收货主管培训之商品收(验)货作业流程.ppt

超市收货主管培训之 商品收 验 货作业流程 2020 1 6 2 敬请配合1 请把手机调整到震动位置或关闭 2 请不要随意走动 3 积极思考 主动参与 4 你是学习的主人 5 重在应用 2008大众行普及风暴零售主管培训全国巡回大讲堂 商品验收规范 一 目的本规程明确各店验收商品的程序和要求 以保证店铺商品销售工作和商品验收工作的正确进行 2020 1 6 3 商品验收规范 二 适用范围本程序适用于各店对商品的验收工作 2020 1 6 4 商品验收规范 三 职责收货部 营业部组负责商品的检验 防损部负责到货商品的监督 抽查 录单员负责相关票据的处理 供应商 配送中心 负责送货 2020 1 6 5 商品验收规范 四 程序内容 一 工作原则1 销售第一收货部作业必须服务于店铺的商品销售 2 物票相符商品实物是商品票据的基础 任何情况下收货部必须保证商品实物与商品票据的对应一致 3 票票相符商品票据是商品实物帐务处理的原始凭证和支付供应商货款的依据 任何情况下收货部必须保证供应商商品票据与宽广商品票据 验收单 对应相符 2020 1 6 6 商品验收规范 四 程序内容 一 工作原则4 准确及时收货部须保证经手的商品实物在品种 规格 销售单位 进价 数量等方面的准确性 不得发生因误检 错检 免检等不当行为造成商品差错事故 收货部应保证经手商品票据在受理 制作 对应 传递 记帐等方面的及时性 不得发生错票 重票 压票 误票 丢票等差错事故 2020 1 6 7 商品验收规范 四 程序内容 一 工作原则5 规范作业与收货有关的所有规范都是减少失误 避免差错的保证 收货部必须依照相关制度 流程规范作业 不得擅自更改 变动作业流程 不得违规操作 6 有错必究收货部作业差错直接影响店铺经营 因此差错一经发现 应立即报告加以纠正 并追究当事人责任 7 公正廉洁收货部成员必须洁身自好 严格按宽广员工理念的要求待人处事 2020 1 6 8 商品验收规范 四 程序内容 二 商品验收前的准备1 到货情况的通告每日下班前依据实际情况将当天的到货情情况及制式订货 验收单进行打印 2 收货员根据制式订单上所列订货品项进行熟悉相应的商品验收标准 详见 各类商品验收标准 以明确验收方法 抽样标准等事项 并做好收货准备工作 3 通知营业小组做好验收前的准备 2020 1 6 9 商品验收规范 四 程序内容 三 验收前的检查检查票据 以下情况可拒绝收货但需与营业协商 无宽广超市订单 生鲜除外 订单过期供应商所送商品与订单不符无供应商送货单供应商送货单上缺少该公司印章检查条形码 用扫描枪检测商品的条形码是否是宽广超市所认可的条形码 如有问题拒绝收货 2020 1 6 10 商品验收规范 四 程序内容 四 验货过程及票据处理原则上要求收货部 营业部组 供应商 或配送中心人员 三方联合同时验收 一验 二验同时进行 验完后收货员和营业人员分别在订货 验收单的 收货部验货 一验 营业部验收 二验 栏下填写正确数量 三方再在订货 验收单上签字 由收货员将订货 验收单交核算员立即录入电脑 生成验收单 但是 当三方同时验收有困难时 一验后 由收货员和供应商双方签字确认后 核算员即可录入电脑 生成验收单 此后营业部组进行二验时 再从核算员处借出订货 验收单对实物进行验收 在订货 验收单二验栏下填写验收数量并签字确认后 迅速将订货 验收单归还核算员 发现一验有误时的处理方法见后面的规定 2020 1 6 11 商品验收规范 四 程序内容 四 验货过程及票据处理供应商票据与宽广票据的对应审核收货员首先以制式订货 验收单与供应商的送货票 或配送中心送货票 做对应审核 只有票票相符后 方可进行下一步的物票对应检验流程 2020 1 6 12 商品验收规范 四 程序内容 四 验货过程及票据处理商品实物检验收货人员 营业部组人员必须以票票相符的制式订货 验收单为依据对商品实物进行检验 收货人员必须以宽广超市 各类商品验收标准 所规定的商品实物检验标准 对商品实物进行检验 对商品实物检验无误后 收货人员 营业部组人员签字确认 当需要二次验货时 如果二次验货发现有差错 由收货部与营业人员同时进行第三次验货 第三次验货证明一验的确有误 且验收单已经录入电脑的 由收货部提出申请 经收货部主管和营业主管签字后报店长审批 经店长审批后由核算员对该验收单进行更正 由于一验错误给公司带来的损失由相关收货员承担 经收货和营业人员签字后的商品订货 验收单 转核算员 2020 1 6 13 商品验收规范 四 程序内容 四 验货过程及票据处理传递与录入商品出入库票据录单员接到上述票据后 认真核对厂商送货票和订货 验收单 复核无误后迅速录入电脑生成验收单 宽广验收单 一式两联 生成后 参加收货的收货员 营业组等人员及供商送货人 或配送中心送货人 均要在票据上签字 如营业人员是二验 必须补充签字 而后由录单员为出票人通过 宽广商品验收 退货 单票据流转登记本 见附表 将送货票和验收单进行如下处理 一份 含送货票 验收单 交供应商送货人 或配送中心送货人 以备结帐时使用 一份 含送货票 验收单 订货单 由核算员保存 并定期交公司财务部 2020 1 6 14 商品验收规范 四 程序内容 四 验货过程及票据处理注 宽广商品验收 退货 单票据流转登记本分永久流转和临时流转两类 供应商 公司财务部等取走票据要在 票据永久流转登记本 上进行登记 其它暂时性的票据流转 如营业人员二验时借出票据 要在 票据临时流转登记本 上进行登记 2020 1 6 15 商品验收规范 四 程序内容 四 验货过程及票据处理商品验收票据处理注意事项店铺录单员及时录入验收票据 使供应商当时拿走验收单 店铺录单员每天必须录入完当日营业部已入库的商品票据 每逢盘点时 核算员须在盘点当日16 00之前将当期所有验收入库单据录入完毕 店铺系统维护员每天做完日结后 录单员不得再做有关商品出入库的票据作业 2020 1 6 16 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定商品实物在本店铺内因收货 退货 调拨 发货 换货 报废 折损等原因发生变动时 须由收货部检验 核对及把关 即 凡进出本店铺的商品实物 除正常销售外 不论其品项 品质 规格 单位 价格 数量 来源 去向如何 只要发生进出店铺的变动 不包括借出 借入等情况 此情况详见 物品携入 出 归还作业流程 均须由收货部检验并生成相应商品票据 报废 折损另行规定 否则 视为违规操作 须追究当事人责任 2020 1 6 17 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定商品实物进出本店铺时 须由收货部进行商品票据与商品实物的对应检验 除非对应检验无误 否则 商品实物不得进出本店铺 检验商品实物时 须由收货一人 相关营业组一人在场联检 供应商送货人员也须参加 自行运送的经销商品等除外 以示公允 2020 1 6 18 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定商品实物联检参照宽广超市 各类商品验收标准 除制式商品外 所有商品全部开箱清检 收货员检验核对 主要是与商品票据核对 的主要项目是供应商名称 品名 规格 数量 以最小销售单位记数 相关营业组等联检人员除上述项目外还要检查如商品品质 保质期 说明书 保修证 准销证 特定商品 及条码等与被检实物能够正常 合法销售相关的项目 商品实物保质期超过一半时 必须有营业主管及主管签字方可 2020 1 6 19 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定商品实物最终由营业部管控 商品实物检验无误后应予放行 任何情况下 收货部都不得留存商品实物 否则 视为违规操作 须追究当事人责任 商品实物因故发生非正常变动 看样 借调 借出 暂存等 又不必由收货部进行变动检验的 相关人员必须履行登记或单方开具书面证明等记载手续 收货员按照商品验收标准所要求的项目和方法进行检验 电脑系统内没有的单品不能收货 超出实际订货量 超出部分与营业部组协商后可以拒收 2020 1 6 20 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定供应商送货到店后 开始到货验收 由收货部找营业人员一同到验货区域与收货员验货 并确认以下工作 本组是否有该供应商退换而未退换的商品 确认有无制式订单 是否有供应商的送货单 2020 1 6 21 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定在检验商品实物前 收货员必须先行将宽广商品票据 订或退货单 与供应商商品票据 送或收货票 作对应审核 如票票不符 应查明原因 并进行修正 直至票票相符 方可进行物票对应联检 否则 不得检验商品实物 2020 1 6 22 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定没有订货单而先期到达的商品 如部分日配品 自营生鲜原材料等 则由供应商在送货发票上或由生鲜营业组采购员在发货票上注明该商品的编码 并按规定生成订货单后 再由联检人员进行票票对应审核 2020 1 6 23 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定与商品实物检验相关的所有商品票据在填制 受理 录制等各环节上 收货部责任人员必须确保所处理商品票据的准确 清晰 合格 不得将不合格票据 涂改 模糊 毁损 缺项等 进行流转 否则 受票方有权拒收 因此发生的不良结果由出票方承担全部责任 但如受票方未能审核出不合格票据 一旦受理 由受票方承担全部责任 2020 1 6 24 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定所有与商品票据流转有关的人员 均须按票据要求在票据上亲笔签名 签字不全的票据将被视为不合格的票据 不得进行流转 当商品票据因用字 数字错误或模糊等情况需进行修改时 一律由出票方在可修改范围内进行修改 并在修改处签名 以示修改有效和负责 凡超出可修改范围或无法修改的 一律作退票处理 2020 1 6 25 商品验收规范 四 程序内容 五 商品验收相关规定当商品票据因故需作退票处理时 与之相对应的商品实物原则上亦应进行同方向处理 以防止变相丢票情况的发生 赠品的验收及处理见宽广超市 赠品管理规程 2020 1 6 26 商品验收规范 四 程序内容 六 验收后商品处理商品验收合格后 收货员和营业组人员应在相关票据上签字 验收合格后的商品 收货员交给理货员移至卖场或库房 除上述基本作业任务外 商品进销存管理过程中与收货部相关的其他事项 也是收货部的作业任务 如赠品的管理 收货部也应认真按照 赠品管理规程 相关内容作业 2020 1 6 27 商品验收规范 四 程序内容 七 收货部作业注意事项收货部除执行店铺业绩 行政考评奖惩管理外 还须按以下原则奖惩 核算员在制作宽广商品票据或进行实物帐务处理时出现失误 差错的 由收货主管按次记录在案 进入该核算员月份 季度考核评比 收货员在商品实物检验或票据传递 处置时出现失误 差错的 由收货主管按次记录在案 进入该收货员月份 季度考核评比结果 2020 1 6 28 商品验收规范 四 程序内容 七 收货部作业注意事项收货部成员利用职务之便 发生与供应商建立不当经济关系 或向供应商索取物品 或收受供应商物品 或压价向供应商购买物品 或违规处置商品 含赠品 或违规修改票据 或因私欲有意刁难供应商等严重违规情况的 不论金额多少 一经发现 即刻调离本岗位 直至除名处理 违反法律的 移交司法机关处理 2020 1 6 29 商品验收规范 四 程序内容 七 收货部作业注意事项收货部成员在作业中 避免了重大经济损失或制止了重大错误的 由收货部主管按次记录在案并即刻报店长备案 同时进入该成员月份 季度考核评比结果 收货部在作业中发现本制度未涉及的其它情况 由店长依实际 参照相近规定进行奖惩 2020 1 6 30 商品验收规范 五 控制重点实际到货日是否是规定日到货厂商送货票是否盖有该公司印章收货人员是否按本公司规定收货营业人员是否按本公司规定验收收货录入人员是否正确录入 2020 1 6 31 收货工作程序 营业员 盘点 确定订货商品 填写订单 发传真 供货商 收货部 供货商备货 供货商供货 北京华普超市有限公司订货 验货单 共页 第页 日期 供货商将货物抵运收货部 不符拒收 相符 正确填写订单并贴上序号票 在订单上签字 由营业部人员进行二次验货 并在订单上签字 将商品转入卖场或库房 按照订单与供货商人员进行一次验货 订单所要求的商品名称 质量 数量 规格 保质期 标识 收货工作程序 订货单走向 一次验货 二次验货 营业部 收货部 财务核算员 2020 1 6 35 收货注意事项 时间安排坚持开箱验货合理减毛重禁止向厂家吃 拿 卡 要使用正规的打印订单服从管理防止 顺手牵羊 不能丢失和损坏订单未到货订单及时汇报给上级主管 2020 1 6 36 退货工作程序 营业员 盘点 整理出下架商品 订单注明有退货 发传真 供货商 收货部 供货商备货 供货商供货 放置库房退货区 填写退货单 华普超市有限公司退货单 部组号 30退货单序号 预估金额 未税 供货商编号 96 含税 地址 广安门名称 汉瑞达车牌号 2020 1 6 38 供货商将货物抵运收货部 收货部与营业部 供货商 防损部一同核验退货 退货单由营业部组 收货部 供货商各留一份 供货商将退货提走 准备好所退商品 填写退货单 约供货商提货 将退货送至收货区 核对退货金额 先收货后退货 将每日退货记录在 每日退货统计表 上 退货注意事项 退货单要用兰色 黑色笔填写 不能用红笔 核对退货金额 超过200元必须让财务部核对金额 且部门经理签字 2020 1 6 40 小结 1 每份 订货单 退货单 只有一个序号 订货单 退货单 如作废 除签字外还要加盖 作废 章 同时写明原因 收货部验货员应将订单 送货单 发票等订在一起 保持收货区干净 整洁 2020 1 6 41 小结 2 收货结束 切记锁门 收货区不得遗留任何无关物品 收货工作必须在收货区完成 每周二向主管汇报一周收退货情况 任何员工不得违反工作程序 2020 1 6 42 2020 1 6 43 2020 1 6 44 配送商品到货验收作业流程 1 目的 确保配送中心有序 顺利 准时 正确地向店铺送货 并保证店铺收货数量准确 质量合格 2020 1 6 45 2 范围 本程序适用于华普续订部 和黄天百华普配送中心 及由华普配送中心负责配送的各店铺 2020 1 6 46 3 订货 各店铺应按配送中心规定的订货周期订货 不按规定的订单将自动调到正确的订货时间处理 店铺在订货时按照整箱订货 及最小订量为一箱 店铺在订货时应综合考虑店内库存及销售情况 合理订货以免造成高库存 当店铺有紧急订货需求时 请参照紧急订单程序 新店铺的订货时间会在店铺开店到配送中心查收第一批货物时予以安排并书面通知 2020 1 6 47 4 送货 配送中心将按照既定的店铺送货顺序进行拣货 仓库和运输文员在既定的店铺送货时间前将货物在集货区准备好并准备齐全相应的送货单据 当班运输主管将按照拣货单上标出的货物箱数和集货区区位代码制作装车平面图 司机按装车平面图指示指挥叉车司机和装卸工装车 在装车过程中司机应注意清点箱数并检查货物状态 如发现实际数量与装车平面图数量不符应通知拣货班长安排进行检查纠正 如发现货物在装车前已发生破损应通知拣货班长换货并追究拣货人责任 2020 1 6 48 4 送货 装车完毕后 司机将装车平面图交回给当班运输主管 运输主管核对装车情况后填写司机行程表 将送货单号 整箱数 散箱数 贵品箱数 退单号 封条号码等在司机行程表注明 司机离开仓库前 保安上车检查并核对铅封号是否与司机行程表的标注相符 之后 司机持司机行程表及配送单送货到店铺 由于任何原因 送货车不能按时抵达店铺 送货司机必须及时通知店铺 运输主管 配送中心在接收订单后36小时内送货到店铺 2020 1 6 49 5 店铺收货 车辆到达店铺后 店铺应首先核对司机行程表 并在司机行程表上记录车辆到店时间 对注明已施封的车辆 在卸货前店铺应首先检查封条 如封条号码不符或已损坏 应立即同运输部主管联系 运输部会立即派人到现场解决 封条核对无误后 店铺应尽快安排卸车 卸车时应注意分开清点散箱及整箱数量 若货物在卸下前发生破损 店铺应拒收并在司机行程表上注明交司机带回 店铺对拒收货物事后进行申偿 运输部将负责跟踪在下一次送货时予以解决 2020 1 6 50 5 店铺收货 完成卸货后 将贵品箱 散货箱内的货品当场点清 将司机行程表 配送单财务联交司机带回 店铺在24小时之内与配送中心客服部申偿 为了不影响其他店铺的配送 除贵重货品外严禁店铺当场核对名细 当送货车是租用的社会车辆时 如车上装有送往其他店铺的货物时 店长应在卸完本店的货物后 用司机携带的封条将车封好 将封条号记录在司机行程表上并签名 如有特殊情况 请立即与运输主管联系 2020 1 6 51 6 店长接收单据 司机行程表华普须向和黄天百提供所有店铺签收人员的签字印模 店长或其委托的商验收货员 和黄天百备案留存 在表中 需要店长记录的项目为 实际到店时间 开始卸货时间 结束卸货时间 离开店铺时间 退货数量 箱 店铺收货数量 整箱数 散箱数 贵品箱数 退单号码及页数 封条编号等 填写以上项目时 店长及商检必须据实填写 否则出现差错 由店铺负责 2020 1 6 52 6 店长接收单据 配送单如单据 封条核对无误 店长或商检员指挥人员卸货 按箱数接收 店长根据司机行程表上注明的送货整箱数 散箱数及贵品箱数验收货物 配送单是配送商品的明细表 只供店铺核对送货商品用 实际接收情况不得写在配送单上 而应反馈在司机行程表上 货品交接完毕后 收货负责人必须要在每张配送单上签字确认收货 2020 1 6 53 7 箱数验收方法 有充足卸货空间的店铺 可将货物卸下后分整箱散箱码好 分别清点与司机确认后再搬入店内 店外卸货空间有限的店铺应与司机一同将从车上卸下的整箱及散箱数分批 5箱或10箱一批 清点确认后再搬入店内 2020 1 6 54 8 贵重货品 散货验收 贵品在箱外均有 贵 字注明散货在箱外均有散箱标贴总箱数清点完毕后 方能清点贵重货品 散货 清点贵重货品 散货时 必须根据配送单 货箱上的清单与箱内实物按单品逐一检查 清点数量 如有数量差异 在司机行程表中详细列明 2020 1 6 55 9 清点 箱数验收完毕货车离开店铺后 店铺开始按照配送单核对货物 核对完