借款及各项费用报销制度.doc

借款及各项费用报销制度为了加强公司财务管理工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司费用支出，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况制定本制度。一、备用金或借款借支程序1、各部门人员为保证工作的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金或借款。2、备用金或借款在2000元及2000元以下的由财务主管会计核准，超过2000元的由总经理核准。3、出差人员借款：必须先到财务部领取借支单，借款金额原则按“往返车费+（食宿费+出差补贴）*预计出差天数”计算，先经部门负责人同意签字，再由财务主管会计审核，最后经总经理批准后方可借支，前次借款尚未清理，不得再次借款。4、因业务需要借支招待费的，先领取借支单，注明“招待对象、事由、时间、参加人数”等明细情况。经部门负责人同意签字，再由财务主管会计审核，最后经总经理批准后方可借支。5、其他临时借款，如购买办公用品、维修费等，须填写借支单，写明数量、用途、金额及相关信息。办理审批手续后，方可借支。6、借款人须在公务完毕后5个工作日内持相关费用报销凭证到财务部结清借款，前款不清后款不予办理借款手续。超期未报的，财务人员月底清账时凭借支单转应收个人款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月扣发以后的工资，待领用人报账后再作补发工资处理。注：借款、报销总额超过5000元的，须提前1天通知财务；超过1万元以上的，须提前2天通知财务，以便财务合理安排资金。二、报销程序1、差旅费报销 公司员工出差应严格履行报批手续，出差外地的必须填写出差申请表，注明预计出差天数、出差事由、出差地点、交通工具等详细信息，报经部门负责人及总经理核准后方可出差。未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司不予报销。 出差人员返回公司后，五天内应按规定到财务部报账，填写差旅费报销单并附上出差申请表，由经办人签字、部门负责人、财务人员签字办理审批手续后，方可冲账或付现。 报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。员工报销时应按发票类型、时间顺序粘贴。如住宿费按时间顺序层次粘贴整齐。经财务审核不符规定，将予以退回。2、业务招待费报销 须填写费用报销单，注明“招待对象、事由、时间、参加人数”等明细情况，所附单据必须有税务部门的正式发票（无正式发票，只有收据的须说明理由，既无正式发票又无收据的须由总经理特批方可报销），列明公司抬头、数字清晰，先由经办人签名、部门负责人、财务人员签字后，办理审批手续，予以报销。超审批金额以外的业务招待费，一般不予报销。3、其他费用报销 其他费用报销须先填写费用报销单，注明日期、摘要、金额、备注栏内写上用途，有购买实物的，还须另行附上请购单，经报销人、部门负责人签字后，交由财务审核，购买实物单价超500元的须总经理批准后方可报销。所附报销单据须粘贴整齐、完整，经财务审核不符规定的将予以退回。三、报销标准1、差旅费 定义：出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享有相应的外埠出差支出标准和伙食补贴；在公司办公所在地城市内履行公务不享有出差支出标准和伙食补贴。 出差人员的住宿费、市内交通费、伙食费，实行分项计算，总额包干，调剂使用。 包干费用按实际住宿天数计算。出差当天中午12点以前出发，伙食费全补，按60元核算；12点以后出发，伙食费按30元。 下列出差不实行包干办法：参加各种会议人员、外出学习、进修、培训人员依照会议安排，根据实际情况报销。如果会议没有安排，每人每天发给伙食补助费20元，市内交通费每人每天20元，住宿费和其他会议费，根据会议通知据实报销。在市区内参加各类会议，一律不给补助。 随同领导出差、陪同客户考察，据实际情况报销。 乘坐火车，从晚8时至次日7时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车12小时的，可购硬席卧铺票。除公司高层以外的其它人员，出差乘坐飞机要从严控制，出差路途较远超过18小时的经总经理批准方可乘坐飞机。随同高层领导出差，可依据高层人员标准乘坐飞机。（另：来往飞机场与目的地之间打车不包括在飞机票款内，包括在交通费标准内。故应尽量坐机场大巴） 员工出差期间，因浏览或非工作需要的参观而开支的一切费用，均由个人自理。因业务需要而发生的业务招待费按管理的有关规定执行。 带车出差的，其行车期间的油料费、过桥费、停车费等国家或地方政府规定的应收费用可凭票据实报销。住宿费、个人用餐费以包干标准的85%报销。 出差人员应妥善保管自己的票据，如有丢失，将不予报销。如有特殊情况者，须写出书面报告，且有1人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门负责人签署意见，报总经理审批后，按票价的50%报销。 报销标准级别职务费用类别各地区标准（元/天/人）ABCDA总经理住宿、短途交通、招待、个人用餐500 450 350 300 B各部门主管人员住宿、短途交通、招待、个人用餐400 350 300 250 C一般管理人员住宿、短途交通、招待、个人用餐300 250 200 150 地区说明：A:北京、深圳、广州、上海B:各省会城市C:各地级市D:县城2、业务招待费 定义：业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。 各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要到外面宴请的，须事先取得总经理同意，否则不予报销。 各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示总经理，经同意后限额接待。3、本市交通费用 定义：本市交通费用是指公司员工在公司所在地办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费、出租车费、地铁车费等） 凡市内办理公务的人员，除持有公司重要物件和大额现金及票据外，一般以乘坐市内公共汽车为交通工具。需要乘坐出租车的，须事先取得部门负责人的审核，总经理批准，实行实报实销。 所有因公报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。 员工需要坐公交车上下班的，需向部门负责人说明情况，部门负责人确定报销限额，并上报总经理批准以后，给予定额报销。4、日常办公用品费 定义：办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目支出。公司办公用品统一由办公室指定专人进行购买、控制与管理。 申请购置办公用品及实物时，须先填写请购单，注明品名、规格型号、数量、用途等，行政办公室须查明是否可调节使用，如需购买，报财务部审核后购买，单价超500元的须报总经理审批后方可购买。行政办公室负责办公用品领发由指定专人负责，并且每月10日之前须填报上月办公用品的领、用、存报表，按部门分类，报送财务部。 其他办公费用，如快递费、电话费、水电费等，须先由行政部确认签字，并附有发票（无正式发票，只有收据的须说明理由或由总经理特批的方可报销），再报财务审核。 行政部应货比三家，一般应有三家报价单，择优选定并在财务备案。财务有权对发生的办公用品费进行电话询价抽查，或到市场询价，如询价与申请报销的金额差距较大，财务将有权扣除多算金额并进行通报批评或移交人事部门进行人事处理。5、通讯费用 定义：通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用，通讯费一律实行凭票包干报销制。 通讯费按职级标准（元/月）：一般管理人员50元，中层管理人员100元，中高层管理人员150元，高层管理人员200元。 报销人员在实际报销时，需要向财务部提交正规的通信费缴费发票。 享受通讯费报销标准的人员必须保持24小时（含节假日）通讯畅通，且该通讯号码必须公布在公司通讯录上。 6、福利费 员工生日、节日须有明细清单及员工签字，方可报销。 办公室生活费须列明清单，注明名称、金额等信息，财务凭清单进行审核。7、车辆费报销汽油费、路桥费等各项车辆使用费须经行政部确认、财务审核、总经理审批方可报销。四、报销要求1、原始凭证有效性的规定： 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路交通系统等各类带印戳的收据、支出证明单等。 一般能取得发票的必须凭发票报销，对于特殊情况不能取得发票，只能提供收据时应向财务说明情况；禁止白条报销，除总经理特别批准外。 经办人员取得合法凭证时，应按要求规范填写，凭证内容应填写完整，公司抬头应写公司全称，字迹必须清晰，原始凭证上须有单位盖章；住宿发票填明起止日期及天数。以上不符规定，财务将视为无效凭证，不予报销（特殊情况除外）。 经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。2、原始凭证粘贴要求 原始票据必须按交通票据、住宿发票、招待发票、办公费用发票、通讯发票等不同费用类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。交通票据等小票