时间管理转训课件.ppt

时间管理 认识到时间管理的重要性 做事更具条理性 表现在以下几方面 能够区分主动性和应对性任务 按照工作的轻重缓急 确定处理的先后次序 制定工作计划 通过有效地授权管理员工 制定行动计划 提高组织管理能力 课程目标 2 一 时间管理的概念二 时间管理的原则策略三 时间管理的实用方法 目录 3 时间是最为宝贵的资源 如果我们不能管理时间 便什么都不能管理 彼得 杜拉克 4 概念时间管理的实质是 自我的管理 生命管理 结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间 一 时间管理的概念 5 四个影响时间效率的自身因素 出租车司机的故事 尊重时间取之不尽 自然规律难以自检 重要 与 紧要 无法实践 我该怎么办 6 做好重要的工作提高做事效率用更多的时间去做带来成就感满足感的事情用更多的时间去陪你所爱的人有更多时间去做那些能最大限度给自己带来快乐的事情 时间管理的最终目的 7 一 时间管理的概念二 时间管理的原则策略三 时间管理的实用方法 目录 8 二 时间管理原则 SMART原则 让目标达到SMART标准80 20原则 把时间花在最有效的工作上 四象限原则 关注重要且紧迫的象限 学会说 不 保持自己的工作节奏 9 为什么需要计划 6P ProperPriorPreparationPreventsPoorPerformance事前的适当准备 能够避免糟糕的表现 10 目标 方法 行动 计划 计划是从目标到方法的桥梁 11 怎样制定工作计划 明确任务目标寻找达到目标的各种途径 并选择最佳途径把最佳途径转化为每周或者每日的工作事项确定各项任务的完成时间落实到文字 将计划公布经常检查更新自己的计划 12 目标制定的SMART原则 S Specific具体 不能笼统 M Measurable可度量 A Achievable可实现 指付出努力的情况下可以实现 避免过高或过低的目标 R Realistic现实性 指目标是实实在在的 T Timebound时限 完成目标的期限 13 制定目标的步骤 确定组织和自己究竟想要什么把目标写下来为自己设定的目标设定一个完成的最后期限把能想到的 实现目标的所需事情全部列出来对清单进行整理 使之成为一份计划立即根据计划采取行动 14 甘特图 进程时间控制的有效工具 甘特的思想 甘特的贡献 把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的 具有相互关系的一系列计划或各项事件 体现一个既简单又基本的控制原理 从计划中选取关键内容并予以密切注视 编辑加工设计版式制图打印校样印刷校样设计封面 1月2月3月4月 案例 图书出版 2 80 20原则 80 有效果的工作 20 次要的工作 80 的时间 20 的时间 来自 花去 18 80 20原则 去寻找用20 的努力就可得到80 的效果的领域集中精力解决少数重要问题 而不是解决所有问题 19 一个时间管理的故事 鹅卵石的故事 20 3 时间管理的四象限原则 重要度 紧迫性 A重要而且紧迫 B紧迫但不重要 C不重要不紧迫 D重要但不紧迫 21 请运用四象限方法排列你的工作 22 3 1紧急且重要的事物 一定要减少不要成为 救火队员 首先关注重要但不紧急的事务 23 3 2紧急且不重要的事物 可以委托授权主管临时派的某些活就可能属于这一类事务 对于主管来说重要 对于你只是紧急 倘若你人际关系很差 或委托授权的能力欠缺 那你只能独自忍受这类事务 高明的委托或授权 是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事 而又让被委托方或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值 因为紧急之事往往对别人而非对自己重要 3 3不紧急且不重要的事物 放弃 积习难改 改变习惯真得就那么难吗 25 3 4重要且不紧急的事物 需要最为重视这类事务就是你人生中的大石头 它们最关乎你人生的效能 你每天的生活 都应围绕它们来展开 26 4 学会说 不 不要企图获得所有人的赞扬不要担心冒犯到别人正确认识义务拒绝是有技巧的 27 坚定的语气 说明拒绝理由 态度可适当变化 SayNo 拒绝与重要目标无关的事情打交道 才能创造时间的最大效益 拒绝是为了避免干扰 电话浪费时间的原因 解决电话干扰的方法 处理 转换 暂缓 速办 上级 不 速 之 客 31 我们工作时间的20 50 是在进行各种语言沟通 如果把文字沟通 包括各种报告和email QQ或MSN加进去 会高达64 沟通 时间管理中易被忽视的隐患 32 沟通中节省时间的原则 坦白表达自己的真实感受多提建议少提主张充分发挥语言表达能力让对方一次性理解自己所表达的含义 33 请看这个例子 王经理来电话说他3点钟不能参加会议 小孙说他不介意晚一点开会 把会放在明天开也可以 但是10 30以前不行 可是会议室明天已经有人预定了 但星期四还没有人预定 唐总的秘书说 唐总明天很晚才能从外地回来 会议时间定在星期四11点似乎比较合适 您看行吗 34 该怎么讲 35 我们可以把会议安排在周四十一点吗 这对唐总 王经理都很方便 小孙也能参加并且本周只有周四会议室有空 一 时间管理的概念二 时间管理的原则策略三 时间管理的实用方法 目录 36 Placeholderforyourownsubheadline 其他方法 有效授权 Placeholderforyourownsubheadline ABC排序法 时间管理的实用方法 37 1 ABC排序法 列出需要处理的事务每项事物前按ABC分类A 最重要B 次重要C 不重要按优先顺序进行调整 38 处理高价值活动 黄金时段 奖励自己 切香肠法 处理低价值的活动 授权或分派 不要太完美 学会舍与得 2 合理有效地授权 做过类似工作的人 利用备忘录 传真或邮件 需要的时候 新手 面对面的会谈 每天 周 授权前 两个障碍需要克服 要舍得把自己喜欢的工作 分派给别人去做克服恐惧心理 不要害怕工作局面失控 41 授权中 如何进行授权 42 哪项任务 由谁负责 他 她 能胜任吗 授权后 要给予支援和把关 告知责任人培训他们告知其它人 为什么会拖延 没有意识到拖延的严重性做事拖延形成习惯习惯先做琐碎的容易的 后做困难的工作时间估计不足无限期地做某件事情 44 如何克服拖延 确定最后期限尽早处理这些事件将工作适当分解 3 时间管理的更多实用方法每晚进行总结并对明天工作进行优先级排序节省找东西的时间 分门别类 相关物品放在一起 合理使用废纸篓多花10 时间准备 可以节约90 的无谓浪费合理运用不同的时间段 45 如何运用不同的时间 首要时间 一日之计在于晨大块时间 用于完成当天最重要的