档案资料管理制度.doc

档 案 管 理 制 度（一）总则第一条 为加强本企业的文书立卷工作，特制定本制度。第二条 归档的文件材料必须按年度分类立卷，在审价、代理和企业经营管理活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。文件材料是指管理性文件、技术性文件（招标代理、审价咨询项目），外来文件和图书资料。第三条 文件承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理人员归档。工作变动或离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。（二）文件材料的收集第四条 文件实行分类管理。1、办公室负责管理性和外来非技术性文件的收集、管理；2、综合服务部、招标代理服务部负责本部门控制的技术性、外来技术性文件和与业务有关的图书资料的收集、管理；3、财务部负责会计档案的收集、管理；4、各主控人员要建立起所管理文件的总目录和子目录。第五条 一项工作由几个部门（人员）参与办理，所形成的文件材料按第四条要求收集归卷。（三）归档范围第六条 办公室归档文件范围：管理性文件和外来非技术性文件。1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、统计报表等。2、上级机关发来的与本企业有关的决定、决议、命令、条例、规定、计划等管理性文件材料和法律法规等政策性文件。3、本企业对外的正式发文与有关单位来往的文件。4、本企业的请示与上级机关的批复。5、本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。6、本企业组织机构、人力资源、人事变动的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。7、本企业制定实施的各种规章制度。8、本企业的历史沿革、大事记、简介以及反映本企业重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9、各种证照。第七条 综合部、代理部归档文件范围：审价咨询项目、招标代理项目等内部技术性文件和外来技术性文件和业务有关的图书资料、政策法规。第八条 财务部归档文件范围：内部会计核算的各种凭证，资产负债表表、损益表、资产统计表以及职工劳动、工资、福利等有关企业经营情况的资料。（四）文件的管理第九条 文件查收文件结案移送归档时，按以下原则查收：1、检查文件的主件，附件是否完整，如有短少，应即追查归档人。2、文件的办理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办人员补办。3、与本案无关的文件或不应随本案归档的文件，应即退回经办人员。第十条 文件整理查收文件后，接以下方式整理：1、按时间顺序，对归档文件予以排序，并对所缺的材料予以补充；2、在文件的左方装订；3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整，裁切折叠，使其整齐划一。第十一条 组卷归档1、归档文件，应按顺序编号、填写“归档文书登记表”，并按序排列，以便查询。2、每一档（盒）文件，按其顺序列出“卷内目录表”，以便查询。3、档案夹（盒）封面应标明文件类目、名称、时间、保管期限、数量、归档号等。第十二条 保存期限文件保存期限除政府有关法令规定外，按下列规定办理：1、永久保存：公司章程；股东名册；内部组织机构、管理制度；会议记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产及其他债权凭证；其他经核定须永久保存的文件。2、10年保存：预算、决算书类；会计凭证；各种计划资料；审价咨询和招标代理项目资料；其他经核定保存10年的文件。3、5年保存：期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。4、1年保存：结案后无长期保存必要者。第十三条 档案清理1、管理人员应及时清理、擦试档案柜（架），维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年末，依规定清理一次，及时销毁已到保存期限者，销毁前应造册呈主任室核准，并在“归档文书登记表”备注栏内注明销毁日期。2、保管期限届满的文件，经核实仍有保存参考价值，管档人员应在“收（发）文登记表”备注栏内予以注明。第十四条 调卷管理1、调卷人员不得随意抽换增损，如有拆开必要时，应说明原因，请主控人员负责处理。2、调卷人员调阅