行政规章制度.doc

行政管理规章制度一、什么是行政管理一个企业好比一串珍珠项链，公司内部的每一个体都是一颗闪亮的珍珠，但是如何才能将所有的珍珠串起来呢？行政运营部门在此就充当了那根重要的红绳。我们纵观全球大型跨国企业，如微软、IBM等世界500强龙头老大，其内部都有一个完善及良好的行政管理机制，以保证公司日常行政运营能够顺利有效的进行，这类企业发展的终极目标已经从最初的盈利上升到企业文化及形象的建立，这是一个质的飞跃，也是每个企业需要为之奋斗的结果。行政管理规章制度是一个精神层面的数据，像一双无形的手掌控着整个公司的滚动和前进，每个企业在发展初期都需要明确这个概念，不断完善内部的各项行政制度和流程，才能登上世界的舞台，一展企业的风采。二、行政管理的各项规章制度（一）办公区管理规定 1. 办公环境的管理l 员工需爱护公司内部所有硬件及软件设施，不损坏公司内任何物品，不在公司墙上乱涂乱画，保持公司环境卫生整洁，支持安全保卫工作。l 员工禁止随意挪动、拆卸或添置公司内部任何办公设施，个人办公区域及办公桌需保持干净整洁。l 办公区域内不得大声喧哗、吵闹、哄笑，不说粗话脏话，待人接物文明礼貌，禁止一切有损公司形象的行为。l 需要吸烟的员工及客户自觉进入吸烟区，禁止在办公区域吸烟以免影响他人办公环境。l 员工每天下班前将办公区域整理干净，将个人不需要的物品和垃圾一并丢入废纸篓内，以便保洁人员进行清理工作。2 办公室安全管理l 员工在办公区域未经许可不得乱翻他人任何物品，涉及公司机密的各种资料或国家规定的保密资料应妥善保管，不得随意置放。l 员工下班前需整理工作文件，并将重要物品和资料锁入抽屉中，办公桌上只留下文件框、笔筒、电话等物品；处理垃圾时如涉及工作资料等文件，不可直接投入废纸篓，需到公司指定地点将文件粉碎后方可丢弃。l 员工如离开座位，需将坐椅调正，关闭电脑显示屏；下班后及时锁好抽屉，以免丢失个人物品及公司物品，最后一个离开办公室的员工需关闭其所在办公室内的所有门、窗、灯、空调等设备。l 前台需妥善保管公司大门钥匙及每个办公室的钥匙，各个小办公室内的钥匙只需其中一位员工进行保管，保管钥匙的员工如当天不进公司，可提前将钥匙交给办公室内其他同事进行保管。l 非工作时间（如双休日、节假日等）公司大门将锁住，任何员工禁止进入公司内，如有加班等特殊情况的发生，需至少提前1天以邮件形式书面通知到行政部。l 严禁员工携带任何易燃、易爆物品进公司，避免一切安全隐患。3 公司前台的管理l 前台工作人员在工作时间内必须保持良好的精神面貌，着装整齐干净，统一穿公司发放的工作服；不允许在工作时间内穿个人便装；装扮不可太过夸张；不可浓妆艳抹；性格热情、大方、自然，有问有答、待人礼貌，办事灵活，效率高。l 前台接听电话接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题，如遇到不能解答的咨询或业务问题，尽可能转接相关部门有关人员接听，切忌态度生硬、死板。l 公司领导或重要客人经过前台，应起立，热情、主动致意。l 保持前台工作区清洁、整齐，维持前台区域秩序，不聊天，不吃零食，不化妆，不做与工作无关的事情。l 前台对陌生来客要提高警觉性，注意公司及员工财务安全；如遇到有人进行推销，微笑拒绝，以保持公司形象。l 前台接待处必须保持至少一人在岗，午餐时间可实行轮流换岗的制度，以免影响电话的接听、快递的收发、客人来访的接待工作；没有特殊情况下，后台员工不允许临时顶替前台的工作。l 如有客人来访，前台需请来访者填写访客登记表，再将访客带领至会议室等待，并为客人提供茶饮；同时电话与被访人确认是否需要带入办公区域，未经许可不允许直接带领客人进入办公区域内，以免泄露公司重要机密。l 访客离开公司前台需在访客登记表上记录离开时间；如遇重要客户，前台需带领其志电梯口，并微笑目送客人离开。l 前台收发快递要及时，以免耽误任何重要工作文件及私人邮件。（二）、消防管理规定l 任何员工发现公司内火警时，在保证个人安全的前提下应迅速扑救，并及时上报公司行政部，视火灾情况拨打电话119。l 公司内部定期组织员工学习防火、灭火知识等安全应急知识，以保证火灾发生时员工能够应对自如。l 如发生火灾，应采取各种抢救措施，在保证人员安全的前提下，尽可能减少公司内财物的损失，并做好现场的保护，以便灾后进行事故调查。l 任何部门或个人禁止私自动用消防设备，若紧急情况下需要用来灭火，使用后须及时通知行政部，以便行政部门能第一时间进行更换。l 办公室定期对安全装置、消防设备、救生用具进行安全检查。（三）、固定资产管理规定 固定资产作为公司的主要财产，在企业发展过程中起到关键性的作用。为了确保公司固定资产的真实、完整、安全，提高资产使用效率，充分发挥资产的最大效益，规范固定资产管理，我们特此制定固定资产管理规则。1、划分标准及分类1.1、固定资产系指使用年限一年以上、单价2000元（含）以上的房屋、建筑物、机器、机 械、运输工具、家具用品、计算机电子设备等。分为以下八类： 1.2、房屋建筑物：包括土地、自建房屋、商品住宅、其他建筑物等； 1.3、大型机器设备：指自建房屋中的各类大型固定设备； 1.4、运输设备类：包括大客车、小客车等； 1.5、通讯设备类：包括各类语音交换设备、移动电话、传真机等； 1.6、电子设备类：包括计算机、打印机及其他电子设备； 1.7、家具用具类：包括固定家具、可移动家具等； 1.8、其他办公设备类：包括办公用复印机、投影仪、摄像机、照相机、电视机等； 1.9、其它：以上各类以外的设备等2、固定资产管理职责公司的固定资产管理工作实行“统一管理、专业归口、分级负责”的原则。按照谁使用谁保管，谁负责的原则进行实物管理。2.1、财务部 2.1.1、负责固定资产的报销、建账、核销等工作。 2.1.2、正确计算、反映、监督固定资产的增减、后续费用的发生以及折旧的提取情况。 2.1.3、与行政部、IT部共同组织每年的固定资产清查盘点工作。 2.2、 行政部、IT部（负责办公类设备） 2.2.1、负责办理资产的购置、验收、贴签、维修、报废以及调拨等工作，同时进行 及时、准确、连续的记录。 2.2.2、对所辖的固定资产情况进行检查、核对，及时了解掌握闲置、备用等有关信息，便 于随时调配，提高资产利用率。 2.2.3、每月底将上月资产购置、调拨及其使用状况的资产管理表（如下）报送财务部 进行固定资产台账和明细帐的审核，财务部审核后将信息反馈给行政部。3、资产入库及使用：3.1、资产申请使用3.1.1、资产管理责任落实到使用人，部门级公共资产由所属部门经理负责。 3.1.2、固定资产购置申请应经相关审批同意后报行政部备案安排资产的调拨或采购。 3.1.3、详细采购申请流程如下：A：行政部定期核查电脑库存情况及数量。B: 行政部每月与人事部确认当月需要入职的新员工人数。B：在库存电脑不够使用的情况下，行政部统一发邮件给刘总进行审批采购，内容包括：数量、品牌、配置等3.2、 资产验收入库3.2.1、资产购入公司后，行政部、IT部按要求进行验收并入库，技术资料、保修协议等由 IT部门统一保管。 3.2.2、IT对查验出的问题均要做好记录邮件传送给行政部门，行政部门相关采购负责人应 及时与供应商取得联系并尽快解决问题，以免耽误新员工入职机器的使用。 3.2.3、各部门退回行政部电子设备及外围设备需IT部门检测后方能入库，资产管理员根据 IT检测结果将该设备转为库存备用。 4、资产登记、建账4.1、每购入一项固定资产，行政部应当及时建立新的固定资产标签，准确、及时记录该资 产的购置及其资产的详细纪录，并将记录发送给财务部。4.2、财务部根据相关邮件建立相应固定资产帐目。 5、资产领用及归还5.1、领用设备需使用人本人签字固定资产领用登记表（如下），如确有实际原因无法 签字应邮件进行书面确认； 5.2、 机器设备归还需要经过IT检验，检测无误设备使用人本人签字固定资产归还登记表（如下），如确有实际原因无法签字应邮件进行书面确认； 5.3、 固定资产领用及归还表格统一由资产管理员保存，并及时更新资产管理表，每月底将最新的资产管理表邮件发送给行政经理确认，确认无误后转发给财务部门，以便财务部能够及时做好各部门设备成本分摊和折旧工作。6、资产维修6.1、各部门员工设备发生故障，使用人第一时间邮件通知IT进行报修，以免影响工作。6.2、IT收到报修邮件后进行故障诊断，并将诊断结果邮件通知给行政部门。6.3、如果普通系统或软件故障，由IT部门直接进行维修。6.4、如果设备硬件发生故障需要更换零配件，由行政部门统一安排采购和更换。7、资产盘点 固定资产的清查时间为每年的11、12月份，清查小组由行政部、财务部、IT部门人员组成，行政、IT部成员为盘点人，财务部成员为监盘人。 8、赔偿及处罚l 因个人原因导致固定资产丢失、损坏的，由使用人按固定资产净值赔偿； l 因抢劫等原因导致固定资产丢失、损坏根据合法证明材料由使用人赔偿净值的20%； l 因违反操作规程造成无法修复的按固定资产净值的120%赔偿；经修理恢复原来性能及质量的，修理费由使用人直接承担。 l 私自拆卸、调换设备部件的，按所调换部件的价格加倍罚款，从直接使用人工资中扣除。 （四）、低值易耗品管理规定l 低值易耗品是指使用期限在一年以内、单位价值较低、易于损坏的物品。l 低值易耗品由行政部统一进行管理，定期检查及采购，员工需节约使用，杜绝浪费行为的发生。（五）、快递管理规定1、快递的管理l 公司所有私人和工作快递由行政部门统一进行管理及洽谈合同。l 快递公司的合同必须经过法务部门的严格审核方能签订，并盖章。l 员工如果没有使用公司统一规定的快递公司，所有快递费用自理，公司将不予承担。l 公司快递的结算方式为月结。2、快递的收发流程l 快递由前台统一进行收发，员工只需将相关物件放置前台，并在前台登记快递的相关信息（如：具体地址，使用人、使用部门、使用人签字等）l 私人快递需员工自行负担费用，快递当天需将费用预留在前台处，无需登记快递信息。l 正常情况下上公司叫快递为每日两次，上午11点钟及下午4点钟，员工在这两个时间节点前将物品放置前台，以免耽误快递的发送时间。l 原则上公司快递统一为隔天件，如有特殊情况需要当天快递，在登记快递信息时除本人签字外一并需要部门经理签字确认；私人快递除外。l 公司前台会在规定的时间内及时有效的为大家进行快递的收发工作。l 前台需保留所有公司及个人的快递底单，便以每月底与合作商进行价格核对。核对结束后将所有快递费用及使用部门明细表发送给各部门经理进行查看，并同时抄送给行政经理及财务部门，财务部门将进行最终的审核、结算及付款收尾工作。（六）、员工差旅相关管理规定1、目的为规范员工出差管理，有效地控制差旅费支出，根据国家有关财政法规，结合本公司的实际情况，制定本规定。2、出差流程l 所有员工出差前必须提前发送邮件给各部门经理进行差旅审批，将审批通过后的邮件同时发送给行政部、财务部和人事部。l 在出差前需要借款的，附“出差差旅费预算表”到财务部门办理借款手续。具体参照财务的相关管理制度。l 出差员工必须在公事完成返回后三日内填写 “出差差旅费报销凭证”，送部门经理、总监、主管副总及财务总监批准后，出纳给予报销。具体参照财务的相关管理制度。l 员工出差时发生的部分费用如属于可报销范围，则需在差旅结束后向财务部提供真实有效的发票凭证，任何假发票或者不符合公司规定的发票（如公司抬头写错、金额写错等）一律不得作为凭证，员工自行承担费用。3、差旅火车票、机票的相关规定l 员工出差的所有火车票、机票预定由行政部门统一进行操作，员工只需提供给行政部门个人信息、往返具体时间、地点即可。l 行政部门提前与火车票、机票代理机构进行洽谈合同的事项。l 所有代理公司的合同必须经过法务部门的严格审核方能签订，并盖章。l 公司机票的结算方式为月结。4、差旅酒店的相关规定l 员工出差住宿酒店按照公司统一消费标准自己进行预订。l 员工出差期间酒店费用需自己先垫付，出差结束后统一按照标准去财务部门走报销流程。5、关于差旅各类费用的相关规定5.1、一般员工因公出差 一般员工出差交通工具标准为：飞机、火车硬坐、火车硬卧、汽车普客、轮船等。 乘 车时间在12小时以内的，应该乘坐火车、汽车或轮船，因事急等特殊情况，经主管副 总批准，可以乘坐飞机（填写乘机申请单），住宿标准最高300元/天，多人共同出差， 同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费，超过部分自负。具体 参照下表！5.2、总监(部门经理)因公出差总监(部门经理)因公出差，飞机、火车硬坐、火车硬卧、汽车普客、轮船等。乘车时间在12小时以内的，应该乘坐火车、汽车或轮船，因事急等特殊情况，经主管副总批准，可以乘坐飞机（填写乘机申请单）。住宿标准最高400元/天。具体参照下表！5.3、公司高层领导因公出差公司高层领导因公出差，所乘交通工具由本人决定，所发生的住宿费、招待费、车资费等合理费用据实报销。具体参照下表！以上的住宿和交通费用均需相应的正规发票。5.4、出差交通费和伙食补助 （1）出差市外交通费实行限额报销办法，总监(部门经理)限额50元，总监(部门经理) 以下为限额30元。连续在出差地十天以上的，总监(部门经理)出差交通补助为30元/ 天，总监(部门经理)以下员工为20元/天。公司高层领导交通费据实报销。具体参照 下表！ （2）出差伙食费补助总监(部门经理)出差伙食补助最高为60元/天，总监(部门经理)以下员工最高为40元/天。公司高层领导交通费据实报销。具体参照下表！5.5、上海市因公外出交通费和伙食补助市内及短程（一日内）出差人员，交通费按实报销交通费用。原则尽量选择地铁和公交出行。确实需要乘坐出租车的，需要主管副总事先批准方可报销。如果公司派车外出，则取消交通补贴。到公司的生产基地外出办事，生产基地有食堂的取消伙食补贴。没有食堂的伙食标准为20元/天。具体参照下表！差旅费用报销标准明细表：岗位地区外省市出差本市内外出（短程一日内）出差餐补交通补贴住宿标准出差餐补交通补贴公司高管沿海城市/经济特区/发达省会城市实报实销实报实销实报实销实报实销不予报销一般省会城市实报实销实报实销实报实销实报实销不予报销中小城市实报实销实报实销实报实销实报实销不予报销中心总监、各部门经理沿海城市/经济特区/发达省会城市605040010不予报销一般省会及大城市504030010不予报销中小城市403020010不予报销一般人员沿海城市/经济特区/发达省会城市403030010不予报销一般省会城市352020010不予报销中小城市302015010不予报销注：公司员工已经给交通补贴的不予报销市内外出交通费用。外省市出差期间住在亲戚或朋友家的，公司按照住宿标准的50%给予补贴。6、其他（1）出差人员出差回来，凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。（2）两名同性员工（高层领导除外）出差必须同住一间客房，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费，超过部分自负。（3）出差在外，公司除按规定报销差旅费及按日给付出差补贴外，一律不计加班费。（4）报销时应在市内交通费报销单据上背书出发点和终点、事由，按照费用报销签批流程予以报销。（5）员工差旅费，应据实核发，如发现有虚报不实者，将所有领用费用追回，并严肃处理。（七）、邮件书写管理规定1. SKT所有员工使用统一的公司邮箱进行办公，不可使用私人邮箱收发工作邮件，以免邮件时间上的延误导致工作不流畅。2. 员工收发邮件时左下方需统一签名格式 （八）、关于员工着装的相关规定1. 员工着装需整齐干净，周一至周四员工在工作时间内必须穿公司统一发放的工作服，内配白色衬衫，脚穿皮鞋，可适当佩戴少量首饰，员工周五可穿便装工作，佩带工牌于规定位置，正面朝外悬至于前胸，不得悬挂于腰际或其他位置，不得放于口袋，不得以外衣遮盖，不得拿在手里。2. 办公室工作时间内男性员工禁止穿背心、敞胸、挽裤腿者，女性员工禁止穿低胸衫、吊带衫、超短裙、家用拖鞋、露脐装等奇装异服。3. 员工上班时，要注意将头发梳理整齐。男士的发型要保持清洁、整齐不乱，不可过长覆额、盖耳、覆颈；烫发后应常吹整，不要让头发过卷，不宜染黑色以外怪异发色，并不准留胡子。办公楼内蓄长发的女性职员应以发夹固定，不要任其披散或垂落。发型以端庄为宜，不宜太卷、太乱、太时髦。4. 公司统一为每位新员工定做工作服，工作不满一年的员工，离职时工作服的费用从其最后一个月的工资内扣除。（九）、关于员工中午在公司内就餐的相关规定1. 员工午饭需在规定的时间内用餐，没有特殊情况下一般为中午1小时，即12:00-13:002. 公司为所有在职员工提供微波炉和冰箱，员工可以自行带饭。使用微波炉和冰箱时需注意安全，保持电器设备及周围环境的干净整洁。3. 员工不可在办公区域及办公桌上用餐，需至餐厅就餐以保证办公环境干净无味，就餐完毕应及时清理餐桌。5. 客人来访需就餐，无特殊情况下，接待人员需提前以邮件形式通知行政部，并带领客人就餐，以便行政部门提前为客户做好用餐的准备工作。6. 员工加班需用餐请提前一天与部门经理邮件进行确认，并将审批通过的邮件转发给人事行政部，以便各部门能提前为员工做好后台支持及安排工作。（十）、员工关怀1、员工生日Partyl 公司给当月生日的所有员工提前发送祝贺信。l 每月第二个星期的星期五下午4:30-5:00在会议室或公司酒吧内举办小型生日Party，播放员工PPT照片。l 员工一起吃蛋糕，唱生日歌等，并送上公司的生日礼品。2、员工体育活动l 行政部门定期为员工组织体育活动，如有需要可举行小型体