合肥市工程建设监理公司工程资料整理细则.doc

工程建设监理资料整理细则合肥市工程建设监理公司 保密一、说 明 l、随着建筑工程法制化建设的日趋完善，新的国家强制性标准、建筑工程验收规范在标准上作了重大调整，为使本公司监理资料管理规范化、标准化对公司二000版工程建设监理资料整理细则进行局部的修正。 2、本实施细则适用于工业与民用建筑在施工阶段的监理资料整理。其它专业和市政工程的监理资料可参考执行。 3、本实施细则以建设工程文件归档整理规范)GBT503282001、GB503192000及有关政府职能部门对监理工作的有关规定为基础，结合第一版实施细则和公司现场现状而编制。 4、各现场项目部在执行过程中，注意总结经验，积累资料。随时将有关的意见和建议与公司现场部和技术部联系，以供修订时参考。 5、本细则如与行政法规相突。应以行政法规为准。 6、本实施细则为公司内部使用，不得外传。 7、本细则以实施之日起执行。二、基本规定 1、现场监理部资料的管理实行总监负责制。专业监理工程师负责本专业监理资料的整理。并阶段性地将监理资料交专职(兼职)资料员验收归档。 2、现场管理资料必须及时整理，与工程同步进行，真实完整、分类有序。 3、有条件的项目，监理资料应实行微机管理。工程竣工后一个星期内完成所有资料的整理汇总工作，送公司技术部审查合格后装订，并办理移交手续。对于资料不完整。不符合归档要求的，公司技术部将拒收。不准办理移交手续，并限时完成资料的完善工作。 4、监理资料应采用耐久性强的书写材料。如碳素墨水、蓝黑墨水。不得使用易褪色的书写材料。如红色墨水、圆珠笔、复写纸(包括单面复写纸)，铅笔等。另：检验批分项工程验收记录，可以手写也可以计算机打印，复印也可以，但必须加盖红章(检查数据和签名必须手写)。 5、监理资料的幅面尺寸规格宜为A4幅面(297MM210MM)。无法使用A4幅面的应折叠成A4幅面或粘贴在A4幅面纸上。 6、一个建设工程由多个单位工程组成时，监理资料应按单位工程组卷。共同的文件统一组卷。如某住宅小区，由若干栋住宅组成，其监理资料应按单位工程组卷，但监理规划、监理合同、总监任命书等共同的文件可组成一卷。 7、监理资料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、通知与回复、同一文件的印本与定稿、文件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，文件在前、附件在后的顺序排列。 8、监理资料应按专业、分部、子分部、分项分类整理编号。 9、监理工程师在监理资料中签署的意见应字迹清楚、规范、容易辨认。 10、监理资料应按照中的统一制式表格。中没有制式表格，在监理实践中又必须发生的，各项目部可根据情况进行设计制定，并交现场部审定。 11、案卷装具一律使用卷盒，每盒资料均应有目录。每个文件盒均应有封面和案卷脊背。其文件盒封面和案卷脊背式样由资料室根据有关规范确定。三、监理资料立卷工程建设的监理过程中应具备如下资料，并按照以下要求分类立卷卷一、建设单位文件 1、工程文件 11规划许可证、施工许可证 2、合同文件及相应的资质证书。 21监理合同文本 22监理单位资质证书、营业执照、总监任命书、总监代表授权书 23项目监理组织机构(要加盖公司公章)及监理人员资格证书 24建设工程施工合同(包括施工单位招、投标文件) 工程分包合同、各类建筑单位与第三方签订的涉及监理业务的合同、变更及协议文件 25总包施工单位、分包施工单位的资质(由专业监理工程师审查总监签字) 项目管理人员资格证书、专业测量人员证书，特殊工种人员资格证书 26实验室、搅拌站、检测单位等资质 3、勘察、测绘、设计文件 31工程测绘资料、地形图 32工程地质勘察报告 33测量基础资料 34施工图纸及说明文件(不存档) 35图纸会审意见、回复文件 36设计交底有关记录及会议纪要 37工程设计变更文件 38政府有关部门对施工图纸设计文件的审批意见 审图意见书、人防、环保、消防、市政、供电、白蚁防治等部门卷二、监理单位资料 1、监理工作指导文件 11工程项目监理规划(总监编写，总工审核) 12工程项目监理实施细则(土建、装饰、水、强电、弱点、暖通、电梯、特殊工艺要求及安全等。专业监理工程师编写，总监审核)。 13工程项目监理旁站实施方案。 2、会议纪要 21第一次工地会议纪要及业主授权范围(业主主持) 22监理例会会议纪要 23专题会议纪要 24其它会议纪要 3、监理工作往来文件 31工程开工复工报审、工程暂停令(总监审核并签字) 32监理工程师通知单及回复(进度、质量、造价、安全) 33不合格项目通知、质量事故报告及处理意见 34监理工作联系单 35监理备忘录(由总监签发，见附件一) 4、监理工作记录文件 41巡检检查记录(个人记录) 42旁站检查记录(前后要闭合。要施工单位签字) 43平行检查记录(见附件二) 44监理日志(前后要闭合) 45工程照片等其它资料 5、监理报告、总结 51监理月报(必须采用计算机打印) 52专题报告或总结 53阶段工作总结 54工程竣工总结 55质量评价意见报告(包括桩基子分部、基础分部、主体分部、子单位、单位工程评估报告) 56监理业务手册(一份合同一份手册)卷三、施工单位文件 1、施工技术准备资料 11施工组织设计(由专业监理工程师审查，总监签字) 12分项、子分部、分部工程施工方案(由专业监理工程师审查，总监签字)。 13专项施工方案(由专业监理工程师审查，总监签字) 14季节性施工方案(由专业监理工程师审查，总监签字) 15特殊工艺要求施工方案(由专业监理工程师审查，总监签字) 16有关现场安全施工方案(由专业监理工程师审查，总监签字) 17规范中规定的其它施工方案(由专业监理工程师审查，总监签字) 2、工程进度文件 21总进度计划 22工程进度计划报审文件 23其它有关进度报审文件 24工程竣工计划报审文件(由总监签字) 25工程延期及延误处理文件 3、工程材料报验(土建方面) 31材料数量台帐(见附件三) 32砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、保温、防腐等材料进场报验表(将33、34、35作为附件附在相对应的检验批后)。 33材料出厂合格证等证明文件 34工程材料送审、见证取样表(见附件四) 35材料复试试验报告(水泥出厂合格证、复试报告、28天强度必须补报) 36砂浆配比、砼配比报验 4、进场设备报检(如塔吊、人货电梯、水淮仪、经纬仪等) 41设备数量台帐(见附件三) 42设备进场报验表 43设备合格证、质量保证书 5、工程报验(土建方面) 51工程定位测量报验(包括隐蔽工程报验) 52工程检验批报验(试块强度报告、环刀取土试验报告、钢筋焊接报告等放在施工检验批工程报验单后面) 53分项工程报验 54子分部、分部工程报验(由总监审核并签字) 55子单位、单位工程报验(由总监审核并签字) 6、材料设备报验(安装方面) 61材料、设备数量台帐(见附件二) 62材料、设备进场报验表 63材料、设备合格证。质量保证书 64设备开箱报告。商检证明。 7、工程报验(安装方面) 71检验批验收记录(包括隐蔽工程检查记录、设备明细表、设备安装记录) 72水电施工各项试验记录 73分项工程质量验收记录 74子分部、分部工程质量验收记录(由总监审核并签字) 8、工程造价审批文件 81工程预算的编制与审查 8.2工程量申报及审批资料 83工程预付款报批文件 84工程款报批文件 85费用索赔处理文件 86工程竣工决算报批文件 87其它有关工程造价控制的资料卷四、工程验收文件(工程参建各方共同验收文件) 1、基槽、基础、主体结构等中间验收文件 2、人防工程验收文件 3、消防工程验收文件 4、防雷办检测文件 5、白蚁防治文件 6、其它工程验收文件 l 7、竣工验收文件 8、建筑工程质量验收监综合表卷五、工程管理往来函件 1、建设单位函件 2、施工单位函件 3、设计单位函件 4、公司函件 5、政府部门函件 6、其它部门函件备注：档案馆长期保存 档案馆短期保存 其它：监理公司保存三、监理资料整理的要求及注意事项 一、卷一 11、规划、施工许可证 111应先有规划许可证，后有施工许可证，注意开工时间应晚于施工许可证的批准日期。对特殊工程，未领取施工许可证就开工的项目，监理在开工复工报审表中应进行说明。 25、分包单位的资格报审表 251分包单位的资格报审表按照监理规范A3表式样属于施工单位用表。 252附件材料：分包单位的资质、营业执照；分包单位的业绩材料；分包单位的考察材料(如果有)附在报审表后。 253如果某分项(分部)工程的施工单位与业主直接签定合同(即业主指定的分包单位)总包单位不需填分包单位资格报审表。监理按规定将分包单位作为独立的施工单位进行监理。 26、实验室、搅拌站、检测单位等资质 261对实验室资质、砼搅拌站资质材料，监理应向有关单位索取，可以不填资格报审表。 37、设计变更、图纸交底(会审) 371设计变更、图纸会审内容要在图纸相应部位标注，并注明内容来源的种类及编号。 372设计交底与图纸会审记录必须有四方的签字及印章。 373在设计变更中设计部门除了要签字外，要加盖设计部门的印章。 二、卷二 11、监理规划 111监理规划应包括以下内容： a工程项目概况。要写明项目业主单位，项目所在地及周边环境。建筑规模、结构形式、建筑物主要使用功能、工程造价及项目的建设目标要求等。 b监理工作范围。应具体明确委托监理任务的性质、阶段、时限、专业项目内容等。例如是否实行三控制，是否包括施工前期服务，保修服务等。 c监理工作内容。 d监理工作目标。应结合业主对项目工程建设目标要求，写明在监理有效工作期内各项控制目标及希望达到的要求。 e监理工作依据。按要求编写。 f项目管理机构的组织形式。即写明项目监理机构组织结构图。包括配备的主要监理人员名单、资历、业绩、专业分工等。 g项目监理机构的人员配备计划。 h项目监机构的人员岗位职责。 i监理工作程序。 j监理工作方法及措施。是根据监理服务范围和具体监理服务工作内容，结合工程特点具体写明监理机构采用的方法和具体措施。包括控制手段、检测设备、评估验证、旁站监理方案等。 k监理工作制度。即监理工作的一些会议制度，文件资料签收发文制度和内部管理制度等。 l监理设施。根据工程规模，委托监理合同的相关约定配备必要的设施。 112在监理工作实施过程中。如情况或条件发生重大变化而需要调整监理规划时，应由总监组织专业监理工程师研究修改。按原计划报审程序经过批准后报业主。 113监理规划由总监理工程师主持编制，专业监理工程师参加。应有编制人(总监)签字，同时报单位技术负责人审核批准后报业主。 12、监理细则 121大中型项目及特殊工程项目除编制监理规划外，还应编制监理细则。监理细则由专业监理工程师编写。总监理工程师审核批准。所以监理细则的封面应有编制人(专业监理工程师)和审核人(总监理工程师)签字，并注明编制时间。注意编制时间应在工程开始实施前。 122监理实施细则应包括下列主要内容： 1)专业工程的特点 2)监理工作的流程 3)监理工作的控制要点及目标值 4)监理工作的方法及措施 123监理细则应符合监理规划的要求，结合工程项目的专业特点做到详细具体，具有可操作性。 21、第一次工地例会纪要及业主授权范围 211第一次工地会议由建设单位主持，在工程正式开工前进行。 212第一次工地会议应由下列人员参加。 213建设单位授权驻现场代表及有关职能人员。 214总承包单位项目经理部经理及有关职能人员，分包单位主要负责人。 215监理单位项目监理部总监理工程师及全体监理人员。 216会议主要内容： 217建设单位负责人宣布项目总监理工程师并向其授权； 218建设单位负责人宣布总承包单位及其驻现场代表(项目经理)； 219总监理工程师与项目经理相互介绍各方组织机构、人员及其专业、职务分工； 2110项目经理汇报施工准备的情况； 2111会议各方协商确定协调的方式，参加监理例会的人员、时间及安排； 2112其它事项。 2113第一次工地会议后，由监理单位负责整理编印会议纪要，分发有关各方。 22、例会、专题会议的会议纪要 221例会是指“监理规划”中规定定期召开的工程例会。专题会议是针对某项事情而专门召开的会议。 222工地例会应包括以下主要内容： a检查上次例会议定事项的落实情况。分析未完成事项的原因。 b检查分析工程项目进度计划完成情况。并提出下一阶段进度目标及其落实措施。 c检查分析工程项目质量情况。针对存在的质量问题提出改进措施。 d检查工程量核定及工程款支付情况。 e解决需要协调的有关事项。 f现场施工安全情况。 g其它有关事宜。 223会议纪要是与会人员共同形成的意见，要求各有关单位会后进行落实，在以后的工程决算、解决合同纠纷等方面具有文件性的作用。因此会议纪要要求与会各方会签后方可下发。会议纪要不能整理成会议记录。不能出现某某处长发言。某某经理发言。与会人员的签到作为会议纪要的附件。 224会议纪要正文前应写明时间、地点、参加会议人员、主持人姓名等有关内容。 225专题会议纪要可不编号，但题目应写明“关于问题的专题会议纪要”。例会纪要要进行编号。 31、工程开工复工报审表 3. 11工程开工或复工前，承包商应填写工程开工复工报审表，报监理机构审查，总监理工程师应签署是否同意开(复)工，如果不同意开(复)工，应简单说明理由。同意开工应注明工期的起算时间。注意开工时间应在施工组织设计审查之后。 312报建手续不全或其它条件不满足开工条件；但业主要求开工或已破土动工。监理在开工指令上应有客观的记载。 313承包商的开工报告(复工报告)和其它准备工作的证明文件作为开复工报审表的附件。 32、监理工程师通知单及回复 321“监理工程师通知”是监理单位向被监理单位签发的通知。 322监理应要求承包商对“监理工程师通知”及时通过“监理工程师通知回复单”的形式进行回复。对“通知”中提出的问题，在“回复单”中应逐一进行说明并通过监理复查认可。在整理资料时，应将“回复单”、处理意见、处理结果、处理过程资料作为“通知单”的附件统一整理归档。 323“监理工程师通知单”应进行编号。 324有多个承包商施工的工程。“监理通知单”实行统一编号。 33、质量缺陷与事故的处理文件 331质量缺陷与事故处理文件包括质量事故调查报告、承包商提交的质量事故处理方案、质量事故处理方案的审核文件、质量事故处理的过程及质量事故处理后的验收结论。每一项质量事故的处理原则上都应含有上述文件资料。资料整理时应将质量事故调查报告、处理方案、处理过程记录作为验收(鉴定)结论的附件。 332对质量事故可能导致结构安全性能降低，影响使用功能或改变建筑造型。需加固补强的应会同设计、质检、业主、施工共同确定处理方案。 34、监理工作联系单 341“监理工作联系单”是指监理机构与设计、勘探、业主等单位之间的工作往来文件。或者由于工作性质原因不便于用“监理工程师通知单”形式与承包商的联系。“监理工作联系单”不一定要求有回复。 342监理工作联系单必须由总监理工程师签发。 35、监理备忘 351“监理备忘”是监理单位就有关意见未被建设单位采纳并可能给工程带来一定不良后果或者有关指令未被承包单位执行的最终书面说明。是监理单位自我保护的一种措施。 352“监理备忘”应由总监签发，必要时经单位主管领导同意。 353“监理备忘”的式样见附件一，规格为A4纸。 41、巡视检查记录 411巡视是指监理人员对正在施工的部位或工序在现场进行的定期或不定期的监督活动。 412巡视检查记录的内容与监理日志的内容基本相同。差别是巡视检查记录是每个监理人员在各自的专业范围内进行记录。而监理日志是对每个人的记录进行汇总与综合。 42、旁站记录 421旁站是指在关键部位或关键工序实施全过程现场跟班的监督活动。 422旁站记录应尽量详尽，如浇筑砼的旁站应记录。砼开盘和结束的时间、砼标号、配合比、粗细骨料的情况。计量设备的情况、中途抽检计量情况、抽检砼坍落度结果、施工过程钢筋偏位及纠偏情况、浇筑部位、浇筑数量、承包商人员组织情况、各方参加值班人员、试块数量及取样部位、中途出现的特殊情况等。 43、平行检查记录 431平行检查是指项目监理机构利用一定的检查或检测手段，在承包单位自检的基础上，按照一定的比例独立进行检查或检测的活动。 432平行检查记录应有参加人员的签字一般不能少于2人。 433承包商分部分项工程报验时，监理机构应进行平行检查，内容基本上与承包商自检表的内容相同。 434平行检查记录。用公司统一规定使用的表格。(见附件二) 44、监理日志 441监理日志不同与施工日志，除记录施工单位的工作内容外，重要的要记录各专业监理人员的工作，如对施工现场的人、工、料、法、环的控制，与甲方、乙方、设计等各方的监理工作联系情况，签发的签证通知情况，审查方案情况。监理例会、专题例会，分部、单位工程验收情况等，应前后闭合。 54、监理工作总结 541监理工作总结应全面反映监理工作成效及履约情况。是重要的监理资料。监理工作总结由总监负责编写。 542监理工作总结分为向业主提交的总结和向公司提交的总结。 543单位工程竣工验收后应分别向公司和业主提交监理工作总结。向业主提交的监理总结应经公司技术部、现场管理部审核报总经理批准后提交业主。 544跨年度工程，监理机构在每年的12月31日前应向公司提交年度监理总结。 545向业主提交的监理工作总结应包括以下内容： 监理合同委托的有关事项，包括：工程监理概况及服务，工程施工概况。分部分项工程质量评定，投资控制情况，进度控制情况，安全管理情况。 工程在使用中对业主提供的建议与忠告。 对业主提供监理活动所需设施的移交情况。 监理酬金收取的结算说明。 546向公司提交的监理工作总结应包括以下内容： 监理工作中各分部(项)工程的开展情况。 监理工作成效，按“三控制、两管理、一协调”展开陈述。 重大问题的讨论，研究及解决结果。 监理工作的经验及教训。 监理酬金的收取情况。 55、分部工程和单位工程的质量评估报告 551目前基础分部，主体结构分部完成后，在组织验收前，监理机构应对此部分的质量进行评估。 552质量评估是向业主和质量主管部门(质检站)汇报工程的质量情况。是监理机构对分部工程的综合评定。因此质量评估报告应主送业主和质检站。抄送承建商。 553质量评估报告应由总监理工程师编制，要符合送公司技术部审核，并由公司总工程师签字。 554(子)分部工程的质量评估报告应包括的内容：工程概况、评估依据、监理在施工过程中对材料和施工过程中的质量控制情况，分部工程包括的子分部、分项、检验批的验收评定情况，分部工程质量控制资料情况，分部工程安全功能检测情况，观感质量验收情况，存在缺陷及处理，施工单位自评情况，监理的评估结论。以上内容尽量用数据进行表达，基础及主体评估报告，砂浆、砼试块要进行评定。 555单位工程质量评估报告是指在单位工程竣工后，正式验收前，监理机构对工程的质量评估。 556单位工程质量评估报告主送业主和质检站，抄送承建商。总监编制，报公司技术部审核，并由公司总工程师签字。 557单位工程质量评估报告应包括的内容：工程概况、评估依据、法律、法规和工程建设强制性标准执行情况；各分部工程验收评定情况，单位工程质量控制资料检查情况。单位(子单位)工程安全和功能检验资料检查情况，观感质量检查情况，质量问题和质量事故处理情况，施工、签证合同履行情况，施工方企业标准的执行情况及质量管理体系的运行情况。勘察设计单位配合情况，设计功能、指标实现情况。工程档案整理情况。承建商对单位工程的质量评估情况。监理评估结论。 三、卷四 2、进度计划 21施工单位开工前在施工组织设计中应编制有施工总进度计划，在施工过程中根据工程性质应编制年、季、月度施工进度计划。 22监理应对进度计划实施情况进行检查、分析，并做好记录。主要是计划进度与实际进度的比较。 23当实际进度落后于计划进度时，监理应书面通知承包单位采取纠偏措施。 24、工程最终延期审批表)，在说明中应简要写明协商的经过，批准的依据，不批准的原因等。应将施工单位的延期申请(工程索赔报告及有关证明证据)文件作为附件。 31、材料、构配件及设备报验资料 311监理在工程开工前监理应按规定办理见证取样手续。 312所有工程用材料、成品、半成品、构配件及设备，承包商均需向监理办理报验手续。没有办理报验手续的材料不准用于工程施工，同一种材料分批进场的，需分批报验。 3I3进入现场的所有材料均需有出厂证明，产品合格证，材质检验报告，并随材料同行需做现场取样检测的材料应