十四条 严格履行档案借阅制度，珍贵、重要、使用频率高的原版声像档案不得外借，利用时应当提供拷贝、复制件。第五章 项目信息的移交 第十五条 声像档案形成后可随时归档，也可在年终向档案部门