新建房地产公司借款及费用报销管理制度.doc

*房地产开发有限公司借款及费用报销管理制度为加强公司财务管理，规范费用开支，使各项开支合法、真实、准确、完整，根据会计法、企业财务通则、企业会计准则、本公司财务管理制度，结合公司实际情况，对借款及费用报销程序制定以下办法。一、借款及费用报销（一）审批权限1、公司借、付款及费用报销实行总经理和财务经理审批。2、固定资产购置及对外投资，对外借贷需经董事会审议通过，董事长签批。（二）审批程序1、公司借款报销实行谁经办谁报销，上级审核、层层报批制度。2、经办人的借款报销单据由部门负责人审查核实，财务人员审核票据无误后，按程序报批。（见附表）（三）审批时间1、借款时间为每周一至周五；2、费用报销领导审核时间为周二、周五上午（特殊情况除外）；3、报帐时间为每周二、五，每月26日至次月1日属会计结帐时间，不予报帐。（四）具体规定 直接经办资金的“经办人”需为公司正式员工，不得为试用期员工。1、借款借款经办人规范填写领（借）款申请单，并注明付款方式及付款帐户资料（一般情况为转帐支付）；领（借）款申请单要明确领、借、付款用途，便于报帐时对费用票据的核实；领（借）款申请单按审批流程签署完毕后，交财务部办理领、借、付款，经办人同时提供相应的付款依据（合同协议，报价单或费用清单等）；经办人原则上在5个工作日内，凭正式发票办理借款冲销手续；现金借款当日未用应于次日退回财务部，付款时重新办理借款手续。2、备用金本公司一般情况不允许借备用金，特殊需要要由总经理和财务经理批准。3、差旅费因公出差，根据出差地区的不同，按标准预借差旅费用；差旅费以个人形式借出，二人以上共同出差的，可由一个人负责借用差旅费；差旅费按地区、职位的不同，标准如下：交通及伙食、住宿费标准 项目标 准职 务交 通补 助（元/天）住 宿 费（元/天）火车轮船飞机市郊省外北京/上海深圳/珠海厦门/汕头海南/天津市郊省外北京/上海深圳/珠海厦门/汕头海南/天津高管软座、卧二等舱经济舱3080120200300500中层干部硬座、卧三等舱100200300其它人员80100200差旅费借支限额标准，特区1000元/天/人，省外700元/天/人，远郊区县400元/天/人；市内各区县或市外出差，交通费凭票实报实销，打出租车注明事由及来去地点；出差归来5个工作日内报销，未按规定取得发票的费用报销，其相应费用由经办人承担；住宿费按规定标准内凭据报销，超过限额标准部分不予核销；出差发生的各类无单位、无内容、无日期、无财务专用印章或发票专用章的发票，不得作为报销凭据；火车票发生的代办手续费不得超过30元/张；差旅费必须当月发生当月完成费用报销。因故不能报销者必须经总经理签字批准后于次月十日内报销；逾期票据作废，费用自理；公司中层以下人员出差，未经公司同意私自采用飞机形式出行，费用一律不予以报销；注：出差由对方负责接待或缴纳会务费的不得享受住宿及伙食补贴；陪同公司领导出差员工可享受相同的住宿和伙食标准。4、办公费办公室根据月计划统一采购，采购计划由分管领导审批，凭经批准的采购计划定点采购，原始发票和验收后的物品清单报帐；专业性强的办公用品可由部门自行联系采购，零星采购及费用凭发票报帐；办公用品单次采购金额在1000元以上的，采用转帐支付形式；行政办公费用当月发生当月报销，经总经理同意，特殊情况除外；建立办公用品台账，方便使用账款的核查及实物盘点。6、车辆使用费公司车辆由办公室统一管理，车辆费用应严格控制，据实报销车辆在市内采用定点统一油站加油，由公司按月统付油费，公司车辆未经批准在市内其他油站加油一律不得报销，办公室按月对使用费进行分配报财务部；车辆通行费按实际产生费用报销，停车费在40元/天范围内按实际费用报销；正常维修、保养费实行先申请后发生，据实报销，在报销单上要注明车辆牌号；车辆违章处罚金由驾驶员个人承担并从其工资中扣发公司车辆事故及维修费用由公司垫付，待查明原因保险公司赔付后由办公室提出处理意见，费用由相关人员及部门自行承担并予以相应处罚。7、业务招待费业务招待费开支实行总额控制，限额管理；招待费下达至部门，由总经理批准，部门负责人执行；业务招待费实行“先申请，后执行”的原则，发生后5日内凭税务部门正式发票报帐；未经批准擅自产生的业务招待费一律不得报销；使用超过批准限额的，必须注明原因经上一级领导批准后方可报销。需要开支的业务招待费，由经办人申请按标准由部门负责人、主管领导、总经理审批后执行。8、通讯费（1）移动电话：公司各级人员通讯费依照行政级别按规定报销额度报销；公司高层领导通讯费在500元/月以内据实报销公司中层干部通讯费经理300元/月据实报销公司一般人员按100元/月标准执行。试用期、临时聘用、实习等人员无通讯费用。通讯费的报销由报销人凭据本人上月通讯费用清单或发票，按程序签批后报销。凡享受通讯费补贴的人员，必须24小时保持开机状态，若当月在上述时间段超过3次（含三次）处于关机状态，则当月通讯补贴停发（报销）；注：享受通讯补贴的人员，手机号码未经办公室同意，不得擅自变更，否则不予报销或停发补贴。（2）公用座机电话：公用座机电话费用管理由各部门自行控制，办公室监督，无正当理由发生的长话及声讯费用由部门及个人自行承担。9、加班值班费公司不鼓励加班，确实因工作需要加班的，由各部门编制加班计划报分管副总同意，再报总经理批准方予以实施。正常工作日内加班、值班公司不支付加班、值班补贴，非正常工作日内加班、值班公司支付加班、值班补贴，按员工日工资标准支付，如遇国家法定节日（元旦、春节、五一、端午、中秋、国庆）加班、值班的，按员工日工资标准双倍支付。员工日工资标准，每月按26个工作日计，但最高补贴每日不超过200元二、要求规定1、借款人员逾期不冲帐或借款未用不退回，无正当理由的，视情节轻重收取日息5的滞纳金，或处以30元/天的罚款，并在次月的工资中予以扣回； 2、大额借款（5000元及以上）无正当理由两个月未冲帐者，停发其工资，待账款冲抵后再予以工资发放。3、在费用报销中有弄虚作假的行为，除对该行为人处以收缴虚报部分费用外，并按虚报部分费用的两倍金额给予罚款。对各级签批的领导予以同等的经济处罚并通报；4、除总经理特别安排，严禁代借代领款，所有领、借、付款必须由经办人本人办理；违者将从本人和经办人次月起的工资中全数扣回报销款项（各承担50%）；5、不得以任何理由越权或越级报批，否则，财务部门有权不予受理。6、无公司正式任命文件一律不得按中层或中层以上等级报销费用。7、在票据粘贴方面、票据粘贴时要沿着粘贴单的上边缘，从左至右粘贴，原始单据不能超出粘贴单，每张粘贴单可均匀粘贴二至三排发票。、将发生的费用发票按照日期顺序整理，严格按发票的先后时间顺序自左向右依次粘贴(对于过路过桥费、差旅费发票更应如此），对于发票上无日期的按金额大小进行粘贴。便于审核。、用胶水粘贴附件，千万不要用订书针装订。、所有发票及发票附件一律以费用报销单正面左上角上面和左面的边距为