安全文件档案管理制度.doc

XX有限公司编 号XX-SP-07标题安全文件档案管理制度版 本01页 数4批准审核作成日 期2012-11-01修改记录序号版本修改内容摘要批准生效日期第1页，共4页 XX有限公司标题安全文件档案管理制度编 号XX-SP-071.0目的为规范公司管理制度的编写、会签、审批、发放、修改，以及记录性资料的保管工作，保障文件的严谨性和记录的有效性，制订本制度。2.0适用范围本制度适用于三洋光部品（惠州）有限公司3.0定义3.1安全文件：经批准且有文件编号的各类管理制度。3.2安全档案：管理制度文本、制度附表及相关安全生产工作记录。3.3安全制度：由公司制订并发布的规范性安全文件。3.4安全规定：由部门制订并发布的规范性安全文件3.5安全操作规程：由公司组织制订并发布的针对设备及作业规范的安全文件。4.0职责4.1总经理负责批准发布公司制订的安全管理制度4.2安委会负责组织审批公司制订的安全管理制度4.3总务课负责公司制度编写、分发、原件保管、公司档案管理4.4 各部门负责公司安全文件宣导执行、制订部门规定及部门档案管理5.0程序5.1文件编写5.1.1安全文件必须具有文件名称、编号、页数、版本、审批、生效日期等标识，并按统一的格式进行编写。5.1.2文件编号规则5.1.2.1安全文件编号规则5.1.2.2记录表格编号规则5.2文件会签5.2.1安全制度实行会签制度，文件编写完成后，由总务课负责组织安委会成员及相关职能部门担当人员会签。5.2.2总务课根据会签结果，再次修订完善文件稿，经部门同意后呈交总经理审批。5.2.3安全规定、操作规程可参照执行。5.3文件审批5.3.1安全制度由总经理批准后生效5.3.2安全规定由本部门长批准后生效。 5.3.3安全操作规程由总务负责人批准后生效。5.4文件发放5.4.1经批准生效后的安全文件由文件管理部门编制一览表后分发至各相关部门。5.4.2文件分发时，文件管理部门应制作文件发放记录表，由各收到部门签收。5.4.3领取文件的部门不得将文件提供给外单位（人员），且不得私自涂改。5.4.4如原领取文件破损或丢失，应及时向文件管理部门说明原因，并申请重新领取。5.4.5各部门收到文件后，应及时组织学习，传达文件内容和管理要求。5.4.6文件换版时，领取文件的部门应交回旧版文件，防止误用。5.5文件变更5.5.1有下列情况之一的，文件编制、使用部门可向管理部门提出修改：5.5.1.1相关法律、法规、安全标准变更5.5.1.2政府、客户、总公司或公司安全管理有新的要求5.5.1.3文件在执行过程中出现问题5.5.2文件修改遵照上述文件编写、会签等程序进行。5.5.3收回的旧版本文件由文件管理部门统一销毁。5.6记录表格5.6.1文件管理部门须将文件附表汇总成记录表格一览表进行管理。5.6.2安全工作应依据文件要求及附表格式进行记录，不得私自进行修改。5.6.3表格记录内容应真实有效，不得事后私自涂改。5.6.4表格记录应在规定的时间内规范填写，并按规定的权限进行审批后存档或交至管理部门存档。5.7归档管理5.7.1归档范围：政府发放文件、公司规章制度、制度执行、安全资格证明、职业健康、安全培训、安全投入、隐患整改、工作总结计划、事故调查处理、会议记录、通知通报、相关方、设备设施检测检修、危险源管理、危险作业审批等安全生产相关的记录资料。5.7.2各部门负责各自职责范围内的档案管理。5.7.3档案应分类管理，有专用文件夹存档，每份档案均应有档案目录。5.7.4文件资料应及时归档，并在目录上做好存档记录。5.7.5档案保存时限参照记录表格保存要求进行，禁止销毁规定保管期内的档案。5.7.6档案管理列入安全检查范围，安委会将不定期进行检查，以确保档案管理规范。6.0附表6.1安全文件会签表（F-SP-07-01/01）6.2安全文件一览表（F-SP-07-02/01）6.3安全记录