0文件管理制度.doc

文件管理制度一、 文件的种类 公司的文件可分为三类：一类是发出的文件，一类是收进的文件；一类是公司的内部文件，如会议文件，参阅文件等。二、 文件的传阅方式1、 建立传阅文件管理责任制人事行政部经理分配好管理文件的传阅的文秘人员，指定各文秘 负责哪些文件的传阅。2、 掌握文件流向负责传阅文件的文秘人员对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握文件的流向。3、 做好传阅文件的登记工作对传阅文件实行登记。4、 及时催阅为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，通过催阅，文秘人员也可了解到文件的下落及处理情况。三、 文件的借阅管理 文件的借阅指由于工作的需要，公司的领导人、其他工作人员或外单位人员需要借阅已处理完毕的某些文件。文秘人员在文件借阅管理中，应严格按照规章制度办事，确保文件借出后是有利于公司的，而不是危害公司的。涉及公司机密的机密性文件不能随便外借，必须有领导批准，并严格办理借阅手续才能借阅。借阅者在借阅期间对文件负责 ，应该注意以下问题：第一， 保护文件，不得丢失、裁减和涂改，并按时退还。第二， 做好保密工作，不得翻印和复印，不得转借他人，绝密级文件在指定地点阅读。 制定文件的借阅制度，着重要抓好三个环节的工作：1、 审批本公司的工作人员和借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，而由秘书人员掌握，但如借阅机密性文件，且其在阅读范围之外，得经领导批准。外单位人员借阅文件时，须持有介绍信，介绍信写用文件号、借阅姓名、政治面貌、职务、借阅时间、借阅目的等。外单位借阅一般都得领导审批。2、 登记登记是最基本的文件借阅手续，也是借阅制度的重要内容，借阅文件必须履行登记手续。借阅时、文秘人员和借阅人当面查清文件类别、份数，并对归还时间、阅读范围等作各项交代，然后在文件借阅薄上登记签字。文件退还时，根据借阅登记薄检查、核对、无误后予以销帐。3、 催退对借阅的文件在限定的时间内还未归还者，应及时催退，以防文件散失或影响他人借阅。根据实际情况，催退可采用电催，面催或函催。四、 文件的翻印管理为了加强对文件的管理，公司应制订出文件的翻印管理制度。翻印时严格执行报告批准制度以防文件翻印混乱，造成机密的泄露。对翻印文件的管理主要是以下几个方面：第一， 须经文件制发单位批准。经批准翻印文件时，要注明翻印机关的名称、翻印时间及份数，并向原发机关备案。上级单位翻印下属单位的文件可不受此限。第二， 复制秘密文件，须按规定履行批准手续，并建立严格的审批、登记、管理制度。复制的文件要有复制单位的标志，并按原本文件进行管理。第三， 汇编文件，须经文件制发单位批准或授权，文件汇编本应按照其中文件最高密级管理和利用。第四， 需要公开发表的文件，应按规定履行审查批准手续。报刊上公开发表的文件，同内部印发的文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行。凡经公开发表的文件，制发单位按正式文件格式印发少量份数，以存档备用，而不再印发。五、 文件的存放管理文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责。文件的保管要有利于查找和利用，应做好分类保管工作。1、 对存放文件进行分类按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件等类别分类。对分好类的文件按收文顺序排列。2、 在保存文件的文件盒或文件袋内放入文件目录，以利查找。本单位发文的存档件和余存件分别存放，文件发出后，将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，文件袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。年底销毁文件时，按表校对，并注明销毁时间和监销者。六、 文件的清退对按规定应退回的文件，秘书部门应及时收回，清点和校对。做好文件的清退工作，可以防止文件的丢失，加快文件的运转速度。文件清退，一是要求及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是完整，清退的文件不能有丢失或缺损。建立严格的文件清退制度，需要着重在以下几个方面做到：1、 划定清退文件的范围。2、 加盖清退戳记。3、 制发文件清退通知单。4、 制定会议文件通知单。七、 文件的销毁公司每年必须清缴一次文件。凡属绝密机密文件，应清退给直接发文部门；凡是有查考和保存价值的文件材料，按规定整理立卷；其他的文件则应按规定予以销毁。应该销毁的文件包括：上级下发的文件，不需要归档立卷的或需要归档立卷的重份文件；本机关制发的归档立卷后的余份；下级抄报的无存档价值的文件、材料，无归档立卷价值的内部刊物，资料；上级机关指定需销毁的文件。销毁文件的程序：1、 清点清点是在公司文书立卷清理工作结束后，把证明需要销毁的文件按文件帐逐份校对点清的工作。一般需要在收发文登记薄上加盖“销毁”印戳。2、 登记对销毁文件必须填写销文登记表登记项目包括发文单位、发文号、时间、份数、审批单位及负责人和销文单位等内容，销文登记表是销毁文件的根据，必须认真填制。3、 签批应销毁的文件登记完毕，交与公司领导审批签批，签批工作是领导同志对文件的最后鉴别，确认文件没有存档价值和存档必要应当销毁。批准之后，就能按要求将文件销毁。 4、备案 文件销毁后，监销人在销文登记表上签字，并向领导汇报文件销毁情况，上交销文登记表。八、 文件的立卷归档具有查找和保存价值的文件材料，办理完毕后由秘书部门按有关规定及时整理立卷归档。1、 立卷类目的分类2、 立卷的步骤 公司立卷文书材料的收集公司立卷工作人员应坚持平日随时收集文件进行归卷，以保证文件材料的完整，对于整理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件及时整理，对于本公司的对外发文要留好底稿和正本。 年终检查调整定卷。对归入各卷类内的文卷进行逐卷检查，及时调整与立卷要求相符合的文件，是确保立卷质量的必要步骤。这项工作的主要内容有：第一， 检查立卷文件是否齐全和完整。通过对照收发文登记本和借阅文件登记本，把所有的应归档文件收集齐全。第二， 检查案卷是否符合归档范围，把重份文件和其他不符合归档要求的文件剔除。第三， 检查案卷是否保持了文件间的历史联系，对备卷夹内的文件进行检查，把不符合本卷特征的文件转入其他有关卷内或另立新卷。第四， 检查卷内文件保存价值是否统一。永久，长期、短期三种，要尽量统一，根据卷内文件的全面情况，拟定本卷的保管期限。第五， 检查文件排列是否科学、合理。应按一定的规律排列卷内文件，使文件保持联系和条理性。一般的有：重要文件在前，专题性文件在后；正文在前，附件在后；存本在前，定稿在后；结论性文件在前，综合性文件在后。定卷时，需对卷内文件进行系统排列，编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录。 移交归档文件完成立卷工作，装订成案之后，就可在规定的时间移交档案室。移交档案，必须有移交目录，以供档案室清点核对，在点清收档案卷并证明无误后双方就可履行移交签字手续，至此，文书立卷工作结束。传阅文件登记薄 第 页文号文件名称传阅人签收传阅时间退回时间 文件传阅单来文号文件名称来文单位来文时间