深圳万科报销管理制度.doc

深圳市万科房地产有限公司SHENZHEN VANKE REAL ESTATE CO., LTD.费用报销管理制度编号：版号：A/0页码：第 13 页 共 13 页费用报销管理制度编制日期2007-8-20审核日期批准日期流 程 要 素流程目标：流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位流程涉及职位数目修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的：为进一步规范和完善公司的费用管理制度，树立节约费用观念，加强费用控制，简化审批程序，适应管理需要。2. 适用范围：适用于公司各类行政管理费用。主要包括交际费、差旅费、市内交通费、通讯费、车辆费、折旧费、办公费、培训费、报刊资料费、会议费、电脑费用、公司奖励费用、阳光灿烂协会费用、政府零星费用等。3. 术语和定义：4. 职责：4.1. 费用经办人：应在费用发生过程中自觉控制、节约费用，提供记载费用真实发生的合法、有效单据，按本规定履行审批程序并提供审批记录，对单据的真实性、审批程序记录的真实性负责；4.2. 各部门负责人：在部门工作安排中主动控制、压缩费用，对本部门的各项费用的必要性、合理性负责，对本部门总体费用水平的合理性负责；4.3. 财务管理部费用会计：负责审核对所有报销凭证合法性、金额数字的准确性、费用标准是否符合公司的有关规定、审批程序是否齐全；4.4. 财务管理部出纳会计：负责审查付款手续的完备，负责正确付款，对审批手续不全、对金额和收款人不明确的单据不予付款；4.5. 财务部经理：维护本规定的正常执行，对重大开支发表意见，审批付款，组织好费用报销工作和信息通报工作；4.6. 分管部门副总：审批分管部门的非例常性费用和重大开支，确认这些费用的必要性、合理性；4.7. 公司总经理：审定高额非例常性费用和资产购置开支，具有立项权与否决权。4.8. 财务管理部负责对此文的解释。5. 费用报销标准和程序说明：5.1. 交际应酬费5.1.1. 交际应酬费额度范围a） 部门交际费额度范围包括：u 服务于公关目的的各类餐费、招待费；u 赠送礼品（含公司各类礼品的领用、节日公关）或者有价证券（例如购物卡）；u 服务于公关维护目的的其他形式的费用发生（例如租赁费、咨询费、服务费）；u 邀请外出考察的相关费用（含被邀请人员的交通、住宿等）；u 部门活动费/部门间的联谊费用；u 部门外勤工作餐费（按30元/人次标准执行）。b） 专项交际费额度范围包括但不限于u 独立的专项工作任务（例如业绩推介会）；u 部门认为有必要安排的公司层面公关活动，由分管领导书面申请，向总经理申请专项费用；u 公司危机事件交际费；u 各专业系统年度表彰活动专项费用（工程系统、营销系统表彰会）。5.1.2. 交际费报销审批流程a） 部门交际费：由填单人交于部门负责人审批通过后再交于财务报销，部门负责人报销须交其直属领导审批；b） 专项交际费：由经办人网上填报专项交际费审批，完成审批后由财务部备案，方可报销；特殊情况，事先可通过邮件报总经理审批或签字审批，事后需补填专项交际费审批，经办人将相关审批件作为附件递交财务部办理报销手续；c） 个人交际费的报销由其直属领导审批，对外交际勿需在报销单注明交际对象。5.1.3. 交际费用额度控制及报销管理a） 各类交际费均采取按半年累计额度控制的办法，可在年度内跨月调剂使用，但不得跨年度使用；b） 交际费开支单次超过5000元或超出累计额度的开支须在报销时报总经理批准；超过全年额度的开支，则必须事先报总经理批准同意；c） 在开展公司正常业务过程中，凡是以定额饮食、娱乐业服务定额发票（即通常所说的餐费发票）报销的费用一律视为交际费开支；d） 所有用于公关、交际、联谊的支出，无论以何种发票形式报销，均视为交际费，计入相应的额度；e） 财务管理部为交际费用的执行、监督责任部门，人力资源部为各部门交际费用额度的管理部门。f） 参考文件：VKSZ/RL/FD007交际费管理规范5.2. 差旅费用5.2.1. 差旅费报销原则及标准a） 交通费标准：u 董事长、总经理级：按实报销；u 其他职员：飞机经济舱、火车硬卧、轮船普通舱；u 出差往返机票、火车票原则上由公司前台定点购买，按月统一结算；特殊情况自行购票在报销时须注明原因；u 公司为职员购买的商业保险已包含航空保险，职员乘机时另行购买的航空保险不予报销；u 火车站到市内单程的士费定额为50元；凡不安排车辆接送的职员往来机场须乘坐机场大巴，如人数在2人以上（含2人）原则上可乘坐的士，机场到市内往返单程的士费定额为100元。b） 住宿标准： u 住宿酒店的最高标准（按房间计） 级别标准 金额总经理/副总总监级/部门第一负责人其余职员一类城市（北京、上海、广州）按实报销四星级酒店标准房500元/晚或三星级酒店标准房二类城市（其他）按实报销四星级酒店标准房300元/晚或三星级酒店标准房u 总监级、部门第一负责人以下职员多人出差时应尽量安排标准双人间。两人以上同行出差时，可按照级别（总经理以下级别）最高者所住酒店标准房的标准，在额度内报销住宿费用；超出规定金额标准的不予报销，特殊情况报人力资源部批准后方可报销，单笔支出超过5000元需报总经理审批；u 职员区域内出差，原则上能在当地公司“出差公寓”内安排住宿的不再安排住酒店。“出差公寓”无空闲情况下，对于自行安排住宿而不报销住宿费者每晚补贴200元；报销时予以注明，人事管理部门予以核实；u 对于区域外出差自行安排住宿而不报销住宿费者每晚补贴200元。c） 港澳住宿标准 级别标准 金额总经理/副总其余职员香港、澳门按实报销800港元/晚以内u 总经理以下级别职员多人赴港澳住宿时应尽量安排标准双人间；u 对于出差自行安排住宿而不报销住宿费者每晚补贴港币300元。d） 须尽量在出差前办理审批手续，若不办理审批手续则视为放弃该次出差补贴；因协助相关公司相关事宜出差所产生的出差费用（除出差补贴外）由相关公司承担，并且须经相关公司确认后由出差者所在公司报销后转帐，出差补贴由出差者所在公司报销。e） 差旅费补贴标准u 出差补贴不分职级；广东省内出差，按100元/天标准补助；广东省外出差，按150元/天标准补助，同一地出差时间超出10天时从第11天起，补助标准折半；u 港澳费用报销及补贴按照万科集团因公出国费用管理规定执行，临时赴港澳地区各项费用不分职级, 实行包干，按300元/天标准补助，（不包括往返交通费），不再审批报销市内交通费及餐费； u 因公商务出国天数在10天以内的，补助400元/人；出行天数超过10天的，从第11天起，补助标准折半。f） 差旅费费用报销其他规定u 出差地住宿费，住宿费应提供酒店的住宿清单；u 乘坐符合规定的长途交通工具的费用；机场大巴交通费或机场、火车站到市内的定额交通费；自驾私车出差发生的路桥费用，不予报销汽油费，汽油费列入个人私家车报销额度；u 事前经人事管理部门批准，借公差之机就近返家探亲的，其绕道交通费由个人自理，不发绕道和在家期间的差旅补贴；u 新公司成立前常驻人员在领取了外派补贴后不再享受差旅补贴；u 职员异地出差原则上当地公司不再垫付差旅费用，请差旅人员自行垫资报销；u 领取出差补贴后上不得报销出差地市内交通费，特殊情况报销时需经直属领导及人力资源部审批后报销；u 团队出差在出差地的租车费用事前向人事管理部门申请同意后方可报销；u 凡由旅行团统一办理旅行手续并已全额交纳旅行费用者，不得报销其他费用，特殊情况须经总经理批准方可报销；u 出差期间的用餐费用不予报销，出差期间发生交际费用的，报销时计入所在部门交际费额度。g） 外出交流按深圳区域员工双向交流管理规范执行。5.2.2. 出差审批及报销程序：a） 职员出差前，网上填写出差（外出培训）审批表，必须按照公司规范填报出差费用预算，由部门第一负责人网上审批，人力资源部网上审核费用预算并结束流程；部门第一负责人、总监出差，由其分管领导网上审批，人力资源部网上审核并结束流程；b） 报销人当在出差结束后5个工作日内进行差旅费报销工作。职员个人网上填写差旅费报销单，并在报销单上注明出差（外出培训）审批表审批号，住宿费应提供酒店的住宿清单，经部门第一负责人审批后交财务管理部费用管理岗审核报销付款；c） 部门第一负责人、总监报销，网上填写差旅费报销单，由其分管领导审批后交财务管理部费用管理岗审核报销付款；d） 总经理报销，秘书代为网上填写差旅费报销单，由副总经理签字后交财务管理部费用管理岗审核报销付款；e） 财务管理部费用管理岗每月5号对系统内前一月时段内已结束审批流程的出差审批单由系统生成出差(外出培训)统计表，并对其进行加工（分部门、人员列示），审核补贴标准、金额，制成月度差旅补助发放明细表，交人力资源部审核实际出差天数后付款发放。港澳出差补贴与出国补贴除外，需单独填单报销。5.2.3. 差旅费报销管理 u 人力资源部、财务管理部为差旅费用的执行、监督责任部门，；u 参考文件VKHN/RL009深圳区域差旅费管理规范。5.3. 个人通讯费5.3.1. 个人通讯费额度范围a） 个人通讯费指个人日常支出的移动电话费用，业务总监级及以上职员，在公司规定的标准内，可申报手机、传呼机和住宅电话通讯费；其他职员可在公司规定的标准内，申报手机 和传呼机通讯费。但不包括办公室电话、传真费用及INTENET资费；5.3.2. 个人通讯费报销及审批流程a） 申请人凭邮电通信单位开具的、合乎本人通讯联络号码的发票，填制通讯费报销单；b） 申请报销个人通讯费的职员，须及时公布在用的手机号码和传呼机号码，只能固定报销本人的其中一个常用号码所发生的通讯费用；c） 借调人员的手机话费，由人力资源部管原负责审批和台帐登记；财务据以付款；d） 新职员试用期的通讯费补贴一律为150元/月；转正后通讯费额度由人力资源部设定；e） 申请报销个人通讯费的职员每天（包含周末、节假日）8：30-22：00必须保证移动电话或传呼机处于开机的正常通讯状态（在飞机上或不能使用手机的地方可以关机）。出现欠费而停机时必须在停机后24小时内办理交费并开通；f） 经财务管理部费用管理岗审核后予以报销；5.3.3. 个人通讯费额度控制及报销管理a） 报销额度可跨月累计使用，但跨年度无效；b） 人力资源部为个人通讯费额度的制定和维护部门，财务管理部为个人通讯费用的执行、监督责任部门。c） 参考文件：VKSZ/RL/FD003 个人通讯费报销规范5.4. 车辆费用及公务车辆使用费5.4.1. 车辆费用报销原则a） 车辆费用报销发票仅限于在当年开具的汽油费、养路费、路桥费、停车费、洗车费、维修费、保险费、车船税等与本车相关费用，需注明车牌号码或车主名称；b） 对购置的汽车商品需在发票品名中注明“汽车商品”，客户注明本车车主。c） 如个人拥有多辆汽车时,只能固定报销其中一辆所发生的相关费用。5.4.2. 公务车辆使用费管理a） 公司统一管理，指定专人负责所有车辆；b） 指定修理厂家，车辆零星修理需事前得到总经理办公室负责人同意；c） 车辆大修理前，需书面报告，说明原因，明确责任，经总经理办公室核实，上报公司领导审批；d） 公司指定加油站，凭卡加油，统一结算；e） 司机违犯交通规则或工作失职而发生的修理费扣除应由保险公司赔偿的部分后由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章驾驶、未及时年审等罚款费用由司机个人承担；f） 经办人填写公务车辆使用费报销单，必须经过总经理办公室负责人审批，方可提交财务管理部审核。5.4.3. 车辆费用额度控制及报销管理a） 经办人需提供合法票据，填制车辆费用报销单；b） 报销单经财务管理部费用管理岗审核后予以报销；c） 报销额度可跨月累计使用，但跨年度无效；d） 人力资源部为车辆费用额度的审批和维护部门，财务管理部为车辆费用的执行、监督责任部门。5.5. 电脑费用5.5.1. 电脑费用报销原则及标准a） 限于公司现已转正的在职员工，自愿自费购置办公用笔记本电脑；b） 报销标准u 电脑费用总报销金额不超过笔记本电脑购置原价的90，且最高不超过人民币10000元，具体报销金额由总经理办公室审核所购的笔记本电脑购置价格后按百位数取整确定。从事规划设计工作对电脑配置有较高要求的员工以及总监级（含）以上的员工上述补助最高金额为人民币12000元；u 如果笔记本电脑市场有较大波动，区域中心将调整报销金额标准，新标准适用于公布日以后所有的购置申请；u 笔记本电脑使用期为三年，三年后职员可重新购机并申请电脑费用报销；u 电脑费用报销分四次发放，经审批后在购机时首次报销电脑费用总额40%，从审批之日起三年，每年报销电脑费用总额20%。c） 本规定实施后，公司将不再为总监级（不含）以下职员购置笔记本电脑。5.5.2. 电脑费用报销流程a） 职员在购机后，根据购买的笔记本电脑发票及配置型号，网上填报笔记本电脑购置审批，由总经理办公室核定电脑费用报销金额，并交财务部审批备案；b） 在提交审批满一年、满二年、满三年分次报销电脑费用，需打印有效笔记本电脑购置审批并填写电脑费用报销单，经财务部审核后予以报销；c） 电脑费用发票由财务部统一存档管理。5.5.3. 特殊情况处理a） 员工从购买笔记本电脑且办理报销手续之日起6个月以内离职的，应全额退还已从公司领取的笔记本电脑报销费用；6个月以外，15个月以内离职的，应退还已从公司领取的笔记本电脑报销费用的50；超过15个月离职的，如果离职日期为该年报销费用发放日之前，则该年度及以后的报销费用不予发放；b） 职员在享受电脑费用报销期间调往区域以外的兄弟公司，则如果调离日期为该年报销费用发放日之前，则该年度及以后的电脑费用报销不予发放；区域内调动时，调入的分公司财务部凭借报销凭单继续报销；c） 电脑遗失或意外损坏的处理方式u 职员所购买的笔记本电脑，不纳入公司固定资产管理，所有管理责任由职员个人承担；u 职员报销电脑费用后，电脑在任何场所遗失或损坏（如损坏笔记本电脑生产厂家不负责维修或更换），职员应承担相应责任，公司概不负责；u 对于遗失或损坏的电脑，职员可按照丢失前购买的原笔记本电脑费用报销标准进行报销，公司不再核发新的电脑报销费用额度；直至报销期满，职员方可发起新的笔记本电脑购置审批。5.5.4. 电脑费用额度控制及报销管理a） 总经理办公室负责电脑费用报销额度的核定和审批，财务管理部为电脑费用的执行、监督责任部门。b） 参考文件：VKHN/RL011深圳区域职员自购办公用笔记本电脑管理规范5.6. 会务费用5.6.1. 为严格控制会议费支出。各部门需要召开各种类型的会议，应在会议召开之前将会议规模、地点、出席会议人数、会议内容、会议费用上报。并报财务部备案；5.6.2. 总经理办公室负责会务费用的审核。超过5000元以上的会务费用及其他需报部门分管副总审批同意；单笔超过30000元的会务费用需报总经理批准。5.7. 阳光灿烂协会费用5.7.1. 阳光灿烂协会费用主要包括协会组织开展职工文体活动的各项支出，例郊游活动、联欢会、参观、电影、球类活动、游泳以及其他集体活动如司庆、春节晚会的费用等； 5.7.2. 各俱乐部的日常活动/训练，由俱乐部负责人根据计划及年度申报预算开展，具体实施工作由俱乐部负责人自行组织。各活动经办人报销需事先报俱乐部负责人审批，经协会负责人审批后交协会秘书登记备案，然后办理报销手续；5.7.3. 公司级重要活动及大型比赛，各位经办人在规定的活动开展时间到来前提前筹划，将详细的活动方案及费用预算上报协会负责人，抄送职委会委员及协会秘书，并报总经理审批，由财务管理部登记备案。5.8. 公司奖励活动费用5.8.1. 公司奖励性经费是由总经理批准，公司发文奖励部门或个人的一定额度的开支；5.8.2. 经办人需提供与公司发文奖励具体规定一致合法发票，并将公司发文作为报销单附件；5.8.3. 公司奖励经费以公司发文为准，人力资源部对公司发文具有解释权。5.9. 职员培训费用5.9.1. 职员脱产培训和业余进修、出国考察所发生的有关费用按照人力资源部的有关规定执行，必须事先发起网上外出培训审批并提交培训预算，经审批后方予以报销；5.9.2. 职员到专门机构作短期培训，需经本部门负责人审批，并交人力资源部培训专员登记备案； 5.9.3. 培训费用超过5000元以上的培训费用需报部门分管副总审批同意；单笔同一内容培训费用在10，000元以上的培训费用，需报总经理批准；5.9.4. 发生的交通费用需事先审批后方予以报销，发生的交际费用不予在培训费用中列支，直接计入部门交际费额度。5.10. 报刊书籍费5.10.1. 由于工作需要购置的专业用书或报刊资料，经本部门负责人批准后购买、凭发票到总经理办公室图书保管员处办理验收登记手续后，凭发票办理报销手续。单笔购置在5000元以上的须报总经理办公室负责人审批。5.10.2. 年度报