采购部部制度汇编.doc

采购部部门级制度汇编 起草 刘起草 刘 娜娜 审核 熊叶红审核 熊叶红 审批 姜春贵审批 姜春贵 日期 二 0 一一年六月一日 2 目 录 采购部比价管理制度 供货保障流程 采购部办公劳保低易品采购制度 采购部岗位考核制度 采购部供应商考评细则 采购部针对闸口部门通报考核制度 采购部业务考核制度 采购部数据信息传递制度 文件初步审核制度 标识填写管理规定 采购部库房保管考核制度 采购部库房防虫鼠害管理制度 采购部危险品仓库管理制度 采购库房现场管理制度 采购管理费用考核连带制度 采购内部文件保密制度 本制度下发更有效控制各项采购指标 有利于公司 采购 部负责人及时作出采购决策 提高采购员工作效率及工作 能力 3 2012 年采购部组织机构年采购部组织机构 采购总监 1 人 采购经理 1 人 原料采购 1 人 辅料兼职设备采购 1 人 仓储班长 1 人 原料仓管 2 人 辅料仓管 8 人 装卸工 12 人 采购部合计 27 人 4 采购部各岗位职 采购部各岗位职 采购总监 采购经理 原料采购 辅料兼职设备采购 仓储班长 原料保管 辅料保管 装卸工 5 比价采购流程管理制度比价采购流程管理制度 一 目的 一 目的 为了加强内部采购业务管理 降低采购成本 保证采 购质量 统一采购渠道和价格 推进比质比价采购工作 特制定本管理办法 二 实施范围二 实施范围 公司的各类采购行为 包括物资及劳务均严格遵循本 制度 1 生产经营所需的各类原辅材料 燃料 消耗性物料 及需外购的劳务与服务等 2 生产经营所需的机器设备 备品备件 3 经营管理所需购置的办公设备及用具 消耗性的办 公用品及涉及到的管理咨询 中介服务及媒体广告宣传合 同等其他有偿采购及服务的项目 4 公司的各项基建 技改工程所涉及到的建造合同 技术服务合同及工程物资购买合同项下的采购业务 三 实施程序三 实施程序 1 采购职能与管理职能分开 强化财务管理职能 2 各部门在做好台账的同时 每月提供物资需求计划 由采购部汇总编制公司物资采购计划月报表 并提供年采 购平均价 上年采购平均价和最新采购价 协助财务部制 定物资采购最高限价 以此作为日常比价审核的依据 3 为确保采购物资质量达标 数量准确和价格合理 采购 质量和财务部分别对采购物资的审批 价格 质量 等进行过程监督检查 并提供相应的检查报告 4 为保证资金流出的安全性 财务必须加强对采购计 6 划单 物资价格申报单和材料入库单的统一管理 购货发 票更须严加审核 报销手续不齐全 财务部门坚决不予办 理结算付款手续 5 各相关部门应加强管理意识 本着一切从公司利益 出发的原则 把好询价 比质 比价 定价 验收和付款 这六道关 6 付款应严格按照合同要求 对不符合相关合同的付 款申请 财务部应从资金安全的角度出发 不予付款 7 建立和完善激励与约束相结合的采购责任制 实行 比价采购后 公司应对降低采购成本成绩突出者 年终按 物资比价采购节约额的一定比例给予奖励 四 操作流程四 操作流程 1 生产经营所需的原辅材料比价采购流程 细化流程 销售任务 生产计划 物流 生产 采购 采购订 单 比价 确定渠道 签合同 采购催货 到货保管接 货 保管通知质量检验员检验 合格入库 不合格保管通 知采购协调退货 采购协调后退货 责任划分 待定 考核金额 待定 原辅材料的采购由物流部 生产部 采购协调下发周 生产任务 日生产任务 采购部在接到生产任务后 依据 库存情况 考虑安全库存和最佳采购量 提出采购申请 经采购部负责人核准 由总经理审批后依照程序实施采购 销售计划生产计划 采购部比价 确定渠道 提出采购申请 附相 关合同 入库催货验收采购订单 7 行为 1 统一指定采购的物资 采购部应列明统一采购材 料的名称 价格 供应商 联系方式等内容 经总经理签 字确认后 报财务部材料会计处备案并参照合同监督执行 如有变更 则在每月 5 日前报送财务 2 对于自行采购的物资 需通过招标或比价采购 由采购部联系三到五家供应商 向对方发出比价采购通知 单 在质量同等的条件下选择价格最低的厂家 单年比采 购量在 200 万元以上的需召集各供应商举行竞标会议 会 议需由质量部 财务部参加 3 通过招标或比价确定的长期供货行为 必须签订 供货合同 每次采购时应有书面订单 4 金额在 2 万元以上的物资采购须签订采购合同 5 采购金额在 2000 元以内 不经常使用的物资可 不按比价采购程序办理 6 对于更换或新增的供应商 必须通过比价管理程 序确定 2 设备 备品备件的采购由设生产根据生产需要遵 循比价采购制度执行 3 首次建立业务关系的 必须提供业务单位的营业执 照 税务登记 开户资料等证照资料 以防资金结算及税 务风险 6 所有采购业务中相关审批 按照相应制度执行 五 比价采购档案的建立五 比价采购档案的建立 1 采购部建立 比价采购控制管理台帐 详细记录 供货单位的全称 所供货物的名称 规格 质量标准 价 格 付款条件 联系方式等内容 随时备查 2 采购部每年对供应商进行一次评估 并形成书面报 告 报财务部作为下年度供应商选择的依据 评估的内容 包括 供应商内部管理和对外服务水平 日产量 产品 8 质量 技术水平 每月及全年能给予我司的供货量 在 行业所处的地位及信誉等 3 财务部材料会计对采购部提供的供应商档案 评估 资料 证照资料 报价资料 比价采购审批单 合同 订货单等资料应进行分类整理 妥善保管 六 比价采购管理考核办法 1 采购部门如因计划不当而造成积压的 对相关环节 负责部门按经济损失的千分之一进行处罚 2 采购部门对于不符合质量要求的必须负责退回厂家 无法退回的承担 1 经济损失 对于价格高于同等性质物资 的采购行为 高出金额部分由采购负责人进行承担 3 不按比价采购程序进行采购的 不予入账付款 已 形成事实的 对采购部每次按采购金额的 1 罚款 4 采取以次充好 缺斤少量 合理损耗除外 擅自降 低材料物资质量 抬高物资采购价格的 采购部负责调换 并追回差价 无法调换或追回的 由采购部门赔偿经济损 失 5 财务人员没有严格把关 在未履行比价采购程序的 情况下擅自入库和付款的 每次罚 10 元 形成损失的 在 采购部罚款的基础上负 50 的连带责任 6 采购物资中收取回扣的 按公司有关制度处理 7 在比价采购过程中 没有认真进行市场调查 搞形 式上的比价 给公司造成损失的采购部赔偿损失的 一经 查实 按照采购金额的 10 考核采购负责人 8 按公司财务控制要求 应开具增值税发票 而未开 具的 不予入账付款 9 未按要求提供相关资料的 每发现一处 对采购部 负责人负激励 10 元 10 其他违反本规定的行为 按相关制度处理 11 以上各项总经理特批放行的除外不做考核 9 附件 1 比价采购审批单 附件 2 比价采购控制管理台帐 附件一 比价采购审批单 部门负责人 审核 审批 附件二 比价采购控制管理台帐 供货 商 品 名 规 格 单 位 批 号 采购 金额 质量 标准 付款 条件 合同 内容 联系 方式 部门负责人 制表人 供货 商 品名规格单位 单价 元 合同内 容 采购厂家 10 供货保障流程供货保障流程 一 目的 一 目的 为了旺季采购部顺利保障生产 满足市场需求 减少 库存积压 二 实施范围二 实施范围 采购部 调度部 生产部 销售部 三 实施程序三 实施程序 1 销售部每月 28 日将下月单品销售计划下达调度部 生产部 采购部 2 调度部周副总接到销售计划后于下月 3 日下午两点 组织各部到计划室讨论最终销售计划结果 讨论一直到结 果出具为止 3 调度部根据销售计划定稿按单品将包装件数核算成 包材吨数分期下达采购部 4 调度部 销售部 采购部 生产部定稿销售计划出 具必须执行 各部按定稿销售计划完成准确率不低于 80 5 调度部 销售部 采购部 生产部按销售计划每天 上午 9 点到 9 点 30 分到计划室接次日生产任务 四 考核办法 1 销售部每月未按规定日期下发单品销售计划 每一 次负激励 50 元 2 调度部每月 3 日下午两点未通知各部讨论销售计划 每一次负激励 50 元 通知到各部未参加者每一次负激励 50 元 11 3 每日上午 9 点到 9 点 30 分未按规定时间接生产任 务者每一次负激励 20 元 此流程下发后请各部在一日内反馈 如未反馈按此流 程执行 办公 劳保用品 低易品的采购管理制办公 劳保用品 低易品的采购管理制 度度 一 目的 为了加强公司对办公 劳保用品和低易品的管理 维 护办公 劳保用品和低易品设备的完整 安全和有效使用 合理进行费用归集 特制定本制度 二 办公用品 劳保用品和低值易耗品的界定 1 办公用品是指单位价值在 50 元 不含 以下用于 日常行政办公的物品 电脑耗材除外 包括水笔 含笔芯 铅笔 记号笔 荧光笔 圆珠笔 含笔芯 白板笔 笔 筒 剪刀 美工刀 含刀片 卷笔刀 N 次贴 透明胶 双面胶 回形针 订书机 起钉器 橡皮 直尺 复写纸 传真纸 大头针 胶水 修正液 文件架 文件夹 抽杆 夹 钮扣袋 图钉 软面抄 硬面抄 笔记本 便笺 计 算器 档案袋 档案盒 长尾夹 铁夹 印台 印油 白 板 白板吸铁 一次性水杯等 2 劳保用品是指单位价值在 300 元 不含 以下 使 用年限在两年以下的劳动保护用品 劳动保护用品按用途 可分为下列几类 a 普通劳动保护用品类 包括布制鞋帽 服装 手套 肥皂 毛巾等 b 安全防护用品类 包括各 种防护镜类 电焊面罩 耐酸碱工作服及鞋类 耐酸耐油 手套等 c 防尘防毒用品类 包括复简式防尘口罩 送风 口罩头盔 头罩式防毒面具 氧气呼吸器 自救器 连衣 12 防毒服等 d 特需防护用品类 包括安全帽 安全带 安 全绳 安全网 防坠器等 e 公安保安用品类 包括冬夏 春秋服 训练服 迷彩服等 3 低值易耗品指除办公用品 劳保用品外 单位价值 在 2000 元 不含 以下 使用年限在一年以上的不列为固 定资产的仪器 设备 工具 量具 器具 元器件等物品 低值易耗品执行 低值易耗品管理制度 三 申请与采购程序 办公用品 劳保用品 低值易耗品采购权属采购部 其他部门自行采购需提前书面请示总经理审批 否则财务 一律不准予报销 未事先书面请示须在报销时限内补办 超出报规定等相关制度进行考核 1 采购申请的汇总审核及审批 各部门每月 19 日上午 10 00 之前 将本部门下月需 求的办公用品 劳保用品 低值易耗品申购表经部门负责 人签字后报总行政部汇总审核 行政部汇总后将汇总表交 总经理审批 并于每月 20 日 17 00 之前交采购部进行采 购 2 合同的签订及采购的执行 采购员选定最佳的供货渠道后 对于大额 重要的采 购项目 必须签订采购合同 金额较小的采购项目 可签 订购货协议 订货单等 合同内容应详细规定商品名称 规格 数量 质量 价格 供货日期 结算方式 包装 运输方法 质量检验手续 违约责任及纠纷解决方式等 财务处参与合同的签订 对于价格 信用条件与结算方式 进行审核 提出意见 合同 协议等相关资料 由采购部 门 财务备案 财务处监督合同执行情况 3 货物的验收及领取的通知 采购部必须按照行政部提供的汇总表将办公用品 劳 保用品 低值易耗品于下月 25 日之前采购回公司 采购部 应按汇总明细与采购回的实物相互进行核对并验收 4 办公用品 劳保用品 低值易耗品的领取 由各部门指定专管员按采购部送价格明细和本部门的 申请自行填制领料单 领料单应填列领用部门 领用日期 13 品名 规格 数量 单价 金额 每张领料单应结出金额 合计 每个部门应结出部门金额合计 持领料单到仓库领 用办公 劳保用品和低易品 各部门应在仓管员通知下发 后 2 日内将办公用品 劳保用品 低值易耗品领用完毕 办公 劳保用品和低易品不允许有库存 5 采购业务的结算及账务处理 采购部必须在办公用品 劳保用品 低值 易耗品在购回本月内取得相关发票 财务部统计核对办公 劳保用品和低易品的采购发票与入库单是否相符 发票与 领料单的金额汇总是否相符 采购发票核对无误后附上相 应入库单 财务联 抵扣联 领料单 各部门领用汇总表 领用汇总表需各部门经办人签字确认 入库单 领料单 的品名 规格 单位 单价应按销货清单编制 不允许有 涂改现象 发票经采购部采购员确认 总经理审批 财务 处费用会计复核 财务负责人审核后交财务进行账务部理 6 部门费用的归集分配及考核 财务部根据领用单分配各部门办公用品 劳保用品 低 值易耗品的费用 并对各部门每月办公用品 劳保用品 低值易耗品的领用情况依照相关定额标准进行相应的考核 财务处将制定制度作为考核标准 7 特定范围的后续管理 对于单价在 50 元 300 元的低值易耗品 领用部门应 建立备查簿 财务部将不定期对各部门的备查簿进行检查 四 考核规定 1 行政部未按要求的时间报采购部汇总表每迟一天对 部门负责人负激励 20 元 汇总出现错误的 每发现一处对 部门负责人负激励 10 元 2 未按规定签订合同 负激励部门负责人 50 元 3 采购部未在规定的时间内采购回办公 劳保用品和 低易品 每迟一天对部门负责人负激励 50 元 4 发票未按时取得 每迟一天对部门负责人负激励 50 元 价格表与发票金额不符 每出现一处 对部门负责人 14 10 元 5 各部门填列的办公 劳保用品和低易品领用单与申 请明细不符或金额填列错误的 每错一处 对责任人负激 励 10 元 部门负责人连带 100 未在规定的时间内领用办 公 劳保用品和低易品的 每迟到一天对部门负责人负激 励 20 元 四 采购部未在规定的时间内取得发票 每迟一天对 部门负责人负激励 20 元 交送的发票不符合要求的 每有 一处不合格对部门负责人负激励 10 元 五 财务部分配办公 劳保用品和低值易耗品错误 每出现一处对责任人负激励 10 元 六 各部门未按要求设置办公 劳保用品和低易品领 用备查簿 对部门负责人负激励 20 元 五 此制度自下发之日起开五 此制度自下发之日起开 起草人 审核人 签发人 15 购岗位人员考核制度购岗位人员考核制度 编号 1目的 加强部门内部员工管理 激励员工工作积极性 2适用范围 采购部全员 3 职责 采购部各岗位员工应严格遵守管理制度 4 具体要求 4 1 通用规则 一 考勤 1 迟到 早退每次负激励负激励 10 元 迟到 早退 1 小时以上按旷工处理 16 2 病假 旷工则依据公司 人事管理制度 执行 二 办公现场及日常行为 1 凡有一处违反公司 现场管理制度 厂规厂纪 及其它制度要求负激励 10 元 次 公司现场检查中出现问 题 按罚款金额 100 连带 2 办公现场及会议现场必须坐姿端正 如有违反者负 激励 10 元 次 睡觉打盹者负激励 20 元 次 3 每日早晨办公室必须清理卫生 一次未清理负激励 10 元 三 厂规厂纪 1 一般性违纪负激励 10 元 被公司通报负激励 50 元 2 有下列情况者解聘处理 永不录用 并扣当月工资 1 公司辖区内大声喧哗 2 有意破坏公物 3 酒后进入厂区 4 严重损害公司形象 5 不服从管理 罢工闹事 6 有偷 盗行为 7 有违法行为 四 临时安排工作 要求 5 小时复命制 会议安排工作 按要求复命 未完成负激励 10 元 次 不符合要求负激励 10 元 次 有推委现象负激励 20 元 次 未按规定时间内复 命者负激励 30 元 次 无论是否完成工作 必须在规定时 间内复命 一 一 采购员 一 通用规则 1 廉洁问题 1 不得收受贿赂 吃回扣及任何形式上的礼品 纪念 品 一经发现解聘处理 2 不得接受客户吃请 娱乐或其他形式招待的 一经 发现解聘处理 3 对于情节严重者送交司法部门处理 2 采购成本 1 采购成本高于财务核定标准价按超出金额 0 5 处负 17 激励 2 采购成本低于财务核定标准价按超出金额 0 8 正激 励 3 如采购成本低于标准价成本 但单品种价高于市场 同类 同质材料价按超出金额 5 处负激励 3 采购周期 1 原辅材料采购周期为 10 天 如未按要求购回 导 致生产更换产品负激励 50 元 次 出现断货 停产现象 第一次负激励 100 元 第二次负激励 200 元 第三次对采 购员试用使用 2 劳保 办公 低易品 设备未按要求周期购回 每迟 一天负激励 20 元 4 质量控制 1 原料质量标准为 90 辅料质量标准为 70 每出 现一批不合格负激励 5 元 如材料合格率低于标准的 每 低 0 01 个百分点负激励 1 元 经检验不合格品不得投入生 产 一经发现擅自使用 不低于 100 元负激励 由权威部 门认可后不做考核 如原辅材料质量高于标准每 0 01 个 点正激励 1 元 2 生产过程中原 辅料出现苍蝇 头发等异物 及批 量性不合格 每次负激励 50 元 3 劳保 办公 低易品出现质量问题每次处 20 元负 激励 对出现问题未能及时给予解决负激励 30 元 次 4 所购材料因不合格影响生产的每次负激励 50 元 5 库存控制 1 单品种库存超出定额 2 吨 每项负激励 20 元 2 全年控制库存目标为 600 万 超出标准每一万 负 激励 100 元 低于标准每一万正激励 100 元 5 5 具体要求具体要求 1 根据每月采购部出具的 关于采购员 月份的通报 对当月采购员考评排名第综合 60 分以上为合格不做奖励 18 80 分以上为优秀奖励 100 元 60 分以下为试用负激励 50 元 连续三个月试用调理本岗位 此细则从下发之日起开始执行 供应商考评管理工作细则 编号 1 目的 为更好的管理和支配对供应商日常送货 业务合作及 合同执行情况的考核资金 2 职责范围 康怡食品有限公司采购部 3 执行内容 3 1 考评分类 大料类 二次投料类 香精色素添加剂 纸箱类 包 装膜类 其他辅料类 19 3 2 具体操作细则 采购员在公司与供应商签订的合同及供应商考评执 行过程中发生违约 对供应商进行违约金考核的需遵循以 下程序 1 采购员根据 供应商具体考评细则 及 购销合 同 的约定 对供应商物料的供应执行跟踪考评 对违约 的供应商下发 供应商违约罚款单 见附件 根据通报 上提供的康怡财务部收款账号 要求供应商在通报下发 3 个工作日内 将违约金考核打入该账户或者康怡财务部直 接从货款里扣除 相关账户信息 公司名称 康怡食品有限公司 开户银行 帐号 要求供应商将电汇底单传真至采购员 采购员将通报 与电汇底单留档 并通知财务部相关人员 并在通报下发 一个工作日内将通报内容汇总至 供应商日常考评台账 见附件 月底供应员根据供应商日常考评台账月度汇总 供应商考评汇总表 见附件 2 采购员对下发考核通报需交罚款的供应商 负责 罚款上交的跟踪 及与财务部入账的对接 对不及时上交 罚款的供应商提出处理意见上报直接领导 并将跟踪结果 20 在 供应商日常考评台账 中记录 3 对于需要奖励的供应商 由采购员出具通报经采 购部总监签字并由供应商签字确认 同时采购员起草文件 附供应商收款账户报与财务部 由财务部进行付款 采购员 将财务部电汇底单复印件收集备案 4 采购员根据每个供应员每月上交的 供应商考评 汇总表 汇总出每个供应商的月度考评得分 并结合考核 分类 对考评结果进行排名 每月 10 日上报至采购总监进 行审查备案 每月 12 日前将考评信息以 供应商月度考评 结果通知单 具体见附件 的方式下发至供应商责任处 按照供应商考评细则中要求的最低分值 对不符合要求的供 应商通过电子邮件或传真的形式发出预警通报 同时发出 整改单 并要求供应商在收到 整改单 3 日内给予问 题解决方案的回复 无法整改的提出处理意见 考核标准 分别为 A 月得分在 9090 分以下的大料 香精色素添加剂类供 应商 我公司将发出 整改单 要求供应商做出切实可行 的整改方案 整改后连续三个月得分仍在 90 分以下的 进 行停货整顿处理 B 月得分在 8080 分以下的二次投料类供应商 我公司 将发出 整改单 要求供应商做出切实可行的整改方案 整改后连续两个月得分仍在 80 分以下的 进行停货整顿处 21 理 C 分数在 8080 分以下的包装膜及其他辅料类供应商 我公司将发出 整改单 要求供应商做出切实可行的整改 方案 整改后连续两个月得分仍在 80 分以下的 进行停货 整顿处理 D 月得分在 8080 分以下的纸箱供应商 我公司将发出产 品质量纠正预防单 要求供应商做出切实可行的整改方案 整改后仍连续两个月得分在 80 分以下的供应商 进行停货 整顿处理 采购员对下发给供应商的 整改单 中列明需整改的 问题执行追踪 并将整改结果上报采购采购总监审查备案 4 供应商考核激励 每月采购部按供应商类别对供应商考评排名进行公布 此考评结果作为供应商评价的主要依据 年度对各类供应商进行综合排名 根据排名结果 年 底对各类排名前三名的供应商进行奖励 对排名后三名的 供应进行罚款 具体奖罚标准为 1 对年度综合排名第一的供应商 奖励人民币 5000 元 对排名第二的供应商奖励人民币 2000 元 对排名第三 的供应商 奖励人民币 1000 元 22 2 对年度综合排名倒数第一的供应商直接淘汰处理 对排名倒数第二的供应商给予罚款人民币 5000 元 对排名 倒数第三的供应商给予罚款人民币 3000 元整 5 考核制度 采购员必须认真执行供应商的日常考评 如经发现供 应商有违反购销合同及供应商考评的约定 而采购员未执 行考核通报 且未执行日常考评台账的记录 每发生一次 对直接责任人负激励 10 元 如采购员对供应商的考核罚款未予以追踪 未与财务 部对接 未及时填写 供应商日常考评台账 每发生一次 对直接责任人负激励 10 元 采购员未按要求上报供应商考评汇总表 每延期 2 天 对直接责任人负激励 10 元 供应商考评表数据要准确 每发现一条错误数据及其 他不符合规定的 对直接责任人负激励 10 元 采购员未按时上交供应商考评汇总表 每延期 2 天对 直接责任人负激励 10 元 未按要求对供应商下发考评通报 且未按考评细则对 不达标的厂家提出整改要求 每发生 1 次 对直接责任人负 激励 10 元 对整改要求及处理意见做好追踪并通知相关部门 未 执行 每发生 1 次对直接责任人负激 10 元 23 6 流程图 对对违违约约的的供供应应 商商下下发发供供应应商商 违违约约罚罚款款单单 将将违违约约金金打打入入指指定定 财财务务账账号号并并出出具具电电 汇汇底底单单传传递递到到供供应应 员员 将将通通报报内内容容及及 电电汇汇底底单单存存档档 汇汇总总至至供供应应商商 日日常常考考评评台台帐帐 月月底底汇汇总总出出具具供供 应应商商考考评评汇汇总总表表 分分类类汇汇总总排排 名名出出具具供供应应 商商月月度度考考评评 结结果果通通知知单单 接接受受月月度度考考评评 结结果果通通知知单单 对对不不符符合合要要求求 的的供供应应商商出出具具 整整改改单单 接接收收整整改改单单 进进行行改改进进 供供应应商商具具体体 考考评评细细则则 购购销销合合同同 供供应应商商违违 约约罚罚款款单单 供供应应商商日日常常 考考评评台台帐帐 供供应应商商考考 评评汇汇总总表表 供供应应商商月月度度考考 评评通通知知单单 供供应应商商考考 评评汇汇总总表表 供供应应商商具具体体 考考评评细细则则 整整改改单单 财财务务收收款款 电电汇汇底底单单 25 7 注意事项 对于广促品供应商的考评 由采购部与销售部获取相关评 价信息 采购员严格按照采购部下发样表进行填写 上报 不得随 意插列 删列 不得漏写 错写 要仔细核对后填写 表内字 符 数字必须统一用原字体 不符合以上事项 按未上报执行考核 以上要求日期节假日顺延 备注 为保证本制度切实可行 从备注 为保证本制度切实可行 从 1111 年年 4 4 月份起试运行 月份起试运行 要求采购员按以上制度要求执行供应商的考评 未执行按制度要求采购员按以上制度要求执行供应商的考评 未执行按制度 规定予以考核 规定予以考核 附件 1 供应商具体考评细则 2 供应商违约罚款单 3 供应商日常考评台账 4 供应商月度考评汇总表 5 供应商月度考评结果通知单 6 整改单 26 采购部业务考核制度 编号 3目的 加强员工管理 激励员工工作积极性 4适用范围 康怡采购部全员 3 职责 采购部全员应严格遵守管理制度 5 具体要求 4 1 积压激励方案 采购员要严格按市场部下发的计划研发下达配方配套采购 如出现积压 各采购员要明确积压数量 分析造成积压的原因 并报采购总监 要求出具处理方案 为避免形成新的积压 采购员将已经形成积压的物料明细汇 总进行上报总监并依据处理方案进行追踪处理 对目前将要形 成积压的物料各自进行处理 并出具书面见证性材料 具体考 核明细如下 如采购员未按计划采购 因多采购造成的积压 将对直接 27 责任人负激励 50 元 起 外部门反馈有积压 但我部门人员未发现积压 且无处理 方案 对直接责任人负激励 50 元 次 如未过期 但出现变质 发霉或质量部门复检不合格 由 库房人员及时通知采购员 采购员要及时上报协调处理 如果过了保质期还未进行处理也未通知相关部门协调处理 造成的积压 将对直接责任人负激励 50 元 起 如市场对产品进行淘汰造成的积压 采购员自淘汰通知下 达之日起 一周内统计积压物料明细 统一上报 待总监决定 处理 如果一周内出具明细并上报 将对直接责任人剔出考核 如果为按规定时间完成 将对直接责任人负激励 20 元 每迟一 天加罚 10 元 直至完成 如按计划采购 但连续三个月未用 在过保质期前采购员 要协调进行处理 过期前将积压物料处理完毕 将对直接责任 人正激励 50 元 4 2 新品上市激励方案 新品上市 采购员要掌握新物料的供货日期 检验日期 跟 踪物料到货 如果因为采购员自身原因造成的延期 将对直接 责任人负激励 10 元 天 5 3跟踪入库激励方案 28 采购员下完采购定单 货物到货后 采购员要监督库房在 3 天内入库 如果采购员未监督到位造成的未入库 每发 现一次对直接责任人负激励 10 元 协调不了但未按时通 知负责人协调的 每发现一次对直接责任人负激励 10 元 供应部数据信息传递制度 编号 1 目的 加强采购部的管理 及时准确的看到数据 保证采购部对 29 各项工作做出有效决策 2 适用范围 康怡采购部全员 3 职责 采购部全员应严格遵守管理制度 4 具体要求 4 1 积压物料统计表 仓库管理员每月 3 号下午 17 00 前将 积压原辅料和淘汰 产品特殊原辅料统计表 报送采购处 4 2 生产任务上报 生产 物流下达任务后每日 12 点前报送到采购处 4 3 供应商考评 采购员每月 5 日 17 00 前上报 供应商考评表 供应商 日常考核台帐 保管员日常供应商考评表 在 供应商考评 表中 必须详细填写扣分原因 包括物料名称 数量 原因等 数据必须真实准确 报送至总监处 4 4 配方传递 研发下达新品配方及对配方更改时及时下发采购员处 4 5 不合格报表 每月 16 日报送总监处 总监不做要求不报送 4 6 闸口指标完成情况 每月 7 日 17 00 前上报 要求每月库存数据及每月材料成 30 本与财务部核对收集 原辅料到货合格率和使用合格率从当地 生产质量部核对收集 并在完成情况的相应数据后由相关部门 负责人签字确认 报送总监处 4 7 其他临时通知上报的数据信息 5 考核办法 以上数据信息如未按时传递 每有一项考核采购人员负激 励 0 元 如在限期时间内仍未上报的 对该负责进行加倍考核 直至上报为止 附件 相关报表 文件发送上报初步审核制度 编号 1 目的 为了有效减少文件出现格式 错别字及文字措词等错误 提高工作效率 2 适用范围 康怡采购部全员 31 3 具体要求 起草人根据公司统一模版进行文件的起草 在文件起草后 进行初步审核 审核内容主要为 文字措辞 错别字 收文人或 部门 进行初步审核后 统一格式上报总监 如果为特急文件请 直接打电话告之 部门采购员在接到闸口部门文件后 将文件格式进行再次 审核 调整 确认没问题后 打印 涉及业务性比较强 让总 监签字时要进行说明的文件 由起草人自行找相关人员签字 便于针对文件上的业务问题及时 有效的沟通 文件签完字后 统一上报或对外部发送 按照本部规定 每天 17 30 以后发文均属于第二日发送 因此 对于有时限要求的文件 务必在规定时间内最少提前 3 小时将文件发送 4 具体考核 如果自行给外部门发送重要文件未经总监审核 特殊情况除 外 每发生一次 将对直接责任人负激励 10 元 未经总监签字 每发现一次对直接责任人负激励 10 元 未按模版形式书写文件 每发生一次 对直接责任人负激 励 10 元 32 标识填写管理规定 编号 1 1 目的目的 通过对库房标识的制作 填写及维护进行评比 规范库房 标识牌的日常制作及填写标准 提高库房整体水平 统一采购 库房标识填写内容 2 2 适用范围适用范围 康怡采购部库房 3 3 标识填写作用标识填写作用 采购部库房所有原辅料到货入库后 必须立即悬挂相应的 标识 将到货产品的相应出厂信息及原辅料本身的特性用规定 的标识牌醒目标明悬挂 并做好相应的记录 可以起到以下作 用 1 提示产品名称规格的作用 让使用者能及时准确找到该 物 料 2 标明的批次提示管理者按照先进先出的原则 准确出 料 避免物料积压 3 产品规格及数量的信息 能提供给管理者该种物料的 库存和单位数量等信息 方便出料和配料 提高工作效率 4 依据标准 按照质量规定相关原料 辅料 包材 纸箱名称填写 33 5 原 辅料标识填写标准 具体填写标准如下 1 字体必须按照系统规定的字体填写 清晰 准确 2 规格按照公司采购合同中规定的规格填写 3 在数量填写项中 一定要注明单位 4 原料不允许泄露供应商的名称及相关供应商的任何信 息 辅料必须标明供应商的名称等信息 5 批次的填写按照到货日期填写 必须明确到货日期 到货批次 标识牌批次要严格按照十位数填写 填写的内容包 括年月日及当天到厂的批次 填写标准如 即某年 某月 某日第几批 例如 20011 年 3 月 25 日第一批 应写为 2011032501 6 标识牌填写的准确 完整和更改的及时性 7 在标识牌上不得出现与标识无关的任何文字及数字 9 标识牌的文字必须清晰可以辨认 标识牌的卫生必须 符合现场管理规定 10 相关原料入库状态必须标明 合格 不合格 待定 6 包材标识填写规定 具体填写标准如下 1 字体必须按照规定的字体填写 清晰 准确 2 规格按照公司采购合同中规定的规格填写 3 在数量填写项中 一定要注明单位 4 必须标明辅料供应商的名称等信息 5 批次的填写按照到货日期填写 必须明确到到货日期 34 的到货批次 标识牌批次要严格按照十位数填写 填写的内容 包括年月日及当天到厂的批次 填写标准如 即某年 某月 某日第几批 例如 2011 年 3 月 25 日第一批 应写为 2011032501 6 标识牌填写的准确 完整和更改的及时性 7 标识牌的文字必须清晰可以辨认 标识牌的卫生必须 符合现场管理规定 8 包材的入库状态必须标明 合格 不合格 待定 7 纸箱标识填写规定 具体填写标准如下 1 字体必须按照规定的字体填写 清晰 准确 2 规格按照公司采购合同中规定的规格填写 3 在数量填写项中 一定要注明单位 4 必须标明纸箱供应商的名称等信息 5 批次的填写按照到货日期填写 必须明确到到货日期 的到货批次 标识牌批次要严格按照十位数填写 填写的内容 包括年月日及当天到厂的批次 填写标准如 即某年 某月 某日第几批 例如 2011 年 3 月 25 日第一批 应写为 2011032501 6 标识牌填写的准确 完整和更改的及时性 7 在标识牌上不得出现与标识无关的任何文字及数字 8 标识牌的文字必须清晰可以辨认 标识牌的卫生必须 符合现场管理规定 9 纸箱入库状态必须标明 合格 不合格 待定 35 8 原辅料标识填写制度规定 未按上述要求进行填写的 将按以下条款进行考核 1 标识书写干净 整齐 笔迹一致 上 中 下标注清 晰 内容全面 不按要求执行负激励 5 元 2 标识更改不及时 早 10 30 将出库情况更改完毕 下午 5 30 将出库情况更改完毕 负激励 10 元 处 3 标识有错误负激励 10 元 处 4 标识牌损坏应及时更换 如没有更换处罚 10 元 个 5 标识悬挂不及时 负激励 10 元 处 6 标识牌内容不准确负激励 10 元 处 7 标识填写纳入库房综合评比内容中 采购部库房保管考核制度 编号 36 1 1 目地 规范库房及时填写单据 保证各项数据的真实准确性及备 查性 1 2 适用范围 康怡采购部 1 3 职责范围 确保单据与实物单据一致 以便保证备查报表的准确性和日 后工作的核对 使工作更加规范化 流程化 相互监督化 1 4 操作程序 具体操作流程如下 1 每周核对数据与实物的一致性 防止丢单 且在试 用阶段每天做好备份工作 2 审核车间领料员每日所录入的生产领料单 不得审 核规格有误及品名 数量不全的单据 3 部分领料单需两联分开整理 于次日 9 30 分前将 前一日签收的领料单整理后交到库房 4 按月整理库房各类单据并装订好存档 必须有所属 年份 月份 及相应日期 1 5 考核制度 具体考核制度如下 1 审核并签收不规范单据的对审核人及签收人每次负 激励 10 元 2 丢单对责任人负激励 30 元 次 37 3 单据及报表必须准时上报且保证正确 每日早 9 30 之前必须将前一天的报表和领料单及时上报 如发现有误或晚 上交的 对责任人负激励 10 元 次 处 2 帐 物 卡管理 2 1 目的 规范库房各类票据 保证帐 物 卡的真实性和准确性 2 2 适用范围 康怡采购部库房 2 3 职责范围 负责审核出 入库数量是否与实际数量相符 确保数据的 统一性 台帐的准确性 2 4 帐 物 卡管理的操作程序 具体操作流程如下 1 负责与供应商核对入库数量 2 盘点库房后签收收货单 更改标识 3 根据收货单开入库单且按时审核车间领料单 做到帐 物 卡的统一性 2 5 考核制度 具体考核制度如下 1 当天的入库必须当天办理 要求开具入库单数量正 确 规格 单价 品种 厂家名称无误 单据未有保管员签字 的 发现一次有错误 对责任人负激励 10 元 入库单一式三联 返厂家回执一联 交库房统计两联 库房统计转财务一联自 留一联备查 如有迟交对责任人负激励 10 元 次 有丢单对责 任人负激励 30 元 单 38 2 车间领料单必须及时审核 要求审核的车间领料单 数量正确 规格 品种无误 每发现一处错误 对责任人负激 励 10 元 单 晚出库一天负激励 20 元 单 部分领料单打印两 联后保管转库房统计 一联交财务一联自留备查 如有迟交对 责任人负激励 10 元 次 有丢单对责任人负激励 30 元 单 4 如保管员未经过库房班长同意私自去财务部换票 每次对保管负激励 10 元 5 保管索要和追踪每日到货产品的检验报告单 验收数 量 如因验收不认真 导致实物与入库数据不相符的 每发现一 次负激励 30 元 并责令其与相关人员更正 7 标识每错一次负激励 10 元 8 每月财务部进行盘点库房时各保管必须积极配合 同时对财务部盘点结果认真核实查找原因 如出现赢 亏现象 保管按物料价值 100 考核 9 原料保管负责各类原料名称及厂家的保密工作 如 在检查中发现问题依据 保密制度 考核 10 库房保管违反二十四小时复命制 负激励 10 元 次 11 库房保管当班期间与其他人闲谈或干与工作无关的 事情视为脱岗 每发现一次负激励 30 元 12 每月每名保管必须去车间巡查一次 且于每月 1 日 将上月记录上交办公室 否则每晚一天负激励 30 元 13 两个月不用物料有漏报每出现一次负激励 20 元 次 未造成严重损失 错报的每出现一次负激励 10 元 未按时 上报负激励 10 元 39 14 如出现私自作废单据的情况负激励责任人 30 元 单 采购部库房防虫鼠害管理制度 编号 1 目的 因每年的 6 9 月份 将进入重点防虫鼠害阶段 为预防 虫鼠害泛滥 损害库内物资 现针对库房情况实施措施如下 2 适用范围 康怡采购部库房 3 3 操作规程操作规程 具体操作流程如下 1 库内放置紫外线灭蝇灯 紫外线灭蝇灯要求 24 小时运作 紫外线灭蝇灯必须随时清理 但在一周内对其进行两次大 的清理 在清理时必须先切断电源 按说明书进行清理 库房内不允许使用杀虫喷雾剂 蚊香等灭蝇虫 2 库内放置粘鼠板 粘鼠板的放置 原料库 库内顺墙边每隔 5 米放置一个粘鼠板 库内 40 卫生工每日检查 对粘住鼠的板随时更换 原则上半月换一次 如在日常检查中发现因沙尘或昆虫附着太多致使粘性降低可根 据实际情况随时更换 辅料库 纸箱库 包材库 库内顺墙边每隔 7 米放置 一个粘鼠板 库内卫生工每日检查 对粘住鼠的板随时更换 原 则上半月换一次 如在日常检查中发现因沙尘或昆虫附着 太多致使粘性降低可根据实际情况随时更换 也可购买一批夹 鼠板 按照 5 米距离进行安置 主要适应于辅料库 纸箱库和 包材库 库内不得放置化学药品 毒鼠药等进行灭鼠 粘鼠板不得随意丢弃 更不允许反复使用 废弃的粘 鼠板必须及时处理 随时检查库内物资是否有被鼠虫咬 磕 如发现当即进行 处理 不得再打入车间进行使用 库房在不付料 不卸货时随时关门 每日库房必须认真填写 防虫鼠害记录 附件 1 采购部库房防虫鼠害记录 编号 采购部库房防虫鼠害记录 粘鼠板 放置日期放置数量 更换时间 更换数量 检查情况 检查人 月 日 41 备注 纸张大小 16 开 采购部库房盘点及查账管理制度 编号 1 目的 为了进一步规范采购部库房账 物 卡管理 及时 了解库存信息 提高库房账 物 卡的准确性 2 适用范围 康怡采购部库房 3 职责范围 不定期抽查统数据 实物 标识卡 保证帐 物 卡相符 4 操作规程 具体操作流程如下 1 每天早 9 30 前保管将前一天单据处理完毕并将前 一天的入库单及部分领料单交于财务统计处 财务统计收到单 据后检查填写是否标准 日期 名称 数量 单价 厂家名称 2 由财务统计每周检查保管数据 包括托盘帐 如有 不符再根据每日的出入库量进行核对 最终使每日的出入库量 42 在系统帐上清楚体现 3 财务统计每旬及日常盘点库房时 保管必须保证数 据 标识与实物相符 4 每月财务部进行盘点库房时 各保管必须积极配合 同时对财务部盘点结果认真核实查找原因 5 考核标准 具体考核标准如下 1 保管未在 9 30 前将单据上交或发现单据错误 每 晚交或出错负激励 10 元 次 处 2 保管员如需做手工台帐时必须书写规范 且每登录 一笔均得有可靠性票据支持 不得随意涂改 如确需改账 均 需要有效票据支持并必须加盖保管手章 否则每处给予负激励 10 元 如造成台帐混乱 视情节严重对当事人给予负激励 30 元 次 3 如保管员不允许去财务部换票 每次对保管负激励 10 元 4 每日根据出入库票据及付料记录与账本数据 出现 错误负激励 10 元 处 5 保管员必须保护手工台帐及各类票据的完好不得随 意丢弃 已用过的台帐必须做好留存 否则对当事人给予负激 励 30 元 并限期补上 6 在财务统计每旬及日常盘点库房时 每有发现标识 错误负激励 10 元 处 7 每月财务部进行盘点库房时 如出现赢 亏现象 保管 43 按物料价值 100 考核 采购部危险品仓库管理制度 编号 1 目的 保证物料的完好无损及人员的安全 2 适用范围 采购部 3 职责范围 负责所购进危险化学品的储存 发放及仓库管理工作 4 操作规程 具体操作流程如下 1 各类危险化学品如果条件允许必须设单独库房存放 如条件有限必须做到有效隔离 不得混放 2 库房外必须有 危险品仓库 严禁烟火 非工作人 员禁止入内 标识 以提高人员的警惕性 危险品仓库设专人 负责管理及付料工作 同时付料时必须依据车间领料单 否则 不得给予付料 3 所有入库物料必须依据 采购部入库流程及考核制度 由检验人员检验合格后方可卸货入库 对库房所储存的危险化 学品必须按区域放置并挂相应的标识牌 4 危险化学品库内必须备有 消防沙 消防水 灭火器 防护手套 眼镜 围裙等防护设备 保管员及库房管理员必须 及时检查消防设施是否完好 齐全 消防器具是否在有效期内 如有损坏应及时通知保管联系维修或更换 44 5 库内必须配有温湿度计 危险品库相对湿度 10 60 温度 0 40 为正常 并认真做好相关记录以及时了解 库房情况 如超出或低于正常范围的应及时采取措施 6 库内必须悬挂库房管理员职责 MSDS 附件 1 明 确工作如何开展 7 必须严格按照产品说明 对产品进行防护 库房内必 须严格避免火源 并做好库房外预防工作 8 人员在装 卸危险化学品时必须配备齐全方可进行卸 货 在卸货过程中做到轻拿轻放 避免产品外溢对人员产生伤 害 5 入库管理流程 6 考核标准 具体考核标准如下 1 危险品仓库中只得存放危险化学物品 并且必须做到 有效的隔离 如不按要求执行每发现一次对责任人负激励 30 元 2 入库的危险化学品必须留有消防通道 不按要求执行 负激励 10 元 3 如因库房管理员平时检查不到位或维修不及时 被相 关部门检查发现危险化学品库房有不符项出现 对责任人负激 励 30 元 次 45 4 库房外每缺少一个标识对责任人负激励 10 元 5 危险化学品库房非工作人员不得入内 如发现有其他 人员入内对库房管理员负激励 10 元 次 6 库内必须摆放防护手套 眼镜 围裙防护设备 人员 在卸货时必须配备齐全 不按要求操作负激励 30 元 次 附件 1 MSDS 编号 1 产品名称 烧碱 化学名称 氢氧化纳水溶液 别名 烧碱 火碱 危险性概述 最重要的危险 健康危害 引起灼伤 如吞入则是有害的 对于眼睛 呼吸系统和皮肤是强腐蚀性 环境危害 对鱼是有害的 对水蚤是有毒的 化学危险性 强腐蚀性 其他的危害性 腐蚀性 引起灼伤 紧急措施 一般的措施 立即脱去所有被污染的衣服 包括鞋子 置于淋浴器下冲淋 移至新鲜空气中 如需要时进行输氧 46 要处于医生的监视之下 皮肤接触 立即用大量水冲洗 请医生诊治 大面积灼伤时 住院治疗 眼睛接触 睁开眼睛用大量水冲洗 至少 15 分钟 立即请眼科医生诊治 摄入 禁止催吐 如果受治疗者是有意识的则用大量水清 洗口腔和嘴唇 然后立即送医院治疗泄漏应急处理 个人防护 疏散无关人员以及未戴各种防护设备的人员 禁止接触皮肤和眼睛 如果能安全地堵住或封 住漏点 实施封堵移走所有禁忌的物品环境保 护 筑堤 防止外溢用泵抽入已钝化并标记的 事故贮罐在排入下水道或排入环境中之前 用 大量的水稀释 消除方法 用水稀释 中和处置 冲洗水要作为废水来处理 装卸和存储 装卸 技术 预防措施 应用于产品的贮存和装卸的预防措施 液体 腐蚀性 确保在容器上有合适的排放和通风口 要提供淋浴器 眼睛冲洗器附近要有大 水 47 量供应点 安全装卸的建议 防止剧烈摇动 不要将产品