物资管理工作流程.ppt

物资管理工作流程 一 组织机构的建立及职责 二 物资仓库 办公室建设 三 计划管理 四 物资采购管理 五 物资的验收及仓储管理 六 限额发料与核算管理 七 物资基础资料管理 八 转物资及小型机具管理物资市场调查 九 民用爆炸物品管理 十 废旧物资处理 十一 物资工作纪律 一 组织机构的建立及职责 项目进场后立即成立物设部 设物资主管 采购员 库管员 兼计划 各一名 建立物资部岗位职责 制度 购置办公用品 所有内业资料的表格配置齐全 项目部物设部机构建立物设部的职责具体化 责任部门及人员 物资部所有人员配合部门 办公室 二 物资仓库 办公室建设 仓库 办公室建设的具体标准和要求 按照标准化管理的要求建立办公室 建好低值易耗品 劳保用品 五金 小型机具等材料仓库 和其它部门一起建设好炸药库 水泥库房 砂石料场 钢筋 型钢 加工场 现场材料堆码场地及油料库房等 责任部门及人员 物资部所有人员配合部门 办公室 工程部 安质部 试验室 三 计划管理 年 季 月物资需求计划 应根据施工组织设计 设计工程量 库存量及年 季 月度施工计划 建议计划 编写 要求如下 1 计划编制完成后需项目总工审核 分管领导 项目经理审批后上报 相关领导在季度末监督计划执行情况 2 因施工任务调整或变更设计 工程部在 责任部门及人员 库管员 物资主管配合部门 工程部 物资需用量计划表 见附表1 第一时间书面通知物设部 物设部及时调整计划 3 计划的编制要规范 完整 明确物资名称 规格型号 数量 技术要求和质量标准要求 供货时间等 月度物资采购计划 根据需用部门提出的物资需用量计划 结合库存情况按月编制 物资采购申请计划表 甲供 中国中铁 局集中采购物资按甲方 中国中铁 局经理部 指挥部 的要求编制计划并上报 每月末向公司物资部报次月物 责任部门及人员 库管员 物资主管配合部门 工程部 物资采购申请计划表 见附表2 资采购申请计划 如果有追加计划须提前10天向公司物资部申报 四 物资采购管理 物资的采购方式 招标应体现公开 公平 有序竞争的原则1 公开招标2 邀请招标3 议标4 询质比价 择优选购5 应急采购 责任部门及人员 物资主管配合部门 合同部 物资采购的组织机构及职责 项目部成立物资采购管理领导小组 以项目书记为组长 项目经理为副组长 物资 财务 工程 合同 安质部负责人为成员的领导小组 项目物资部为项目采购主责部门 其他部门或个人不得采购 责任部门及人员 物资部配合部门 财务部 工程部 合同部 安质部 资采购范围 集中采购的物资包括除甲供物资 中国中铁 集团公司统一采购的以外的以下物资 钢材 水泥 商品混凝土 河砂 碎石 粉煤灰 矿粉 钢绞线 燃料 外加剂 沥青 锚具 土工物资 活动板房 外购填料 重油 模板 脚手架钢管 还有单品种采购总金额超过30万的辅助物资 责任部门及人员 物资主管配合部门 合同部 物资的市场调查 项目开工后应了解项目具体内容及工期安排 项目的施工组织设计及工程预算编制情况 掌握项目主要工程数量 主要原材料及周转料需用量 对当地资源进行深入全面的市场调查 填写 物资供方调查评定表 并建立 物资合格供方名录 项目施工过程中除了对供应厂商进行实地走访外 还应通过广泛的信息渠道及时了 解和掌握物资市场的变动情况 公司物资部联合项目物资部每年对供应商进行再评价并填制 物资供方复评记录 物资供方调查评定表 见附表4 物资合格供方名录 见附表5 物资供方复评记录 见附表6 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 试验室 安质部 物资集中采购管理 主要是指公开招标 邀请招标 议标 招标采购中 投标单位至少三家 项目部推荐投标单位至少两家 招标程序见制度 二 三项物资的采购按照 货比三家 比质比价 的原则进行询价比较 可定二至三家以上的供应商 填制 采购询价表 项目部完善手续报公司审批签订合同 招 邀 标采购结束后 公司部门或项目部可按 招标同等条件继续询价 如果发现比招标单价更低的 尽可能更换供应单位 物资集中采购招 邀 标详见招标管理办法 采购询价表 见附表7 责任部门及人员 物资部配合部门 合同部 物资合同管理 集中采购物资合同由公司总经理或总经理委托人签订 合同由项目部执行 货款由项目部结算 二 三项物资采购合同由公司总经理或受委托的项目经理签订 合同报公司物资部备案 在物资采购合同执行过程中 如果单价及其它条款有变化的 重新按采购程序办理 项目物资部对 物资采购 租赁合同 协议 清单 见附表8 责任部门及人员 物资部配合部门 合同部 各类物资采购必须建立 物资采购 租赁合同 协议 清单 专人负责 妥善保管 五 物资的验收及仓储管理 物资验收 物资验收必须严格按GB T50430 2007 工程建设施工企业质量管理规范 TB T2631 1995 铁路物资仓库技术管理规定 执行 现场核对物资名称 型号规格 材质 尺寸等外观质量 检查随货材质证明书 技术资料 出厂合格证书等 并填制 物资进场验收记录 物资部按规定的检验批和数量填写 试验委托单 验收中发现数量超 出允许误差范围 质量不合格的 必须单独存放 明确标示 防止混杂误用 及时通知供应单位 查明原因 分清责任 填写 不合格品处理记录 物资进场验收记录 见附表9 试验委托单 见附表10 不合格品处理记录 见附表11 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 试验室 仓储管理 仓库管理要标准化 规范化 程序化 库容要求整洁 库存物资必须标识清楚 动态管理 每月月底必须对库存物资进行一次盘点 填制 物资盘存表 对浮多短少的物资应查明原因 及时处理 物资的存放做到整齐 安全稳固 合理苫垫 标识明显 每月底必须检查仓库储存物资的情况 核实物资账物是否相符 重点关注物资是否有过期变质 锈蚀 损坏的情况并及时处理 物资盘存表 见附表12 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 安质部 物资发放 工区或作业队需用的物资须先到项目工程部开具 领料申请单 领料人员凭审批后的领料申请单到项目物资部领料 工区或作业队进场时必须到项目物资部办理 委托书 需由工区或作业队负责人委托专人领料 委托人与被委托人共同签字并按手印确认 库管员应及时录入当日的收发单据 动态管理库存物资 每月末与公司 物资软件账务进行核对 真正做到 日清月结 物资人员应做好修旧利废管理 对可回收的低值易耗品 如工具 劳保类等 必须单独建立 低值易耗品登记卡片 执行退旧领新 丢失赔偿制度 领料申请单 见附表13 委托书 见附表14 低值易耗品登记卡片 见附表15 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 六 限额发料与核算管理 限额发料 限额发料是针对进入工程实体的主要物资 工程部在图纸到后两周内准确计算出项目总限额量 单项工程限额量 作业队限额量 经项目总工程师审核签字后交由项目物资部执行限额发料工作 合同部每月末配合项目物资部进行收方盘点 由项目物资部计算超限额消耗物资的金额 交由项目合约部在验工计价款中扣除 物资部根 据项目工程部提供的限额量分别建立 工程总限额发料台账 单项工程限额发料台账 各作业队已完工程限额发料台账 详细记录领料单位 物资名称 数量 使用部位等 形成实际与设计限额量对照表 月末盘点后分析偏差原因 物资部 分管领导每月末组织项目物资部 工程部 合约部 财务部 作业队负责人 或委托人 对库存物资进行盘点 填制 工程总限额发料台账 见附表16 单项工程限额发料台账 见附表17 各作业队已完工程限额发料台账 见附表18 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 财务部 合约部 物资盘存表 参与人员签字确认 核算管理 根据单项工程和作业队领用的物资数量 已完工程限额量 实际库存数量 核算出物资节 超 填制 作业队扣款清单 交项目合约部按作业队合同约定在验工计价中扣除 对于已经超耗物资的作业队 需经项目分管物资领导 项目经理书面批准后 项目物资部方能继续发料 每月底项目物资部将核算 资料上报公司物资部 作业队扣款清单 见附表19 责任部门及人员 物资部配合部门 合同部 七 物资基础资料管理 物资基础资料的要求及编报程序 项目物资基础资料及原始单据要完整规范 计量单位统一 登记清楚 签字齐全 妥善保存 分月装订成册 物资部每月15日前上报局集中采购报表1 4表 项目物资部每季度末向公司物资部上报下季度项目施工需用的 施工单位需用主要物资分类分期需求计划季报表 和 本季度 主要物资采购供应统计表 项目物资部每月10日前将上月的 主要物资消耗量核算表 上报公司物资部 并对节超原因作简要分析说明 项目完工后 物资部将物资采购资料 收 发料单 物资汇总报表 物资材料扣款清单等系列物资资料 电子件和纸质件 移 交公司物资部 附 项目物资单据移交清单 集中采购报表1 4表 见附表20 施工单位需用主要物资分类分期需求计划季报表 见附表21 主要物资采购供应统计表 见附表22 主要物资消耗量核算表 见附表23 项目物资单据移交清单 见附表24 责任部门及人员 物资部配合部门 合同部 八 转物资及小型机具管理物资市场调查 周转物资的分类 通用类 包括平面钢模板 钢轨 脚手架 碗扣式支架 万能杆件等 贝雷梁类 包括贝雷梁 架 加强衍杆等 专用类 包括墩柱模板 大型T型梁模 预制箱梁模板 含内 外模 现浇梁模板等 责任部门及人员 物资部 各部门对料具的管理职责 物资部负责向公司物资部报送料具需求计划 负责施工过程中及项目完工后料具的保养 维修和保管工作 提高料具可周转率 办理料具的收 发 调拨 报废处理等业务 建立料具实物台账 对料具进行定期盘点和分类核算 上报料具台账 收集加工制作的图纸 按照公司规定进行成本摊销 工程部负责确定施工所需料具的 规格 型号 数量及技术要求 填报料具需求计划 负责料具在施工生产过程中的现场管理 配合项目物资部进行项目内部料具的调配和盘点 参与料具的报废处理 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 合同部 财务部 料具的管理 料具进入施工现场后由现场施工员 安质环保部 工程部和物资部人员共同验收及管理 物资部每月要对周转物资进行盘点并形成盘点记录 核对数量 保证账物相符 每月末将料具动态填制到 周转物资实物台账 并上报公司物资部 每年年底进行一次彻底清查并做好相关记录 料具使用结束 物资部应将闲置料具清单报公司 物资部 由公司物资部在公司范围内通报料具的闲置信息 经确认可周转的料具进行调拨 周转物资实物台账 见附表25 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 安质部 料具的摊销 各项目实行料具成本逐季按产值摊销 通用类 专用类 其它类按购买价值或调入值70 摊销 贝雷梁类按原值 首次使用项目 或调入值 再次使用项目 的30 摊销 填写 周转物资成本摊销计算表 每季末上报公司物资部 小型机具实行一次性摊销 进入工程成本 购买成品模板 质量 数量验收必须会同项目工程 安 质环保部共同参与 以实际重量进账 购买原材料加工模板的 原材料质量 数量验收必须会同工程部 安质环保部共同参与 记录实际重量 周转物资成本摊销计算表 附表26 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 安质部 九 民用爆炸物品管理 民用爆炸物品管理严格按照集团公司的管理办法及当地公安机关规定执行 责任部门及人员 物资部配合部门 工程部 安质部 十 废旧物资处理 废旧物资处理的原则 所有有价值的废旧物资由其产生单位负责交送项目物资部门废料场 要做到及时收集 定期交送 废旧物资主管部门负责对从回收的废旧物资进行计量 登记 重量以磅码单为准 项目物资部对回收的废旧物资要根据品种 等级重新分类 定点存放 妥善保管 责任部门及人员 物资部配合部门 办公室 处理的责任部门 责任部门为项目部物资部 其他单位和个人不得私自处理 责任部门及人员 物资部配合部门 财务部 废旧物资的分类 一类废旧物资 是指施工生产中产生的边角余料 二类废旧物资 是指经项目废旧物资处理小组鉴定后并填入 废 旧 物资处理审批表 上报公司物资部 经公司废旧物资处理小组审批同意处理的废旧物资 责任部门及人员 物资部配合部门 财务部 废 旧 物资处理审批表 见附表27 处理机构的职责 由项目纪工委书记或项目物资分管领导任组长 组员由物资部 财务部 合约部 工程部 办公室等负责人组成 项目废旧物资处理小组职责 鉴定拟处理的 二类废旧物资 并上报公司物资部 实施项目废旧物资的处理 将处理结果上报公司物资部 责任部门及人员 物资部配合部门 财务部 合同部 工程部 办公室 废旧物资的具体处理 由项目废旧处理小组人员多方询价 至少三家以上的书面询价资料 询价人签字 选择价高者出售 由收购方先交押金到项目财务部 经处理小组人员过磅确定数量 过磅时不得少于3人在场 并在磅单上签字 结算后